Kontrole wewnętrzne 2012: Wystąpienie pokontrolne Miejske Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze

            W dniach od 09.07.2012 r. do 03.08.2012 r. została przeprowadzona kontrola  administracyjna w Miejskim Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, realizacji wydatków z tytułu delegacji służbowych (§ 4410), zakupu materiałów i wyposażenia (§ 4210), zakupu usług pozostałych (§ 4300) oraz wydatków z tytułu szkoleń pracowników (§ 4700) za rok 2011. Kontrolę przeprowadziła:-  inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 18/2012 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie  z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240), w związku z § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.

W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące  nieprawidłowości w Miejskim Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze:

1. Brak określenia w Zakładowym Planie kont, stanowiącym integralną część Zasad (polityki) rachunkowości Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze zapisów dotyczących określenia wersji oprogramowania komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych- obsługi finansowo-księgowej niezgodnie z art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit.c, w związku z art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.  1223 z późn.zm.).

(wyżej wskazane zalecenie zawarte zostało w protokole kontroli o numerze ewidencyjnym WK.0914-P/17/2009)

2. Nieprawidłowy zapis w postanowieniach § 5 (Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych i procedury) Zakładowej polityki rachunkowości Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze wskazujący, iż jednostka nie stosuje kont zespołu 5 niezgodny ze stanem faktycznym oraz zapisami art.10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223  z późn.zm.).

3. Brak sporządzenia rejestru ryzyk Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze na 2011 rok oraz dokonania identyfikacji ryzyka wewnętrznego i zewnętrznego jednostki niezgodnie z Regulaminem Kontroli zarządczej MCKF (załącznikiem do niniejszego Regulaminu - Instrukcją zarządzania ryzykiem), z uwzględnieniem Standardu 7. Identyfikacja ryzyka ogłoszonym w Komunikacie Ministerstwa Finansów Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2009 r. Nr 15, poz. 84).

Ponadto brak złożenia przez Kierownictwo Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze w roku 2012 niezgodnie z postanowieniami § 2 ust. 2 pkt.2 Zarządzenia Nr 137/2011 Burmistrza Kamiennej Góry z dnia 21 czerwca 2011 r. w sprawie kontroli zarządczej w Gminie Miejskiej Kamienna Góra oraz dokonywania samooceny  kontroli zarządczej:

Ø     oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok 2011 - załącznik Nr 8 do niniejszego

zarządzenia;

Ø     informacji o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej za rok 2011-

załącznik Nr 7 do niniejszego zarządzenia;

Ø     kwestionariusza samooceny – kierownicy -załącznik Nr 5 do niniejszego zarządzenia.

4. Brak uwzględnienia w strukturze organizacyjnej (§ 3 Regulaminu Organizacyjnego) Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze obiektu podległego jednostce tj. Boiska wielofunkcyjnego przy ul. Tadeusza Kościuszki (wskazanego w decyzji  z dnia 23.08.2010 r. Nr ewiden. AGN.72244-6/10 o przekazaniu nieruchomości w trwały zarząd) niezgodnie z obowiązującym stanem faktycznym i prawnym.

5. Nieprawidłowe zapisy załącznika Nr 3 do Regulaminu wynagradzania Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze dotyczące wysokości dodatku funkcyjnego dla dyrektora jednostki tj. do 200% najniższego wynagrodzenia zasadniczego niezgodnie z postanowieniami § 2 ust.2 pkt. 2, w związku z § 12 ust.2 Zarządzenia Nr 128/09 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 4 czerwca 2009 r. w sprawie określenia maksymalnego miesięcznego wynagrodzenia dyrektorów jednostek budżetowych oraz zakładów budżetowych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.

6. Złożenie miesięcznych sprawozdań Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okresy od: początku roku do 28.02.2011 r., od początku roku do 31.03.2011 r.  i od pocżątku roku do 31.07.2011 r. z niezachowaniem terminu właściwego do ich złożenia niezgodnie z §18,  w związku z  załącznikiem Nr 44 do rozporządzenia Ministra Finansów     z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 20, poz. 103 z późn.zm.).

7. Sprawdzenie pod względem formalno – rachunkowych dowodów księgowych (poleceń wyjazdu służbowego - delegacja Nr 1/2011 z dnia 10.03.2011 r., Nr 10/2011  z dnia 28.06.2011 r., aneks do delegacji Nr 1/2010 dnia 01.04.2011 r., Nr 19/2011 z dnia 24.11.2011 r., Nr 23/2011  z dnia 19.12.2011 r..), dotyczących głównego księgowego przez niego samego, co uniemożliwia dokonywanie rzetelnej wstępnej kontroli realizowanej przez główną księgową, określonej w dyspozycji art. 54 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2009 r. Nr  157, poz. 1240) oraz koliduje z prawidłowym wykonywaniem obowiązków i ponoszeniem odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, a także dokonywaniem wstępnej kontroli w zakresie kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych oraz sprawowaniem nadzoru nad skutecznością i prawidłowością działania systemu kontroli wewnętrznej.

8. Sporządzenie jednostkowego sprawozdania Rb-WSa o wydatkach strukturalnych poniesionych przez Miejskie Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze za rok 2011 w tysiącach niezgodnie z § 8 ust.1, w związku z § 4 ust.2 Instrukcji sporządzania rocznych sprawozdań Rb- WSa i Rb- WSb o wydatkach strukturalnych do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 20, poz.103).

9. Brak wskazania na sprawdzonych dowodach księgowych dokumentujących wydatki z tytułu delegacji służbowych (§ 4410), zakupu materiałów i wyposażenia (§ 4210), zakupu usług pozostałych (§ 4300) oraz wydatków z tytułu szkoleń pracowników (§ 4700) za rok 2011 działu klasyfikacji budżetowej, z którego został zrealizowany wydatek niezgodnie z art. 39 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) w związku z art. 21 ust.1 pkt.6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości  (Dz. U. z   2009 r. Nr 152, poz. 1223  z późn. zm.).

10. Nieprawidłowa klasyfikacja wydatków dotyczących usług transportowych, kurierskich lub kosztów wysyłki wymienionych: w pkt 3 faktury Nr Fa 464/2011 z dnia 24.02.2011 r. za zakup pistoletu spryskującego i środka czyszczącego;  pkt 3 faktury Nr Fa 406/2011 z dnia 16.02.2011 r. za części zamienne; w pkt.2 faktury Nr 332/A/2011 z dnia 28.02.2011 r. ELEPHANT-PRO SPORT; pkt.2 faktury FS 59/2011  z dnia 16.03.2011 r. TELKOM Myszka Andrzej; pkt.2 faktury VAT 186/03/2011 z dnia 01.03.2011 r. – niezgodnie z załącznikiem Nr 4 (klasyfikacja paragrafów wydatków i środków) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł  zagranicznych  (Dz. U. z 2010 r., Nr 38,  poz.207 z późn. zm. ).

Wyżej wymienione wydatki zostały sklasyfikowane w § 4210 (zakup  materiałów i wyposażenia), a winny zostać sklasyfikowane w § 4300 - zakup usług pozostałych. 

11. Nieprawidłowa klasyfikacja wydatków z tytułu zakupu części remontowych (zamiennych) do odkurzacza basenowego DOLPHIN w § 4300 (zakup usług pozostałych) fa VAT Nr 49/10/2011 z dnia 19.10.2011 r. niezgodnie z załącznikiem Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów   rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 38, poz. 207 z późn.zm.). Zakup wyżej wymienionych części remontowych do odkurzacza basenowego winien zostać sklasyfikowany w § 4210 (zakup usług pozostałych).

Niniejsza faktura enumeratywnie wymienia w swojej treści wyłącznie części zamienne do odkurzacza basenowego, nie wskazując tym samym usług w zakresie ich wymiany lub naprawy.

12. Przekroczenie terminów zapłaty, wskazanych w treści dowodów księgowych (wydatki  sklasyfikowane w § 4210, § 4300 oraz § 4700) stosownie do zapisów art. 44 ust. 3 ustawy  z dnia 27 sierpnia  2009 r.  o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240),  w związku z art. 6 i 7 ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r.  o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2003 r.  Nr 139, poz. 1323 z późn. zm).

13. Sprawdzenie dowodów księgowych dokumentujących wydatki sklasyfikowane w § 4210, § 4300 i § 4700 pod względem merytorycznym przez osobę nieupoważnioną tj. główną księgową niezgodnie z załącznikiem Nr 1 (wykaz osób upoważnionych do dokonywania poszczególnych rodzajów kontroli dokumentów księgowych) do Zarządzenia Nr 5/2010 Dyrektora  MCKF z dnia 05.05.2010 r. w sprawie wprowadzenia zaktualizowanych regulaminów i instrukcji stosowanych w Miejskim Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze, w związku z art. 21 ust.1 pkt.6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości  (Dz. U. z  2009 r. Nr 152, poz. 1223  z późn. zm.).

Zgodnie z wyżej wskazanym załącznikiem Nr 1 osobami upoważnionymi do dokonywania kontroli merytorycznej zdarzeń gospodarczych są: Dyrektor MCKF oraz kierownik pływalni.

W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie  w następujący sposób:

Ad.1. Uzupełnienie postanowień Zakładowego Planu Kont, stanowiącego integralną część Zasad (polityki) rachunkowości Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze o określenie wersji oprogramowania komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych – obsługi finansowo- księgowej niezgodnie z art. 10 ust.1 pkt.3 lit.c, w związku z art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U.  z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn.zm.).

Zgodnie z art.10 ust.1 pkt. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r.  Nr 152, poz.1223 z późn. zm.)  jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (polityki) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

3)     sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera- opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia eksploatacji.

Zgodnie z art.10 ust.2 ustawy o rachunkowości: „Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej  i aktualizuje dokumentację zasady (polityki) rachunkowości, o której mowa  w ust.1”.

Ad.2. Zaktualizowanie zapisów Zasad (polityki) rachunkowości Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze dotyczących stosowania kont zespołu 5 ”Koszty według typów działalności i ich rozliczenie” zgodnie ze stanem faktycznym stosownie do zapisów art. 10 ust.2 ustaw z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Ponadto kontrolujący wskazuje, iż w związku z ogłoszeniem nowego tekstu jednolitego: ustawy z dnia  4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 592)- (obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczpospolitej Polskiej  z dnia 24 kwietnia 2012 r. w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego tekstu ustawy o zakładowym funduszu  świadczeń socjalnych) w przypadku dokonywania zmian i aktualizacji postanowień Zakładowego Planu Kont Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze należy powołać się na obowiązujący tekst jednolity: ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U.  z 2012 r. poz. 592). (opis konta 135- rachunek środków funduszu socjalnego).

Ad.3. Sporządzenie rejestru ryzyk  Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze  na rok 2011 oraz dokonanie identyfikacji ryzyka wewnętrznego i zewnętrznego jednostki zgodnie z Regulaminem Kontroli zarządczej MCKF (załącznikiem do niniejszego Regulaminu - Instrukcją zarządzania ryzykiem), z uwzględnieniem Standardu 7.Identyfikacja ryzyka ogłoszonego w Komunikacie Ministerstwa Finansów Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2009 r. Nr 15, poz. 84).

Złożenia przez Kierownictwo Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze:

Ø     oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok 2011 - załącznik Nr 8 do niniejszego

 zarządzenia;

Ø     informacji o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej za rok 2011-

załącznik Nr 7 do niniejszego zarządzenia;

Ø     kwestionariusza samooceny – kierownicy -załącznik Nr 5 do niniejszego zarządzenia

zgodnie z postanowieniami § 2 ust. 2 pkt.2 Zarządzenia Nr 137/2011 Burmistrza Kamiennej Góry z dnia 21 czerwca 2011 r. w sprawie kontroli zarządczej w Gminie Miejskiej Kamienna Góra oraz dokonywania samooceny  kontroli zarządczej.

Ad.4. Zaktualizowanie zapisów Regulaminu Organizacyjnego Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej  w Kamiennej Górze poprzez uwzględnienie w  niniejszej strukturze obiektu podległego jednostce tj. Boiska wielofunkcyjnego przy ul. Tadeusza Kościuszki zgodnie z obowiązującym stanem faktycznym i prawnym.

Ad.5. Sprostowanie zapisów załącznika Nr 3 do Regulaminu wynagradzania Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze określających wysokość dodatku funkcyjnego dla dyrektora jednostki  zgodnie z postanowieniami § 2 ust.2 pkt. 2, w związku z § 12 ust.2 Zarządzenia Nr 128/09 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 4 czerwca 2009 r. w sprawie określenia maksymalnego miesięcznego wynagrodzenia dyrektorów jednostek budżetowych oraz zakładów budżetowych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.

Stosownie do zapisów § 2 ust.2 Zarządzenia Nr 128/09 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 4 czerwca 2009 r. w sprawie określenia maksymalnego miesięcznego wynagrodzenia dyrektorów jednostek budżetowych oraz zakładów budżetowych Gminy Miejskiej Kamienna Góra: ustala się dla dyrektorów, następujące kwoty:

2)     miesięcznego dodatku funkcyjnego  w wysokości do 1 800 zł.

 Zgodnie z §12 ust.2 wyżej wymienionego Zarządzenia: „Dodatek funkcyjny przyznaje i jego wartość ustala Burmistrz, przy czym jego maksymalna wysokość nie może przekroczyć kwoty ustalonej w §2 ust.2 pkt.2 niniejszego zarządzenia.”

Ad.6. Składanie sprawozdań miesięcznych RB-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej z zachowaniem terminów właściwych do ich złożenia w zgodnie z §18,  w związku z  załącznikiem Nr 44 do rozporządzenia Ministra Finansów  z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 20, poz. 103 z późn.zm.).

Zgodnie z § 18 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 20, poz. 103 z późn. zm.): ”Kierownicy samorządowych jednostek organizacyjnych sporządzający sprawozdania obowiązani są do terminowego przekazywania sprawozdań odbiorcom sprawozdań.”

Ad.7. Sprawdzanie pod względem formalno – rachunkowych dowodów księgowych, w tym w szczególności poleceń wyjazdu służbowego dotyczących głównego księgowego, ze szczególnym uwzględnieniem osób zastępujących upoważnionego do dokonywania kontroli formalno- rachunkowej oraz rzetelnym wykonywaniem obowiązków przez głównego księgowego zgodnie  z art.54 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr  157,  poz. 1240) oraz sprawowaniem przez niego nadzoru nad skutecznością i prawidłowością działania systemu kontroli wewnętrznej.

Ad.8.   Sporządzanie jednostkowych sprawozdań Rb-WSa o wydatkach strukturalnych poniesionych  przez jednostkę sektora finansów publicznych w złotych zgodnie z zasadami wskazanymi w § 8 ust. 1, w związku z § 4 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 20, poz.103 z późn.zm.).

Zgodnie z § 8 ust. 1 wyżej wymienionego rozporządzenia sprawozdania:

  1)   jednostkowe sporządza się w złotych i groszach stosownie do zasad obowiązujących przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, z wyjątkiem sprawozdań jednostkowych placówek, które sporządza się w walucie, w której prowadzona jest rachunkowość;

Stosownie do zapisów zawartych w §4 ust.2 Instrukcji sporządzania rocznych sprawozdań Rb- Wsa i Rb- Wsb o wydatkach strukturalnych, stanowiącej załącznik Nr 40 do wyżej wymienionego rozporządzenia, jednostki organizacyjne i nadzorowane przez jednostki samorządu terytorialnego przekazują w terminie do 31 marca po upływie okresu sprawozdawczego sprawozdanie jednostkowe właściwej jednostce, która sporządza sprawozdanie zbiorcze i skonsolidowane