Kontrole wewnętrzne 2014: Wyniki kontroli - Centrum Kultury w Kamiennej Górze
W dniach od 03.03.2014 r. do 28.03.2014 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w zakresie zgodności gospodarki finansowej oraz działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, efektywności i skuteczności przepływu informacji, wiarygodności sprawozdań składanych za rok 2013, z uwzględnieniem kontroli sprawdzającej. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 8/2014 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r, poz. 885 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 oraz § 9 ust.3 pkt 4 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Centrum Kultury w Kamiennej Górze:
1. Brak w Instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania dokumentów i ksiąg rachunkowych Centrum Kultury w Kamiennej Górze, wprowadzonej na podstawie Zarządzenia Nr 5/2013 Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze z dnia 20 lutego 2013 roku wskazania osób upoważnionychdo dokonywania poszczególnych rodzajów kontroli dowodów księgowych (tj. kontrola pod względem formalnym i rachunkowym, kontrola merytoryczna oraz zatwierdzanie dowodów księgowych) oraz wzorów podpisów w/w osób odpowiedzialnych.
Powyższa nieprawidłowość wystąpiła pomimo zalecenia pokontrolnego zawartego w wystąpieniu pokontrolnym Nr ewiden.SKK.1711.W-7.2013 z dnia 28 czerwca 2013 r. (data wpływu do jednostki 03.07.2013r.) dotyczącej uzupełnienia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zabezpieczania dokumentów księgowych o wskazanie osób upoważnionych do dokonywania poszczególnych rodzajów kontroli dowodów księgowych (tj. kontrola formalno – rachunkowa, merytoryczna, zatwierdzanie dowodów księgowych) oraz wyjaśnień do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne tj. pismo SKK.1711.7-1.2013 z dnia 23.08.2013 r.
2. Brak określenia w Regulaminie Pracy Centrum Kultury w Kamiennej Górze porynocnej obowiązującej w niniejszej instytucji kultury niezgodnie z art. 104 ¹§ 1 pkt.4 ustawy z dnia 24 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.).
Powyższa nieprawidłowość wystąpiła pomimo zalecenia pokontrolnego oraz odpowiedzi Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze na wystąpienie pokontrolne SK.1711.W-8.2012 z dnia 12.06.2012 r. zawarte w piśmie z dnia 23.07.2012 r. dotyczące zobowiązania do zaktualizowania postanowień niniejszego Regulaminu Pracy w powyższym zakresie.
3.Dokonanie przez Dyrekcję Centrum Kultury w Kamiennej Górze procesu identyfikacji ryzyka dla niniejszej instytucji kultury w roku 2013 w sposób nieadekwatny, niekompleksowy do całokształtu działalności oraz specyfiki jednostki (tj. sklasyfikowanie jedynie jednego ryzyka w postaci niewykonania zaplanowanych działań w 2013 r.) bez wnikliwej analizy istotnych ryzyk mających wpływ na bieżącą działalność niniejszej instytucji kultury oraz jej sytuację finansową niezgodnie z regułami zarządzania ryzykiem (pkt.25-27) oraz instrukcją zarządzania ryzykiem do Regulaminu kontroli zarządczej CK w Kamiennej Górze oraz stosownie do Standardu 7 Identyfikacja ryzyka ogłoszonym w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. „Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. z 2009 r. Nr 15, poz.84) oraz Komunikatem Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. Min. Fin. z 2012 poz.56).
4. Nieprawidłowe określenie wzapisach § 8 zdanie 2 i 3 Regulaminu wynagradzania Centrum Kultury w Kamiennej Górze oraz Regulaminie nagrody z tytułu nienagannie przepracowanego roku kalendarzowego wprowadzonych na podstawie Zarządzenia Nr 1/2013 Dyrektora Centrum Kultury z dnia 10 lutego 2013 r. zasad, warunków, wysokości i terminu wypłaty nagrody z tytułu nienagannie przepracowanego roku kalendarzowego stanowiącej de facto fakultatywną postać tzw. trzynastej dodatkowej pensji niezgodnie z art.31 ust.1, w związku z art. 31 ust.5 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz.406 z późn.zm.).
5. Nieprawidłowe wykazanie na koncie 950 „Wydatki strukturalne” w roku 2013, wydatku w wysokości 1,00 zł błędnie wyksięgowanego w roku 2012 niezgodnie z art.14 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) oraz stosownie do zasady z art. 24 ust.1-2 wyżej wymienionej ustawy o rachunkowości tj. prowadzenia ksiąg rachunkowych rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco.
6. Dokonanie rozliczenia przez pracownika poleceń wyjazdu służbowego Nr 1/2013 z dnia 07.03.2013 r., Nr 3/2013 z dnia 29.05.2013 r., Nr 4/2013 z dnia 02.07.2013 r., Nr 7/2013 z dnia 09.10.2013 r., Nr 8/2013 z dnia 10.10.2013 r. oraz Nr 10/2013 z dnia 12.10.2013 r. z naruszeniem terminu właściwego do rozliczenia tj. przekroczenie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej niezgodnie z §5 ust.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz.167).
7. Brak wypłacenia diety w wysokości 15,00 zł (tj.50% diety) w stosunku do polecenia wyjazdu służbowego Nr 11/2013 z dnia 27.11.2013 r., uwzględniając czas trwania podróży służbowej tj. 8 godzin niezgodnie z § 7 ust.2 pkt.1 lit.b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz.167).
8. Nieprawidłowa numeracja poleceń wyjazdu służbowego jako dowodów księgowych tj. poleceń wyjazdu służbowego Nr 9/2013 z dnia 24.10.2013 r., Nr 10/2013 z dnia 12.10.2013, Nr 11/2013 z dnia 27.11.2013 oraz 12/2013 z dnia 19.11.2013 r. bez zachowania chronologii niniejszej numeracji, narastającej od początku roku obrotowego niezgodnie z art 22 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.).
9. Nieprawidłowe zaksięgowanie wydatków z tytułu poleceń wyjazdu służbowego Nr 1/2013 z dnia 07.03.2013 r., Nr 3/2013 z dnia 29.05.2013 r. oraz Nr 5/2013 z dnia 10.09.2013 r. na koncie 469 „Inne koszty rodzajowe” niezgodnie z Zakładowym Planem Kont stanowiącym załącznik Nr 1 do Zasad polityki rachunkowości Centrum Kultury w Kamiennej Górze.
10. Nieprawidłowe zaksięgowanie wydatków z tytułu miesięcznego ryczałtu samochodowego wypłaconego za miesiące styczeń, kwiecień, maj, czerwiec, lipiec, sierpień, wrzesień, październik, listopad i grudzień 2013 roku na koncie 469 „Inne koszty rodzajowe” niezgodnie z Zakładowym Planem Kont, stanowiącym załącznik Nr 1 do Zasad (polityki) rachunkowości Centrum Kultury w Kamiennej Górze.
11. Złożenie kwartalnego sprawozdania finansowego i merytorycznego z tytułu rozliczenia rat dotacji przez Centrum Kultury w Kamiennej Górze za IV kwartał 2013 r. z naruszeniem terminu właściwego do jego złożenia niezgodnie z § 5 ust.1 umowy Nr 11/I/2013 z dnia 17 stycznia 2013 r. o przyznanie dotacji podmiotowej.
Powyższa nieprawidłowości wystąpiła pomimo zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym SK.1711.8-W.2012 z dnia 12 czerwca 2012 r. oraz SKK.1711.W-7.2013 z dnia 28 czerwca 2013 r. w powyższym zakresie.
12.Brak sporządzania korekt (zmian) planu finansowego Centrum Kultury w Kamiennej Górze pomimozmian w wysokościach poszczególnych pozycji planowanych przychodów i wydatków oraz w związku ze zmniejszeniem kwoty dotacji podmiotowej na podstawie Aneksu Nr 1 z dnia 31.12.2013 r. do umowy Nr 11/I/2013, niezgodnie z art. 53 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn.zm.), z uwzględnieniem Standardów kontroli zarządczej, wprowadzonych w Centrum Kultury Zarządzeniem Nr 6/2010 z dnia 1 lipca 2010 r., w szczególności w obszarze komunikacji i informacji oraz ich prawidłowego funkcjonowania między I a II poziomem kontroli zarządczej (dyrektorem instytucji kultury a dysponentem środków organizatora).
13. Nieprawidłowe wykazanie w rachunku zysków i strat (wariancie porównawczym) za rok 2013 Centrum Kultury w Kamiennej Górze wartości dotacji podmiotowej przekazanej przez organizatora w części D rachunku zysków i strat (D.II. Dotacje) niezgodnie z art.4 ust.2, art.6 oraz art.50 ust.1, w związku z załącznikiem Nr 1 do ustaw z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn.zm.).
Powyższa nieprawidłowość w zakresie wykazania w rachunku zysków i strat dotacji podmiotowej w grupie D (D. II. Dotacje) została wykazana pomimo zaleceń w powyższym zakresie zawartych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia SKK.1711.W-7.2013 z dnia 28 czerwca 2013 r., Ad.11, oraz wyjaśnień zawartych w piśmie SKK.1711.7-1.2012 z dnia 23 sierpnia 2013 r.
14. Błędne wskazanie w kwartalnym sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji i sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych złożonych przez Centrum Kultury w Kamiennej Górze według stanu na koniec I kwartału 2013 r. adresata niniejszego sprawozdania jako Regionalna Izba Obrachunkowa niezgodnie z załącznikiem Nr 8, I, tabela B, w związku z § 10 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
Powyższa nieprawidłowość wystąpiła, pomimo zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym oraz SKK.1711.W-7.2013 z dnia 28 czerwca 2013 r. w zakresie dotyczącym prawidłowego wskazywania adresata sprawozdania Rb-Z.
15. Nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniu RB-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na koniec IV kwartał 2013 roku, zobowiązania wymagalnego z tytułu dostaw towarów i usług” w wierszu E4.1 w kwocie 570,00 zł (dowód księgowy 12/128/2013 tj. fa VAT Nr FS 425/2013 z dnia 06.12.2013 r. Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Transportowo-Handlowe “ZWIEDZACZEK”) niezgodnie z §10 ust.4 oraz załącznikiem Nr 9 (instrukcja sporządzania sprawozdań) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247 z późn.zm.).
16. Zapłata zobowiązańwynikających z dowodów księgowych, wykazanych w kwartalnych sprawozdaniach Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych za I i IV kwartał 2013 r. jako zobowiązań wymagalnych z tytułu dostaw towarów i usług po terminach zapłaty odpowiednio wynikających z treści niniejszych dowodów księgowych niezgodnie z art. 44 ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.330 z późn.zm.) oraz stosownie do zapisów art. 6 i 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 403 z późn.zm.).
17. Złożenie kwartalnego sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych przez Centrum Kultury w Kamiennej Górze według stanu na koniec I kwartału 2013 r. zostało na niewłaściwym formularzu niezgodnie z § 2 ust.1 pkt 3, w związku z załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
Pomimo zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym SKK.1711.W-7.2013 z dnia 28 czerwca 2013 r. oraz wyjaśnień do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne SKK.1711.7-1.2013 z dnia 23 sierpnia 2013 r. w zakresie dotyczącym składania kwartalnych sprawozdań Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na aktualnym formularzu zgodnie z § 2 ust.1 pkt 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247 z późn zm.), sprawozdanie Rb-N według stanu na koniec I kwartału 2013 roku zostało złożone na nieaktualnych formularzu.
18. Błędne wykazanie w sprawozdaniu kwartalnym Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec I kwartału 2013 r. w wierszu N3. gotówka i depozyty w kolumnie „banki” stan środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych jednostki jako 8 219,26 zł niezgodnie z ewidencją księgową oraz błędne zsumowanie pozycji tj. kolumna 3 „ogółem” oraz kolumna 2 „kwota należności ogółem” tj. 9 380,82 zł niezgodnie z § 10 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
19. Brak wykazania w kwartalnym sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wg stanu na koniec I kwartału 2013 r. w kolumnie 13 gospodarstwa domowe w pozycji N5.3.”pozostałe należności” zaliczki udzielonej pracownikowi na poczet zakupów w wysokości 500,00 zł jako mieszczącej się w definicji tytułu dłużnego tj. pozostałych należności niezgodnie z załącznikiem Nr 9 (instrukcją sporządzania sprawozdań), rozdz.2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz.247).
Powyższa nieprawidłowość w zakresie braku wykazania w sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych została wykazana pomimo zaleceń w powyższym zakresie zawartych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia SK.1711.W-8.2012 z dnia 12 czerwca 2012 r., Ad.11, oraz oraz wyjaśnień zawartych w piśmie SK.1711.8-1.2012 z dnia 31 lipca 2012 r. z powołaniem wyjaśnień zawartych w piśmie Ministerstwa Finansów-Departament Długu Publicznego z dnia 31 listopada 2008 r. Nr DP/W8/0657/134/OSM/08/1931.
20. Brak złożenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych za rok 2013, w szczególności z uwzględnieniem zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w związku z art. 4 pkt.1-3, 6-8 (pkt. 8 zamówienia i konkursy, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro) i 10-13 oraz art. 136-138), przez Centrum Kultury w Kamiennej Górze niezgodnie z art. 98 ust.1- 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn.zm.), w związku z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2013 r. poz. 1530).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Uzupełnienie zapisów Instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania dokumentów i ksiąg rachunkowych Centrum Kultury w Kamiennej Górze, o wskazanie osób upoważnionychdo dokonywania poszczególnych rodzajów kontroli dowodów księgowych (tj. kontrola pod względem formalnym i rachunkowym, kontrola merytoryczna oraz zatwierdzanie dowodów księgowych) oraz wzorów podpisów w/w osób odpowiedzialnych.
Ad.2. Uzupełnienie postanowień Regulaminu Pracy Centrum Kultury w Kamiennej Górze o określenie porynocnej obowiązującej w niniejszej instytucji kultury zgodnie z art. 104 ¹§ 1 pkt.4 ustawy z dnia 24 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.).
Ad.3. Dokonywanie wnikliwej analizy obszarów ryzyka oraz identyfikacji ryzyka dla Centrum Kultury w Kamiennej Górze, uwzględniającej aktualną sytuację prawną i finansową jednostki stosownie do reguł zarządzania ryzykiem oraz zapisów instrukcji zarządzania ryzykiem, stanowiącej załącznik do Regulaminu kontroli zarządczej CK w Kamiennej Górze oraz stosownie do Standardu 7 Identyfikacja ryzyka zawartym w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. „Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. z 2009 r. Nr 15, poz.84) oraz Komunikatu Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. Min. Fin. z 2012 poz.56).
Ad.4. Sprostowanie zapisów§ 8 zdanie 2 i 3 Regulaminu wynagradzania Centrum Kultury w Kamiennej Górze oraz zmiana postanowień Regulaminu nagrody z tytułu nienagannie przepracowanego roku kalendarzowego wprowadzonych na podstawie Zarządzenia Nr 1/2013 Dyrektora Centrum Kultury z dnia 10 lutego 2013 r. oraz dostosowanie przesłanek nabycia nagrody do warunków ustalonych w ustawie z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz.406 z późn.zm.).
Ad.5. Prawidłowe księgowanie i wykazywanie wydatków w księgach rachunkowych jednostki, w tym wydatków strukturalnych ujmowanych na koncie pozabilansowym 950 zgodnie z art.14 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) oraz stosownie do zasady z art. 24 ust.1-2 wyżej wymienionej ustawy o rachunkowości tj. prowadzenia ksiąg rachunkowych rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco.
Ad.6. Przestrzeganie zasady terminowego dokonywania rozliczenia przez pracownika poleceń wyjazdu służbowego zgodnie z § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz.167).
Ad.7. Dokonanie wypłaty należnej diety z tytułu podróży służbowej (polecenie wyjazdu służbowego Nr 11/2013 z dnia 27.11.2013 r.) w wysokości 15,00 zł (tj.50% diety) uwzględniając czas trwania niniejszej podróży służbowej tj. 8 godzin zgodnie z §7 ust.2 pkt.1 lit. b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz.167).
Ad.8. Prawidłowa numeracja poleceń wyjazdu służbowego jako dowodów księgowych z zachowaniem zasady chronologii numeracji dowodów, narastającej od początku roku obrotowego zgodnie z art 22 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.).
Ad.9. Prawidłowe księgowanie wydatków z tytułu poleceń wyjazdu służbowego na koncie 467 „ Podróże służbowe” zgodnie z Zakładowym Planem Kont stanowiącym załącznik Nr 1 do Zasad polityki rachunkowości Centrum Kultury w Kamiennej Górze.
Zgodnie z opisem konta 467 „Podróże służbowe” Zakładowego Planu Kont Centrum Kultury w Kamiennej Górze: „Konto 467 służy do ewidencji kosztów krajowych i zagranicznych podróży służbowych, związanych z działalnością jednostki, obejmujących:
- diety lub ryczałty miesięczne;
- koszty noclegów lub odpowiadające im ryczałty dobowe;
-koszty przejazdów, w tym zwroty kosztów użycia własnych pojazdów samochodowych przez pracowników do celów służbowych;
- inne przewidziane przepisami koszty podróży służbowych.
Na koncie 467 ujmuje się również koszty ryczałtów za używanie do celów służbowych przez pracowników własnych pojazdów samochodowych w obrębie miejscowości będącej siedzibą miejsca pracy, a także czasowego zatrudnienia pracownika poza miejscem zamieszkania i stałego zatrudnienia, koszty wynajęcia kwater lub ryczałtów za noclegi i inne przewidziane przepisami koszty podróży służbowych występujące w przypadku czasowego zatrudnienia pracowników poza miejscem zamieszkania i stałego zamieszkania. Na koncie 467 nie ujmuje się kosztów podróży dotyczących środków trwałych w budowie i ich ulepszeń (obciążają one konto 080). W ciągu roku konto 467 wykazuje saldo Wn. Na koniec roku obrotowego saldo konta przenosi się na konto 860- wynik finansowy.
Ad.10. Prawidłowe księgowanie wydatków z tytułu miesięcznego ryczałtu samochodowego na koncie 467 „Podróże służbowe” zgodnie z Zakładowym Planem Kont, stanowiącym załącznik Nr 1 do Zasad (polityki) rachunkowości Centrum Kultury w Kamiennej Górze.
Ad.11.Przestrzeganie zasady terminowego składania kwartalnych sprawozdań finansowych i merytorycznych z tytułu rozliczenia rat dotacji przez Centrum Kultury w Kamiennej Górze zgodnie z zapisami umowy o przyznanie dotacji podmiotowej.
Ad.12. Sporządzanie korekt (zmian) planu finansowego Centrum Kultury w Kamiennej Górze w sytuacjizmian w wysokościach poszczególnych pozycji planowanych przychodów i wydatków oraz zmniejszenia kwoty dotacji podmiotowej przyznanej przez organizatora zgodnie z art. 53 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn.zm.), z uwzględnieniem Standardów kontroli zarządczej, wprowadzonych w Centrum Kultury Zarządzeniem Nr 6/2010 z dnia 1 lipca 2010 r., w szczególności w obszarze komunikacji i informacji oraz ich prawidłowego funkcjonowania między I a II poziomem kontroli zarządczej (dyrektorem instytucji kultury a dysponentem środków organizatora).
Ad.13. Wykazywanie wartości dotacji podmiotowej przekazanej przez organizatora w części D rachunku zysków i strat (w wariancie porównawczym) w grupie A przychodów („Przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi”) zgodnie z art.4 ust.2, art.6 oraz art.50 ust.1, w związku z załącznikiem Nr 1 do ustaw z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn.zm.).
Zgodnie z pismem DR3/502/73/DKK/14 Ministerstwa Finansów Departament Rachunkowości z dnia 18 marca 2014 r. odnośnie zasad prezentacji w rachunku zysków i start dotacji podmiotowej otrzymanej od organizatora na sfinansowanie działalności bieżącej instytucji kultury, Departament Rachunkowości informuje, że:„ w odniesieniu do zasad prezentacji w rachunku zysków i start instytucji kultury dotacji podmiotowej otrzymanej od organizatora na finansowanie działalności bieżącej, decydujące znaczenie ma jej przeznaczenie i związek z działalnością operacyjną jednostki, jak również zachowanie współmierności z kosztami. W przypadku, gdy otrzymana dotacja stanowi jedno z bezpośrednich źródeł finansowania podstawowej działalności operacyjnej, wówczas może być ona wykazana w rachunku zysków i start w grupie A. przychodów („Przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi”), pod warunkiem że dotacja nie została przyznana na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych.”
Należy zauważyć, iż koszty podstawowej działalności operacyjnej prezentowane w grupie B rachunku zysków i strat, powinny być porównane z przychodami przeznaczonymi na jej finansowanie. Przyjęcie odmiennego sposobu prezentacji ww. dotacji mogłoby powodować powstanie ujemnego wyniku finansowego na działalności statutowej i dodatniego na działalności operacyjnej. Prezentacja taka nie byłaby właściwa, jeśli przyjęto założenie, iż działalność statutowa jednostki kultury może być finansowana z dotacji, a nie tylko ze sprzedaży produktów i usług.
Na zastosowanie rozwiązania polegającego na możliwości wyodrębnienia dotacji podmiotowej otrzymanej od organizatora na finansowanie działalności bieżącej instytucji kultury w grupie A rachunku zysków i strat, pozwalają regulacje określone w art.50 ustawy o rachunkowości. Wynika z ich bowiem możliwość wykazywania w sprawozdaniu finansowym informacji ze szczegółowością większą niż określona w załącznikach do ustawy, jeżeli wynika to z potrzeb lub specyfiki jednostki.”
Ad.14. Prawidłowe oznaczenie w kwartalnym sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji i sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych adresata niniejszego sprawozdania zgodnie z załącznikiem Nr 8, I, tabela B, w związku z § 10 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
Ad.15. Prawidłowewykazywanie w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji zobowiązań wymagalnych zgodnie z §10 ust.4 oraz załącznikiem Nr 9 (instrukcja sporządzania sprawozdań oraz zawartą w rozdz. I, § 2 ust. 1 pkt 4 niniejszej instrukcji definicją zobowiązań wymagalnych) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247 z późn.zm.).
Ad.16. Przestrzeganie terminów zapłatyzobowiązańwynikających z dowodów księgowych zgodnie z art. 44 ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.330 z późn.zm.) oraz stosownie do zapisów art. 6 i 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 403 z późn.zm.).
Ad.17. Składanie kwartalnych sprawozdań Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na właściwym formularzu zgodnie z § 2 ust.1 pkt 3, w związku z załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
Ad.18. Wykazywanie w sprawozdaniu kwartalnym Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych stanu środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych jednostki zgodnie z ewidencją księgową oraz prawidłowe sumowanie pozycji ogółem zgodnie z §2 ust.2, w związku z § 10 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247 z późn.zm.).
Ad.19. Wykazywanie w kwartalnym sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych w kolumnie 13 gospodarstwa domowe w pozycji N5.3.”pozostałe należności” zaliczki udzielonej pracownikowi na poczet zakupów jako mieszczącej się w definicji tytułu dłużnego tj. pozostałych należności zgodnie z załącznikiem Nr 9 (instrukcją sporządzania sprawozdań), rozdz.2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz.247 z późn.zm.).
Ad.20. Przestrzeganie obowiązku składania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych, w szczególności z uwzględnieniem zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w związku z art. 4 pkt.1-3, 6-8 (pkt. 8 zamówienia i konkursy, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro) i 10-13 oraz art. 136-138), zgodnie z art. 98 ust.1- 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn.zm.), w związku z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2013 r. poz. 1530).
Ponadto, w związku z ogłoszeniem nowych tekstów jednolitych ustaw, stanowiących podstawę opracowania regulacji wewnętrznych Centrum Kultury w Kamiennej Górze tj:
- dnia 11 marca 2013 r. nowego tekstu jednolitego ustawy dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz.330) zaleca się w przypadku dokonywania aktualizacji postanowień Zasad (polityki) rachunkowości Centrum Kultury w Kamiennej Górze, Instrukcji inwentaryzacyjnej, Instrukcji kasowej, Instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczenia dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych, powoływanie się na nowy tekst jednolity wyżej wymienionej ustawy;
- dnia 05 sierpnia 2013 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz 885), w przypadku dokonywania zmian Zasad (polityki) rachunkowości Centrum Kultury w Kamiennej Górze, Instrukcji kasowej należy powoływać się na obowiązujący tekst jednolity wyżej wymienionej ustawy.
Na podstawie § 31 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
