Kontrole wewnętrzne 2017: Kontrola administracyjna w Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze
W dniach od 12.04.2017 r. do 11.05.2017 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, wiarygodności sprawozdań składanych za rok 2016 oraz realizacji wydatków z tytułu szkoleń pracowników, delegacji służbowych oraz wydatków z tytułu wynagrodzeń osobowych pracowników instytucji kultury za rok 2016, z uwzględnieniem kontroli sprawdzającej. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 5/2017 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 oraz § 9 ust.3 pkt 4 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze:
1. Pokrycie przez Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze wkładu własnego w wysokości 17.966,17 zł na realizację zadania „Zakup wyposażenia na potrzeby działalności kulturalnej” z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w ramach umowy Nr 00109/16/DEK ze środków dotacji podmiotowej przekazanej instytucji kultury na podstawie umowy Nr 20/I/2016 z dnia 27 stycznia 2016 r. niezgodnie z art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz.406 z późn.zm.).
Z ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz.406), wynika, że wydatki inwestycyjne czy też wydatki na realizację wskazanych zadań i programów instytucja kultury może finansować z dotacji celowej art. 28 ust. 3 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz.406). Wyżej wymienione gabloty wszystkie o wartości jednostkowej powyżej 3 500,00 zł, stanowią środek trwały, czyli zakup inwestycyjny. Dotacje celowe przeznacza się na finansowanie lub dofinansowanie kosztów związanych z zadaniami beneficjenta dotacji jako w/w dotacje zgodnie z art. 127 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 z późn.zm.). Zatem z przytoczonych wyżej przepisów prawa wynika, iż dotacja podmiotowa przekazywana przez organizatora na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych, w tym na utrzymanie i remonty obiektów (art. 28 ust.3 pkt 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej) nie służy do sfinansowania wkładu własnego muzeum, jednak organizator może przyznać na ten cel dotację celową.
2. Przekazanie przez Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze sprawozdania Rb-Wsa o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostkę sektora finansów publicznych za rok 2016 do odbiorcy sprawozdania w formie pisemnej tj. w formie (niewłaściwej) niezgodnej z § 11 ust.2, w związku z § 4 załącznika Nr 40 (instrukcja sporządzania sprawozdań Rb-Wsa i Rb-Wsb o wydatkach strukturalnych) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1015 z późn.zm.), w związku z § 1 ust.2 pkt 5 oraz § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 marca 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2015 r. poz. 459).
3. Nieprawidłowe oznaczenie na dowodzie księgowym 211/16/EK – fa VAT Fa/211/2016 z dnia 29.12.2016 r. za zakup drukarek i komputera na łączną kwotę 3 819,15 zł numeru umowy o przyznanie dotacji podmiotowej, stanowiącej źródło finansowania niniejszego wydatku, określając niniejszą jako umowa Nr 28/I/2016 niezgodnie z faktycznym oznaczeniem umowy o przyznanie dotacji podmiotowej na rok 2016 dla Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze tj. umowa Nr 21/I/2016 z dnia 27 stycznia 2016 r.
4. Zapłata za fa VAT 0127/2016/F/ZP z dnia 23.02.2016 r. monitoring pożarowy na obiekcie za miesiąc luty 2016 r. na łączną kwotę 492,00 zł, po terminie płatności wynikającym z treści w/w dowodu księgowego niezgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 z późn.zm.) oraz stosownie do zapisów art. 6 i 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 684 z późn.zm.).
5. Nieprawidłowe dokonanie korekty błędu na dowodzie księgowym 98/16/EK, dokumentującym wydatek strukturalny sklasyfikowany w kodzie 58 niezgodnie z zasadami określonymi w art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz.1047 z późn.zm.) tj. brak wskazania daty dokonania poprawki błędnej treści, a zamieszczenie jedynie skorygowanej (poprawionej) treści oraz podpisu osoby do tego upoważnionej.
6. Brak wskazania na dowodach księgowych dokumentujących wydatki strukturalne poniesione przez Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze w roku 2016, ujmowanych w księgach rachunkowych do dnia 25.09.2016 r. (włącznie) sposobu ujęcia dowodu księgowego na kontach syntetycznych księgi głównej Muzeum (dekretacja) niezgodnie z art.21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia z dnia 29 września 1994 r o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn.zm.).
7. Błędne wykazanie w sprawozdaniu kwartalnym Rb-N o stanie należności oraz aktywów finansowych według stanu na koniec I i II kwartału 2016 r. w grupie III w wierszu N.4.1 należności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług kwoty 208,00 zł niezgodnie z ewidencją księgową, naruszając zapisy § 4 ust.1 pkt 1, w związku z § 10 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1773 z późn.zm.).
8. Nieprawidłowe złożenie korekty Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec I i II kwartału 2016 r., dnia 26 kwietnia 2016 r. do odbiorcy sprawozdania niezgodnie z zasadami sporządzania korekt wyżej wymienionego sprawozdania określonymi w § 10 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1773 z późn.zm.) tj. od końca okresu sprawozdawczego upłynęło 6 miesięcy, a zmiana tj. stwierdzenie błędu w uprzednio przekazanym sprawozdaniu, stanowi mniej niż 0,001% PKB za rok budżetowy, którego sprawozdanie dotyczy.
9. Brak określenia na poleceniach wyjazdu służbowego Nr 2/2016 i Nr 5/2016 numeru rejestracyjnego, marki, a w szczególności pojemności silnika samochodu prywatnego wykorzystywanego do celów służbowych, utrudniającego określenie zastosowanej stawki za 1 km przebiegu pojazdu stosownie do zapisów § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn.zm.).
10. Brak naliczenia i wypłaty w stosunku do pracownika Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze, zatrudnionego na stanowisku adiunkt muzealny, jako obowiązującego i należnego od dnia 01 listopada 2016 r. zwiększonego o 1% dodatku za wieloletnią pracę w wysokości 17% wynagrodzenia zasadniczego tj. 459,00 zł, a dokonanie wypłaty wyżej opisanego dodatku w wysokości 432,00 zł (16% wynagrodzenia zasadniczego) niezgodnie z art. 31 ust. 2- 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz 406 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.1 i ust. 5 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Przestrzeganie zasady pokrywania przez Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze wkładu własnego przeznaczonego na finansowanie wydatków inwestycyjnych lub wydatków na realizację zadań lub programów dla instytucji kultury w formie dotacji celowej zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 862 z późn.zm.), w związku z art. 127 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 z późn. zm.).
Ad.2. Przekazywanie przez Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze do odbiorcy sprawozdania Rb-Wsa o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostkę sektora finansów publicznych w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą odbiorcy, sporządzonego na arkuszu kalkulacyjnym zgodnie z §11 ust.2, w związku z § 4 załącznika Nr 40 (instrukcja sporządzania sprawozdań Rb-Wsa i RB- Wsb o wydatkach strukturalnych) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1015 z późn.zm.), w związku z § 1 ust. 2 pkt 5 oraz § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 marca 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2015 r. poz.459).
Ad.3. Prawidłowe oznaczanie na dowodzie księgowym numeru umowy o przyznanie dotacji podmiotowej, stanowiącej źródło finansowania danego wydatku zgodnie z faktycznym oznaczeniem umowy o przyznanie dotacji podmiotowej na dany rok, zawartej pomiędzy Gminą Miejską Kamienna Góra a Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze.
Ad.4. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U z 2016 r. poz. 1870 z późn.zm.) oraz stosownie do zapisów art. 6 i 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 684 z późn.zm.).
Ad.5. Dokonywanie korekty błędów na dowodach księgowych z zachowaniem zasad określonych w art. 22 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz.1047 z późn. zm.) tj. skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, bez poprawiania pojedynczych liter lub cyfr.
Ad.6. Przestrzeganie zasad dekretowania dowodów księgowych Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze zgodnie z zasadami określonymi w § 6 ust. 1 lit.f Instrukcji obiegu dokumentów w Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze, wprowadzonej na podstawie Zarządzenia Nr KS/6/2016 Dyrektora Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze z dnia 26 września 2016 r., w związku z art. 21 ust. 1a ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn.zm.).
Ad.7. Sporządzanie kwartalnych sprawozdań Rb-N o stanie należności oraz aktywów finansowych na podstawie i zgodnie z księgami rachunkowymi lub ewidencją księgową danej jednostki oraz innymi dokumentami dotyczącymi jednostki, rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym zgodnie z § 4 ust.1 pkt 1, w związku z § 10 ust. 4 Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1773 z późn.zm.).
Ad.8. Przestrzeganie zasad składania korekt sprawozdań Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych zgodnie z zasadami określonymi w § 10 ust.5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz.1773 z późn.zm.).
Ad.9. Określenie w treści polecenia wyjazdu służbowego numeru rejestracyjnego, marki, a w szczególności pojemności silnika samochodu prywatnego wykorzystywanego do celów służbowych, umożliwiające wskazanie zastosowanej stawki za 1 km przebiegu pojazdu zgodnie z § 2 ust.1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2020 r. Nr 27, poz. 271 z późn.zm.).
Ad.10. Prawidłowe naliczanie i wypłata dodatku za wieloletnią pracę w wysokościach i w terminach zgodnych z zapisami art.31 ust.2-3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 862 z późn.zm.), w związku z § 2 ust. 1 i ust. 5 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798 z późn.zm.).
W związku z ogłoszeniem nowych tekstów jednolitych niżej wymienionych aktów prawnych:
- dnia 28 kwietnia 2017 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 862);
- dnia 18 listopada 2016 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 z późn.zm.);
- dnia 28 czerwca 2016 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz.922);
- dnia 12 października 2016 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 z późn.zm.);
- dnia 24 listopada 2014 r. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwienia nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz.1632);
- dnia 7 czerwca 2016 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 800);
- dnia 10 grudnia 2015 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. z 2015. poz. 2099 z późn.zm.)
zaleca się w przypadku dokonywania zmian w dokumentacji wewnętrznej jednostki, powoływanie się na nowe teksty jednolite niniejszych ustaw.
Na podstawie § 31 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
