Kontrole wewnętrzne 2017: Kontrola administracyjna w Klubie Sportowym „Contender”
W dniach od 23.11.2017 r. do 01.12.2017 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Klubie Sportowym „Contender” z siedzibą w Kamiennej Górze, przy ul. Jeleniogórskiej 30A w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanej organizacji pozarządowej na wsparcie realizacji zadania publicznego pod nazwą: „Szkolenie oraz udział w zawodach sportowych mieszkańców Gminy Miejskiej Kamienna Góra” - umowa Nr 3/IV/2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 11/2017 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz.885 z późn.zm.), w związku z § 9 wyżej wymienionej umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego tj. umowy Nr 3/IV/2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r. oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Klubie Sportowym „Contender” w Kamiennej Górze:
1. Nieprawidłowe wskazaniew zapisach §12 pkt 7 Statutu Klubu Sportowego „Contender” w Kamiennej Górze w ramach celów realizowanych przez Klub uprawianie sportu kwalifikowanego, organizowanie i prowadzenie współzawodnictwa sportowego kwalifikowanego stosownie do przepisów ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o sporcie kwalifikowanym niezgodnie z art. 93 pkt 2 ustawy z dnia 25 czerwca 2005 r. o sporcie (t.j. Dz. U. z 2016. r. poz. 176 z późn.zm.).
Zgodnie z wyżej wymienionym art. 93 pkt 2 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 176 z późn.zm.) ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o sporcie kwalifikowany (Dz. U. z 2005 r. Nr 155, poz. 1298 z późn.zm.) zawierająca definicję sportu kwalifikowanego została uchylona z dniem 16 października 2010 r.
2. Nieprawidłowe określenie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego: „Szkolenie oraz udział w zawodach sportowych mieszkańców Gminy Miejskiej Kamienna Góra” początkowego terminu realizacji zadania publicznego jako 15 stycznia 2016 r. niezgodnie z § 2 ust.1 umowy Nr 3/IV/ 2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
3.Nieprawidłowe określenie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznegoNr 3/IV/2016 z dnia 11.04.2016 r. w części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) danych w rubryce bieżący okres sprawozdawczy-za okres realizacji zadania publicznego (w zł) tj.:
1) w rubryce I.1. koszty merytoryczne – sprzęt sportowy wpisano kwotę 0,00 zł jako pokrywającą ze środków własnych koszty zakupu sprzętu sportowego niezgodnie z zestawieniem faktur, rachunków dołączonym do niniejszego sprawozdania, w którym wykazano kwotę 740,00 zł wydatkowaną ze środków własnych Klubu na koszty I.1. (sprzęt sportowy); tym samym nieprawidłowo wykazano koszt całkowity I.1 jako kwotę 14.000,00 zł, a powinno być 14.740,00 zł;
2) w rubryce I.2. koszty merytoryczne – uczestnictwo w zawodach wpisano kwotę 0,00 zł jako pokrywającą ze środków własnych koszty uczestnictwa w zawodach niezgodnie z zestawieniem faktur, rachunków dołączonym do niniejszego sprawozdania, w którym wykazano kwotę 165,38 zł wydatkowaną ze środków własnych Klubu na koszty I.2. (uczestnictwo w zawodach); tym samym nieprawidłowo wykazano koszt całkowity I.2 jako kwotę 2 000,00 zł, a powinno być 2.165,38 zł;
3) w rubryce I.3. koszty merytoryczne – stroje sportowe wpisano kwotę 4.000,00 zł jako pokrywającą ze środków własnych koszty uczestnictwa w zawodach niezgodnie z zestawieniem faktur, rachunków dołączonym do niniejszego sprawozdania, w którym wykazano kwotę 4 010,03 zł wydatkowaną ze środków własnych Klubu na koszty I.3. (stroje sportowe); tym samym nieprawidłowo wykazano koszt całkowity I.3 jako kwotę 4.000,00 zł, a powinno być 4.010,03 zł;
4) w rubryce I.5. koszty merytoryczne – praca trenerów wpisano kwotę 6.000,00 zł jako pokrywającą ze środków własnych koszty pracy trenerów niezgodnie z zestawieniem faktur rachunków dołączonym do niniejszego sprawozdania, w którym wykazano kwotę 7.472,58 zł wydatkowaną ze środków własnych Klubu na koszty I.5. (praca trenerów), tym samym nieprawidłowo wykazano koszt całkowity I.5 jako kwotę 7 000,00 zł, a powinno być 8 472,58 zł; (środki własne 7.472,58 zł +1.000,00 zł- wkład osobowy);
5) w rubryce IV Ogółem – błędnie wpisano łączną wartość wydatków sfinansowanych ze środków własnych Klubu jako 12.000,00 zł, a powinno być 14.387,99 zł;
- błędnie wpisano koszt całkowity jako sumę 29.000,00 zł, zaś powinno być 31 387,99 zł.
Uwzględniając wyżej opisane nieprawidłowości, w rubryce 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego nieprawidłowo wpisano wartości w złotych i w % w bieżącym okresie sprawozdawczym – za okres realizacji zadania tj.:
1) koszty pokryte z dotacji błędnie wpisano udział procentowy dotacji jako 55,17%- a powinno być 50,97%;
2) koszty pokryte ze środków własnych- wpisano 12.000,00 zł i udział procentowy- 41,38% - a powinno być 14 387,99 zł i 45,85%;
3) koszty pokryte z wkładu osobowego- wpisano 3,45%, a powinno być 3,18%;
4) w rubryce ogółem wpisano 29.000,00 zł- 100%, a powinno być 31 387,99 zł- 100%.
4. Nieprawidłowe wpisanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego umowa Nr 3/IV/2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r. w zestawieniu faktur, rachunków w poz.18 daty wystawienia dowodu księgowego jako 16.06.2016 r. niezgodnie z treścią niniejszego dowodu księgowego tj. fa FV 23/6/2016 z dnia 14.06.2016 r.
5. Nieprawidłowe wpisanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego umowa Nr 3/IV/2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r. w zestawieniu faktur, rachunków w poz.1 numeru dowodu księgowego opisanego jako Nr 3/2016 niezgodnie ze stanem faktycznym i rzeczywistą treścią niniejszego dowodu przedstawionego w trakcie kontroli wskazującą jako numer KP Nr 1.
6. Brak na objętych kontrolą dowodach księgowych, dokumentujących wydatki sfinansowane ze środków dotacji przekazanej na podstawie umowy Nr 3/IV/2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r. kompleksowego opisu dowodu księgowego niezgodnie z wymogami określonymi w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25). tj. brak opatrzenia pieczęcią organizacji oraz brak podpisu pod niniejszą informacją osoby odpowiedzialnej za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu wymienionego w art. 3 ust.3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz.1118).
7. Nieprawidłowe rozliczenie kwoty 540,00 zł pokrytej ze środków dotacji (umowa o wsparcie realizacji zadania publicznego Nr 3/IV/2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r.) jako zapłaty należności wynikającej z faktury Nr 6/2016 z dnia 13.03.2016 r. za udział w amatorskiej lidze MMA na łączną kwotę 540,00 zł przed terminem realizacji danego zadania publicznego tj. zapłata dokonana dnia 13.03.2016 r. (zapłata gotówką RKB/3/2016/KASA poz.1 dzień 13.03.2016 r.), a termin początkowy realizacji zadania publicznego od dnia 11.04.2016 r. niezgodnie z zapisami z §2 ust.1 umowy Nr 2/V/2014 z dnia 11 kwietnia 2016 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
W trakcie kontroli do rozliczenia nie przedstawiono faktury Nr 1/12/2016 z dnia 03.12.2016 r. na kwotę 540,00 zł (finansowana z dotacji w kwocie 540,00 zł), z terminem zapłaty dnia 03.12.2016 r., wykazanej w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, w zestawieniu faktur, rachunków w pkt 6 jako koszty I.2., lecz okazano fakturę Nr 6/2016 z dnia 13.03.2016 r. za udział w amatorskiej lidze MMA na łączną kwotę 540,00 zł, sposób zapłaty gotówka, która stosownie do zamieszczonego opisu została rozliczona jako finansowana w całości ze środków dotacji w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 3/IV/2016 z dnia 11.04.2016 r.
8. Nieprawidłowe rozliczenie w raporcie kasowymRKB/3/2016/KASA za okres 01.30.2016 do 31.03. 2016 r. w poz. 1 dotyczącej zapłaty w formie gotówki za fakturę Nr 6/2016 z dnia 13.03.2016 r. Międzyszkolny Uczniowski Ludowy Klub Sportowy „JUNIOR” Dzierżoniów za udział w amatorskiej lidze MMA na łączną kwotę 540,00 zł, w pozycji rozchód kwoty tj. 550,00 zł niezgodnie z treścią wymienionego wyżej dowodu księgowego oraz art.24 ust. 1-3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn.zm.).
9. Nieprawidłowe uwzględnienie i rozliczenie wykazane w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego:
1) faktury fa VAT Nr 1/2/2016 z dnia 01.02.2016 r. zakup strojów sportowych na łączną kwotę 1.110,00 zł, pokryta w całości ze środków własnych Klubu „Contender” w Kamiennej Górze, wydatkowanej dnia 03 lutego 2016 r;
2) faktury fa VAT Nr 51/2016 z dnia 31.03.2016 r. obsługa biura- prowadzenie księgowości na łączna kwotę 450,00 zł, pokrytej w całości ze środków własnych Klubu „Contender” w Kamiennej Górze, wydatkowanej dnia 04.04.2016 r. (zapłata przelewem);
3) listy płac NR E/2016/03 za okres 01.03.2016 r. do 31.03.2016 r. wypłata wynagrodzenia w kwocie 199,54 zł (brutto), dokonanej dnia 31.03.2016 r., pokrytej w całości ze środków własnych Klubu
tj. przed początkowym terminem realizacji zadania publicznego określonym w zapisach umowy Nr 3/IV/2016 z dnia 11.04.2016 r., a zatem niezgodnie z § 2 ust.1 wyżej wymienionej umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego oraz art.16 ust.1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1817 z późn.zm.).
10. Rozwiązanie przez Klub Sportowy „CONTENDER” w Kamiennej Górze umowy o prowadzenie rachunku bankowego zawartej z Bankiem PKO BP Oddział Nr 1 w Kamiennej Górze, oznaczonego w zapisach §3 ust.1 umowy Nr 3/IV/2016 z dnia 11.04.2016 r. niezgodnie z §3 ust.2 wyżej wymienionej umowy zobowiązującej Klub do utrzymania wskazanego rachunku bankowego nie krócej niż do chwili dokonania ostatecznych rozliczeń ze Zleceniodawcą, wynikającą z umowy.
Ponadto, w trakcie kontroli stwierdzono, że powyższa zmiana w zakresie podmiotu prowadzącego rachunek bankowy Zleceniobiorcy zadania publicznego nie została zgłoszona do Zleceniodawcy zadania i wprowadzona do treści umowy Nr 3/IV/2016 z dnia 11.04.2016 r. w formie pisemnej aneksu niezgodnie z § 16 ust.1 wymienionej wyżej umowy Nr 3/IV/2016 z dnia 11.04.2016 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
11. Brak na dowodach księgowych takich jak: listy płac oraz rozliczenia wyjazdu dokumentujących wydatki poniesione ze środków własnych Klubu Sportowego „CONTENDER” w Kamiennej Górze w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego Nr 3/IV/2016 z dnia 11.04.2016 r. opisu, który dotyczy wszystkich dowodów księgowych związanych z realizacją danego zadania publicznego niezgodnie z wymogami określonymi w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Sprostowanie zapisów Statutu Klubu Sportowego „Contender” w Kamiennej Górze poprzez uchylenie postanowień § 12 pkt 7 dotyczących wskazania realizacji celów właściwych dla Klubu w zakresie uprawiania sportu kwalifikowanego, organizowania i prowadzenia współzawodnictwa sportowego kwalifikowanego stosownie do przepisów ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o sporcie kwalifikowanym zgodnie z art. 93 pkt 2 ustawy z dnia 25 czerwca 2005 r. o sporcie (t.j. Dz. U. z 2016. r. poz. 176 z późn.zm.).
Ad.2. Prawidłoweokreślanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego: początkowego terminu realizacji zadania publicznego zgodnie z § 2 ust.1 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Ad.3.Prawidłowe i zgodne ze stanem faktycznym i rachunkowym określanie wartości poszczególnych rodzajów kosztów poniesionych w ramach realizacji zadania publicznego oraz umieszczanie niniejszych rodzajów kosztów w prawidłowych wartościach, w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego, zgodnie z danymi wynikającymi z dowodów księgowych dokumentujących niniejsze wydatki oraz stosownie do zapisów art.17 pkt 2 i 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1817 z późn.zm.)
Ad.4. i 5. Rzetelne i prawidłowe wpisywanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, w rubryce zestawienie faktur, rachunków danych właściwych dla dowodów księgowych zgodnie z ich faktyczną treścią oraz stosownie do zapisów art.17 pkt 2 i 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1817 z późn.zm.
Ad.6. Zamieszczanie na dowodach księgowych rozliczanych w ramach wykonywania zadania publicznego na podstawie umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego opisu zgodnego z załącznikiem Nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300) oraz stosownie do wymogów określonych w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz.1047 z późn.zm.).
Ad.7. Zwrot dotacji w kwocie 540,00 zł (dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem) jako wynikającej z faktury Nr 6/2016 z dnia 13.03.2016 r. za udział w amatorskiej lidze MMA na łączną kwotę 540,00 zł, opłaconej przed terminem realizacji zadania i datą podpisania umowy tj. zapłata dokonana dnia 13.03.2016 r. (zapłata gotówką RKB/3/2016/KASA poz.1 dzień 13.03.2016 r.), zgodnie z zapisami z §2 ust.1 umowy Nr 3/IV/2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi począwszy od dnia przekazania dotacji z budżetu Gminy Miejskiej Kamienna Góra na rachunek Zleceniodawcy zadania publicznego o numerze 88 8395 0001 0013 4460 2003 0001 stosownie do zapisów art. 252 ust.6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.).
Ad.8. Rzetelne i bezbłędne rozliczanie w raporcie kasowym należności wynikającej z dowodu księgowego zgodnie z jego treścią oraz art.24 ust.1-3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. 2016 r. poz. 1047 z późn.zm.).
Ad.9. Prawidłowe uwzględnianie i rozliczanie w ramach wykonania umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego wydatków pokrytych ze środków własnych Klubu na podstawie dowodów księgowych dokumentujących niniejsze wydatki zgodnie z terminem wydatkowania w/w środków wynikającym z treści umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego ustalonej na podstawie załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300) oraz art. 16 ust. 1ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1817 z późn.zm.).
Ad.10. Przestrzeganie przez Zleceniobiorcę zadania publicznego zasady utrzymania rachunku bankowego wskazanego w treści umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego nie krócej niż do dnia zaakceptowania przez Zleceniodawcę sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego oraz obowiązku niezwłocznego informowania Zleceniodawcy zadania o nowym rachunku i jego numerze stosownie do zapisów zawartej umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego oraz zapisów załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300).
Ad.11. Przestrzeganie zasad opisu dowodów księgowych dotyczących zarówno dotacji, jaki i innych środków finansowych wykorzystywanych w ramach realizacji zadania publicznego zgodnie z wymogami określonymi w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późnz.zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300).
Ponadto, w trakcie kontroli stwierdzono, że w zapisach Polityki rachunkowości Klubu Sportowego „Contender” w Kamiennej Górze powołano się na nieobowiązujący akt wykonawczy regulujący zasady powadzenia rachunkowości w klubie tj. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1539), uchylony z dniem 05 września 2014 r. na podstawie art.1 pkt 13 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1100).
W związku z powyższym zaleca się zaktualizowanie wyżej opisanych Zasad (polityki) rachunkowości Klubu Sportowego „Contender” w Kamiennej Górze poprzez uchylenie zapisów nieobowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1539).
W związku z ogłoszeniem nowego tekstu jednolitego niżej wymienionego aktu prawnego powołanego w treści Zasad polityki rachunkowości Klubu tj.:
- dnia 19 lipca 2016 r. nowego tekstu jednolitego ustawy o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1047)
zaleca się w przypadku dokonywania zmian w Zasadach (polityki) rachunkowości Klubu Sportowego CONTENDER w Kamiennej Górze, powoływanie się na nowy tekst jednolity niniejszej ustawy.
Na podstawie § 9 ust.5 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego tj. umowy 3/IV/2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r. zawartej pomiędzy Gminą Miejską Kamienna Góra a Klubem Sportowym „Contender” w Kamiennej Górze, Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 9 ust.4 wyżej wymienionych umów, do ich wykonania i powiadomienia o tym Zleceniodawcy.
