Kontrole wewnętrzne 2017: Kontrola administracyjna - doraźna w Centrum Kultury w Kamiennej Górze
W dniach od 24.10.2017 r. do 07.11.2017 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna- doraźna w Centrum Kultury w Kamiennej Górze w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi oraz prawidłowości ustalania, naliczania i wypłacania poszczególnych składników wynagrodzenia oraz dodatkowych świadczeń pracowniczych przysługujących pracownikom Centrum Kultury w Kamiennej Górze w okresie od 01.08.2014r. do 31.08.2017r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 10/2017 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta w Kamiennej Górze. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art. 68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 z późn.zm.) oraz § 2 ust. 2 i § 9 ust.3 pkt 3, § 9 ust. 4, w związku z §15 ust.1 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. oraz Zarządzenia Nr 551/2017 z dnia 23 października 2017 r. w sprawie przeprowadzenia kontroli doraźnej w Centrum Kultury w Kamiennej Górze.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej-doraźnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Centrum Kultury w Kamiennej Górze:
1. Złożenie wniosku o przyznanie nagrody rocznej dla Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze za rok 2013, z naruszeniem terminu właściwego do dokonania niniejszej czynności niezgodnie z § 5 ust. 1 Zarządzenia Nr 172/09 Burmistrza Kamiennej Góry z dnia 17 lipca 2009 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyznawania nagrody rocznej osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi oraz wniosku o przyznanie nagrody rocznej, w związku z art. 53 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm).
2. Nieprawidłowe podpisanie wniosku o przyznanie nagrody rocznej dla Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze za rok 2013 przez Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze jako „podmiot wnioskujący” niezgodnie z § 5 ust.1 Zarządzenia Nr 172/09 Burmistrza Kamiennej Góry z dnia 17 lipca 2009 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyznawania nagrody rocznej osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi oraz wniosku o przyznanie nagrody rocznej.
3. Nieprawidłowe określenie daty nabycia prawa do nagrody jubileuszowej dla głównej księgowej Centrum Kultury w Kamiennej Górze z okazji 35 – lecia pracy zawodowej oraz nieprawidłowe dokonanie wypłaty wyżej wymienionej nagrody dnia 10.10.2016 r. niezgodnie z art. 31b ust. 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r poz. 406 późn. zm.), w związku z § 4 ust.4 i ust. 10 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. Z 2015 r. poz. 1798) oraz § 6 ust. 3-5 Regulaminu wynagradzania pracowników instytucji kultury, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 2/2015 Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze z dnia 1 grudnia 2015 r.
Zgodnie z dokumentacją znajdującą się w aktach osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku głównej księgowej w Centrum Kultury w Kamiennej Górze, potwierdzającą zakończone okresy zatrudnienia, od których zależy uzyskanie prawa do nagrody jubileuszowej oraz zgodnie z art.31b ust.4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406 z późn.zm.), w związku z §10 ust.4 i ust.10 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r., poz. 1798) oraz § 6 ust. 3-5 Regulaminu wynagradzania pracowników instytucji kultury, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 2/2015 Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze dnia 1 grudnia 2015 r.- prawo do nagrody jubileuszowej z okazji 35-lecia pracy zawodowej główna księgowa Centrum Kultury w Kamiennej Górze nabyła dnia 22 października 2016 r.
4. Nieprawidłowe określenie daty nabycia prawa do nagrody jubileuszowej z okazji 40-lecia pracy zawodowej dla pracownika zatrudnionego w Centrum Kultury w Kamiennej Górze na stanowisku specjalisty w dziedzinie upowszechniania kultury jako 16.09.2015 r. oraz nieprawidłowe dokonanie wypłaty wyżej wymienionej nagrody dnia 17.09.2015 r. niezgodnie z art. 31b ust.4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406 z późn.zm.), w związku z § 7 ust.4 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r., poz. 1105) oraz § 6 ust.3-5 Regulaminu wynagradzania pracowników instytucji kultury, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 1/2013 Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze dnia 10 lutego 2013 r.
Zgodnie z dokumentacją znajdującą się w aktach osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku specjalisty w dziedzinie upowszechniania kultury w Centrum Kultury w Kamiennej Górze potwierdzającą okresy zatrudnienia, od których zależy uzyskanie prawa do nagrody jubileuszowej oraz zgodnie z art.31b ust.4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406 z późn.zm.), w związku z § 7 ust.4 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r., poz. 1105) oraz § 6 ust. 3-5 Regulaminu wynagradzania pracowników instytucji kultury, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 1/2013 Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze dnia 10 lutego 2013 r.- prawo do nagrody jubileuszowej z okazji 40-lecia pracy zawodowej w/w pracownik Centrum Kultury w Kamiennej Górze nabył dnia 27 czerwca 2015 r.
5. Nieprawidłowa wypłata w stosunku do pracownika zatrudnionego na stanowisku specjalisty w dziedzinie upowszechniania kultury w Centrum Kultury w Kamiennej Górze dodatku funkcyjnego w zaniżonej wysokości 0,40 zł tj. w kwocie 194,00 zł (brutto) w okresie od dnia 01 kwietnia 2017 r. do dnia 31 sierpnia 2017 r. niezgodnie z treścią angażu z dnia 29 marca 2017 r., obowiązującego od dnia 01 kwietnia 2017 r., w związku z § 4 Regulaminu wynagradzania pracowników instytucji kultury, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 2/2015 Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze z dnia 1 grudnia 2015 r. oraz art. 29 § 1 pkt 3 i art. 29 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 z późn.zm.).
Uwzględniając powyższe stwierdzono, iż dokonano wypłaty dodatku funkcyjnego w okresie od 01 kwietnia 2017 r. do 31 sierpnia 2017 r. w zaniżonej wysokości 194,00 zł, zaś powinno być w kwocie 194,40 zł, stanowiącej 6% wynagrodzenia zasadniczego.
Łącznie w okresie od 01 kwietnia 2017 r. do 31 sierpnia 2017 r. wypłacono dodatek funkcyjny w zaniżonej wysokości 2,00 zł (5 miesięcy x 0,40 zł).
6. Nieprawidłowe określenie daty nabycia prawa do nagrody jubileuszowej z okazji 25-lecia pracy zawodowej dla pracownika zatrudnionego w Centrum Kultury w Kamiennej Górze jako dnia 24 maja 2016 r. niezgodnie z art. 31b ust. 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 406 z późn.zm.), w związku z § 4 ust. 4 i ust.10 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798) oraz § 6 ust.3-5 Regulaminu wynagradzania pracowników instytucji kultury, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 2/2015 Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze z dnia 1 grudnia 2015 r.
Zgodnie z dokumentacją znajdującą się w aktach osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku instruktora, administratora projektu w Centrum Kultury w Kamiennej Górze potwierdzającą okresy zatrudnienia i inne udowodnione okresy, które na podstawie przepisów odrębnych, podlegają wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, takie jak uzyskanie prawa do nagrody jubileuszowej oraz zgodnie z art.31b ust.4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406 z późn.zm.), w związku z § 4 ust.4 i 10 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r., poz. 1798) oraz § 6 ust. 3-5 Regulaminu wynagradzania pracowników instytucji kultury, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 2/2015 Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze dnia 1 grudnia 2015 r.- prawo do nagrody jubileuszowej z okazji 25-lecia pracy zawodowej w/w pracownik Centrum Kultury w Kamiennej Górze nabył dnia 29 maja 2016 r.
7. Dokonanie dnia 06 czerwca 2016 r. wypłaty nagrody jubileuszowej z okazji 25-lecia pracy zawodowej dla pracownika zatrudnionego na stanowisku instruktora, administratora projektu, kasjera w Centrum Kultury w Kamiennej Górze, biorąc pod uwagę datę nabycia prawa do wyżej wymienionej nagrody z naruszeniem terminu właściwego do dokonania powyższej czynności niezgodnie z § 6 ust.5 Regulaminu wynagradzania pracowników instytucji kultury, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 2/2015 Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze z dnia 1 grudnia 2015 r., w związku z § 4 ust.10 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 1798).
8. Dokonanie wypłaty nagrody jubileuszowej z okazji 35–lecia pracy zawodowej pracownika zatrudnionego na stanowisku organizatora, opiekuna ekspozycji w Centrum Kultury w Kamiennej Górze, uwzględniając datę nabycia prawa do wyżej wymienionej nagrody dnia 05 lutego 2017 r.- dnia 09 marca 2017 r. tj. z naruszeniem terminu właściwego do dokonania powyższej czynności niezgodnie z § 6 ust.5 Regulaminu wynagradzania pracowników instytucji kultury, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 2/2015 Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze z dnia 1 grudnia 2015 r., w związku z § 4 ust. 10 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798).
9. Wypłata w stosunku do pracownika zatrudnionego na stanowisku konserwatora – rzemieślnika w okresie od 01 maja 2015 r. do 31 sierpnia 2015 r. w zaniżonym wymiarze dodatku za wieloletnią pracę tj. w wysokości 9% wynagrodzenia zasadniczego-166,50 zł niezgodnie z art 31 ust. 2 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406 z późn.zm.), w związku z § 6 ust.1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 1105) oraz § 3 ust.4 Regulaminu wynagradzania, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 1/2013 Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze z dnia 10 lutego 2013 r.
Dodatek za wieloletnią pracę w prawidłowym wymiarze 10 % wynagrodzenia zasadniczego tj. 10% z kwoty 1.850,00 zł= 185,00 zł został wypłacony w terminie wypłaty wynagrodzenia za miesiąc wrzesień 2015 r. tj. lista płac Nr 9/2017 z dnia 05.10.2015 r.
Biorąc powyższe pod uwagę za okres od 01.05.2015 r. do 31.08.2015 r. dokonano wypłaty dodatku stażowego w zaniżonym wymiarze tj. 9% wynagrodzenia zasadniczego tj. 166,50 zł, zamiast 10% wynagrodzenia zasadniczego- 185,00 zł, a zatem łącznie kwota 74,00 zł (4 miesiące x 18,50 zł).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Przestrzeganie właściwego terminu składania wniosku o przyznanie nagrody rocznej dla Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze zgodnie z § 3 ust.1 Zarządzenia Nr 267/2016 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 2 listopada 2016 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyznawania nagrody rocznej dyrektorom samorządowych instytucji kultury, dla których organizatorem jest Gmina Miejska Kamienna Góra, w związku z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. Z 2016 r. poz. 1047 z późn.zm.).
Ad.2. Podpisywanie wniosku o przyznanie nagrody rocznej dla Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze przez właściwy podmiot wnioskujący o wyżej wymienioną nagrodę zgodnie z § 3 ust. 2 Zarządzenia Nr 267/2016 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 2 listopada 2016 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyznawania nagrody rocznej dyrektorom samorządowych instytucji kultury, dla których organizatorem jest Gmina Miejska Kamienna Góra.
Ad. 3, 4 i 6. Prawidłowe określenie daty nabycia prawa do nagrody jubileuszowej na podstawie odpowiedniej dokumentacji okresów zatrudnienia znajdującej się w aktach osobowych pracownika, potwierdzającej poprzednie zakończone okresy zatrudnienia oraz inne udowodnione okresy, jeżeli na podstawie przepisów odrębnych podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze oraz dokonywanie wypłaty nagrody jubileuszowej we właściwym terminie zgodnie z § 4 ust. 10 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798) oraz § 6 ust. 3-5 Regulaminu wynagradzania pracowników instytucji kultury, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 2/2015 Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze z dnia 1 grudnia 2015 r.
Ad.5. Wypłata pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku specjalisty w dziedzinie upowszechniania kultury w Centrum Kultury w Kamiennej Górze wyrównania dodatku funkcyjnego za okres od 01 kwietnia 2017 r. do 31 sierpnia 2017 r. w łącznej kwocie 2,00 zł zgodnie z treścią angażu z dnia 29 marca 2017 r., obowiązującego od dnia 01 kwietnia 2017 r., w związku z § 4 Regulaminu wynagradzania pracowników instytucji kultury, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 2/2015 Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze z dnia 1 grudnia 2015 r. oraz art.29 § 1 pkt 3 i art. 29 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz.1666 z późn. zm.).
Ponadto, zaleca się dokonać przeliczenia wypłaconego pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku specjalisty w dziedzinie upowszechniania kultury w Centrum Kultury w Kamiennej Górze dodatku za wieloletnia pracę w okresie od 01 września 2017 r. do nadal i w przypadku wypłaty w/w dodatku w zaniżonej wysokości dokonać wypłaty należnych kwot wyrównania.
Ad.7 i 8. Dokonywanie wypłaty nagrody jubileuszowej dla pracowników Centrum Kultury w Kamiennej Górze niezwłocznie po nabyciu prawa do tej nagrody zgodnie z § 4 ust.10 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz.1798) oraz § 6 ust.5 Regulaminu wynagradzania pracowników instytucji kultury, wprowadzonego na Podstawie Zarządzenia Nr 2/2015 r. Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze z dnia 1 grudnia 2015 r.
Ad.9. Wypłacenie pracownikowi zatrudnionemu w Centrum Kultury w Kamiennej Górze na stanowisku konserwatora – rzemieślnika należnego wyrównania dodatku za wieloletnią pracę za okres od 01 maja 2015 r. do 31 sierpnia 2015 r. w łącznej kwocie 74,00 zł tj. przysługującego w wyżej wymienionym okresie jako 10% wynagrodzenia zasadniczego tj. w wymiarze kwotowym 185,00 zł zgodnie z art. 31 ust. 2 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 862 z późn.zm.), w związku z § 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798) oraz § 3 Regulaminu wynagradzania pracowników instytucji kultury, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 2/2015 Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze z dnia 1 grudnia 2015 r.
W związku z ogłoszeniem nowych tekstów jednolitych następujących ustaw:
- dnia 28 kwietnia 2017 r. nowego tekstu jednolitego ustawy dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz 862);
- dnia 24 czerwca 2017 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1222);
- dnia 10 listopada 2017 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.);
- dnia 28 czerwca 2016 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz.922);
zaleca się w przypadku dokonywania aktualizacji, zmian aktów prawa wewnętrznego obowiązujących w Centrum Kultury w Kamiennej Górze powoływanie się na nowe teksty jednolite wymienionych aktów prawnych.
Na podstawie § 31 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
