Kontrole wewnętrzne 2012: Wystąpienie pokontrolne Oddział Polskiego Towarzystwa Turystyczno-Krajoznawczego
W dniach od 26.01.2012 r. do 01.02.2012 r. została przeprowadzona kontrola zarządcza w Oddziale Polskiego Towarzystwa Turystyczno-Krajoznawczego „ Ziemi Kamiennogórskiej” w zakresie prawidłowości rozliczania dotacji udzielonych organizacji pozarządowej na realizację zadania publicznego: „Organizacja imprez w zakresie turystyki pieszej i górskiej dla mieszkańców Gminy Miejskeji Kamienna Góra” (umowa Nr 3/IV/2011 z dnia 07 kwietnai 2011 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego). Kontrolę przeprowadziły: - Kierownik Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Pani Grażyna Bukowska i podinspektor ds. kontroli wewnętrznej Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnień Nr 5/2012 i Nr 6/2012 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionych zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrole przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), w związku z § 9 wyżej wymienionej umowy o wsparcie realizacji zadań publicznych oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Oddziale Polskiego Towarzystwa Turystyczno-Krajoznawczego „Ziemi Kamiennogórskiej” w Kamiennej Górze:
Ad.1. Powołanie się w podstawie prawnej Zasad (politki) rachunkowości Oddziału Polskiego Towarzystwa Turystyczno- Krajoznawczego w Kamiennej Górze na obowiązujący tekst jednolity ustawy o rachunkowości tj. ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223.) stosownie do przepisów art.2 ust.1 i art.9 ust.1 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r., Nr 197 poz.1172) oraz w związku z § 161 i § 162 pkt. 1 i 2 załącznika do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 roku w sprawie " Zasad techniki legislacyjnej" (Dz. U. z 2002 r., Nr 100, poz.908 z późn. zm.).
Dnia 17 września 2009 r. został ogłoszony w formie obwieszczenia Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 września 2009 r. nowy tekst jednolity tekstu ustawy o rachunkowości tj. ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223.).
Ad.2. Sprostowanie błędnego określenia siedziby (adresu) nabywcy poprzez wystawienie not korygujących zgodnie z § 15 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawienia faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz.360 z późn. zm.), w związku z art. 21 ust.1 pkt.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.)
Zgodnie z § 15 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawienia faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz.360 z późn. zm.): ”nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 5 ust.1 pkt.6-12, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą.”
Ad.3. Rzetelne wypełnianie druków polecenia wyjazdu służbowego polegające na:
- określeniu środka lokomocji zgodnie z zapisami § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz.1990 z późn. zm.);
- wskazaniu daty wystawienia polecenia wyjazdu służbowego zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn.zm.).
Delegacje jako wewnętrzne dowody księgowe muszą odpowiadać wymogom określonym w art.21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn.zm.), a zatem winny być czytelne, to jest zgodne z rzeczywisytym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne zawierające co najmniej dane okreslone w art. 21 oraz wolne od błędów rachunkowych.
Ad.4. Załączanie do delegacji biletów, dokumentujących koszty przejazdu autobusem oraz rachunków potwierdzajacych koszty noclegu zgodnie z § 8a ust.3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz.1990 z późn .zm.).
Zgodnie § 8a ust.3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz.1990 z późn .zm.): „ Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie byłomożliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.„
Na podstawie § 9 umowy o wsparcie realizacji zadań publicznego Nr 3/IV/2011 z dnia 07 kwietnia 2011 r. zawartej z Oddziałem Polskiego Towarzystwa Turystyczno-Krajoznawczego „Ziemii Kamiennogórskiej”, Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 9 ust.4 wyżej wymienionych umów, do ich wykonania i powiadomienia o tym Zleceniodawcy.
