Kontrole wewnętrzne 2012: Wystąpienie pokontrolne - Centrum Kultury w Kamiennej Górze

W dniach od 08.05.2012 r. do 23.05.2012 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Centrum Kultury w Kamiennej Górze w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, rachunkowości i realizacji planu finansowego oraz wiarygodności sprawozdań finansowych za rok 2011. Kontrolę przeprowadziła:- inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 16/2012 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240), w związku z § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.

W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące  nieprawidłowości w Centrum Kultury w Kamiennej Górze:

1. Nieprawidłowe zapisy zawarte w Statucie Centrum Kultury w Kamiennej Górze uchwalonym na podstawie Uchwały Nr XLVII/301/10 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 24 lutego 2010 r. w sprawie nadania statutu Centrum Kultury tj.:

-         zapisy § 6 ust. 1 przewidujące utworzenie stanowiska zastępcy dyrektora nie określają precyzyjnie liczby zastępców oraz trybu ich powołania i odwołania niezgodnie z postanowieniami art.15 ust. 8 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z art.1 pkt. 12 ustawy z dnia 31 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o organizowaniu działalności kulturalnej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2011 r. Nr 207, poz. 1230);

-         zapisy § 5 pkt.2 niniejszego Statutu nie zawierają kompleksowego uregulowania kwestii związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy z dyrektorem instytucji kultury ze względu na regułę powoływania dyrektora na czas określony wskazanych w art.15 ust.1, 5-7 oraz art.16 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturlanej ( t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406);

-         zapisy § 7 ust.1 Statutu nie uwzględniają wymogu uzyskania opinii organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców działających w instytucji kultury jako obligatoryjnego elementu przed procesem nadania regulaminu organizacyjnego jednostki niezgodnie z art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej ( t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406)nieprecyzyjne określenie w §10 Statutu rodzajów dotacji, które mogą być przekazywane przez organizatora niezgodnie z art.28 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406).

2. Nieprawidłowe określenie w Zasadach (polityki) rachunkowości Centrum Kultury w Kamiennej Górze iż, podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji kultury zatwierdzony przez dyrektora z  zachowaniem dotacji w wysokości ustalonej przez organizatora wraz ze wskazaniem elementów planu działalności niezgodnie z art. 27 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z art.1 pkt. 19 ustawy z dnia 31 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o organizowaniu działalności kulturalnej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2011 r. Nr 207, poz. 123).

3. Nieprecyzyjne określenie pojęcia funduszu instytycji kultury w Zasadach (polityki) rachunkowości Centrum Kultury wskazujące, że instytucja kultury tworzy fundusz instytucji kultury, a fundusz odpowiada wartości przydzielonego jej mienia oraz wartości mienia nabytego przez instytucję, a zatem fundusz jest równy wartości majątku instytucji kultury, tj. majątku nie obciążonego zobowiązaniami niezgodnie z brzmieniem art.29 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406) oraz niespójne z siatką pojęciową wprowadzoną przez ustawę z dnia 29 września 1994 r.b o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm.) (np. odmienne znaczenie pojęcia „inwestycje”).

4. Brak określenia w Zasadach (polityki) rachunkowości Centrum Kultury w Kamiennej Górze w zakresie wymagań dla ksiąg rachunkowych prowadzonych za pomocą komputera wersji oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych - obsługi księgowej w jednostce niezgodnie z art.10 ust.1 pkt. 3 lit c, w związku z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( t. j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz.1223  z późn. zm.)

5. Powołanie się w podstawie prawnej Zarządzenia Nr 3/2010 Dyrektora Centrum Kultury w  Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2010 r. w sprawie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania na akt prawny, który stracił moc obowiązującą tj. Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. z 2006 r. Nr 7, poz. 58).

Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” ( Dz. Urz. Min. Fin. z 2006 r. Nr 7, poz. 58), wydany na podstawie art.63 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. nr 249, poz. 2104  z późn. zm.) jest aktem prawnym niebowiązującym.

6. Brak w Regulaminie Pracy Centrum Kultury unormowania obligatoryjnych elementów (spraw) wskazanych w treści art.104 ¹ § 1 pkt. 4 i 6  ustawy z dnia 26 czerwca  1974 r. Kodeks Pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) tj. określenia pory nocnej oraz wykazu prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom.

Zalecenie uzupełnienia postanowień Regulaminu Pracy Centrum Kultury o obligatoryjne elementy wskazane w treści art.104 ¹ § 1  pkt. 4 i 6  ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) zostało ujęte w protokole kontroli Nr ewidencyjny WK.1711.P-14.2011 oraz w wystąpieniu pokontrolnym WK.1711.W-14.2011 z dnia 29 grudnia 2011 r. (data wpływu do jednostki 04.01.2012 r.)

7. Brak sporządzenia rejestru ryzyk Centrum Kultury w Kamiennej Górze na 2011 rok oraz określenia misji, celów i zadań jednostki niezgodnie z Regulaminiem Kontroli zarządczej Centrum Kultury (załącznikiem do niniejszego Regulaminu - Instrukcją zarządzania ryzykiem), z uwzględnieniem Standardów 5. Misja oraz Standardu 6. Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena realizacji ogłoszonych w Komunikacie Ministerstwa Finansów Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2009 r. Nr 15, poz. 84) oraz nie dokonanie procesu identyfikacji ryzyka niezgodnie ze Standardem 7.

8. Brak sporządzenia aneksu do umowy Nr 1/I/11 o przyznanie dotacji podmiotowej z dnia 27 stycznia 2011 r.  zmieniającego wysokość przyznanej dotacji, pomimo jej zwiększenia o kwotę 30 000,00 zł niezgodnie z postanowieniami § 8 wyżej wymienionej umowy o przyznanie dotacji podmiotowej.

9. Nieprawidłowe sporządzenie rocznego sprawozdania Rb-WSa o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostkę za rok 2011 w tysiącach (bez znaków po przecinku) niezgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 20 poz. 103  z późn. zm.).

10. Sprawdzenie pod względem formalno – rachunkowych dowodów księgowych (poleceń wyjazdu służbowego - delegacja Nr 14/2011 z dnia 30.11.2011 r. oraz Nr 12/2011 z dnia 18.11.2011 r., Nr 11/2011 z dnia 06.09.2011 r.), dotyczących głównego księgowego przez niego samego, co uniemożliwia dokonywanie rzetelnej wstępnej kontroli realizowanej przez główną księgową, określonej w dyspozycji art. 54 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2009 r. Nr  157, poz. 1240) oraz koliduje z prawidłowym wykonywaniem obowiązków i ponoszeniem odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, a także dokonywaniem wstępnej kontroli w zakresie kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych  i finansowych oraz sprawowaniem nadzoru nad skutecznością i prawidłowością działania systemu kontroli wewnętrznej.

11. Brak wykazania w kwartalnych sprawozdaniach Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych (wg stanu na koniec I kwartału 2011 r., wg stanu na koniec II kwartału 2011 r., wg stanu na koniec III kwartału 2011 r. oraz wg stanu na koniec IV kwartału 2011 r.)  w kolumnie 13 gospodarstwa domowe w pozycji N5.3 „pozostałe należności” wydatków z tytułu z tytułu pobranej zaliczki na poczet zakupów przez pracownika stosownie do zapisów salda kont zespołu  2 “Rozrachunki i roszczenia” - konto 234-1- rozrachunki z pracownikami niezgodnie  z załącznikiem Nr 9 (instrukcją sporządzania sprawozdań), rozdz.2  do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych  (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).

12. Złożenie sprawozdanie finansowego z tytułu rozliczenia rat dotacji za IV kwartał 2011 r. z przekroczeniem właściwego terminu tj. do 20 dnia pierwszego miesiąca następnego kwartału niezgodnie z § 5 ust. 1 umowy Nr 11/I/11 z dnia 27 stycznia 2011 r. o przyznanie dotacji podmiotowej.

13. Wykazanie w sprawozdaniu finansowym za okres I- XII 2011 r. (za IV kwartał 2011 r.) w pozycji wydatki z tytułu amortyzacji kwoty wydatków w wysokości 1 146,50 zł  niezgodnie z ewidencją ksiegową tj. zestawieniem obrotów i sald na dzień 31.12.2011 r. konta 400 „Amortyzacja środków trwałych”- 1 731,50 zł.

W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:

Ad.1. Sprostowanie zapisów Statutu Centrum Kultury w Kamiennej Górze uchwalonego na podstawie Uchwały Nr XLVII/301/10 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 24 lutego 2010 r. w  następującym zakresie tj.:

-         w § 6 ust. 1 precyzyjne określenie liczby zastępców dyrektora oraz trybu ich powołania i odwołania zgodnie  z postanowieniami art.15 ust. 8 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturlanej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z art.1 pkt. 12 ustawy z dnia 31 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o organizowaniu działalności kulturalnej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2011 r.  Nr 207, poz. 1230);

-         w § 5 pkt.2 kompleksowe uregulowanie kwestii związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy z dyrektorem instytucji kultury ze względu na regułę powoływania dyrektora na czas określony wskazaną w art.15 ust.1, 5-7 oraz art.16 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturlanej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406);

-         w § 7 ust.1 Statutu uwzględnienie wymogu uzyskania opinii organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców działających w instytucji kultury jako obligatoryjnego elementu przed procesem nadania regulaminu organizacyjnego jednostki niezgodnie z art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej ( t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406);

-         w §10 precyzyjne określenie rodzajów dotacji, które mogą być przekazywane przez organizatora  instytucji kultury (dotacje podmiotowe na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych, w tym na utrzymanie i remonty obiektów, dotacje celowe na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji czy dotacji celowej na realizację wskazanych zadań i programów) zgodnie z art.28 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406)Ad.2. Sprostowanie postanowień Zasad (polityki) rachunkowości Centrum Kultury w Kamiennej Górze dotyczących sporządzania planu finansowego instytucji kultury zgodnie z art. 27 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z art.1 pkt. 19 ustawy z dnia 31 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o organizowaniu działalności kulturalnej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2011 r. Nr 207, poz. 123).

Stosownie do art. 27 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu  i prowadzeniu działalności kulturlanej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406): ”Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora. 4. Instytucja kultury sporządza plan finansowy zgodnie z przepisami ustawy   z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm).”

Ad.3. Sprecyzowanie i dostosowanie pojęcia funduszu instytycji kultury zawartego w Zasadach (polityki) rachunkowości Centrum Kultury zgodnie z brzmieniem art.29 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406) oraz zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 29 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej: „Wartość majątku instytucji kultury odzwierciedla fundusz instytucji kultury, który odpowiada wartości mienia wydzielonego dla instytucji”.

Ad.4. Określenia w zapisach Zasad (polityki) rachunkowości Centrum Kultury w Kamiennej Górze w zakresie wymagań dla ksiąg rachunkowych prowadzonych za pomocą komputera wersji oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych - obsługi księgowej w jednostce niezgodnie z art.10 ust.1 pkt. 3 lit c, w związku z art. 10 ust. 2 ustawy  z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( t. j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz.1223  z późn. zm.)

Zgodnie z art.10 ust.1 pkt. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U.  z 2009 r., Nr 152, poz.1223 z późn. zm.)  jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (polityki) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera- opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia eksploatacji

Zgodnie z art.10 ust.2 ustawy o rachunkowości: „Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację (zasady) polityki rachunkowości, o której mowa  w ust.1”.

Ad.5.  Zaktualizowanie podstaw prawnych Zarządzenia Nr 3/2010 Dyrektora Centrum Kultury  w  Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2010 r. w sprawie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania zgodnie z Komunikatem Ministerstwa Finansów Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r.  w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2009 r. Nr 15, poz. 84), który wszedł w życie z mocą obowiązującą od dnia 30 grudnia 2009 r.

Ad.6. Uzupełnienie zapisów  Regulaminu Pracy Centrum Kultury o obligatoryjne elementy (sprawy) wskazane w treści art.104 ¹ § 1 pkt. 4 i 6  ustawy z dnia 26 czerwca  1974 r. Kodeks Pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) tj. określenie pory nocnej oraz  wykaz prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom.

Każdy regulamin pracy powinien w swych postanowieniach być adekwatny do rodzaju pracy wykonywanej u danego pracodawcy oraz uwzględniać specyfikę każdego pracodawcy. Uwzględniając powyższe wyliczenie katalogu spraw  z art.104 ¹ § 1  pkt. 1- 9, należy wskazać, że ma ono charakter przykładowy i odpowiednio do zakładowych potrzeb może być rozszerzone jaki i zawężone.

Ad.7. Sporządzenia rejestru ryzyk Centrum Kultury w Kamiennej Górze  oraz określenie misji, celów i zadań jednostki zgodnie z Regulaminiem Kontroli zarządczej Centrum Kultury (załącznikiem do niniejszego Regulaminu - Instrukcją zarządzania ryzykiem), z uwzględnieniem Standardów 5. Misja oraz Standardu 6. Określanie celów i zadań, monitorowanie  i ocena realizacji ogłoszonych w Komunikacie Ministerstwa Finansów Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2009 r. Nr 15, poz. 84) oraz  dokonanie procesu identyfikacji ryzyka zgodnie ze Standardem 7.

Ad.8.  Przestrzeganie zasad sporządzania aneksu do umowy o przyznanie dotacji podmiotowej, w przypadku umowy z dnia 27 stycznia 2011 r.  w związku ze zmianą wysokość przyznanej dotacji,  (zwiększenie o kwotę 30 000,00 zł) zgodnie z postanowieniami § 8 wyżej wymienionej umowy o przyznanie dotacji podmiotowej.

Ad.9. Sporządzanie rocznego sprawozdania Rb-WSa o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostkę za rok 2011 w złotych zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 20 poz. 103  z późn. zm.).

Zgodnie z § 8 ust. 1 wyżej wymienionego rozporządzenia sprawozdania:

  1)   jednostkowe sporządza się w złotych i groszach stosownie do zasad obowiązujących przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, z wyjątkiem sprawozdań jednostkowych placówek, które sporządza się w walucie, w której prowadzona jest rachunkowość;

  2)   łączne i zbiorcze sporządza się w złotych i groszach, z wyjątkiem sprawozdania Rb-70, które sporządza się w złotych;

  3)   skonsolidowane sporządza się w tysiącach złotych.