Kontrole wewnętrzne 2017: Kontrola administracyjna w Spółce Mieszkaniowej Sp. z o.o. w Kamiennej Górze
W dniach od 04.01.2017 r. do 07.02.2017 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Spółce Mieszkaniowej Sp. z o.o. w Kamiennej Górze w zakresie prawidłowości realizacji obowiązków przez „Wykonawcę” umowy Nr 9/VII/2016 zawartej dnia 18 lipca 2016 r., polegających na zarządzaniu i bieżącym utrzymaniu cmentarzy w okresie od 01 sierpnia 2016 r. do 31 grudnia 2016 r., a w szczególności:
- prowadzenia dokumentacji cmentarnej;
- wytyczania kwater grzebalnych oraz szczegółowego wskazywania miejsc wykopania grobów, nadzoru nad wykonywanymi pracami oraz odbioru grobów, nagrobków i innych prac;
- pobierania i właściwego rozliczania opłat cmentarnych;
- racjonalnego korzystania z mediów oraz bieżącej kontroli wydatków ponoszonych za dostarczone media i inne usługi;
- utrzymania we właściwym stanie sanitarnym i porządkowym, technicznym powierzonych obiektów, terenów oraz terenów za murami i ogrodzeniami cmentarnymi;
- utrzymania oraz kompleksowej konserwacji i renowacji zieleni;
- prowadzenia dokumentacji obiektów oraz zlecania przeglądów budowlanych;
- utrzymania w należytym stanie grobów nie posiadających opiekunów tj. osób pochowanych na koszt Gminy oraz grobów osób zasłużonych, mających wartość pamiątek historycznych, wartość artystyczną.
Kontrolę przeprowadziły: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska oraz podinspektor ds. infrastruktury miejskiej Wydziału Infrastruktury Miejskiej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Barbara Prez, na podstawie upoważnienia Nr 1/2017 i Nr 2/2017 Burmistrza Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono działając na podstawie art. 21 ust. 1 z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2126 z późn.zm.), § 8 ust.12 umowy umowy Nr 9/VII/2016 zawartej dnia 18 lipca 2016 r. w sprawie zarządzania i bieżącego utrzymania Cmentarzem Żydowskim i Cmentarzami Komunalnymi w Kamiennej Górze, w związku z Zarządzeniem Nr 315/2016 Burmistrza Kamiennej Góry z dnia 22 grudnia 2016 r. w sprawie powołania zespołu ds. kontroli prowadzonej w Spółce Mieszkaniowej Sp. z o.o. w Kamiennej Górze - „Wykonawcy” umowy Nr 9/VII/2016 z dnia 18 lipca 2016 r.
1
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Spółce Mieszkaniowej Sp. z o.o w Kamiennej Górze - jako „Wykonawcy” umowy Nr 9/VII/2016 z dnia 18 lipca 2016 r.:
1. Brak upoważnień dla osób dokonujących wpisów do ksiąg cmentarnych, wydanych przez podmiot odpowiedzialny za utrzymanie i zarządzanie cmentarzem niezgodnie z §14 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r. Nr 90, poz. 1013 z późn.zm.).
2. Nierzetelne prowadzenie elektronicznej księgi grobów Cmentarza Komunalnego przy ul. Katowickiej w Kamiennej Górze (w przypadkach odpowiednio opisanych w protokole kontroli SKK.1711.P-1.2017) polegające, w szczególności na:
a) braku oznaczenia na wydruku komputerowym księgi grobów miejsca pochówku- niezgodnie z § 4 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r. Nr 90, poz. 1013 z późn.zm.);
b) braku oznaczenia imienia i nazwiska osoby pochowanej niezgodnie z § 4 ust.1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r. Nr 90, poz. 1013 z późn.zm.);
c) niepełne oznaczenie sektora tj. tylko literowe oznaczenie np. sektor C, bez dokładnego wskazania sektora C1;
d) braku możliwości weryfikacji danych i ich ustalenia w zakresie imienia i nazwiska osoby pochowanej, dysponentów grobu, daty pochowania, daty wystawienia opłaty i numeru opłaty oraz ważności grobu;
e) braku oznaczenia daty wskazującej ważność dokonanej opłaty za grób stosownie do zapisów art. 7 ust.1-3 ustawy z dnia 31 stycznia 1959. r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz. U. z 2015 r. Nr 2126 z późnz.zm.), w związku z § 6 ust. 4Zarządzenia Nr 114/2011 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 3 czerwca 2011 r. w sprawie ustalenia regulaminu Cmentarzy Komunalnych przy ul. Katowickiej i Wałbrzyskiej w Kamiennej Górze, co znacznie utrudnia potwierdzenie okresu i tym samym prawa określonego podmiotu do nienaruszalności istnienia grobu w okresie objętym wyżej opisaną opłatą;
f) nieprawidłowe określenie i ustalenie w pozycji „ważność grobu” w stosunku do rodzaju grobu oznaczonego jako „grobowiec” różnych dat ważności grobu tj. np. na okres 20 lat, na okres 99 lat niezgodnie z art. 7 ust. 1-3 ustawy z ustawy z dnia 31 stycznia 1959. r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz. U. z 2015 r. Nr 2126 z późn.zm.), w związku z §1 ust. 2 Uchwały Nr XXXIII/A/229/2005 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych w Kamiennej Górze zlokalizowanych przy ul. Wałbrzyskiej i Katowickiej;
g) stosowanie różnego nazewnictwa w zakresie określenia „rodzaju grobu”, niespójnego z zapisami § 6 ust. 1 Zarządzenia Nr 114/2011 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 3 czerwca 2011 r. w sprawie ustalenia regulaminu Cmentarzy Komunalnych przy ul. Katowickiej i Wałbrzyskiej w Kamiennej Górze, w związku z § 1 ust.1 i 2 Uchwały Nr XXXIII/A/229/2005 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych w Kamiennej Górze zlokalizowanych przy ul. Wałbrzyskiej i Katowickiej tj.grób rodzinny, piwnica dwuosobowa;
h) błędna data oznaczenia ważności grobu niezgodnie z datą wynikającą z dokonanej opłaty;
i) nieprawidłowe oznaczenie miejsca pochówku (kwatera, rząd, numer w rzędzie);
j) brak uaktualnienia danych w zakresie wniesionych opłat, brak danych w zakresie określenia daty ważności grobu;
k) błędne oznaczenie faktury w stosunku do pobranej opłaty za miejsce;
12) błędne oznaczenie Urzędu Miasta w Kamiennej Górze jako dysponenta grobu stosownie do zapisów §7 ust.12 Zarządzenia Nr 114/2011 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 3 czerwca 2011 r. w sprawie ustalenia regulaminu Cmentarzy Komunalnych przy ul. Katowickiej i Wałbrzyskiej w Kamiennej Górze
potwierdzające nieprecyzyjne i nierzetelne wykonywanie obowiązku prowadzenia programu komputerowego do obsługi Cmentarzy nałożonego na Zarządcę Cmentarzy niezgodnie z § 5 ust. 1 Zarządzenia Nr 114/2011 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 3 czerwca 2011 r. w sprawie ustalenia regulaminu Cmentarzy Komunalnych przy ul. Katowickiej i Wałbrzyskiej w Kamiennej Górze, w związku z § 4 ust. 2 lit. b umowy Nr 9/VIII/2016 z dnia 18 lipca 2016 r.
3. Brak w księdze grobów prowadzonej przy wykorzystaniu programu komputerowego „Interaktywny Administrator Cmentarzy” pozycji dającej możliwość wpisu adnotacji o wpisie nagrobka do rejestru zabytków niezgodnie z § 4 ust.1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r. Nr 90, poz. 1013 z późn.zm.).
4. Brak w przypadkach odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SKK.1711.P-1.2017 dokumentacji fotograficznej osób pochowanych lub brak aktualizacji dokumentacji fotograficznej osób pochowanych, co potwierdza nierzetelne wywiązywanie się z obowiązku prowadzenia powierzonych zadań niezgodnie z § 5 ust. 1 Zarządzenia Nr 114/2011 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 3 czerwca 2011 r. w sprawie ustalenia regulaminu Cmentarzy Komunalnych przy ul. Katowickiej i Wałbrzyskiej w Kamiennej Górze, w związku z § 4 ust. 2 lit. b umowy Nr 9/VIII/2016 z dnia 18 lipca 2016 r.
5. Brak przedstawienia w trakcie kontroli książki obiektu budowlanego dla budynku socjalnego przy ul. Wałbrzyskiej 14 za okres od 05 marca 2010 r. do 17 marca 2016 r. niezgodnie z art. 64 ust.1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. Z 2013 r., poz. 1409 z późn.zm.) oraz brak książki obiektu budowlanego:
1) domu przedpogrzebowego położonego na cmentarzu komunalnym przy ul. Katowickiej w Kamiennej Górze;
2) cmentarza komunalnego przy ul. Katowickiej;
3) cmentarza komunalnego przy ul. Wałbrzyskiej
niezgodnie z art. 64 ust.1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 1409 z późn.zm.).
6.Przekazanieprzez Wykonawcę umowy-Spółkę Mieszkaniową Sp. z o.o. w Kamiennej Górze oryginałów faktur za opłaty cmentarne wraz z rejestrem sprzedaży za miesiąc październik 2016 r. do Zamawiającego- Gminy Miejskiej Kamienna Góra z naruszeniem terminu wynikającego z treści § 3 ust. 6 umowy Nr 9/VII/2016 z dnia 18 lipca 2016 r. tj. wpłynęło dnia 15 listopada 2016 r.
7. Odprowadzeniena rachunek bankowy Zamawiającego- Gminy Miejskiej Kamienna Góra pobranych opłat cmentarne za miesiące: sierpień, wrzesień i grudzień 2016 r. z naruszeniem właściwego terminu do ich odprowadzenia wynikającego z § 3 ust. 5 umowy Nr 9/VII/2016 z dnia 18 lipca 2016 r. tj. za sierpień spóźnienie -1 dzień, za wrzesień-27 dni spóźnienia, za grudzień- 3 dni spóźnienia.
8. Wystawienie faktury VAT Nr 342/UC/2016 z dnia 02.08.2016 r. z określeniem nabywcy jako osoba fizyczna – dysponent grobu, zaś druku KP Nr 374 z dnia 03.08.2016 r. potwierdzającego dokonanie opłaty miejsca w formie gotówkowej na firmę świadczącą usługi kamieniarskie- pogrzebowe niezgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz. U z 2016 r. poz. 1047 z późn.zm.).
Ponadto, w trakcie kontroli stwierdzono, iż na wyżej wymienionym druku KP Nr 374 z dnia 03.08.2016 r., (niniejszą nieprawidłowość stwierdzono także na innych objętych kontrolą drukach KP wystawianych do faktur za opłaty cmentarne) w rubryce „zatwierdził” nieprawidłowo jako podmiot właściwy do zatwierdzenia niniejszej operacji gospodarczej podpisał się wpłacający należność niezgodnie z art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, określającymi wymogi dla wewnętrznego dowodu księgowego jakim jest druk KP.
9. Stosowanie na fakturach za opłaty cmentarne odpowiednio opisanych w protokole kontroli SKK.1711.P-1.2017 w opisie przedmiotu usługi następujących zwrotów: „domyślna taryfa IAC” dzierżawa miejsca na 20 lat-pojedynczego”, „domyślna taryfa IAC”dzierżawa miejsca na 20 lat - piwnica dwuosobowa, „domyślna taryfa IAC”- dzierżawa miejsca na 30 lat, „domyślna taryfa IAC”- piwnica jednoosobowa”,„domyślna taryfa IAC” dzierżawa miejsca na starej części cmentarza – pojedynczego”, „domyślna taryfa IAC” dzierżawa miejsca w kwaterze dziecięcej na 20 lat” generowanego z dawnego programu wykorzystywanego do prowadzenia dokumentacji Cmentarzy, świadczącego o braku spójności i jednolitości w stosowanych przez Wykonawcę umowy Nr 9/VII/2016 wzorach dokumentów księgowych (faktur), a ponadto uniemożliwiających jednoznaczne określenie zastosowanej stawki za opłatę miejsca na pochowanie ze względu na odmienne określenie rodzaju grobu, od którego niniejsza stawka jest uzależniona zgodnie z Uchwałą Nr XXXIII/A/229/2005 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych w Kamiennej Górze zlokalizowanych przy ul. Wałbrzyskiej i Katowickiej.
10. Brak jednolitości w oznaczaniu nabywcy na fakturze za opłaty cmentarne dotyczące wjazdu na cmentarz tj.część faktur wystawiana na dysponenta grobu, część na firmy świadczące usługi kamieniarskie, pogrzebowe) świadczącej o braku spójności i jednolitości w stosowanych przez Wykonawcę umowy Nr 9/VII/2016 wzorach dokumentów księgowych i zasadach oznaczania danych w nich zawartych.
11. Liczne przypadki, polegające na znacznych opóźnieniach (nawet kilkunastoletnich) w regulowaniu należności z tytułu wnoszenia opłat cmentarnych na kolejne 20 lat stosownie do zapisów § 1 uchwały Nr XXXIII/A/229/2005 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych w Kamiennej Górze zlokalizowanych przy ul. Wałbrzyskiej i Katowickiej, w związku z art.7 ust. 1-3 ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2126), oraz znikomych czynnościach zarządcy w zakresie czynności informujących (przypominających) o wniesieniu opłaty.
12. Nieprawidłowe oznaczenie i wypełnienie na fa VAT 362/UC/2016 z dnia 08.08.2016 r. Gmina Miejska Kamienna Góra, dotyczącej opłaty związanej z rezerwacją miejsca, pozycji data pogrzebu niezgodnie ze stanem faktycznym, gdyż powyższe zdarzenie dotyczy jedynie rezerwacji miejsca.
13. Nieprawidłowe oznaczenie na fakturze VAT nr 418/UC/2016 z dnia 08.09.2016 r. oraz fa VAT 469/UC/2016 z dnia 06.10.2016 r. opłata za wjazd na cmentarzo ładowności do 2 ton na łączną kwotę 86,10 zł, ilości (w szt.) usług, na które wystawiono fakturę jako „1” niezgodnie z opisem przedmiotu określonym na fakturze jako opłata za wjazd na cmentarz o ładowności do 2 ton i przypisaną do niego stawką wynikającą z § 1 ust.4 lit.a uchwały Nr XXXIII/A/229/2005 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych w Kamiennej Górze zlokalizowanych przy ul. Wałbrzyskiej i Katowickiej tj. 35,00 zł (netto) plus należny podatek VAT.
14. Nieprawidłowe oznaczenie, w treści faktur dotyczących opłat cmentarnych za grób murowany przeznaczony do pomieszczenia zwłok więcej niż jednej osoby aktualnej ważności grobu i ważność opłaty po rozliczeniu płatności jako na okres 99 lat co jest niezgodne z zapisami § 1 ust.2 uchwały Nr XXXIII/A/229/2005 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych w Kamiennej Górze zlokalizowanych przy ul.Wałbrzyskiej i Katowickiej oraz zapisami art. 7 ustawy z ustawy z dnia 31 stycznia 1959. r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz. U. z 2015 r. Nr 2126 z późn.zm.).
15. Brak na fakturze fa VAT Nr 441/UC/2016 z dnia 21.09.2016 r. oraz innych odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SKK.1711.P-1.2017 datyaktualnej ważności grobu co, znacznie utrudnia ustalenie kwoty należnej do zapłaty (opłata liczona proporcjonalnie przy uwzględnieniu daty ważności grobu) przy zastosowaniu właściwej stawki stosownie do zapisów uchwały Nr XXXIII/A/229/2005 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych w Kamiennej Górze zlokalizowanych przy ul. Wałbrzyskiej i Katowickiej.
16. Pobranie i naliczenie opłaty cmentarnej, wynikającej zfa VAT 494/UC/2016 z dnia 17.10.2016 r. na łączną kwotę 315,90 zł, w nieprawidłowej wysokości uwzględniając aktualną ważność opłaty grobu tj. 01.04.2028 r. i ważność opłaty po rozliczeniu płatności tj. 27.10.2036 r. niezgodnie z § 1 ust. 1 lit.b uchwały Nr XXXIII/A/229/2005 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych w Kamiennej Górze zlokalizowanych przy ul. Wałbrzyskiej i Katowickiej.
17. Nienależnie pobranie opłaty cmentarnej w kwocie 210,60 zł na podstawie fa VAT 5756/UC/2016 z dnia 22.12.2016 r. oraz nieprawidłowe doprowadzenie do ponownego użycia grobu niezgodnie z art. 7 ust.1-2 ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2126 z późn.zm.), pomimo dokonanej w roku 2015 opłaty miejsca pochówku z datą aktualności opłaty po rozliczeniu do roku 2030.
Ponadto, w trakcie kontroli stwierdzono, iż nie wszystkie dokumenty dotyczące świadczenia usług cmentarnych i pogrzebowych tj. (faktury, zestawienia, rejestry faktur i załączona do nich inna dokumentacja oraz karty zgonu) są nienależycie zabezpieczone przed dostępem osób trzecich niezgodnie z § 16 ust.2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r. Nr 90, poz. 1013 z późn.zm.), w związku z § 4 ust. 2 lit.c umowy Nr 9/VII/2016 w sprawie zarządzania i bieżącego utrzymania Cmentarzem Żydowskim oraz Cmentarzami Komunalnymi w Kamiennej Górze.
20. Nierzetelne prowadzenie oraz dokonywanie wpisów do rejestru wjazdów, związanych z pogrzebem i jego organizacją na terenie cmentarzy:
- przy ul.Katowickiej w okresie od 21.10.2016 r. do 20.12.2016 r. w zakresie odnotowywania w niniejszym liczby pogrzebów (4 pogrzeby) niezgodnie z zapisami ręcznego rejestru pogrzebów prowadzonego przez pracowników ds. obsługi (36 pogrzebów );
- przy ul. Wałbrzyskiej w okresie od 20.10.2016 r. do 04.11.2016 r.- 4 wpisy w zakresie wykonywania różnych prac kamieniarskich, porządkowych tj. stawianie pomnika niezgodnie z prowadzonym w formie ręcznej rejestrem pogrzebów odnotowano 3 pogrzeby, zaś w okresie od 20.10.2016 r. do 30.12.2016 r. 10 pogrzebów (pozycje rejestru od 57 do 67).
Ponadto stwierdzono, niepełne określenie w wyżej wymienionym wniosku, w wykazie członków rodziny uprawnionych do współdecydowania jedynie stopnia pokrewieństwa z osobą zmarłą bez bliższego i szczegółowego oznaczenia danych osobowych niniejszej osoby (imienia, nazwiska, adresu zamieszkania). (podobnie jedną osobę jako uprawnioną do współdecydowania w sprawach ekshumacji wskazano we wniosku wydanym do decyzji Nr 254/2016 z dnia 26.08.2016r. Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Kamiennej Górze).
24. Złożenie wniosku o wydanie zgody na ekshumację z dnia 16.11.2016 r. bez decyzji (zezwolenia) właściwego inspektora sanitarnego niezgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2126 z późn.zm.).
25. Zastosowanie w przypadku postępowania dotyczącego likwidacji grobu (protokół z dnia 17 października 2016 r.) nieaktualnego wzoru protokołu w sprawie postępowania dotyczącego likwidacji grobu niezgodnie z § 6 ust.6 Regulaminu Cmentarzy Komunalnych przy ul. Katowickiej i Wałbrzyskiej w Kamiennej Górze, wprowadzonego Zarządzeniem Nr 114/2011 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 3 czerwca 2011 r. oraz załącznikiem Nr 4 (protokół w sprawie postępowania dotyczącego likwidacji grobu).
W związku z opisanymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Wydanie upoważnień przez podmiot odpowiedzialny za utrzymanie i zarządzanie cmentarzem dla osób dokonujących wpisów do ksiąg cmentarnych zgodnie z §14 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r. Nr 90, poz. 1013 z późn.zm.).
Ad.2. Rzetelne prowadzenie elektronicznej księgi grobów Cmentarzy Komunalnych w Kamiennej Górze polegające, w szczególności na kompleksowym i precyzyjnym umieszczaniu danych w księdze zgodnie z wymogami określonymi w § 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r. Nr 90, poz. 1013 z późn.zm.) oraz precyzyjne wykonywanie obowiązku prowadzenia programu komputerowego poprzez bieżące wprowadzanie danych oraz aktualizację dokumentacji zgodnie z § 5 ust.1 Zarządzenia Nr 114/2011 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 3 czerwca 2011 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Cmentarzy Komunalnych przy ul. Katowickiej i Wałbrzyskiej w Kamiennej Górze, w związku z § 4 ust. 2 lit. b umowy Nr 9/VIII/2016 z dnia 18 lipca 2016 r.
Ad.3. Wprowadzenie do księgi grobów prowadzonej przy wykorzystaniu programu komputerowego pozycji dającej możliwość wpisu adnotacji o wpisie nagrobka do rejestru zabytków zgodnie z § 4 ust.1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r. Nr 90, poz. 1013 z późn.zm.).
Ad.4.Uzupełnienie oraz aktualizowanie na bieżąco dokumentacji fotograficznej związanej z prowadzeniem programu do obsługi cmentarza oraz ksiąg cmentarnych zgodnie z § 5 ust.1 Zarządzenia Nr 114/2011 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 3 czerwca 2011 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Cmentarzy Komunalnych przy ul. Katowickiej i Wałbrzyskiej w Kamiennej Górze, w związku z § 4 ust. 2 lit. b umowy Nr 9/VIII/2016 z dnia 18 lipca 2016 r.
Ad.5. Systematyczne i prawidłowe prowadzenie książek obiektów budowlanych oraz założenie książki dla domu przedpogrzebowego położonego na cmentarzu komunalnym przy ul. Katowickiej w Kamiennej Górze, cmentarza komunalnego przy ul. Katowickiej oraz cmentarza komunalnego przy ul. Wałbrzyskiej zgodnie z art. 64 ust.1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 1409 z późn.zm.).
Ad.6. Przekazywanie przez „Wykonawcę” umowy Nr 9/VII/2016 z dnia 18 lipca 2016 r. w sprawie zarządzania i bieżącego utrzymania Cmentarzem Żydowskim oraz Cmentarzami Komunalnymi w Kamiennej Górze oryginałów faktur za opłaty cmentarne wraz z rejestrem sprzedaży z zachowaniem właściwego terminu do ich przekazania, wynikającego z treści § 3 ust. 6 umowy Nr 9/VII/2016 z dnia 18 lipca 2016 r.
Ad.7. Odprowadzanie na rachunek bankowy Gminy Miejskiej Kamienna Góra pobranych opłat cmentarnych, z zachowaniem właściwego terminu do ich odprowadzenia, wynikającego z § 3 ust. 5 umowy Nr 9/VII/2016 z dnia 18 lipca 2016 r. tj. w ciągu 20 dni po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego.
Ad.8. Wystawianie faktur za opłaty cmentarne oraz dotyczących niniejszych faktur druków KP potwierdzających dokonanie opłaty w formie gotówkowej z jednakowym oznaczeniem nabywcy stosownie do zapisów art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz. U z 2016 r. poz. 1047 z późn.zm.) oraz prawidłowe określenie podmiotu właściwego do zatwierdzenia dowodu KP zgodnie z art. 20 ust. 1 i 2 oraz art.21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, określającymi wymogi dla dowodu księgowego.
Ad.9. Stosowanie na fakturach za opłaty cmentarne jednolitego nazewnictwa uniemożliwiającego jednoznaczne określenie zastosowanej stawki za opłatę miejsca na pochowanie, w szczególności poprzez właściwe wskazanie rodzaju grobu, od którego niniejsza stawka jest uzależniona zgodnie z uchwałą Nr XXXIII/A/229/2005 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych w Kamiennej Górze zlokalizowanych przy ul. Wałbrzyskiej i Katowickiej.
Ad.10. Stosowanie jednolitych i transparentnych zasad w oznaczaniu nabywcy na fakturze za opłaty cmentarne dotyczące wjazdu na cmentarz zapewniających spójność w stosowanych przez Wykonawcę umowy Nr 9/VII/2016 z dnia 19 lipca 2016 r. wzorach dokumentów księgowych.
Ad.11. Podejmowanie czynności informujących o obowiązku wniesienia opłaty cmentarnej na kolejne 20 lat stosownie do zapisów z art.7 ust. 1-3 ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2126), zaś w przypadku braku wniesienia wyżej wymienionej opłaty lub zgłoszenia zastrzeżeń prze jakąkolwiek osobę podejmowanie czynności zmierzających do likwidacji grobu zgodnie z obowiązującymi w powyższej materii przepisami.
Ad.12. Prawidłowe oznaczanie w treści faktury za opłaty cmentarne związane z rezerwacją miejsca poszczególnych elementów dowodu księgowego, w szczególności dotyczących określenia daty pogrzebu zgodnie ze stanem faktycznym.
Ad.13. Prawidłowe określanie w treści faktury liczby (ilości) sprzedanych usług w zakresie opłat cmentarnych-wjazdu na cmentarz zgodnie ze stawkami wynikającymi z § 1 ust.4 uchwały Nr XXXIII/A/229/2005 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych w Kamiennej Górze zlokalizowanych przy ul. Wałbrzyskiej i Katowickiej.
Ad.14. Właściwe określanie, w treści faktur dotyczących opłat cmentarnych za grób murowany przeznaczony do pomieszczenia zwłok więcej niż jednej osoby aktualnej ważności grobu i ważność opłaty po rozliczeniu płatności zgodnie z zapisami § 1 ust.2 uchwały Nr XXXIII/A/229/2005 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych w Kamiennej Górze zlokalizowanych przy ul. Wałbrzyskiej i Katowickiej oraz zapisami art. 7 ustawy z ustawy z dnia 31 stycznia 1959. r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz. U. z 2015 r. Nr 2126 z późn.zm.).
Zgodnie z art. 7 ust. 1 – 3 ustawy z ustawy z dnia 31 stycznia 1959. r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz. U. z 2015 r. Nr 2126 z późn.zm.) opłaty za przedłużenie na kolejne 20 lat dotyczą wyłącznie grobów ziemnych. Przepisy art. 7 ust. 3 w/w ustawy wyraźnie wskazują, że nie mają one zastosowania do chowania zwłok w grobach murowanych przeznaczonych do pomieszczenia zwłok więcej niż jednej osoby, a także do chowania urn zawierających szczątki ludzkie powstałe w wyniku spopielenia zwłok. Zgodnie z § 1 ust.2 Uchwały Nr XXXIII/A/229/2005 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych w Kamiennej Górze zlokalizowanych przy ul. Wałbrzyskiej i Katowickiej opłata miejsca w grobie murowanym (grobowcu) jest opłatą jednorazową płaconą odrębnie dla każdej osoby zgodnie ze stawką określoną w wyżej wymienionym przepisie uchwały. Opłata miejsca przeznaczonego do pochowania zwłok w grobowcu jest jednorazowa i nie podlega przedłużeniu na kolejne 20 lat- jest zatem opłatą pobieraną na czas nieokreślony (bezterminowo). Opłatę należy natomiast wnosić w wypadku kolejnego pochówku zwłok w wolnych miejscach w grobie. Grób ziemny nie uzyskuje statusu grobu murowanego przez sam fakt uiszczenia opłaty przewidzianej za grób murowany.
Ad.15. Precyzyjne określanie na fakturach za opłaty cmentarneaktualnej daty ważności grobu w celu, ustalenia kwoty należnej do zapłaty, w szczególności w przypadku opłat liczonych proporcjonalnie przy uwzględnieniu daty ważności grobu stosownie do zapisów uchwały Nr XXXIII/A/229/2005 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych w Kamiennej Górze zlokalizowanych przy ul. Wałbrzyskiej i Katowickiej.
Ad.16. Pobieranie i naliczanie opłat cmentarnych w prawidłowej wysokości uwzględniających aktualną ważność opłaty grobu i ważność opłaty po rozliczeniu płatności zgodnie z § 1 ust.1 i 2 uchwały Nr XXXIII/A/229/2005 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 12 maja 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych w Kamiennej Górze zlokalizowanych przy ul. Wałbrzyskiej i Katowickiej.
Ad.17. Prawidłowe i należne pobieranie opłaty cmentarnej nie doprowadzające do nienależnego ponownego użycia grobu zgodnie z art. 7 ust.1-2 ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2126 z późn.zm.), w sytuacji zgłoszenia zastrzeżeń przez jakąkolwiek osobę przeciw ponownemu użyciu grobu po upływie 20 lat i uiszczenia należnej opłaty.
Ad.18. Przechowywanie i zabezpieczenie wpłacanych środków pieniężnych (wpłaty dokonywane w budynku socjalno-biurowym przy ul. Wałbrzyskiej 14) zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (t j. Dz. U. z 2016 r. poz. 793 z późn. zm.).
Należyte zabezpieczenie akt oraz dokumentacji dotyczącej świadczenia usług cmentarnych i pogrzebowych, w tym ksiąg cmentarnych przed dostępem osób nieupoważnionych zgodnie z § 16 ust.2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r. Nr 90, poz. 1013 z późn.zm.), w związku z § 4 ust. 2 lit.c umowy Nr 9/VII/2016 w sprawie zarządzania i bieżącego utrzymania Cmentarzem Żydowskim oraz Cmentarzami Komunalnymi w Kamiennej Górze.
Ad.19. Rzetelne i kompletne wypełnianie oświadczeń o terminie i wysokości rat (załącznik Nr 3 oświadczenie o uznaniu długu) przez wpłacających, w szczególności ze wskazaniem wysokości i ilości rat dotyczących należnej opłaty cmentarnej zgodnie z wyżej wymienionym załącznikiem Nr 3 do Zarządzenia Nr 114/2011 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 3 czerwca 2011 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Cmentarzy Komunalnych przy ul. Katowickiej i Wałbrzyskiej w Kamiennej Górze.
Ad.21. Rzetelne prowadzenie oraz dokonywanie wpisów do rejestru wjazdów, związanych z pogrzebem i jego organizacją na terenie cmentarzy Komunalnych w Kamiennej Górze zgodnie z zapisami ręcznego rejestru pogrzebów prowadzonego stosownie do obowiązku Zarządcy Cmentarzy w zakresie ewidencjonowania wszelkich zdarzeń związanych z funkcjonowaniem cmentarzy określonych w § 5 ust.1 Zarządzenia Nr 114/2011 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 3 czerwca 2011 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Cmentarzy Komunalnych przy ul. Katowickiej i Wałbrzyskiej w Kamiennej Górze.
Ad.22 i 24. Prawidłowe stosowanie w przypadku przeprowadzania procedury ekshumacji właściwych wniosków zgodnych załącznikiem Nr 7 i 7a do Zarządzenia Nr 114/2011 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 3 czerwca 2011 r. w sprawie ustalenia regulaminu Cmentarzy Komunalnych przy ul. Katowickiej i Wałbrzyskiej w Kamiennej Górze.
Ad.23 i 24. Przestrzeganie zasady załączania w przypadku procedury ekshumacji umotywowanego wniosku osób uprawnionych do pochowania zwłok na dokonanie ekshumacji zgodnie z art. 15 ust.1 pkt.1 ustawy o ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2126 z późn.zm.) oraz zapisów § 8 ust. 1 Zarządzenia Nr 114/2011 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 3 czerwca 2011 r. w sprawie ustalenia regulaminu Cmentarzy Komunalnych przy ul. Katowickiej i Wałbrzyskiej w Kamiennej Górze.
Zgodnie z obowiązującym orzecznictwem sądowym: „Wniosek o ekshumację zwłok i szczątków powinien pochodzić nie od jednej z uprawnionych osób, ale od wszystkich” (wyrok WSA w Warszawie z 5 sierpnia 2010 r., VII SA/Wa 1423/09). Powyższe precyzuje także Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w OlsztynieII SA/Ol 79/10, LEX nr 619943 - wyrok z dnia 28 kwietnia 2010 r. stwierdzający iż: “ błędne jest stanowisko, że z art. 10 ustawy z 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych należy wywodzić kolejność uprawnionych do żądania dokonania ekshumacji zwłok, a uprawnienie do pochowania zwłok oraz do dokonania ekshumacji zwłok i szczątków jest prawem wspólnym m.in. wszystkich żyjących członków rodziny zmarłego. Do podjęcia tych działań wymagana jest zgoda wszystkich uprawnionych.”
Ad.25. Przestrzeganie procedury dokonywania ekshumacji zwłok i szczątków za zezwoleniem właściwego inspektora sanitarnego zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2126 z późn.zm.).
Ad.26. Stosowanie w przypadku przeprowadzania procedury likwidacji grobu aktualnego wzoru protokołu w sprawie postępowania dotyczącego likwidacji grobuzgodnie z §6 ust.6 Regulaminu Cmentarzy Komunalnych przy ul. Katowickiej i Wałbrzyskiej w Kamiennej Górze, wprowadzonego Zarządzeniem Nr 114/2011 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 3 czerwca 2011 r. oraz załącznikiem Nr 4 (protokół w sprawie postępowania dotyczącego likwidacji grobu).
Biorąc pod uwagę przejrzystość i rzetelności w zakresie wystawiania dowodów księgowych, w związku ze stwierdzoną w trakcie kontroli praktyką wystawiania dwóch faktur dotyczących opłat związanych z jednym miejscem pochówku, należy rozważyć w przypadku pobierania opłat cmentarnych w sposób proporcjonalny do okresu ważności opłaty oraz pobierania kolejnej opłaty na pochowanie zwłok jako dotyczących tego samego miejsca pochówku, zasadność wystawiania jednego dowodu księgowego, zawierającego dwie stosowne pozycje określające opłaty należne do pobrania.
Ponadto, zaleca się rzetelne wykonanie ewidencji grobów w podziale na:
- groby mające wartość pamiątek historycznych;
- groby mające wartość artystyczną;
- groby osób pochowanych na koszt Gminy
zgodnie z § 4 ust.2 lit.b umowy Nr 9/VII/2016 w sprawie zarządzania i bieżącego utrzymania Cmentarzem Żydowskim oraz Cmentarzami Komunalnymi w Kamiennej Górze, w związku z § 5 Zarządzenia Nr 114/2011 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 3 czerwca 2011 r. w sprawie ustalenia regulaminu Cmentarzy Komunalnych przy ul. Katowickiej i Wałbrzyskiej w Kamiennej Górze.
Zaleca się, także uporządkowanie budynku socjalno- biurowego przy ul. Wałbrzyskiej 14 oraz utrzymywanie go we właściwym stanie sanitarno- estetycznym zgodnie z § 4 ust. 3 umowy Nr 9/VII/2016 w sprawie zarządzania i bieżącego utrzymania Cmentarzem Żydowskim oraz Cmentarzami Komunalnymi w Kamiennej Górze.
Ponadto, zaleca się rzetelne wywiązywanie z obowiązku sprawowania przez Wykonawcę umowy Nr 9/VIII/2016 z dnia 18 lipca 2016 r. nadzoru nad pracami wykonywanymi przez dysponentów grobów, polegającymi w szczególności na dokonywaniu nasadzeń roślinnych pomiędzy grobami, wykonywaniu opasek, czy układania nawierzchni, niewłaściwego montażu ławek stosownie zapisów § 5 ust.1 Zarządzenia Nr 114/2011 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 3 czerwca 2011 r. w sprawie ustalenia regulaminu Cmentarzy Komunalnych przy ul. Katowickiej i Wałbrzyskiej w Kamiennej Górze.
Wytyczanie grobów zgodne z planem pól grzebalnych (przeprowadzoną inwentaryzacją i planem realizacyjnym), np. niezamienianie grobów ziemnych na groby murowane, stosownie do zapisu § 6 ust. 2 ww. zarządzenia.
Biorąc pod uwagę fakt, iż znaczna część nieprawidłowości opisanych odpowiednio w treści protokołu kontroli SKK.1711.P-1.2017 wynika z niewłaściwej obsługi programu informatycznego przeznaczonego do prowadzenia dokumentacji cmentarnej zaleca się kompleksowe wykorzystywanie zasobów i możliwości oprogramowania oraz bieżące zgłaszanie ewentualnych uwag czy propozycji zmian usprawniających jego funkcjonowanie.
Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania, z zachowaniem zasady usunięcia bez zbędnej zwłoki nieprawidłowości dających się usunąć w niniejszym trybie, zaś w stosunku do pozostałych w nieprzekraczalnym terminie do 30 września 2017 r.
