Kontrole wewnętrzne 2019: Kontrola administracyjna w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze
W dniach od 22.07.2019 r. do dnia 30.08.2019 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze w zakresie zgodności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, wiarygodności sprawozdań składanych za rok 2018 oraz realizacji wydatków z tytułu wynagrodzeń pracowników za rok 2018, z uwzględnieniem kontroli sprawdzającej. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta Kamienna Góra Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 7/2019 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 i art 69 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 869 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 oraz § 9 ust.3 pkt 4 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. Brak założenia i prowadzenia przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Kamiennej Górze własnej strony BIP stosownie do zapisów art. 4 ust. 1, w związku z art.9 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.1330 z późn.zm.) oraz art.11b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 994 z późn.zm.).
2. Nieprawidłowe wskazanie w zapisach§ 8 pkt 5 Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze, iż do zadań głównego księgowego należy prowadzenie kasy instytucji niezgodnie z art. 59 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 994 ze zm.), w związku z art. 54 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.).
3. Nieprawidłowe określenie w zapisach § 3 ust.4 Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze, uprawnienia głównej księgowej do sprawowania zastępstwa w czasie usprawiedliwionej nieobecności Dyrektora Biblioteki (spowodowanej np. chorobą, urlopem) dłuższej niż 7 dni, w zakresie podpisywania aktów prawnych i pism w sprawach określonych w ust. 2 pkt 2 (decyzje i polecenia służbowe o charakterze ogólnym i organizacyjnym oraz związane z realizacją zadań Biblioteki) niezgodnie z art.17 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406 ze zm.) oraz art.54 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.).
4. Unormowanie w zapisach Regulaminu wynagradzania Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze, w załączniku Nr 1 do w/w Regulaminu wynagradzania określającego wykaz stanowisk i stawek wynagrodzenia zasadniczego, wysokości wynagrodzenia zasadniczego dla dyrektora oraz stawki miesięcznej dla głównego księgowego jako pracowników zatrudnionych na stanowiskach zarządzających niezgodnie z art. 241 26 §2 , w związku z art. 77² § 5 Kodeksu Pracy.
Brak unormowania w załączniku Nr 1 do Regulaminu Wynagrodzenia pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze (wykaz stanowisk i stawek wynagrodzenia zasadniczego), wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 8/2017 Dyrektora MBP w Kamiennej Górze z dnia 18 sierpnia 2017 r. stanowiska starszego kustosza oraz stawek wynagrodzenia zasadniczego dla pracownika zatrudnionego na stanowisku starszego kustosza niezgodnie ze stanem faktycznym, w związku z art. 31d ust.3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1983 ze zm.).
5. Nieprawidłowe unormowanie zasad wynagradzania głównego księgowego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze w Zarządzeniu Nr 9/2017 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze z dnia 18 sierpnia 2017 r. w sprawie ustalenia zasad wynagradzania głównego księgowego instytucji kultury niezgodnie z art. 241 26 §2 , w związku z art. 77² § 5 Kodeksu Pracy.
6. Brak dokonywania aktualizacji w Zasadach polityki rachunkowości Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze wprowadzonej na podstawie Zarządzenia Nr 12/2017 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze z dnia 27 grudnia 2017 r., wersji oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych niniejszej instytucji kultury niezgodnie z art.10 ust. 2 ustawy z dnia z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395).
Nieprawidłowe wskazanie w wyżej wymienionych Zasadach polityki rachunkowości Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze, iż jednostka sporządza na podstawie ksiąg rachunkowych sprawozdania wynikające z obowiązujących przepisów, w tym: Rb-Ws roczne sprawozdanie o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki sektora finansów publicznych niezgodnie z art.11 ustawy z dnia 7 lipca 2017 r. o zmianie ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2017 r. poz. 1475), w związku z uchyleniem obowiązku stosowania przez jednostki zaliczane do sektora finansów publicznych klasyfikacji wydatków strukturalnych oraz §19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r., poz. 109 ze zm.).
7. Brak uwzględnienia i brak opisu w Zakładowym Planie kont Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze, stanowiącym załącznik do Zasad polityki rachunkowościMiejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze zasad funkcjonowania konta 149 „Środki pieniężne w drodze”, pomimo dokonywana zapisów księgowych na wyżej wymienionym koncie w roku 2018 niezgodnie z art. 8 ust. 1 i art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.a, w związku z art. 4 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 395).
8. Brak wykazania i wyodrębnienia w projekcie planu finansowego na rok 2018 (data sporządzenia 13.10.2017r.) oraz w planie finansowym Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze na rok 2018 przychodów ogółem, a także w ramach wyżej wymienionych wyszczególnienia przychodów z własnej działalności, pozostałych przychodów, środków otrzymywanych od osób fizycznych i prawnych (darowizny fizyczne), przychodów finansowych, innych źródeł niezgodnie z art. 31 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.), w związku z załącznikiem (planem przychodów i wydatków instytucji kultury) do Zarządzenia Nr 480/2017 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 14 sierpnia 2017 r. w sprawie opracowania materiałów planistycznych do budżetu miasta Kamienna Góra.
9. Brak sporządzenia przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Kamiennej Górze zmian do planu finansowego instytucji kultury na rok 2018 i nieprzekazanie niniejszych informacji o skorygowanym planie finansowym na rok 2018 do organizatora, pomimo zmniejszenia kwoty dotacji podmiotowej na podstawie aneksu Nr 1 z dnia 15 listopada 2018 r. do umowy Nr 4/I/2018/SP z dnia 2 stycznia 2018 r. oraz środków finansowych otrzymanych z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w ramach Programu Wieloletniego „Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa”- Biblioteka Narodowa na zakup nowości wydawniczych 10.600,00 zł oraz z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Funduszu Promocji Kultury na grę mobilną „W poszukiwaniu skarbu Wallenberga” na kwotę 8.950,00 zł niezgodnie z art. 27 ust.3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 862) oraz art. 52 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.).
10. Nieprawidłowe złożenie negatywnego (zerowego) sprawozdania uzupełniającego Rb-UZ o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz negatywnego (zerowego) sprawozdania Rb-UN rocznego uzupełniającego o stanie należności z tytułu papierów wartościowych według stanu na koniec 2018 r. niezgodnie z zapisami § 6 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1773 z późn. zm.).
Zgodnie z § 6 ust. 3 jednostka nie sporządza sprawozdania Rb-UZ lub Rb-UN w przypadku, gdy nie posiada zobowiązań lub należności podlegających wykazaniu w tych sprawozdaniach.
11. Nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniach kwartalnych Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec I, II, III i IV kwartału 2018 r. w wierszu N5.3. należności pozostałe z tytułów innych niż wymienione wyżej kwoty 5.200,00 zł z tytułu wniesionej przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Kamiennej Górze kaucji za najem powierzchni od przedsiębiorcy pod siedzibę tymczasową niniejszej instytucji kultury niezgodnie z §13 ust. 1 pkt 4 załącznika Nr 9 (instrukcja sporządzania sprawozdań) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1773 z późn.zm.).
12. Błędne wpisanie z sprawozdaniu finansowym z tytułu rozliczenia rat dotacji Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze za IV kwartał 2018 r. w rubryce środki wykorzystane przy wydatkach na usługi remontowe i konserwacji pokrytej z dotacji kwotę 3.250,04 zł niezgodnie ze stanem faktycznym, wskazującym środki wykorzystane na usługi remontowe i konserwacji ogółem w kwocie 4.162,05 zł, w tym ze środków dotacji w kwocie 4.162,05 zł.
Ponadto, w sprawozdaniu finansowym z tytułu rozliczenia rat dotacji Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze za IV kwartał 2018 r. błędnie zsumowano w pkt.9 Zbiory biblioteczne wartość w zł jako kwotę 21.406,26 zł niezgodnie ze stanem faktycznym i wysokością środków wykorzystanych tj. 10.600,00 zł - z dotacji z Biblioteki Narodowej oraz kwota 10.806.30 zł ze środków dotacji podmiotowej – suma 21.406,30 zł.
13. Brak umieszczenia na listach płac pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze Nr E/2018/05 za okres 01.05.2018 r. do 31.05.2018 r.dat sprawdzenia pod względem formalno rachunkowym i merytorycznym oraz na liście płac Nr E/2018/10 za okres 01.10.2018 r. do 31.10.2018 r. brak daty sprawdzenia pod względem merytorycznym niezgodnie z art.22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.), w związku z § 8 pkt. 1 i 2 Instrukcji obiegu dokumentów Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze.
14. Nieprawidłowe naliczenie i dokonanie wypłaty p.o. Dyrektorowi Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górzeza okres od 01.05.2018 r. do 31.05.2018 r. (lista wypłat Nr E/2018/05) dodatku za wieloletnią pracę w wymiarze 6% wynagrodzenia zasadniczego tj. 240,00 zł (brutto) niezgodnie z udokumentowanymi okresami zatrudnienia znajdującymi się w aktach osobowych oraz art. 31 ust.2 i 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 406 ze zm.), w związku z § 2 ust.5 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798 ze zm.).
Za okres 01.05.2018 r. do 31.05.2018 r. Dyrektorowi Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze przysługiwał dodatek za wieloletnią pracę w wymiarze 5% wynagrodzenia zasadniczego tj. 200,00 zł (brutto).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Założenie i prowadzenie przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Kamiennej Górze własnej strony BIP zgodnie z art. 4 ust. 1, w związku z art.9 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.1330 z późn.zm.) oraz art.11b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 506 z późn.zm.).
Zgodnie z art.4 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej obowiązane do udostępnienia informacji publicznej są władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne, w szczególności podmioty reprezentujące państwowe osoby prawne oraz osoby prawne samorządu terytorialnego oraz podmioty reprezentujące inne państwowe jednostki organizacyjne albo jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego. W kontekście art. 9 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej podmioty, o których mowa w art. 4 ust. 1 i 2 wyżej wymienionej ustawy tworzą własne strony Biuletynu Informacji Publicznej, na których udostępnia się informacje publiczne podlegające udostępnieniu w tej drodze. Za stworzenie, utrzymanie i aktualizację treści zawartych w podmiotowych stronach BIP odpowiadają podmioty udostępniające informacje publiczną. Tym samym podmioty sklasyfikowane w art. 4 ust.2 są obowiązane do tworzenia strony BIP, z uwzględnieniem postanowień art. 9 ustawy.
Stosownie do wyjaśnień zawartych w piśmie Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, Departament Prawny DP-WP-026-195/2012/SB/NG z dnia 20 grudnia 2013 r.: ”Każdy podmiot zobowiązany do udzielenia informacji publicznej powinien prowadzić własną stronę BIP. Pod pojęciem „własnej strony BIP” należy rozumieć odrębną od stron podmiotowych BIP innych podmiotów stronę… Podmiot zobowiązany do prowadzenia podmiotowej strony BIP może prowadzić tę stronę na serwerze własnym (jeśli taki posiada), bądź na serwerze innego podmiotu, którym może być zarówno jak i jednostka nadrzędna w stosunku do danej jednostki organizacyjnej, jeżeli posiada własny serwer. W tym przypadku, udostępnienie serwera przez jednostkę nadrzędną nie oznacza jednak, że jednostka podległa może prowadzić swoją stronę BIP w ramach serwisu BIP jednostki nadrzędnej. Oznacza ono jedynie, że jednostka podległa może powadzić własną stronę BIP na tym samym serwerze, na którym prowadzony jest serwis BIP jednostki nadrzędnej. Jednostka podległa zobowiązana jest nadal do prowadzenia własnej strony podmiotowej BIP.”
Ad.2. Sprostowanie zapisów§ 8 pkt 5 Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze poprzez uchylenie z zakresu zadań głównego księgowego obowiązku prowadzenia kasy instytucji kultury stosownie do zapisów art.59 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2019 r poz. 506 ze zm.), w związku z art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz.869).
Ad.3. Zmiana zapisów § 3 ust.4 Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze w zakresie uprawnień głównej księgowej niniejszej instytucji kultury do sprawowania zastępstwa w czasie usprawiedliwionej nieobecności Dyrektora Biblioteki (spowodowanej np. chorobą, urlopem) dłuższej niż 7 dni, w zakresie podpisywania aktów prawnych i pism w sprawach określonych w ust. 2 pkt 2 (decyzje i polecenia służbowe o charakterze ogólnym i organizacyjnym oraz związane z realizacją zadań Biblioteki) stosownie do zapisów art.17 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406 ze zm.) oraz art.54 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.).
Zgodnie z orzeczeniem SR w Ostródzie sygn. Akt IV P/18/17 z dnia 30.08.2017 r. „pracownik zastępujący dyrektora w instytucji kultury, w której nie przewidziano zastępcy dyrektora, nie może być ponadto wskazany w statucie. Statut instytucji kultury może przewidywać jedynie utworzenie stanowiska zastępcy dyrektora lub stanowisk zastępców dyrektora. (art. 15 ust. 8 ustawy o działalności kulturalnej). Jednak jeśli w statucie nie przewidziano stanowiska zastępcy dyrektora, kwestię ustalenia zastępstwa dyrektora, powinien regulować regulamin organizacyjny (art.13 ust.3 ustawy o działalności kulturalnej), który określa organizację wewnętrzną instytucji kultury, nadaje go dyrektor instytucji, po zasięgnięciu opinii organizatora oraz opinii działających w niej organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców. W związku z tym dyrektor jednostki organizacyjnej zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz, osoba go zastępująca w czasie jego nieobecności nie ma prawa zaciągać zobowiązań np. podpisywać umów (art.17 ustawy o działalności kulturalnej)…...główna księgowa nie może zastępować dyrektora instytucji kultury, ponieważ jej zakres odpowiedzialności i uprawnień określa art.54 ustawy o finansach publicznych. Z przepisu tego wynika, że minimalny skład pracowniczy to 3 osoby: pracownik właściwy rzeczowo, główny księgowy i kierownik jednostki.
Główna księgowa nie jest uprawniona do dysponowania planem finansowym, a zatem nie może zatwierdzać dowodów księgowych. Powierzenie jednej osobie funkcji głównego (wykonującego dyspozycje środkami pieniężnymi) oraz funkcji kierownika jednostki (dysponenta środków publicznych) na czas zastępstwa powoduje, że ta sama osoba zaciąga zobowiązania, dokonuje wstępnej kontroli wydatków i wykonuje dyspozycje środkami pieniężnymi. W tym zakresie warto powołać wyrok WSA w Warszawie z dnia 26 kwietnia 2010 r. gdzie stwierdzono, że.obowiązki związane z sprawozdawczością mają charakter czynności związanych z reprezentowaniem i występowaniem jednostki na zewnątrz. W tym też zakresie kierownik jednostki nie może scedować na głównego księgowego ani tego obowiązku, ani związanej z tym odpowiedzialności (wyrok WSA w Warszawie z 26.04.2010 r. SA/Wa 103/10, Biul (..) 2010 r. Nr 3, poz.14 str.160).
Zgodnie z glosą do wyroku Sądu Najwyższego z dnia 24 maja 2016 r. III PK 108/15 …. za dopuszczalne należy uznać powierzenie obowiązków określonemu pracownikowi także w sytuacji, gdy przepisy ustawowe wprost nie przewidują takiej możliwości (…) osoba, której czasowo powierzono obowiązki dyrektora, nie korzysta ze wszelkich uprawnień przysługujących organowi zarządzającemu. Spod jej kompetencji wyłączne są czynności zastrzeżone, zgodnie z przepisami obowiązującymi u danego pracodawcy, do wyłącznej właściwości dyrektora danej instytucji. Dotyczy to w szczególności prawa rozwiązywania stosunku pracy z pracownikiem zatrudnionym na stanowisku zastępcy dyrektora.”
Ad.4. Uchylenie z zapisów załącznika Nr 1 (wykaz stanowisk i stawek wynagrodzenia zasadniczego) do Regulaminu wynagradzania pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze w zakresie określenia stawek wynagrodzenia zasadniczego dla dyrektora oraz głównego księgowego niniejszej instytucji kultury jako pracowników zatrudniony na stanowiskach zarządzających zgodnie z art. 241 26 §2, w związku z art. 77² § 5 Kodeksu Pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1040 ze zm.).
Ani układ zbiorowy ani tez regulamin wynagradzania nie mogą określać warunków wynagradzania pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, w rozumieniu art. 128§ 2 pkt 2 Kodeksu pracy (należy przez to rozumieć pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz głównych księgowych) oraz osób zarządzających zakładem pracy na innej podstawie niż stosunek pracy. Wynika to z art. 24126§2 oraz art.77²§5 Kodeksu pracy. Ograniczenia treści układu zakładowego oraz regulaminu wynagradzania dotyczą tylko zasad wynagradzania osób zarządzających, w imieniu pracodawcy. Nie ma on zastosowania do innych świadczeń związanych z pracą (np. odpraw). Przez zasady wynagradzania należy bez wątpienia rozumieć postanowienia regulujące wynagrodzenie zasadnicze, dodatki do niego np. stażowy lub funkcyjny oraz premie i nagrody roczne, bowiem są one zależne od rodzaju, ilości i jakości pracy.
Stosownie do orzeczenia Sądu Najwyższego przewidziane w takim regulaminie pracy warunki wynagradzania mogą natomiast być wobec nich stosowane w zakresie przewidzianym w umowie o pracę (por. wyrok SN z dnia 24 lipca 2009 r. I PK 49/09, OSNP 2011, Nr 5-6, poz. 78). W cytowanym wyroku Sąd Najwyższy stwierdził, że: „ustalenie takie może dotyczyć także składników wynagrodzenia regulowanych w układzie zbiorowym pracy (np. nagrody jubileuszowej), podobnie uzasadnienie wyroków Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2006 r. , I PK 172/05, OSNP 2007 Nr 7-8, poz. 95 i 25 września 2007 r. I PK 105/07, OSNP 2008 Nr 21-22, poz. 309), co jest naturalne skoro układ normuje zasadniczo typowe składniki wynagrodzenia. Nie ma przeszkód, aby ustalenie to zostało dokonane przy wykorzystaniu techniki odesłania do aktu prawnego regulującego określone składniki wynagrodzenia i zasady ich przyznawania, w tym do zakładowego układu zbiorowego pracy. W takim bowiem przypadku określenie warunków wynagrodzenia następuję wolą stron stosunku pracy, a nie wolą stron układu zbiorowego, podobnie byłoby w przypadku, gdyby zamiast zastosowania tej techniki ustalono zasady przysługiwania danego składnika wynagrodzenia przez przepisanie stosownych postanowień układu. Należy więc uznać, że ustalenie określonych warunków wynagradzania pracownika zarządzającego zakładem pracy w imieniu pracodawcy przez odesłanie do stosownych postanowień zakładowego układu zbiorowego nie narusza art. 241 26 §2, w związku z art. 77² § 5 Kodeksu Pracy.”
Uzupełnienie zapisów załącznika Nr 1 (wykaz stanowisk i stawek wynagrodzenia zasadniczego) do Regulaminu Wynagradzania pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze o stanowisko starszego kustosza oraz stawki wynagrodzenia zasadniczego dla pracownika zatrudnionego na stanowisku starszego kustosza zgodnie ze stanem faktycznym, w związku z art. 31d ust.3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1983 ze zm.).
Ad.5. Uchylenie Zarządzenia Nr 9/2017 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze z dnia 18 sierpnia 2017 r. w sprawie ustalenia zasad wynagradzania głównego księgowego instytucji kultury jako aktu normującego zasady wynagradzania pracownika zatrudnionego na stanowisku zarządzającym zgodnie z art. 241 26 §2 , w związku z art. 77² § 5 Kodeksu Pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1040 ze zm.).
Ad.6. Systematyczne dokonywanie aktualizacjiwersji oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, stanowiących integralną część Zasad polityki rachunkowości Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze niezgodnie z art.10 ust. 2 ustawy z dnia z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351).
Uchylenie zapisów w Zasadach polityki rachunkowości Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze określających obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania Rb-Wsa o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki sektora finansów publicznych zgodnie z art.11 ustawy z dnia 7 lipca 2017 r. o zmianie ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2017 r. poz. 1475) oraz § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1393 ze zm.).
Ad.7. Uzupełnienie zapisów Zakładowego Planu Kont Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze poprzez wprowadzenie oraz opis zasad funkcjonowania konta 149 „Środki pieniężne w drodze” zgodnie z art. 8 ust. 1 i art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.a, w związku z art. 4 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 395).
Ad.8. Wykazywanie i wyodrębnienie w projekcie planu finansowego i w planie finansowym Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze kwoty przychodów ogółem z prowadzonej działalności, a także pozostałych przychodów, środków otrzymywanych od osób fizycznych i prawnych (darowizny fizyczne), przychodów finansowych, innych źródeł oraz stanu środków obrotowych na początek roku (z tego zapasów materiałów, wyrobów i innych, środków pieniężnych, należności, zobowiązań i innych) i planowanego stanu środków obrotowych na koniec roku zgodnie z art. 31 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), w związku z załącznikiem (planem przychodów i wydatków instytucji kultury) do Zarządzenia Burmistrza Miasta Kamienna Góra w sprawie opracowania materiałów planistycznych do budżetu miasta Kamienna Góra.
Ad.11. Wykazywanie w sprawozdaniach kwartalnych Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych kaucji wniesionej przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Kamiennej Górze z tytułu umowy najmu w wierszu N3.3. depozyty terminowe zgodnie z §13 ust. 1 pkt 4 załącznika Nr 9 (instrukcja sporządzania sprawozdań) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1773 z późn.zm.).
Kaucje złożone z tytułu należytego zabezpieczenia umów powinny być wykazane w pozycji N3.3 depozyty terminowe. Podkategoria „depozyty terminowe” obejmuje środki pieniężne, które nie mogą być oddane bezzwłocznie do dyspozycji jednostki składającej depozyt, gdyż zwykle środki te gromadzone są na dokładnie oznaczony okres lub objęte okresowym terminem wypowiedzenia. Ponadto, przedterminowe wycofanie środków (jeżeli jest dopuszczalne) przeważnie jest obarczone utratą całości lub części odsetek. W związku z powyższym, w wierszu N3.3. należy wykazać np. środki pieniężne zdeponowane na terminowych lokatach bankowych, depozyty złożone przez jednostkę w celu należytego zabezpieczenia umów, kaucje mieszkaniowe (jeżeli umowa wynajmu zawarta jest na czas określony) itp.
W sprawozdaniu Rb-N w kategorii „Depozyty na żądanie lub terminowe” wykazaniu podlegają tylko te środki na zabezpieczenie należytego wykonania umów, wadia i kaucje, które jednostka wpłaciła na rachunek innych podmiotów i z tego tytułu posiada należności.
W sprawozdaniu Rb-N, prezentowane są należności wynikające z tytułów, do których zaliczamy: papiery wartościowe, pożyczki, gotówkę, depozyty, wymagalne należności, pozostałe należności, przy czym przez depozyty rozumie się wartość należności wynikających ze złożonych depozytów. Depozyty mające charakter swoistej gwarancji (np. kaucji) objęte są kategorią i podlegają wykazaniu w tym sprawozdaniu. Kaucje zarówno otrzymane przez jednostkę, jak i wnoszone w związku z wynajmem powierzchni, zaliczamy właśnie do depozytów. Uwzględniając jednak definicje depozytów wskazane powyżej, a które wynikają odpowiednio z § 2 ust.1 pkt 3 i § 13 ust. 1 pkt 4 Instrukcji sporządzania sprawozdań, należy stwierdzić, że kaucją którą jednostka wniosła, w związku z wynajmem powierzchni- ma obowiązek wykazania w sprawozdaniu Rb-N, w wierszu N3.2. lub N.3.3 w zależności czy są to depozyty na żądanie, czy depozyty terminowe.
Ad.12. Rzetelne i prawidłowe wykazywanie przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Kamiennej Górze danych oraz sumowanie wartości wykorzystanych środków w sprawozdaniach finansowych z tytułu rozliczenia rat dotacji zgodnie ze stanem faktycznym i danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych oraz dowodów księgowych stosownie do zapisów art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 351 ze zm.).
Ad.13. Umieszczanie na listach płac pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze jako dowodach księgowych dat sprawdzenia pod względem formalno- rachunkowym i merytorycznym zgodnie z § 8 pkt. 1 i 2 Instrukcji obiegu dokumentów Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze oraz art. 22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz.351 ze zm.).
Ad.14. Prawidłowe ustalanie i naliczanie prawa do dodatku za wieloletnią pracę dla Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej Górze na podstawie wszystkich poprzednich zakończonych okresów okresów zatrudnienia oraz innych udowodnionych okresów, jeżeli na podstawie przepisów odrębnych podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze na podstawie odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej okresy zatrudnienia uprawniające do dodatku za wieloletnią znajdującej się w aktach osobowych pracownika zgodnie z art.31 ust.3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1983), w związku z § 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798).
Dokonać prawidłowego ustalenia nabycia prawa dododatku za wieloletnią pracę przez Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej Górze na podstawie wszystkich poprzednich zakończonych okresów okresów zatrudnienia oraz innych udowodnionych okresów, jeżeli na podstawie przepisów odrębnych podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze na podstawie odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej okresy zatrudnienia uprawniające do dodatku za wieloletnią znajdującej się w aktach osobowych pracownika zgodnie z art.31 ust.3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1983), w związku z § 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798).
Kolejno dokonać przeliczenia wypłaconego Dyrektorowi Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze nadpłaconego dodatku za wieloletnią pracę i uwzględniając okres objęty kontrolą tj. od dnia 01.01.2018 r. do 31.12.2018 r. oraz 3-letni okres przedawnienia roszczenia o zwrot nienależnie pobranego wynagrodzenia za pracę stosownie do zapisów art.291§1 Kodeksu Pracy, wystąpić o dobrowolny zwrot nienależnie pobranego świadczenia z okresu objętego kontrolą tj. dodatku za wieloletnią w łącznej wysokości 40,00 zł wraz z należnymi odsetkami, w przypadku odmowy rozważyć możliwość jej wyegzekwowania od pracownika odpowiedzialnego na nieprawidłowe ustalenie wysokości tego dodatku stosując zasady określone w przepisach działu piątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 z późn.zm.), zaś w przypadku wyczerpania powyższych opcji zwrotu rozważyć możliwość jej wyegzekwowania na drodze sądowej z zastosowaniem właściwych przepisów prawa w powyższej materii.
Ponadto, dokonać sprawdzenia i przeliczenia wypłaconegoDyrektorowi Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze dodatku za wieloletnią pracę w okresie od dnia 27.04.2017r. do 31.12.2017 r. oraz od dnia 01.01.2019 r. do nadal i w sytuacji stwierdzenia nienależnego naliczenia i wypłaty dodatku za wieloletnią pracę, uwzględniając 3-letni okres przedawnienia roszczenia o zwrot nienależnie pobranego wynagrodzenia za pracę stosownie do zapisów art.291§1 Kodeksu Pracy, wystąpić o dobrowolny zwrot nienależnie pobranego świadczenia wraz z należnymi odsetkami, w przypadku odmowy rozważyć możliwość jej wyegzekwowania od pracownika odpowiedzialnego na nieprawidłowe ustalenie wysokości tego dodatku stosując zasady określone w przepisach działu piątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 z późn.zm.), zaś w przypadku wyczerpania powyższych opcji zwrotu rozważyć możliwość jej wyegzekwowania na drodze sądowej z zastosowaniem właściwych przepisów prawa w powyższej materii.
Ponadto, w związku ze stwierdzoną w trakcie kontroli nieprawidłowością w zakresie wykazania w sprawozdaniu finansowym z rozliczenia dotacji za rok 2018 przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Kamiennej Górze dotacji z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego z Funduszu Promocji Kultury na grę mobilną „W poszukiwaniu skarbu Wallenberga” (wykazaną w ewidencji księgowej konta 740-3 Dotacje ministerialne) jako środki własne, zaleca się prawidłowe wykazywanie niniejszych środków ze względu na ich źródło- tj. środki ministerialne.
Na podstawie § 31 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
