Kontrole wewnętrzne 2014: Kontrola administracyjna w Sudeckim Stowarzyszeniu Ekorozwoju „GREEN GATE” w Kamiennej Górze
W dniach od 11.06.2014 r. do 30.06.2014 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Sudeckim Stowarzyszeniu Ekorozwoju „GREEN GATE” w Kamiennej Górze w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej organizacji pozarządowej na wsparcie realizacji zadań publicznych: „Działanie informacyjne i edukacyjne w zakresie prawidłowego gospodarowania odpadami komunalnymi, w szczególności w zakresie selektywnego zbierania odpadów komunalnych na terenie miasta Kamienna Góra” - umowa Nr 8/V/2013 z dnia 7 maja 2013 r., „Prowadzenie profilaktycznej działalności informacyjnej i edukacyjnej wśród dzieci i młodzieży z Kamiennej Góry, w szczególności ze środowisk zagrożonych uzależnieniem”- Profilaktyczny program edukacyjny „Zamiast nikotyny, zażyj witaminy”- umowa Nr 4/V/2013 z dnia 02 maja 2013 r. oraz „Rozwijanie zainteresowań i prowadzenie zajęć muzycznych, plastycznych, fotograficznych, filmowych itp. dla mieszkańców Kamiennej Góry- cykl warsztatów hobbystycznych „Wstążką haftowane, z sercem gotowane!”- umowa Nr 12/IV/2012 z dnia 12 kwietnia 2013 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 11/2014 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 i art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.885 z późn.zm.), w związku z § 9 wyżej wymienionych umów o wsparcie realizacji zadań publicznych oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Sudeckim Stowarzyszeniu Ekorozwoju GREEN GATE w Kamiennej Górze:
1. Brak w Zasadach (polityki) rachunkowości Sudeckiego Stowarzyszenia Ekorozwoju Green Gate w Kamiennej Górze dokumentacji opisującej i przyjętej przez Stowarzyszenie w ramach niniejszych zasad rachunkowości, w szczególności: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, oraz systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów niezgodnie z art. 10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) w związku z § 1 ust. 1 i § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz.1539 z późn.zm.).
Ponadto określony przez Stowarzyszenie sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych tj. w szczególności zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych zawiera zbyt szczegółowy opis poszczególnych kont we właściwych zespołach nie dostosowany do specyfiki jednostki i jej działalności (opis i wykazanie kont, które nie są faktycznie wykorzystywane) niezgodnie art. 10 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.).
2. Przekroczenie dopuszczalnej sumy środków finansowych własnych stowarzyszenia oraz wkładu własnego o kwotę 19,86 zł oraz zwiększenie całkowitych kosztów zadania publicznego niezgodnie z zapisami§ 3 ust. 5, w związku z § 3 ust. 3 i 4 umowy Nr 4/V/2013 z dnia 2 maja 2013 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego ”Prowadzenie profilaktycznej działalności informacyjnej i edukacyjnej wśród dzieci i młodzieży z Kamiennej Góry, w szczególności ze środowisk zagrożonych uzależnieniem - Profilaktyczny program edukacyjny „Zamiast nikotyny, zażyj witaminy!”.
3. Nieprawidłowe wykazanie w złożonych sprawozdaniach końcowych z wykonania zadań publicznych realizowanych na podstawie umowy Nr 4/V/2013 z dnia 2 maja 2013 r. oraz umowy Nr 8/V/2013 z dnia 7 maja 2013 r.w części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków pkt 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) w rubryce całość zadania zgodnie z umową, kwot poszczególnych kosztów tj. całkowitych, pokrytych z dotacji, z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego oraz pokrytych z wkładu osobowego, w tym z pracy społecznej członków i wolontariuszy – jako za okres sprawozdawczy (końcowy) realizacji zadania (tj. kwoty poniesione po wykonaniu zadania publicznego), podobnie w pkt. 2 Rozliczenie ze względu na źródło finansowania w rubryce “całość zadania (zgodnie z umową)” - wartości w złotych oraz procentowy udział poszczególnych kosztów w całości zadania publicznego właściwy dla końcowego okresu sprawozdawczego tj. całego okresu realizacji zadania, a nie właściwy dla postanowień umowy niezgodnie z poszczególnymi rodzajami kosztów wykazanych w zaktualizowanym kosztorysie zadania publicznego, stanowiącym załącznik Nr 2 doumowy Nr 8/V/2013 z dnia 7 maja 2013 r. oraz umowy Nr 4/V/2013 z dnia 2 maja 2013 r., w związku z zapisami zawartymi we wzorze sprawozdania z wykonania zadania publicznego, stanowiącymi załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
4. Zapłata za wykonane dzieła, realizowane na podstawie umów tj. umowy o dzieło Nr 5/M/2013 z dnia 15 maja 2013 r. i umowy o dzieło Nr 6/M/2013 z dnia 15 maja 2013 r., związanych z realizacją zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 4/V/2013 z dnia 2 maja 2013 r. oraz umowy o dzieło Nr 1/M/2013 z dnia 15 maja 2013 r., Nr 2/M/2013 z dnia 15.05.2013 r., Nr 3/M/2013 z dnia 15.05.2013 r. oraz umowy Nr 4/M/2013 z dnia 15.05.2013 r. związanych z realizacją zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 8/V/2013 z dnia 7 maja 2013 r. z naruszeniem terminu wypłaty wynagrodzenia stosownie do postanowień § 2 i § 7 wyżej wymienionych umów o dzieło, w związku z rachunkami z dnia 20.12.2013 r. wystawionymi do niniejszych umów oraz art.642 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn.zm.).
5. Nieprecyzyjny opis zawarty na dowodach księgowych finansowanych ze środków dotacji celowej, tj.
- w stosunku do umowy Nr 4/V/2013 z dnia 2 maja 2013 r. na realizację zadania „Prowadzenie profilaktycznej działalności informacyjnej i edukacyjnej wśród dzieci i młodzieży z Kamiennej Góry, w szczególności ze środowisk zagrożonych uzależnieniem- Profilaktyczny program edukacyjny „Zamiast nikotyny, zażyj witaminy!”, wymienionych w pkt. 1, 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 17, 19, 20 i 21 protokołu kontroli,
- w stosunku do umowy Nr 8/V/2013 z dnia 7 maja 2013 r. na realizację zadania „Działanie informacyjne i edukacyjne w zakresie prawidłowego gospodarowania odpadami komunalnymi, a w szczególności w zakresie selektywnego zbierania odpadów komunalnych na terenie miasta Kamienna Góra- projekt edukacyjny „Niech usłyszą dzieci, że odpady to nie śmieci!”, wymienionych w pkt. 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9 i 10
zawierający jedynie ogólne stwierdzenie, iż zakupione towary zostały wykorzystane na potrzeby realizacji zadania publicznego bez określenia konkretnego przeznaczenia (celu), w jakim zostały zakupione oraz wykorzystane,stosownie do zapisów zawartych w pkt 9 „Pouczenia” do wzoru sprawozdania z wykonania zadania publicznego, stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
6. Przekroczeniewysokości środków własnych o 57,41 zł i tym samym podwyższenie całkowitego kosztu realizacji zadania publicznego niezgodnie z zapisami § 3 ust. 4, w związku z § 3 ust. 3 wyżej wymienionej umowy o wsparcie realizacji zadani publicznego Nr 8/V/2013 z dnia 7 maja 2013 r. “Działania informacyjne i edukacyjne w zakresie prawidłowego gospodarowania odpadami komunalnymi, w szczególności w zakresie selektywnego zbierania odpadów komunalnych na terenie miasta Kamienna Góra ” Niech usłyszą wszystkie dzieci, są odpady, a nie śmieci!”.
7. Brak na dowodzie księgowym tj. fa VAT 247/09/2013 PATDRUK (dow. Nr 1/11/13) dotyczącym realizacji zadania publicznego na podstawie umowy Nr 8/V/2013 z dnia 7 maja 2013 r. obligatoryjnego elementu faktury w postaci oznaczenia numeru, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (numer NIP) niezgodnie z § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360 z późn.zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Uzupełnienie Zasad (polityki) rachunkowości Sudeckiego Stowarzyszenia Ekorozwoju „Green Gate„ w Kamiennej Górze, w szczególności o: określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, oraz system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów oraz dostosowanie zakładowego planu kont Stowarzyszenia do specyfiki jednostki i jej działalności (opis i wykazanie kont, które nie są faktycznie wykorzystywane) zgodnie z art. 10 ust.1, w związku z art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.), w związku z § 1 ust. 1 i §2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz.1539 z późn.zm.).
Ad.2. Przestrzeganie zapisów umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego, w szczególności w zakresie dotyczącym zachowania wysokości dopuszczalnej sumy środków finansowych własnych stowarzyszenia oraz wkładu własnego stowarzyszenia oraz nieprzekraczania całkowitych kosztów zadania publicznego ustalonych w zawartej umowie o wsparcie realizacji zadania publicznego, konstruowanej w oparciu o złożoną ofertę i (zaktualizowany) kosztorys realizacji zadania oraz ramowy wzór umowy, stanowiący załącznik Nr 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
Zgodnie z § 3 ust.6 wzoru umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego: kwota środków własnych, dofinansowania z innych źródeł publicznych oraz kwota środków pozostałych może się zmieniać w stosunku do wartości tych pozycji zapisanych w umowie. Zatem organizacja może wydać na realizację zadania większą niż zapisana w umowie kwotę ze swoich środków pieniężnych. Jednak wtedy organizacja powinna zmniejszyć odpowiednio kwotę dofinansowania z innych źródeł publicznych lub kwotę środków pozostałych, które angażuje do realizacji zadania. W ten sposób suma wszystkich źródeł finansowania zadania nie przekroczy całkowitego kosztu zadania.
Ad.3. Prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach końcowych z wykonania zadań publicznych w części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków pkt 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) w rubryce całość zadania zgodnie z umową, oraz w pkt. 2 Rozliczenie ze względu na źródło finansowania w rubryce “całość zadania (zgodnie z umową)” - wartości właściwych dla postanowień umowy zgodnych z poszczególnymi rodzajami kosztów wykazanych w zaktualizowanym kosztorysie zadania publicznego, stanowiącym załącznik Nr 2 doumowy o wsparcie realizacji zadania publicznego, w związku z zapisami zawartymi we wzorze sprawozdania z wykonania zadania publicznego, stanowiącymi załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
Ad 4. Przestrzeganie terminów zapłaty wynagrodzenia wynikających z zawartych umów o dzieło oraz zgodnie z zapisami art.642 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 121 z późn.zm.).
Ad.5. Dokonywanie precyzyjnego opisu dowodów księgowych finansowanych ze środków dotacji na podstawie umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego, w szczególności w zakresie dokładnego określenia przeznaczenia (celu), w jakim zostały zakupione oraz wykorzystane towary lub usługi,stosownie do zapisów zawartych w pkt 9 „Pouczenia” do wzoru sprawozdania z wykonania zadania publicznego, stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
Ad.6. Przestrzeganie zapisów umów o wsparcie realizacji zadania publicznego, w szczególności w zakresie dotyczącym zachowania całkowitych kosztów zadania publicznego ustalonych w zawartej umowie o wsparcie realizacji zadania publicznego, konstruowanej w oparciu złożoną ofertę i kosztorys realizacji zadania publicznego oraz ramowy wzór umowy, stanowiący załącznik Nr 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
Ad.7. Sprostowanie dowodu księgowego fa VAT 247/09/2013 PATDRUK (dow. Nr 1/11/13), dotyczącego realizacji zadania publicznego na podstawie umowy Nr 8/V/2013 z dnia 7 maja 2013 r. o wskazanie obligatoryjnego elementu faktury w postaci oznaczenia numeru, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi tj. numeru NIP poprzez wystawienie noty korygującej zgodnieart. 106 kustawy z dnia 11 marca 2014 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn.zm.).
Ponadto, w związku ze stwierdzonym w trakcie niniejszej kontroli znacznym spóźnieniem w wystawieniu faktury fa VAT 15/2013/Sł z dnia 31.12.2013 r. (sprzedaż dokonana dnia 16.11.2013 r.) dotyczącej realizacji zadania publicznego “Rozwijanie zainteresowań i prowadzenie zajęć muzycznych, plastycznych, fotograficznych, filmowych itp dla mieszkańców Kamiennej Góry”-cykl warsztatów hobbystycznych „Wstążką malowane, z sercem gotowane”, wykonywanego na podstawie umowy Nr 12/IV/2013 z dnia 12 kwietnia 2013 r. zaleca się niezwłoczne występowanie przez nabywcę towaru do wystawcy z żądaniem wystawienia faktury stosownie do zapisów art. 106 b ust.3 ustawy z dnia 11 marca 2014 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn.zm.), w szczególności w celu rzetelnego i prawidłowego udokumentowania wydatków pokrywanych ze środków dotacji przekazywanych na podstawie umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Na podstawie § 9 ust.5 umów o wsparcie realizacji zadania publicznego tj. umowy 12/IV/2013 z dnia 12 kwietnia 2013 r., Nr 8/V/2013 z dnia 07 maja 2013 r. oraz Nr 4/V/2013 z dnia 2 maja 2013 r. zawartych z Sudeckim Stowarzyszeniem Ekorozwoju „GREEN GATE” w Kamiennej Górze, Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 9 ust.4 wyżej wymienionych umów, do ich wykonania i powiadomienia o tym Zleceniodawcy.
