Kontrole wewnętrzne 2020: Kontrola administracyjna w Oddziale Polskiego Towarzystwa Schronisk Młodzieżowych z siedzibą w Kamiennej Górze
W dniach od 28.04.2020 r. do dnia 14.05.2020 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Oddziale Polskiego Towarzystwa Schronisk Młodzieżowych z siedzibą w Kamiennej Górze przy ul.H.Sienkiewicza 6a w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanej organizacji pozarządowej na realizację zadań publicznych: „Cykl wycieczek edukacyjnych do centrów edukacji ekologicznej oraz wycieczek popularnych rozwijających zainteresowania krajoznawczo-przyrodnicze młodych mieszkańców Kamiennej Góry”- umowa Nr 9/V/2019/SP z dnia 8 maja 2019 r. oraz „Cykl imprez turystyczno-krajoznawczych dla dzieci i młodzieży szkolnej z terenu Gminy Miejskiej Kamienna Góra”- umowa Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 4/2020 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 i art 69 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 869 z późn.zm.), w związku z § 8 umowy Nr 9/V/2019/SP z dnia 8 maja 2019 r. i § 8 umowy Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r. oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Oddziale Polskiego Towarzystwa Schronisk Młodzieżowych w Kamiennej Górze:
1. Nieprawidłowe określenie w zaktualizowanym kosztorysie-kalkulacji przewidywanych kosztów na rok 2019, stanowiącym integralną część umowy Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r.,w kosztach II. koszty obsługi zadania, w pozycji 3 – koszty obsługi- inne koszty administracyjne, w rubryce koszt całkowity w (zł) kwoty 119,10 zł niezgodnie z wysokością niniejszych kosztów pokrytych z innych środków finansowych wykazanych w kwocie 144,10 zł oraz kosztem jednostkowym w kwocie 144,10 zł.
2. Nieprawidłowe wpisanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r., w części II, 1. Rozliczenie wydatków w roku 2019, w rubryce “Razem” w stosunku do kosztów merytorycznych, sumy wszystkich wydatków pokrytych z innych środków finansowych jako 39.263,40 zł niezgodnie z danymi rachunkowymi, dotyczącymi poszczególnych kosztów.
Wartość razem powinna wynieść 30.263,40 zł.
3.Nieprawidłowe określenie wsprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r., w rubryce 2.Rozliczenie ze względu na źródło finansowania zadania publicznego:
1) w źródłach finansowania “inne środki finansowe” ogółem sumy tych środków jako 30.693,20 zł niezgodnie z danymi rachunkowymi i środkami składającymi się na tą sumę tj. środki finansowe własne – 3.348,97 zł oraz świadczenia pieniężne od odbiorców zadania publicznego – 27.244,23 zł – co daję wartość 30.593,20 zł;
2) udziału kwoty dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego jako 12,87 %, a powinno być kwota dotacji – 9.000,00 zł do kosztów całkowitych – 68.949,20 zł- udział procentowy to 13,05%.
4. Nieprawidłowe rozliczenie kwoty 806,21 zł z faktury Nr 109/S/2019 z dnia 17.12.2019 r. PTTK Oddział Stołeczny Warszawa zakup odznak DOT i TP popularnych na łączną kwotę 1.096,21 zł, pokrytej z innych środków finansowych Stowarzyszenia wykorzystanych w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r., zapłaconej przelewem dnia 23.12.2019 r. tj. z naruszeniem terminu końcowego właściwego dla poniesienia wydatków z innych środków finansowych, określonego do dnia 20.12.2019 r. niezgodnie z § 2 ust. 2 pkt 2 umowy Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r.
Zatem kwota 806,21 zł pokryta z innych środków finansowych Stowarzyszenia nie może zostać uwzględniona w rozliczeniu środków w ramach zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r.
5. Nieprawidłowe rozliczenie kwoty 56,44 zł jako pokrytej z innych środków finansowych niezgodnie z dowodami księgowymi – biletami dokumentującymi niniejsze wydatki tj. bilety Kolei Dolnośląskich z dnia 25.05.2019 r. na kwotę 8,64 zł, 4,87 zł, 12,27 zł, 16,70 zł i 13,94 zł – co daje łącznie kwotę 56,42 zł.
Zatem wyłącznie kwota 56,42 zł znajdująca potwierdzenie w wyżej opisanych dowodach księgowych może zostać przyjęta do rozliczenie z innych środków finansowych w ramach zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r.
6. Nieprawidłowe rozliczenie kwoty 1.200,00 zł z faktury fa TO/1106/12/2019 z dnia 20.12.2019 r. PKS Kamienna Góra Sp. z o.o. usługa transportowa – przewóz osób na łączną kwotę 1.200,00 zł, pokrytej z innych środków finansowych Stowarzyszenia wykorzystanych w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r., zapłacona przelewem dnia 23 grudnia 2019 r. tj. z naruszeniem terminu końcowego właściwego dla poniesienia wydatków z innych środków finansowych, określonego do dnia 20.12.2019 r. niezgodnie z § 2 ust. 2 pkt 2 umowy Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r.
Zatem kwota 1.200,00 zł pokryta z innych środków finansowych Stowarzyszenia nie może zostać uwzględniona w rozliczeniu środków w ramach zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r.
7. Nieprawidłowe oznaczenie w treści fakturyfa VAT 2/2019 z dnia 17.05.2019 r. Karkonoski Park Narodowy w Jeleniej Górze za zajęcia edukacyjne na łączną kwotę 100,00 zł nazwy nabywcy jako „Zarząd Oddziału PTSH” niezgodnie z art. 106e ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn.zm.) oraz obowiązującym stanem prawnym i faktycznym, w związku z działem I, rubryka 3, (jednostki terenowe i oddziały), poz. 5 wypisu z KRS 000015749.
8. Błędne oznaczenie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, realizowanego na podstawie umowy Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r., w zestawieniu faktur, rachunków odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SSK.1711.P-4.2020:
1) wpoz.55 koszty merytoryczne -daty zapłaty do fa VAT 00447 z dnia 19.12.2019 r. jako 18.12.2019 r. niezgodnie ze stanem faktycznym i treścią raportu kasowego Nr 12/2019 za okres 01.12.2019 r. do 31.12.2019 r. poz.28 – data zapłaty 19.12.2019 r.
2) w poz. 2 koszty obsługi zadania-daty wystawienia dowodu jako „09.09.2019 r.” niezgodnie ze stanem faktycznym i treścią dowodu- opłaty parkingowej z dnia 05.09.2019 r.,
zaś w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, realizowanego na podstawie umowy Nr 9/V/2018/SP z dnia 8 maja 2019 r., w zestawieniu faktur, rachunków:
1) wpoz.13 koszty merytoryczne - daty wystawienia dowodu księgowego oraz daty zapłaty jako 26.03.2019 r. niezgodnie z treścią samego dowodu oraz raportem kasowym Nr 3/2019 za okres 01.03. 2019 r. do 31.03.2019 r. poz. 28- dat zapłaty 28.03.2019 r.;
2) wpoz.15 koszty merytoryczne- numeru dokumentu księgowego jako fa FV4/03/2019 niezgodnie z treścią samego dowodu tj. fa Nr FV/8/09/2019 z dnia 16.09.2019 r.
9. Nieprawidłowe rozliczenie kwoty 2,70 zł z tytuły prowizji bankowej,wykazanej na wyciągu bankowym (rachunek pomocniczy) za 2019/12 Zarządu Oddziału PTSM w Kamiennej Górze, pobranej dnia 23.12.2019 r., pokrytej z innych środków finansowych Stowarzyszenia wykorzystanych w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r., z naruszeniem terminu końcowego właściwego dla poniesienia wydatków z innych środków finansowych tj. do dnia 20.12.2019 r. niezgodnie z § 2 ust. 2 pkt 2 umowy Nr 27/III/2019/SP z dnia 13.03.2019 r.
Zatem kwota 2,70 zł pokryta z innych środków finansowych Stowarzyszenia nie może zostać uwzględniona w rozliczeniu środków w ramach zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r.
10. Nieprawidłowe oznaczeniew sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, realizowanego na podstawie umowy Nr 9/V/2019/SP z dnia 8 maja 2019 r., w części II sprawozdanie z wykonania zadania, 1. Rozliczenie wydatków w roku 2019, w kosztach merytorycznych, I.7. przewodnictwo tras wycieczek popularnych, w rubryce dotyczącej całkowitych wydatków w kwocie 57,00 zł niezgodnie z wartością tego kosztu pokrytego z wkładu osobowego tj. 570,00 zł oraz treścią oświadczenia Nr 1/9/V/2019/SP dotyczącą wykonywania pracy wolontariackiej w zakresie przewodnictwa wycieczek na łączną kwotę 570,00 zł.
11.Nieprawidłowe oznaczeniew sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, realizowanego na podstawie umowy Nr 9/V/2019/SP z dnia 8 maja 2019 r., w części II sprawozdanie z wykonania zadania, 1. Rozliczenie wydatków w roku 2019, w podsumowaniu kosztów merytorycznych sumy poszczególnych kosztów merytorycznych pokrytych z wkładu osobowego jako 4.692,00 zł niezgodnie z danymi rachunkowymi wykazanymi w treści sprawozdania tj. 692,00 zł + 117,00 zł + 570,00 zł + 2.390,00 zł + 300,00 zł + 100,00 zł + 100,00 zł= 4.269,00 zł.
12. Błędne oznaczenie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 9/V/2019/SP z dnia 8 maja 2019 r. w rubryce “numer umowy” jako 9/VI/2019/SP niezgodnie ze stanem faktycznym tj. umowa Nr 9/V/2019/SP.
13. Nieprawidłowe wpisanie i zsumowanie na oświadczeniu Nr 5/9/V/2019/SP o wykonywaniu pracy pokrytej z wkładu osobowego (w tym świadczeń wolontariuszy) w ramach realizacji zadania publicznego „Cykl wycieczek edukacyjnych do centrów edukacji ekologicznej oraz wycieczek popularnych rozwijających zainteresowania młodych mieszkańców Kamiennej Góry”- umowa Nr 9/V/2019/SP z dnia 08 maja 2019 r., wartości znaczków wykonanych dla Szkoły SP Nr 1 w Kamiennej Górze wpisując kwotę łączną jako 4922,00 zł, niezgodnie z danymi rachunkowymi tj. 246 szt. × 2,00 zł= 492,00 zł.
14. Nieprawidłowe zsumowanie na oświadczeniu Nr 6/9/V/2019/SP o wykonywaniu pracy pokrytej z wkładu osobowego (w tym świadczeń wolontariuszy) w ramach realizacji zadania publicznego „Cykl wycieczek edukacyjnych do centrów edukacji ekologicznej oraz wycieczek popularnych rozwijających zainteresowania młodych mieszkańców Kamiennej Góry”- umowa Nr 9/V/2019/SP z dnia 08 maja 2019 r. poszczególnych koszty wykonania dyplomów tj. 35 szt. × 1,50 zł – wpisano 174,00 zł, a powinno być 52,50 zł oraz 43 szt.× 1,50 zł- wpisano 160,50 zł, a powinno być 64,50 zł.
15. Nieprawidłowy opis zamieszczony drugostronnie na fa 3/09-2019 z dnia 10.09.2019 r. Stowarzyszenie Kaczawskie warsztaty edukacyjne na łączną kwotę 665,00 zł, pokrytej z innych środków finansowych (środki własne i wpisowe od uczestników zadania) wskazujący, iż zostały one pokryte w ramach realizacji zadania publicznego Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r. niezgodnie ze stanem faktycznym oraz z zapisami zawartymi w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 9/V/2019/SP z dnia 08 maja 2019 r., w zestawieniu faktur, rachunków, poz.14 kosztów merytorycznych.
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Prawidłowe i rzetelne określanie w zaktualizowanym kosztorysie- kalkulacji przewidywanych kosztów, stanowiących integralną część umowy o realizację zadania publicznego, wartości poszczególnych rodzajów kosztów w rubryce koszt całkowity zgodnie z wysokością poszczególnych kosztów i kosztem jednostkowym stosownie do zapisów załącznika Nr 3 dorozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.2. Prawidłowe i rzetelne wpisywanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, w części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków, rozliczenie wydatków za rok… sumy wszystkich wydatków zgodnie z danymi rachunkowymi dotyczącymi poszczególnych kosztów stosownie do zapisów załącznika Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.3, Ad.11. Prawidłowe określanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, w części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków, rozliczenie ze względu na źródło finansowania sumy poszczególnych środków zgodnie z danymi rachunkowymi i środkami składającymi się na daną sumę oraz prawidłowe określanie procentowego udziału kwoty dotacji do całkowitych kosztów zadania stosownie do zapisów załącznika Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.4., Ad.6. i Ad.9. Prawidłowe uwzględnianie w rozliczeniu zadania publicznego, wydatków pokrytych z innych środków finansowych poniesionych w terminach właściwych dla poniesienia niniejszych wydatków określonych odpowiednio w zapisach zawartej umowy o realizację zadania publicznego stosownie do zapisów załącznika Nr 3 i Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.5. Prawidłowe sumowanie poszczególnych kwot, wynikających z dowodów księgowych dokumentujących dany wydatek i rozliczanie kwot z nich wynikających w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego stosownie do zapisów załącznika Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.7. Sprostowanie błędnej nazwy nabywcy na fakturze fa VAT 2/2029 z dnia 17.05.2019 r. Karkonoskiego Parku Narodowego w Jeleniej Górze za zajęcia edukacyjne na łączną kwotę 100,00 zł poprzez wystawienie noty korygującej lub faktury korygującej zgodnie z art. 106j ust.1 oraz art.106k ust.1
ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 106 ze zm.), w związku z działem I, rubryka 3, (jednostki terenowe i oddziały), poz. 5 wypisu z KRS 000015749.
Ad.8. Prawidłowe oznaczanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego dat zapłaty, dat wystawienia dowodu księgowego zgodnie z treścią właściwych dowodów stosownie do zapisów załącznika Nr 3 i Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.10. Prawidłowe i rzetelne wykazywanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, w części sprawozdanie z wykonania wydatków, rozliczenie wydatków w roku…. danych liczbowych w rubryce dotyczącej kosztów całkowitych pokrytych z wkładu osobowego zgodnych z danymi wynikającymi z oświadczeń o wykonywaniu pracy wolontariackiej stosownie do zapisów załącznika Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.12. Prawidłowe oznaczanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego numeru umowy o realizację zadania publicznego zgodne z obowiązującym stanem prawnym i faktycznym oraz stosownie do zapisów załącznika Nr 5 rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.13. i Ad.14. Prawidłowe i rzetelne sumowanie poszczególnych rodzajów kosztów, pokrywanych z wkładu osobowego zgodnie z ceną jednostkową i ilością sztuk (usług) stosownie do zapisów załącznika Nr 5 rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.15. Zamieszczanie na dowodach księgowych rozliczanych w ramach realizacji zadania publicznego właściwego opisu wskazującego prawidłowe oznaczenie umowy o realizację zadania publicznego w ramach, której dany dowód księgowy został rozliczony zgodnie ze stanem faktycznym stosownie do zapisów załącznika Nr 3 i Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Na podstawie § 8 ust. 5 umów o realizację zadań publicznych Nr 27/III/2019/SP z dnia 13 marca 2019 r. oraz Nr 9/V/2019/SP z dnia 8 maja 2019 r. Zleceniobiorca zadania publicznego jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego do powiadomienia Burmistrza Miasta Kamienna Góra o sposobie wykonania wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
