Kontrole wewnętrzne 2018: Kontrola administracyjna - doraźna w Polskim Związku Hodowców Gołębi Pocztowych
W dniach od 31.12.2018 r. do 09.01.2019 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna - doraźna w Polskim Związku Hodowców Gołębi Pocztowych, Okręg Wałbrzych, Oddział Kamienna Góra, z siedzibą przy ul. Zielonej 4/1 w Kamiennej Górze w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanej organizacji pozarządowej na realizację zadania publicznego: „Gminno Miejskie zawody organizowane w ramach współzawodnictwa lotowego loty gołębi młodych PZHGP Oddział kamienna Góra” - umowa Nr 4/III/2017 z dnia 03 marca 2017 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 11/2018 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 i art 69 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 oraz § 9 ust. 3 pkt 3 i ust.4 i § 11 ust. 1 i 6 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra oraz § 8 w/w umowy o realizację zadania publicznego i Zarządzenia Nr 375/2018 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 20 grudnia 2018 r. w sprawie przeprowadzenia kontroli doraźnej w Polskim Związku Hodowców Gołębi Pocztowych, Okręg Wałbrzych, Oddział Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Polskim Związku Hodowców Gołębi Pocztowych, Okręg Wałbrzych, Oddział Kamienna Góra:
1. Nieprawidłowe oznaczenie w zaktualizowanym kosztorysie realizacji zadania publicznego, wykonywanego na podstawie umowy Nr 4/III/2017 z dnia 03 marca 2017 r. wartości udziału kwoty dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego jako 39%, wartości udziału innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji 133% oraz wartość udziału wkładu osobowego i wkładu rzeczowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji jako 23%, oznaczając niniejsze wartości do pełnych procent bez określenia ich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku niezgodnie z wyliczeniami rachunkowymi oraz z pkt.11-13 instrukcji wypełniania zaktualizowanego kosztorysu, w związku z zapisami rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
Powyższa nieprawidłowość w zakresie określenia wartości udziału kwoty dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego, wartości udziału innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji oraz wartość udziału wkładu osobowego i wkładu rzeczowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji jako pełnych wartości procentowych bez określenia ich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku wystąpiła również w ofercie realizacji zadania publicznego z dnia 24.01.2017 r. niezgodnie z załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
W sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego z dnia 27.12.2017 r. nieprawidłowo określono wartość udziału kwoty dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego jako 39%, wartość udziału innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji jako 133% wartość udziału wkładu osobowego i wkładu rzeczowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji jako 23%, oznaczając niniejsze wartości w zaokrągleniu do pełnych procent bez określenia ich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku niezgodnie z wyliczeniami rachunkowymi oraz niezgodnie załącznikiem Nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
2. Brak pełnego opisu na dowodach księgowych pokrytych ze środków dotacji oraz z innych środków finansowych, wykorzystanych w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 4/III/2017 z dnia 03 marca 2017 r.zgodnego z wymogami art.21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1047 z późn.zm.) niezgodnie z § 6 ust. 4 umowy Nr 4/III/2017 z dnia 03 marca 2017 r. tj. brak stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
3. Brak sporządzenia protokołu przekazania nagród (pucharów) w ramach realizacji zadania publicznego „Gminno-Miejskie zawody organizowane w ramach współzawodnictwa lotowego loty gołębi młodych PZHGP Oddział Kamienna Góra” - umowa Nr 4/III/2017 z dnia 03 marca 2017 r. spełniającego wymogi określone w § 6 ust. 2 pkt b w/w umowy tj. zawierającego nazwę zadania, datę oraz miejsce sporządzenia, wykaz przekazanych nagród zakupionych z dotacji (tj. puchary zakupione ze środków dotacji na łączną kwotę 1.500,00 zł), imię i nazwisko odbiorcy wraz z miejscowością zamieszkania i podpisem odbiorcy zadania publicznego, zakupionych z dotacji.
W związku z wyżej wymienioną nieprawidłowością zarządza się, jej usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Prawidłowe oznaczanie w ofercie realizacji zadania publicznego, kosztorysie realizacji zadania publicznego, w jego aktualizacji oraz w sprawozdaniu z wykonania zadania publicznego wartości udziału kwoty dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego, wartości udziału innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji oraz wartości udziału wkładu osobowego i wkładu rzeczowego w stosunku do otrzymanej kwoty, oznaczając wyżej wymienione procentowe wartości z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z wyliczeniami rachunkowymi oraz z załącznikiem Nr 1 i załącznikiem Nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
Ponadto, biorąc powyższe pod uwagę, w związku z wejściem w życie z dniem 29 października 2018 r. rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057) oraz zapisami § 2 niniejszego rozporządzenia w stosunku do zadań publicznych realizowanych na podstawie konkursów ofert ogłoszonych po dniu 1 marca 2019 r. stosuje się przepisy wyżej wymienionego rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.
Ad.2. Zamieszczanie pełnego opisu na dokumentacji finansowo- księgowej związanej z realizacją zadania publicznego, dotyczącej zarówno wydatków pokrytych ze środków dotacji oraz z innych środków finansowych, wykorzystanych w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy o realizację zadania publicznegozgodnie z wymogami art.21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395 z późn.zm.).
Ad.3. Sporządzanie protokołów przekazania nagród oraz rzeczy zakupionych w ramach dotacji, ze wskazaniem w treści protokołu: nazwy zadania, daty oraz miejsca sporządzenia, wykazu przekazanych nagród/rzeczy zakupionych z dotacji, imienia i nazwiska odbiorcy wraz z miejscowością zamieszkania i podpisem odbiorcy zadania publicznego stosownie do zapisów zawartych w umowie o realizację zadania publicznego.
Ponadto, w związku z dokumentowaniem płatności gotówkowych przy pomocy wewnętrznych dowodów kasowych tj. KW- kasa wypłaci i KP- kasa przyjmie zaleca się stosowanie kompleksowej dokumentacji obrotu gotówkowego w organizacji poprzez sporządzanie raportów kasowych, które są dowodem zbiorczym sporządzanym dla udokumentowania wpłat i wypłat gotówki z kasy, które miały miejsce w danym okresie.
Na podstawie § 8 ust. 5 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego tj. umowa Nr 4/III/2017 z dnia 03 marca 2017 r. Zleceniobiorca zadania publicznego jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego do powiadomienia Burmistrza Miasta Kamienna Góra o sposobie wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich niewykonania.
