Kontrole wewnętrzne 2013: Kontrola administracyjna w Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze

W dniach od 05.02.2013 r. do 25.02.2013 r. została przeprowadzona kontrola  administracyjna w Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze w zakresie wiarygodności sprawozdań finansowych składanych za rok 2012, realizacji wydatków z tytułu wynagrodzeń osobowych pracowników za rok 2012 oraz prawidłowości prowadzenia akt osobowych pracowników instytucji kultury, z uwzględnieniem kontroli sprawdzającej. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia  Nr 2/2013 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240), w związku z § 2 ust.2 oraz § 9 ust.3 pkt 4 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.

            W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące  nieprawidłowości w Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze:

1. Nieprawidłowy zapis § 21 pkt 7 Regulaminu Pracy Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze, określający termin doręczenia pracodawcy zaświadczenia lekarskiego, w związku z nieobecnością pracownika z powodu choroby własnej, leczenia uzdrowiskowego oraz opieki nad chorym członkiem rodziny - jako „najpóźniej w dniu przystąpienia do pracy” niezgodny z art. 53 i 62 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. oświadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 77, poz.512  z późn.zm.).

2.  Brak spójności zapisów § 43 ust.2 Regulaminu Pracy Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze, określającego termin wypłaty wynagrodzenia  jako „raz w miesiącu, nie później niż w ostatnim dniu miesiąca” ze wskazaniem powyższego terminu wypłaty wynagrodzenia, określonego jako „30-tego każdego dnia miesiąca”, zawartego w informacji o warunkach zatrudnienia, stanowiącej integralną część umów o pracę pracowników zatrudnionych na stanowisku asystenta muzealnego oraz kwalifikowanego opiekuna ekspozycji  niezgodnie z art. 85 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.).

3. Nieprawidłowe zapisy § 6 ust.1 Regulaminu wynagradzania Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 6/2012 z dnia 15 października 2012 r. wskazujące głównego księgowego lub innego pracownika zatrudnionego na stanowisku związanym z kierowaniem zespołem przewidzianym w regulaminie organizacyjnym muzeum jako jedyne podmioty uprawnione do dodatku funkcyjnego niezgodnie z §4 ust.1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. 2012 poz.1105) oraz obowiązującym stanem faktycznym tj. ustalonym prawem do powyższego dodatku funkcyjnego przysługującego Dyrektorowi Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze na podstawie pisma z dnia 08 października 2009 r., w związku z pismem z dnia 15 października 2012 r. oraz § 9 ust.2 Kodeksu Pracy.

4. Brak dokonania identyfikacji ryzyka za 2012 r. w Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze niezgodnie z pkt.2 Zarządzenia Dyrektora Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze z dnia 02 lutego 2011 r. w sprawie ustalenia procedur kontroli zarządczej w muzeum.

5. Brak wskazania w Polityce rachunkowości Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze aktualnej wersji oprogramowania komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych i obsługi księgowej jednostki niezgodnie z art. 10 ust. 1 pkt.3 lit.c, w związku z art.10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn.zm.).

6. Nieprawidłowe wykazanie dotacji celowej na zadania inwestycyjne dla Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze przyznanej na podstawie Zarządzenia Nr 93/2012  Burmistrza Kamienna Góra z dnia 30 kwietnia 2012 roku w sprawie zmian w budżecie miasta Kamienna Góra na rok 2012 oraz Zarządzenia Nr 132A/2012 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 29 czerwca 2012 roku w sprawie wprowadzenia zmian w budżecie miasta Kamienna Góra na rok 2012, w treści Aneksu  Nr 1 z dnia 2 lipca 2012 r. do umowy Nr 5/I/2012 o przyznanie dotacji podmiotowej z dnia 18 stycznia 2012 r. niezgodnie z art.28 ust.3 pkt 2 ustawy z dnia ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu  i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz.406), w związku z art. 250 ustawy z dnia  27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z póżn.zm.).

7. Nieprecyzyjne określenie wysokości planowanych wydatków w zakresie wysokości nagród jubileuszowych wypłaconych w roku 2012, w sporządzanych materiałach planistycznych (planach finansowych instytucji kultury oraz korektach planów) niezgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), w związku z § 2 ust.1  i § 4 Zarządzenia Nr 180A/11 Burmistrza Miasta Kamienna Góra  z dnia 12 sierpnia 2011 roku w sprawie opracowania materiałów planistycznych do budżetu miasta Kamienna Góra na rok 2012.

8. Brak sporządzania korekt (zmian) planu finansowego Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze w roku 2012, w związku z przekazaniem dotacji celowej przez organizatora (na podstawie Zarządzenia Nr 93/2012 Burmistrza Kamienna Góra z dnia 30 kwietnia 2012 roku w sprawie zmian w budżecie miasta Kamienna Góra na rok 2012), a następnie zmniejszenia jej wysokości na podstawie Aneksu Nr 1 z dnia 2 lipca 2012 r. do umowy Nr 5/I/2012 o przyznanie dotacji podmiotowej z dnia 18 stycznia 2012 r., w związku z Uchwałą Nr XVI/93/11 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 29 grudnia 2011 r. w sprawie budżetu miasta Kamienna Góra na 2012 rok oraz Zarządzeniem Nr 132A/2012 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 29 czerwca 2012) niezgodnie z art. 27 ust.3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z art. 52 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1240  z późn.zm.).

9. Przekroczenie terminów zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych, wydatków sklasyfikowanych jako wydatki strukturalne w kodzie 58, stosownie opisanych w treści protokołu niezgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240), w związku z art. 6 i 7 ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r.  o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2003 r.  Nr 139, poz. 1323 z późn. zm).

10. Brak sporządzenia aneksu do umowy Nr 5/I/2012 z dnia 18 stycznia 2012 r. o przyznanie dotacji podmiotowej, w związku ze zmniejszeniem kwoty niniejszej dotacji podmiotowej przyznanej dla Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze na rok 2012 niezgodnie z § 8 wyżej wymienionej umowy.

11.  Złożenie kwartalnego sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji za II kwartał 2012 roku oraz kwartalnego sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych za II kwartał 2012 z naruszeniem terminu właściwego do ich złożenia,  niezgodnie z § 8 ust.1 i 2 oraz załącznikiem Nr 8, I tabela B (terminy sporządzania i przekazywania sprawozdań oraz odbiorcy sprawozdań w zakresie jednostek posiadających osobowość prawną oraz pozostałych jednostek) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr  43, poz.247 z późn.zm.).

12. Złożenie kwartalnych sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według stanów na koniec I i II kwartału 2012 r. oraz kwartalnych sprawozdań Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanów n a koniec I i II kwartału 2012 r. jako sprawozdań zbiorczych niezgodnie z § 4 ust.1 pkt.1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247) oraz z błędnym wskazaniem adresata tj. odbiorcy sprawozdania jako Regionalna Izba Obrachunkowa niezgodnie z załącznikiem Nr 8, I, tabela B wyżej wymienionego rozporządzenia.

13. Brak wykazania w kwartalnym sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych za I kwartał 2012 roku, w wierszu N3.2 depozyty na żądanie, w kolumnie 10 „banki” środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bankowym jednostki służącym do obsługi środków pieniężnych związanych z realizacją projektów ministerialnych lub unijnych  w wysokości 7,15 zł niezgodnie z §10 ust.4, w związku § 13 ust.1 pkt.4 załącznika Nr 9 (instrukcja sporządzania sprawozdań) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z   2010 r. Nr  43, poz.247 z późn.zm.).

14. Nieprawidłowe wykazanie w kwartalnym sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych za według stanu na koniec II kwartału 2012 roku, w wierszu N3.1 gotówka, w kolumnie 7 „grupa III” stan środków pieniężnych tj. gotówki znajdującej się w kasie jednostki łącznie z pogotowiem kasowym niezgodnie ze stanem kasy wykazany w raporcie kasowym RK Nr 6/2012 na dzień 30.06.2012 r., w związku z § 10 ust.4, w związku § 13 ust.1 pkt.3 załącznika Nr 9 (instrukcja sporządzania sprawozdań) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz.247 z późn.zm.).

15.  Wskazanie w umowach o pracę lub aneksach do umów o pracę pracowników Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze, obowiązujących w okresie od 1 listopada 2012 r. do dnia 31 grudnia 2012 r. kategorii zaszeregowania niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz.1105), w związku z Regulaminem wynagradzania pracowników Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze, wprowadzonym na podstawie Zarządzenia Nr 6/2012 Dyrektora Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze  z dnia 15 października 2012 r.

16. Umieszczenie dokumentacji w niewłaściwych częściach akt osobowych tj. zgody na przekazywanie wynagrodzenia na konto bankowe oraz kserokopii dowodu osobistego w części A niezgodnie z § 6 ust.2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.).

17. Brak w części B akt osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku asystenta muzealnego  pisemnego potwierdzenia o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy oraz z przepisami  dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy niezgodnie z § 3, w związku z § 6 ust.2 lit. b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.).

18. Zastosowanie nieaktualnych wzorów kwestionariuszy osobowych (akta osobowe pracowników zatrudnionych na stanowisku asystentów muzealnych) umieszczonych w części A niezgodnie  z załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 lipca 2009 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2009 r. Nr 115, poz. 971).

19. Brak w aktach osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku adiunkta muzealnego   oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189¹ Kodeksu Pracy niezgodnie z § 6 ust. 2 pkt 2 lit.c rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.).

20. Brak w aktach osobowych kierownika kancelarii, prowadzącego akta osobowe pracowników niniejszej instytucji kultury oraz głównej księgowej Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze pisemnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z art. 37 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.  o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926  z późn.zm.), w związku z § 6 ust. 2 pkt. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.) oraz brak prowadzenia w jednostce ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z art. 39 wyżej wymienionej ustawy o ochronie danych osobowych.

21.  Brak w aktach osobowych pracowników Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze pisemnych oświadczeń o zapoznaniu się z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych osobowych, opublikowanych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz.926 z późn.zm) oraz zobowiązania do utrzymania w tajemnicy niniejszych danych osobowych niezgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U.               z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.).

22. Błędne wskazywanie w elektronicznym dokumencie opłaty składek na ubezpieczenie społeczne (deklaracjach rozliczeniowych DRA), terminu właściwego do opłacenia powyższych składek dla instytucji kultury niezgodnie z art.47 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z  2009 r. Nr 205, poz.1585 z późn.zm.).

              W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:

Ad.1. Sprostowanie zapisów § 21 pkt.7 Regulaminu Pracy Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze, określających termin doręczenia pracodawcy zaświadczenia lekarskiego, w związku z  nieobecnością pracownika z powodu choroby własnej, leczenia uzdrowiskowego oraz opieki nad chorym członkiem rodziny zgodnie z art. 53 i 62 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2010 r.  Nr 77, poz. 512 z późn.zm.).

Ad.2. Zachowanie spójności pomiędzy zapisami § 43 ust.2 Regulaminu Pracy Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze, określającego termin wypłaty wynagrodzenia  jako „raz w miesiącu, nie później niż w ostatnim dniu miesiąca” ze wskazaniem powyższego terminu wypłaty wynagrodzenia, określonego jako „30-tego każdego dnia miesiąca”, zawartego w informacji o warunkach zatrudnienia, stanowiącej integralną część umów o pracę  zgodnie z art. 85 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.).

Ad.3. Sprostowanie zapisów § 6 ust.1 Regulaminu wynagradzania Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 6/2012 z dnia 15 października 2012 r. w zakresie wskazania dyrektora jako podmiotu uprawnionego do dodatku funkcyjnego zgodnie z §4 ust.1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. 2012 poz.1105) oraz obowiązującym stanem faktycznym tj. ustalonym na podstawie pisma z dnia 08 października 2009 r. oraz pisma  z  dnia 15 października 2012 r., w związku z § 9 ust.2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz.94 z późn.zm.).

Ad.4. Dokonywanie identyfikacji ryzyka określonego na dany rok dla Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze, w terminie do końca I kwartału danego roku zgodnie z pkt.2 Zarządzenia Dyrektora Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze z dnia 02 lutego 2011 r. w sprawie ustalenia procedur kontroli zarządczej w muzeum.

Ad.5. Zaktualizowanie zapisów Zasad (polityki) rachunkowości Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze w zakresie dotyczącym określenia aktualnej wersji oprogramowania komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki zgodnie z art. 10 ust.1 pkt.3 lit.c, w związku z art.10 ust.2 ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn.zm.) oraz w miarę potrzeb dokonywanie aktualizacji wyżej wymienionych danych.

Ad.6. Stosowanie właściwej formy prawnej przekazania dotacji celowej instytucji kultury przez jednostkę samorządu terytorialnego tj. umowy o przyznanie dotacji celowej z zachowaniem wymogów i zasad wskazanych w art. 250 ustawy z dnia  27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn.zm.), w związku z art.28 ust.3 pkt 2 ustawy z dnia ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu  i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz.406).               

Ad.7. Precyzyjne i rzetelne określanie wysokości planowanych wydatków, w szczególności w zakresie wysokości nagród jubileuszowych, w sporządzanych materiałach planistycznych (planach finansowych instytucji kultury) zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).

Ad.8.  Sporządzanie korekt planu finansowego Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze w przypadku zmian wysokości dotacji podmiotowej przyznanej przez organizatora, przekazania innych źródeł finansowania np. przekazania dotacji celowej lub przesunięć pomiędzy poszczególnymi rodzajami wydatków zgodnie z art. 27 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z art. 52 ust.2 i 3  ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach  publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1240 z późn.zm.).

Ad.9. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych stosownie do zapisów art. 44 ust. 3 ustawy  z dnia  27 sierpnia  2009 r.  o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240), w związku z art. 6 i 7 ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty             w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2003 r.  Nr 139, poz. 1323 z późn. zm).