Kontrole wewnętrzne 2020: Kontrola administracyjna Przedszkolu Publicznym Nr 1 im. Czterolistnej Koniczynki w Kamiennej Górze
W dniach od 17.02.2020 r. do 28.02.2020 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna Przedszkolu Publicznym Nr 1 im. Czterolistnej Koniczynki w Kamiennej Górze, z siedzibą przy ul. Spacerowej 12 w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, realizacji wydatków z tytułu zakupu materiałów i wyposażenia (§ 4210), zakupu usług pozostałych (§4300), szkoleń pracowników (§ 4700) oraz delegacji służbowych krajowych (§ 4410) w roku 2019 oraz prawidłowości gospodarowania w 2019 roku nieruchomościami oddanymi w trwały zarząd jednostce. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 1/2020 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz.869 z późn.zm.), w związku § 2 ust.2 i 3 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Przedszkolu Publicznym Nr 1 im. Czterolistnej Koniczynki w Kamiennej Górze :
1. Nieprawidłowe określenie w zapisach § 17 ust. 4 Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 1 im. Czterolistnej Koniczynki w Kamiennej Górze uprawnienia pracodawcy do udzielania urlopu wychowawczego w oparciu o przepisy art.187 Kodeksu Pracy (pracownikom niepedagogicznym) niezgodnie z treścią art. 187 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), regulującego materię prawa do przerw w pracy dla karmiących matek.
Nieprawidłowe powołanie się w zapisach § 1 ust. 1 Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 1 im. Czterolistnej Koniczynki w Kamiennej Górze na nieobowiązujące rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagrodzenia pracowników samorządowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1786 z późn.zm.).
Niniejsze rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1786 z późn.zm.), straciło moc prawnie obowiązującą z dniem 19 maja 2018 r.
Aktem wykonawczym regulującym wyżej opisaną materię i obowiązującym od dnia 19 maja 2018 r. jest rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 936 ze zm.).
2. Niepełne wskazanie w zapisach § 21 ust.3 Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze katalogu dowodów usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy niezgodnie z § 3 ust. 3a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz.1632 z późn.zm.), w związku z art.9 § 2 Kodeksu Pracy.
3. Nieprawidłowe unormowanie w zapisach Aneksu Nr 2 z dnia 24.10.2016 r. do Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze, w zmienianych postanowieniach § 33 ust.2 Regulaminu, obowiązku usprawiedliwienia przez pracownika nieobecności w pracy, w związku z chorobą członka rodziny pracownika wymagającego sprawowania opieki osobistej, przez doręczenie przełożonemu zaświadczenia lekarskiego nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania niezgodnie z art. 62 ust.1, w związku z art. 55a ust.1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 645 ze zm.).
4. Nieprawidłowe określenie w zapisach § 17 Regulaminu Organizacyjnego Przedszkola Publicznego Nr 1 im. Czterolistnej Koniczynki w Kamiennej Górze nazwy jednostki organizacyjnej prowadzącej obsługę finansowo-księgową przedszkola jako Biuro Obsługi Placówek Oświatowych niezgodnie z § 1 Uchwały Nr XXV/164/16 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 28 października 2016 r. w sprawie likwidacji gminnej jednostki organizacyjnej pod nazwą: „Biuro Obsługi Placówek Oświatowych Gminy Miejskiej Kamienna Góra” i utworzenia jednostki organizacyjnej pod nazwą „Centrum Obsługi Jednostek Gminy Miejskiej Kamienna Góra”.
5. Nieprawidłowe określenie w załączniku Nr 1 (wykaz minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego) do Regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionymi w Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Kamiennej Górze minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego w zł dla poszczególnych kategorii zaszeregowania tj. dla I kategorii zaszeregowania kwota w zł- 1.100,00 zł, dla II kategorii- 1.120,00 zł, dla IV kategorii- 1.160,00 zł, dla V kategorii- 1.180,00 zł, dla VI kategorii – 1.200,00 zł, dla VIII kategorii- 1.240,00 zł oraz dla X kategorii -1.280,00 zł niezgodnie z załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 936).
Nieprawidłowe powołanie się w zapisach § 2 pkt 1 w/w Regulaminu wynagradzania Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze na nieobowiązujące rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagrodzenia pracowników samorządowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1786 z późn.zm.).
Niniejsze rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1786 z późn.zm.), straciło moc prawnie obowiązującą z dniem 19 maja 2018 r. Aktem wykonawczym regulującym wyżej opisaną materię i obowiązującym od dnia 19 maja 2018 r. jest rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 936 ze zm.).
6. Nieterminowe przekazanie równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy z tytułu odpisu na ZFŚS (tj. kwoty stanowiącej co najmniej 75% równowartości odpisów) w ustawowym terminie do 31.05.2019 r. oraz pozostałej wartości odpisu w terminie do 30 września 2019 r. niezgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 z późn. zm.).
7. Zapłata zobowiązań wynikających z dowodów księgowych odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SSK.1711.P-1.2020 wydatków sklasyfikowanych w § 4210 (zakup materiałów i wyposażenia), § 4300 (zakup usług pozostałych) z naruszeniem terminów zapłaty wynikających z treści niniejszych dowodów niezgodnie z art. 44 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.).
8. Nieuzasadniona zwłoka w wystąpieniu przez Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 1 im. Czterolistnej Koniczynki w Kamiennej Górze dnia 03 lutego 2020 r. z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu, pomimo wygaśnięcia z dniem 30.09.2018 r. trwałego zarządu ustanowionego na rzecz Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze na podstawie decyzji WM.6844.6.2016 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 1 lipca 2016 r. tj. na czas określony od dnia 01.10.2015 r. do dnia 30.09.2018 r. stosownie do zapsiów art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t. j. Dz. U. z 2020 r., poz.65 z późn.zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Sprostowanie zapisów § 17 ust. 4 Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 1 im. Czterolistnej Koniczynki w Kamiennej Górze w zakresie wykreślenia art. 187 Kodeksu pracy jako normującego materię prawną w zakresie uprawnień pracodawcy do udzielania urlopu wychowawczego stosownie do treści w/w art. 187 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.).
Aktualizacja podstaw prawnych wymienionych w zapisach § 1 ust. 1 Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 1 im. Czterolistnej Koniczynki w Kamiennej Górze w zakresie powołania się na obowiązujące od dnia 19 maja 2018 r. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 936 ze zm.).
Ad.2.Uzupełnienie katalogu dowodów usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy wymienionych w zapisach § 21 ust.3 Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze zgodnie z § 3 ust. 3a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz.1632 z późn.zm.), w związku z art.9 § 2 Kodeksu Pracy.
Zgodnie z § 3 ust. 3a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 1996 r. Nr 60, poz.281 z późn.zm.) dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest:
3a) oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem - w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2013 r. poz. 1457), lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem.”
Ad.3. Dostosowanie zapisów Aneksu Nr 2 z dnia 24.10.2016 r. do Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze, zmieniających § 33 ust.2 Regulaminu w zakresie obowiązku doręczania przez pracownika zaświadczenia lekarskiego usprawiedliwiającego nieobecności w pracy, w związku z chorobą członka rodziny pracownika wymagającego sprawowania opieki osobistej zgodnie z art. 62 ust.1, w związku z art. 55a ust.1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 645 ze zm.).
W aktualnym stanie prawnym brak jest unormowania, które nakładałoby na ubezpieczonego obowiązek dostarczenia zaświadczenia lekarskiego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Co więcej, począwszy od zmian komentowanego przepisu, które weszły w życie z dniem 01 stycznia 2016 r. (zmiana przez art. 1 pkt 26 lit.a ustawy z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1066)), art. 62 nie przewiduje jakiegokolwiek terminu na dostarczenie zaświadczeń lekarskich. Wynika to ze zmian formy wystawiania zaświadczeń i z wysłania ich automatycznie przez system teleinformatyczny przez wystawiającego zaświadczenie lekarskie w chwili ich wystawienia.
Ad.4. Sprostowanie zapisów § 17 Regulaminu Organizacyjnego Przedszkola Publicznego Nr 1 im. Czterolistnej Koniczynki w Kamiennej Górze w zakresie nazwy jednostki organizacyjnej prowadzącej obsługę finansowo-księgową przedszkola na Centrum Obsługi Jednostek Gminy Miejskiej Kamienna Góra zgodnie z § 1 Uchwały Nr XXV/164/16 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 28 października 2016 r. w sprawie likwidacji gminnej jednostki organizacyjnej pod nazwą: „Biuro Obsługi Placówek Oświatowych Gminy Miejskiej Kamienna Góra” i utworzenia jednostki organizacyjnej pod nazwą „Centrum Obsługi Jednostek Gminy Miejskiej Kamienna Góra”.
Ad.5. Sprostowanie zapisów załącznika Nr 1 (wykaz minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego) do Regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionymi w Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Kamiennej Górze w zakresie minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego w zł dla poszczególnych kategorii zaszeregowania tj. dla I kategorii zaszeregowania kwota w zł- 1.700,00 zł, dla II kategorii- 1.720,00 zł, dla IV kategorii- 1.760,00 zł, dla V kategorii- 1.780,00 zł, dla VI kategorii – 1.800,00 zł, dla VIII kategorii- 1.840,00 zł oraz dla X kategorii -1.880,00 zł zgodnie z załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 936).
Sprostowanie w zapisach § 2 pkt 1 w/w Regulaminu wynagradzania Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze podstaw prawnych niniejszego Regulaminu na obowiązujące od dnia 19 maja 2018 r. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 936 ze zm.).
Ad.6. Przestrzeganie ustawowych terminów przekazywania przez Przedszkole Publiczne Nr 1 im. Czterolistnej Koniczynki w Kamiennej Górze odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zgodnie z art. 6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1352 ze zm.).
Ad.7. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z późn.zm.).
Ad.8. Przestrzeganie zasady występowania przez Przedszkole Publiczne Nr 1 im. Czterolistnej Koniczynki w Kamiennej Górze z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu zgodnie z art. 44 ust. 2 ustawy z dnia ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t. j. Dz. U. z 2020 r., poz.65 z późn.zm.), ze szczególnym zachowaniem właściwego terminu do wystąpienia przez jednostkę z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu.
Trwały zarząd zgodnie z art. 44 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami ustanawiany jest na wniosek jednostki organizacyjnej, która taki zarząd na sprawować. Organ nie może więc wydać decyzji o oddaniu nieruchomości w trwały zarząd z urzędu, bez wniosku odpowiedniej jednostki organizacyjnej. Nie jest też możliwe ustanowienie trwałego zarządu wbrew woli jednostki organizacyjnej, której miałaby zostać oddana nieruchomość w trwały zarząd (komentarz do ustawy o gospodarce nieruchomościami opublikowano LEX/el.2017 Ewa Bończak – Kucharczyk). Zarząd może powstać m.in. dlatego, że wiąże się z przyznaniem jednostce organizacyjnej uprawnień, wyłącznie na odpowiednio umotywowany wniosek takiej jednostki organizacyjnej. Bez wniosku ustanowienie zarządu nie jest możliwe, a zatem działanie z urzędu w tym przypadku jest niedopuszczalne. Ustanowienie trwałego zarządu jest uzależnione od istnienia potrzeby korzystania z danej nieruchomości dla realizacji celów statutowych lub związanych z działalnością danej jednostki. (komentarz do ustawy o gospodarce nieruchomościami Czechowski Paweł, stan prawny 9 marca 2015 r.).
Ponadto, zgodnie z art. 43 ust. 2 pkt 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami jednostka organizacyjna może korzystać z nieruchomości w celu prowadzenia działalności należącej do zakresu jej działania i w tym celu, a nie w celu dowolnym. Decyzja o ustanowieniu trwałego zarządu wydana w trybie art. 45 u.g.n. nie tylko winna odpowiadać treści żądania wniosku, lecz uwzględnić przewidywany sposób korzystania z nieruchomości przez ubiegającą się jednostkę jako zgodny z jej celami statutowymi i możliwością prawidłowego gospodarowania nią (wyrok NSA z dnia 23.04.2013 r.- I OSK 2063/2011).
Na podstawie § 29 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra, wprowadzonego Zarządzeniem Nr 1/2020 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 03 stycznia 2020 r. kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o realizacji poszczególnych zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym, w tym o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach uniemożliwiających ich wykonanie.
