Kontrole wewnętrzne 2021: Wystąpienie pokontrolne z Kamiennogórskiego Klubu OYAMA

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

W dniach od 09.08.2021 r. do 16.08.2021 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Kamiennogórskim Klubie OYAMA, z siedzibą Sędzisław 5, 58-410 Marciszów w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji na realizację zadań publicznych pod nazwą: „Aktywny wypoczynek z KARATE” - umowa Nr 9/VI/2020/PPS z dnia 15 czerwca 2020 r. oraz „Aktywne wakacje w mieście- szkolenie dzieci i młodzieży z zakresu sztuk walki i samoobrony” – umowa Nr 16/VII/2020/PPS z dnia 15 lipca 2020 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta Kamienna Góra Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 7/2021 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz.869 z późn.zm.), w związku z § 7 umowy Nr 9/VI/2020/PPS z dnia 15 czerwca 2020 r. oraz § 7 umowy Nr 16/VII/2020/PPS z dnia 15 lipca 2020 r. oraz § 2 ust.2 i 3 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 1/2020 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 3 stycznia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu przeprowadzenia kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.

W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Kamiennogórskim Klubie OYAMA:

1.Brak posiadania i prowadzenia przez Kamiennogórski Klub OYAMA Zasad (polityki) rachunkowości tj. dokumentacji przyjętych i stosowanych przez organizację zasad (systemu) rachunkowości, w szczególności dotyczących:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego;

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera- wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznychnośnikach danychz określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera- opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczania dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

d) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów niezgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz.351 ze zm.).

      Wyżej wymieniony obowiązek posiadania i prowadzenia Zasad (polityki) rachunkowości przez Kamiennogórski Klub OYAMA wynika z art. 10 i art. 10a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1057 ze zm.) oraz znajduje potwierdzenie w zapisach § 5 ust.1 umowy Nr 9/VI/2020/PPS z dnia 15 czerwca 2020 r. oraz § 5 ust.1 umowy Nr 16/VII/2020/PPS z dnia 15 lipca 2020 r. o realizację zadań publicznych wskazujących, iż Zleceniobiorca jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej zadania publicznego zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

2. Nieprawidłowe wypełnienie przez Kamiennogórski Klub OYAMA części IV. Szacunkowa kalkulacja kosztów realizacji zadania publicznego, zamieszczonej w uproszczonej ofercie realizacji zadania publicznego z dnia 28.05.2020 r. „Aktywny wypoczynek z KARATE” szarego pola „z dotacji” przy kosztach 2- wyżywienie i zakwaterowanie niezgodnie z pouczeniem zawartym w załączniku Nr 1 (wzór- uproszczona oferta realizacji zadania publicznego) do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2055).

      Zgodnie z załącznikiem Nr 1 (wzór- uproszczona oferta realizacji zadania publicznego) do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r.  w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Dz. U. z 2018 r. poz.2055): „Ofertę należy wypełnić wyłącznie w białych pustych polach, zgodnie z instrukcjami zamieszczonymi w poszczególnych polach oraz w przypisach”.

3. Nieprawidłowe wypełnienie przez Kamiennogórski Klub OYAMA, w części III. Zestawienia wydatków do uproszczonego sprawozdania z realizacji zadania publicznego, wykonywanego na podstawie umowy Nr 9/VI/2020/PPS z dnia 15 czerwca 2020 r. pól oznaczonych jako szare tj. „w wydatkach zgodnie z umową (w zł)” - „z dotacji” i „z innych źródeł” oraz w rubryce ”faktycznie poniesione wydatki (w zł)- „z dotacji” i „z innych źródeł” dotyczących poszczególnych rodzajów kosztów poniesionych w ramach zadania publicznego niezgodnie z załącznikiem Nr 2 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2055).

Zgodnie z załącznikiem Nr 2 (wzór-uproszczone sprawozdanie z realizacji zadania publicznego) do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2055). „Sprawozdanie należy wypełnić wyłącznie w białych pustych polach, zgodnie z instrukcjami zamieszczonymi przy poszczególnych polach oraz w przypisach”.

Ponadto, nieprawidłowe wpisanie przez Kamiennogórski Klub OYAMA w uproszczonym sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 9/VI/2020/PPS z dnia 15 czerwca 2020 r. w rubryce „suma wszystkich wydatków realizacji zadania” dotyczącej części „wydatki zgodnie z umową (w zł)” - jako sumy wszystkich wydatków kwoty 28.500,00 zł niezgodnie z treścią § 3 ust.5 umowy Nr 9/VI/2020/PPS z dnia 15 czerwca 2020 r. oraz uproszczoną ofertą stanowiąca integralną część umowy w ustalonym końcowym brzmieniu wskazującą, iż całkowity koszt zadania publicznego wynosi 20.000,00 zł.

Według danych rachunkowych wykazanych w uproszczonym sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 9/VI/2020/PPS złożonym przez Kamiennogórski Klub OYAMA stwierdzono nieprawidłowości w obliczeniach arytmetycznych dotyczących sumy wszystkich wydatków realizacji zadania niezgodnie z umową tj. oznaczonych na kwotę 28.500,00 zł, jako „wydatków z dotacji” 10.000,00 zł i „z innych źródeł” 10.000,00 zł.

4. Zapłata faktury fa Nr 12/07/2020 z dnia 21.07.2020 r. ……….. – opłata za pobyt grupy wraz z wyżywieniem – Aktywny wypoczynek                           z KARATE na łączną kwotę 10.000,00 zł, pokrytej w całości z środków dotacji przekazanych przez Gminę Miejską Kamienna Góra na podstawie umowy Nr 9/VI/2020/PPS z dnia 15 czerwca 2020 r. z naruszeniem terminu oznaczonego w treści dowodu księgowego niezgodnie z  art. 7 ustawy z  dnia  8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2019 r. poz.118 ze zm.), w związku z art. 44 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z  2019 r. poz. 869 ze zm.).

5. Brak umieszczonego bezpośrednio na dowodach księgowych precyzyjnego opisu, dotyczącego wydatków pokrytych zarówno ze środków dotacji jaki i z innych środków finansowych w ramach realizacji zadań publicznych wykonywanych na podstawie umowy Nr 9/VI/2020/PPS z dnia 15 czerwca 2020 r. i umowy Nr 16/VII/2020/PPS z dnia 15 lipca 2020 r. jako dokumentacji finansowo- księgowej związanej z realizacją zadania publicznego niezgodnie z wymogami określonymi w art.21 ustawy z  dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz odpowiednio § 5 ust. 1 umowy Nr 9/VI/2020/PPS z dnia 15 czerwca 2020 r. oraz § 5 ust.1 umowy Nr 16/VII/2020/PPS z dnia 15 lipca 2020 r. tj. brak stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), a także podpisów osób odpowiedzialnych za te wskazania (brak potwierdzenia dokonania sprawdzenia (kontroli) pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym) lub podpisania dowodów przez upoważnione do tego osoby.

W trakcie kontroli przedstawiono opis faktur pokrytych ze środków dotacji, innych środków finansowych- zamieszczony nie na dowodach księgowych (fakturach), ale na odrębnych pismach z dnia 13.11.2020 r. sporządzonych przez Kamiennogórski Klub OYAMA zawierających opis w zakresie proporcji i źródeł finansowania danego wydatku, oznaczenie umowy o realizację zadania publicznego w ramach, której zostały wydatkowane środki, sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz podpisy osób upoważnionych do dokonywania sprawdzenia (kontroli) dowodów księgowych.

6. Nieprawidłowe wypełnienie przez Kamiennogórski Klub OYAMA, w części IV. Szacunkowa kalkulacja kosztów realizacji zadania publicznego zamieszczonej w uproszczonej ofercie realizacji zadania publicznego z dnia 02.07.2020 r. „Aktywne wakacje w mieście- szkolenie dzieci i młodzieży z zakresu sztuk walki i samoobrony” szarych pól „z dotacji” przy kosztach 1, 2 i 3 niezgodnie z pouczeniem zawartym w załączniku Nr 1 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2055).

7. Nieprawidłowe wypełnienie przez Kamiennogórski Klub OYAMA, w części III. Zestawienia wydatków do uproszczonego sprawozdania z realizacji zadnia publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 16/VII/2020/PPS z dnia 15 lipca 2020 r. pól oznaczonych jako szare tj. „w wydatkach zgodne z umową (w zł)” - „z dotacji” i „z innych źródeł” oraz w rubryce „faktycznie poniesione wydatki (w zł)”- „z dotacji”  i „ z innych źródeł” dotyczących poszczególnych rodzajów kosztów poniesionych w ramach zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 16/VII/2020/PPS z dnia 15 lipca 2020 r. niezgodnie z załącznikiem Nr 2 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2055).

8. Zapłata zobowiązań wynikających z faktur rozliczonych w ramach zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 16/VIII/2020/PPS z dnia 15 lipca 2020 r., pokrytych zarówno ze środków dotacji jak i środków własnych z naruszeniem terminów oznaczonych w treści dowodów księgowych niezgodnie z art. 7 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2019 r. poz.118 ze zm.), w związku z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.).

9. Zapłata za niżej wymienione faktury pokryte ze środków dotacji w łącznej kwocie 10.000,00 zł w ramach realizacji zadania publicznego pod nazwą: „Aktywne wakacje w mieście – szkolenie dzieci i młodzieży z zakresu sztuk walk i samoobrony” wykonywanego na podstawie na podstawie umowy Nr 16/VII/2020/PPS z dnia 15 lipca 2020 r. tj.

1) fa VAT 366/08/2020 z dnia 28.08.2020 r. …………………. zakup tarczy treningowych na łączną kwotę 3.999,96 zł, sposób i termin zapłaty zgodnie z treścią dowoduksięgowego, przelew dodnia 04.09.2020 r., zapłacono przelewem dnia 27.10.2020 r.; (pokryta w całości z dotacji)

2) fa 367/08/2020 z dnia 28.08.2020 r………………………. zakup ochraniaczy na głowę na łączną kwotę 4.399,96 zł, sposób i termin zapłaty zgodnie z treścią dowodu księgowego przelew do dnia 04.09.2020 r., zapłacono przelewem dnia 24.09.2020r. (pokryta w całości z dotacji);

3) fa VAT Nr FS-819/08/2020 z dnia 31.08.2020 r. ………………. zakup kompletów dres plus koszulki na łączną kwotę 3.001,20 zł,  sposób i termin zapłaty zgodnie z treścią dowodu księgowego przelew do dnia 14.09.2020 r., zapłacono przelewem dnia 25.09.2020 r. (pokryte w kwocie 1.600,08 zł z dotacji a kwota 1.401,12 zł ze środków własnych Klubu) po końcowym terminie realizacji zadania oraz końcowym terminie właściwym do poniesienia wydatków dla środków pochodzących z dotacji niezgodnie z § 2 ust. 1 i § 2 ust. 2 pkt 1, w związku z § 9 ust.1 umowy Nr 16/VII/2020/PPS z dnia 15 lipca 2020 r.

W związku z powyższym kwota 10.000,00 zł stanowi dotację wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem i podlega obowiązkowi zwrotu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych zgodnie z § 9 ust.6 umowy Nr 16/VII/2020/PPS z dnia 15 lipca 2020 r., w związku z art.252 ust.5 i 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.).

Nieprawidłowe przyjęcie do rozliczenia zadania publicznego, wykonywanego na podstawie Nr 16/VII/2020/PPS z dnia 15 lipca 2020 r. tj.wydatków z faktury VAT Nr FS-819/08/2020 z dnia 31.08.2020r. ………………...zakup kompletów dres plus koszulki na łączną kwotę 3.001,20 zł,  pokrytych w kwocie 1.401,12 zł ze środków własnych Klubu (zapłata przelewem dnia 25.09.2020r.) jako poniesionych po końcowym terminie realizacji zadania publicznego oraz końcowym terminie właściwym dla poniesienia wydatków dla innych środków finansowych oznaczonym na dzień 31.08.2020 r. niezgodnie z § 2 ust.1 i § 2 ust.2 pkt 2 umowy Nr 16/VII/2020/PPS z dnia 15 lipca 2020 r.

W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:

Ad.1. Wprowadzenie przez Kamiennogórski Klub OYAMA Zasad (polityki) rachunkowości tj. dokumentacji przyjętych i stosowanych przez organizację zasad (systemu) rachunkowości, w szczególności dotyczących:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznychnośnikach danych określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;