Kontrole wewnętrzne 2020: Wystąpienie pokontrolne z kontroli w Stowarzyszeniu WIEJSKA KARUZELA

                                 Stowarzyszenie „WIEJSKA KARUZELA”

ul. Wiejska 4/20

                                                                                    58- 400 Kamienna Góra

dotyczy: wystąpienia pokontrolnego

      WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

     W dniach od 13.07.2020 r. do dnia 24.07.2020 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Stowarzyszeniu „WIEJSKA KARUZELA” z siedzibą w Kamiennej Górze przy ul. Wiejskiej 4/20 w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanej organizacji pozarządowej na realizację zadania publicznego pod nazwą: „Razem łatwiej i przyjemniej !”- umowa Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 7/2020 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 i art 69 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 869 z późn.zm.), w związku z § 8 umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.

      W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Stowarzyszeniu „WIEJSKA KARUZELA” z siedzibą w Kamiennej Górze:

1. Brak posiadania przez Stowarzyszenie “WIEJSKA KARUZELA” z siedzibą w Kamiennej Górze przy ul.Wiejskiej 4/20 obowiązujących w jednostce Zasad (polityki) rachunkowości tj. dokumentacji przyjętych i stosowanych przez organizację zasad (systemu) rachunkowości, w szczególności dotyczących:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, aponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów niezgodnie z art.10 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), w związku z art.10 i 10a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2019r., poz.688 ze zm.) oraz § 6 ust.1 zawartej z Gminą Miejską Kamienna Góra umowy o realizację zadania publicznego Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. wskazującymi, iż zleceniobiorca jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn.zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

    Zgodnie z odpisem pełnym z KRS Nr 0000435819, na podstawie sygn.akt WR IX NS-REJ.KRS/31276/16/966 dnia 19.01.2017 dokonano wpisu (zmian) m.in. w zakresie adresu Stowarzyszenia z ul. Wiejska 8, 58-400 Kamienna Góra na ul. Wiejska 4/20, 58- 400 Kamienna Góra.  

3. Nieprawidłowe określenie w ofercie realizacji zadania publicznegopod nazwą: „Razem łatwiej i przyjemniej!”, w rubryce przewidywane źródła finansowania zadania publicznego udziału procentowego innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji jako 40% bez podania niniejszej wartości z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku niezgodnie z załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300).

4. Nieprawidłowe złożenie przez Stowarzyszenie „WIEJSKA KARUZELA” w Kamiennej Górzesprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego pod nazwą: „Razem łatwiej i przyjemniej!” - umowa Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. na niewłaściwym formularzu (wzorze) sprawozdania stanowiącym załącznik Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057), niezgodnie z § 9 ust.2 umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. oraz § 2 pkt 1 rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057), w związku z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. poz. 1300).

Zgodnie z § 2 pkt 1 rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057): ”W przypadku zadania publicznego realizowanego w wyniku:

1) oferty realizacji zadania publicznego złożonej w trybie otwartego konkursu ofert ogłoszonego do dnia 1 marca 2019 r., w tym przed dniem wejścia w życie rozporządzenia – stosuje się przepisy dotychczasowe.

     Biorąc powyższe zapisy pod uwagę otwarty konkurs ofert na zadania w obszarze profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień, w tym promowanie zdrowego stylu życia poprzez realizację programów z bogatą ofertą zagospodarowania czasu wolnego oraz rozwijania zainteresowań mieszkańców Kamiennej Góry (w tym obszarze zawarto umowę Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. ze Stowarzyszeniem „WIEJSKA KARUZELA”) został ogłoszony dnia 18 lutego 2019 r., w związku z powyższym stosuje się do ofert realizacji zadania publicznego złożonych w tym konkursie ofert przepisy dotychczasowe tj. rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań                                 z wykonania tych zadań (Dz. U. poz. 1300).

5. Złożenie przez Stowarzyszenie „WIEJSKA KARUZELA” w Kamiennej Górze sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego pod nazwą „Razem łatwiej i przyjemniej!” - umowa Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. z naruszeniem właściwego terminu do jego złożenia niezgodnie z § 9 ust. 2  umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r.

6. Brak na raportach kasowych sporządzanych przez Stowarzyszenie „WIEJSKA KARUZELA” w Kamiennej Górze jako wewnętrznych dowodach księgowych podpisów osoby sporządzającej raport oraz podpisu sprawdzającego niezgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 3 i ust. 3 pkt 1, w związku z art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).

7. Nieprawidłowe rozliczenie wydatków z faktury VAT Nr 437/0617/060719/03 z dnia 06.07.2019 r.  zakup artykułów spożywczych na łączną kwotę 427,97 zł, dotyczących zakupu róży premium (kwiaty) w kwocie 39,98 zł, pokrytych ze środków dotacji w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. jako zakupu zgodnego z pozycją kosztorysu I.6. poczęstunek niezgodnie z zapisami§ 2 ust.3 i 4, w związku  z  § 1 ust.5 oraz §10 ust. 6 umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24.04.2019 r.

     Zatem kwota 39,98 zł stanowi dotację wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem, bowiem została przeznaczona na pokrycie innego rodzaju kosztów niż określony w treści umowy i aktualizacji kosztorysu stanowiącej integralną część umowy w ustalonym końcowym brzmieniu i podlega zwrotowi wraz z należnymi odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych zgodnie z § 10 ust. 6 umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. o realizację zadania publicznego, w związku z art. 252 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz.869 ze zm.).

8. Nieprawidłowe rozliczenie wydatków z faktury VAT Nr 284701462/08/19 z dnia 23.08.2019 r. zakup artykułów spożywczych na łączną kwotę 241,25 zł, dotyczących zakupu ręczników papierowych kuchennych w łącznej kwocie 9,98 zł, pokrytych ze środków dotacji w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. jako zakupu zgodnego z pozycją kosztorysu I.6. poczęstunek niezgodnie z zapisami§ 2 ust.3 i 4, w związku z § 1 ust.5 oraz §10 ust. 6 umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24.04.2019 r.

  Zatem kwota 9,98 zł stanowi dotację wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem, bowiem została przeznaczona na pokrycie innego rodzaju kosztów niż określony w treści umowy i aktualizacji kosztorysu stanowiącej integralną część umowy w ustalonym końcowym brzmieniu i podlega zwrotowi wraz z należnymi odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych zgodnie z § 10 ust. 6 umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. o realizację zadania publicznego, w związku z art. 252 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz.869 ze zm.).

9. Nieprawidłowe rozliczenie wydatków z fakturyfa DE 104/2019 z dnia 13.12.2019 r. zakup artykułów spożywczych na poczęstunek na łączną kwotę 1.583,07 zł, poz.160 zakup folii aluminiowej na kwotę 2,99 zł oraz poz. 169 Tygodnik Regionalny na kwotę 2,99 zł, pokrytych ze środków własnych Stowarzyszenia jako kosztów zakwalifikowanych i zgodnych z pozycją kosztorysu I.6 poczęstunek niezgodnie z zapisami § 2 ust.3 i 4, w związku z §1 ust.5 umowy NR 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r.

       Uwzględniając, powyższe wartości w kwocie 2,99 zł (zakup prasy) oraz 2,99 zł (zakup folii aluminiowej) wynikające z fa DE 104/2019 z dnia 13.12.2019 r. DELIKATESY zakup artykułów spożywczych na poczęstunek na łączną kwotę 1.583,07 zł, pokrytą w tych pozycjach ze środków własnych Stowarzyszenia w ramach realizacji zadania publicznego NR 20/IV/2019/SP z dnia 24.04. 2019 r. nie stanowią one wydatków zgodnych z pozycją kosztorysu I.6 (poczęstunek), dlatego nie mogą zostać uwzględnione w rozliczeniu wyżej wymienionego zadania publicznego jako dokumentujące według rodzaju koszty związane z poczęstunkiem stosownie do zapisów § 2 ust.3 i 4, w związku z §1 ust.5 umowy NR 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r.

10. Rozbieżności w określeniu na dowodzie księgowym fakturze fa VAT 453/MAG/05/2019 z dnia 13.05.2019 r. zakup klocków Lego jako nagrody rzeczowe na łączną kwotę 77,89 zł formy zapłaty jako przelew, a faktycznym dokonaniem zapłaty jako gotówka niezgodnie z treścią dowodu księgowego oraz art.106e, w związku z art.106j ust. 1 pkt 5 i ust. 2, art.106k ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn.zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 ze zm.).

11. Nieprawidłowe wprowadzenie i umieszczenie w raporcie kasowym Nr 12/2019 r. za okres 01.12. do 31.12.2019r. tj. w okresie sprawozdawczym, którego nie dotyczył dowodu księgowego tj. fa FP 000661/06/19 z dnia 12.06.2019 r. FAŁ Sp. z o.o. Kamienna Góra na łączną kwotę 39,42 zł niezgodnie z art. 20 ust. 1 i 3 oraz art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn.zm.).

Stwierdzono zatem, iż w raporcie kasowym sporządzonym za okres 01.12.2019 r. r. do 31.12.2019 r. został ujęty oprócz dowodów księgowych wystawionych w miesiącu grudniu 2019 r. również dowód dotyczący miesiąca czerwca 2019 r.

12. Brak określenia na dowodach księgowych przedstawionych do rozliczenia, pokrytych zarówno ze środków dotacji przekazanych przez Gminę Miejską Kamienna Góra na realizację zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. jak i z innych środków finansowych (tj. m.in. środków własnych Stowarzyszenia) w jakiej proporcji i z jakich środków (tj. wskazanie źródła finansowania- dotacja, środki własne) został pokryty wydatek z poszczególnych dowodów księgowych stosownie do zapisów § 6 ust. 4 umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r.

13. Brak pokrycia kwoty 14,11 zł w sprawdzonych dowodach księgowych dokumentujących wydatki merytoryczne I.7.nagrody rzeczowe na łączną kwotę 3.985,89 zł opłaconych ze środków dotacji przekazanych na realizację zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. do pełnej kwoty dotacji (4.000,00 zł) dotyczącej wyżej wymienionych kosztów, określonych w tej wysokości w w/w umowie o realizację zadania publicznego.

     W związku z powyższym kwota 14,11 zł nie znajdującą pokrycia w dowodach księgowych dokumentujących wydatki z tytułu I.7. nagrody rzeczowe pokrytych ze środków dotacji stanowi dotację niewykorzystaną i podlega obowiązkowi zwrotu zgodnie z § 10 ust. 2 umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24.04.2019 r. wraz z należnymi odsetkami od niewykorzystanej kwoty dotacji liczonymi jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu niewykorzystanej kwoty dotacji zgodnie z § 10 ust.4 umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24.04.2019 r.

14. Błędne rozliczenie i wykazanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy NR 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r., w poz. 26 kwoty 133,99 zł jako pokrytej ze środków dotacji udzielonej przez Gminę Miejską Kamienna Góra, a wynikającej z dowodu księgowego fa VAT FS 117/I/2019 z dnia 24.05.2019r. zakup daszka gastronomicznego na łączną kwotę 113,99 zł niezgodnie z treścią wyżej wymienionego dowodu wystawionego na wartość całkowitą w kwocie 113,99 zł.

     W związku z powyższym kwota 20,00 zł nie znajdującą pokrycia w dowodzie księgowym  fa VAT FS 117/I/2019 z dnia 24.05.2019 r. zakup daszka gastronomicznego na łączną kwotę 113,99 zł, a rozliczona jako pokryta ze środków dotacji stanowi dotację niewykorzystaną i podlega obowiązkowi zwrotu zgodnie z § 10 ust. 2 umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24.04.2019 r. wraz z należnymi odsetkami od niewykorzystanej kwoty dotacji liczonymi jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu niewykorzystanej kwoty dotacji zgodnie z § 10 ust.4 umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24.04.2019 r.

15. Błędne wpisanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 20/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r.:

➢   w poz. 29 dotyczącej fa VAT FS/3502/BRO/2019 z dnia 11.06.2019 r. zakup butli jednorazowej z helem oraz balony na łączną kwotę 140,99 zł, w rubryce „wydatek poniesiony z dotacji” kwoty 140,00 zł, przy uwzględnieniu wpisów w rubrykach „łączna kwota wydatku”- 140,99 zł oraz „wydatek poniesiony ze środków finansowych własnych”- 140,00 zł, a także braku wykazania finansowania pokrycia kwoty 0,99 zł poza niniejszym zadaniem publicznym;

➢   w poz. 38 w rubryce „numer dowodu księgowego” Nr jako F 02598/09/ZO/E niezgodnie z treścią właściwego dowodu księgowego oznaczonego jako fa Nr F/E/00242/09/19 z dnia 11.09.2019 r.

            W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:

Ad.1. Wprowadzenie w Stowarzyszeniu „WIEJSKA KARUZELA” w Kamiennej Górze Zasad (polityki)  rachunkowości tj. uregulowań, w szczególności dotyczących:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;