Kontrole wewnętrzne 2013: Kontrola administracyjna w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze
W dniach od 27.02.2013 r. do 18.03.2013 r.
została przeprowadzona kontrola
administracyjna w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze w zakresie wiarygodności
sprawozdań finansowych składanych za rok 2012, realizacji wydatków z tytułu
wynagrodzeń osobowych pracowników za rok 2012 oraz prawidłowości prowadzenia
akt osobowych pracowników instytucji kultury, z uwzględnieniem kontroli
sprawdzającej. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na
samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani
Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 3/2013 Burmistrza Miasta
Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej
Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i
2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r.
Nr 157, poz. 1240), w związku z § 2 ust.2 oraz § 9 ust.3 pkt 4 Regulaminu
przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w
jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli
administracyjnej, stwierdzono następujące
nieprawidłowości w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze:
1. Powołanie się w
pkt.4 rozdz.I Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Biblioteki Publicznej w
Kamiennej Górze na nieobowiązujący akt wykonawczy tj. rozporządzenie Ministra
Kultury i Sztuki z dnia 9 marca 1999 r.
w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania określonych
stanowisk w bibliotekach oraz trybu stwierdzania tych kwalifikacji (Dz. U. z
1999 r. Nr 41, poz.419 z późn. zm.). Niniejsze rozporządzenie straciło moc
obowiązującą z dniem 02 lipca 2012 r.
2.
Brak określenia w postanowieniach § 35 rozdz. IX ”Wypłata wynagrodzenia”
Regulaminu Pracy Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze
wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 2/2013 Dyrektora MBP w Kamiennej
Górze z dnia 28 lutego 2013 r. miejsca wypłaty wynagrodzenia niezgodnie z art.
104 ¹§ 1 pkt.5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z
1998 r. Nr 21, poz.94 z późn.zm.).
4. Brak sporządzania korekt
(zmian) planu finansowego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze, w
związku ze zmniejszeniem wysokości dotacji podmiotowej przyznanej przez
organizatora (zmiany na podstawie Aneksu Nr 1 z dnia 31 grudnia 2012 r. do
umowy Nr 6/I/2012 z dnia 18 stycznia 2012 r.) niezgodnie z art. 27 ust.3 i 4
ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu
działalności kulturalnej (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z art.52
ust.2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009
r. Nr 152, poz.1240).
5. Złożenie kwartalnego
sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i
gwarancji według stanu na koniec I kwartału 2012 roku oraz kwartalnego
sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według
stanu na koniec I kwartału 2012 roku z naruszeniem terminu właściwego do jego
złożenia, niezgodnie z § 8 ust.1 i 2 oraz załącznikiem Nr 8, I tabela B
(terminy sporządzania i przekazywania sprawozdań oraz odbiorcy sprawozdań w
zakresie jednostek posiadających osobowość prawną oraz pozostałych jednostek)
do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań
jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U.
z 2010 r. Nr 43, poz.247 z późn.zm.).
6. Nieprawidłowe wykazanie
w kwartalnym sprawozdaniu Rb-Z według stanu na
koniec I kwartału 2012 r. jako „zobowiązań wymagalnych pozostałych” (w wierszu
E4.2) zobowiązań z tytułu pożyczek mieszkaniowych z Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych w kwocie 1 495,90 zł, zaliczki na podatek dochodowy z
tytułu wynagrodzeń pracowniczych za miesiąc marzec 2012 r. w wysokości 1 670,00
zł, składki na ubezpieczenie społeczne za miesiąc marzec 2012 r. w kwocie 8
612,38 zł, kosztów ubezpieczenia PZU w kwocie 310,38 zł oraz należności z
tytułu PKZP w kwocie 1 260,00 zł
niezgodnie z § 10 ust.4 oraz załącznikiem Nr 9
(instrukcja sporządzania sprawozdań) i zawartą w niej definicją „zobowiązań
wymagalnych” do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w
sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010
r. Nr 43, poz. 247).
7. Nieprawidłowe wykazanie
w kwartalnym sprawozdaniu Rb-Z
według stanu na koniec II kwartału 2012 r. jako „zobowiązań wymagalnych
pozostałych” (w wierszu E4.2) zobowiązań z tytułu pożyczek mieszkaniowych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w
kwocie 1 608,26 zł, zaliczki na podatek dochodowy z tytułu wynagrodzeń
pracowniczych za miesiąc czerwiec 2012 r. w wysokości 1 343,00 zł, składki na
ubezpieczenie społeczne za miesiąc czerwiec 2012 r. w kwocie 8 421,64 zł,
kosztów ubezpieczenia PZU w kwocie 310,38 zł oraz należności z tytułu PKZP w kwocie 1 160,00 zł niezgodnie z § 10 ust.4
oraz załącznikiem Nr 9 (instrukcja sporządzania sprawozdań) i zawartą w niej
definicją „zobowiązań wymagalnych” do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4
marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w
zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
8. Nieprawidłowe wykazanie
w kwartalnym sprawozdaniu Rb-Z według stanu na koniec III kwartału 2012 r. jako
„zobowiązań wymagalnych pozostałych” (w wierszu E4.2) zobowiązań z tytułu
pożyczek mieszkaniowych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w kwocie 3
721,52 zł, zaliczki na podatek dochodowy z tytułu wynagrodzeń pracowniczych za
miesiąc wrzesień 2012 r. w wysokości 1 354,00 zł, składki na ubezpieczenie
społeczne za miesiąc wrzesień 2012 r. w kwocie 8 721,40 zł, kosztów
ubezpieczenia PZU w kwocie 310,38 zł oraz należności z tytułu PKZP w kwocie 2
140,00 zł niezgodnie z § 10 ust.4 oraz załącznikiem Nr 9 (instrukcja
sporządzania sprawozdań) i zawartą w niej definicją „zobowiązań wymagalnych” do
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań
jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U.
z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
9. Nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniu Rb-Z o
stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na koniec
IV kwartał 2012 roku zobowiązań jako „zobowiązań wymagalnych” z tytułu dostaw
towarów i usług w wierszu E4.1 w kwocie
3 995,97 zł niezgodnie z §
10 ust.4 oraz
załącznikiem
Nr 9 (instrukcja sporządzania sprawozdań) do rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów
publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
10. Nieprawidłowe wykazanie
w kwartalnym sprawozdaniu Rb-Z
według stanu na koniec IV kwartał 2012 r. jako „zobowiązania wymagalne
pozostałe” (w wierszu E4.2) zobowiązań z tytułu pożyczek mieszkaniowych z
Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w kwocie 3 700,84 zł, zaliczki na
podatek dochodowy z tytułu wynagrodzeń pracowniczych za miesiąc grudzień 2012
r. w wysokości 1 885,00 zł, składki na ubezpieczenie społeczne za miesiąc
grudzień 2012 r. w kwocie 8 497,58 zł
oraz należności z tytułu PKZP w kwocie 4 650,00 z niezgodnie z § 10
ust.4 oraz załącznikiem Nr 9 (instrukcja sporządzania sprawozdań) i zawartą w
niej definicją „zobowiązań wymagalnych” do rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów
publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
11. Dokonanie skreślenia
pojęcia „wymagalne” w sprawozdaniach Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów
dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według stanu na koniec I, II, II i IV
kwartału 2012 roku w wierszu E.4. „wymagalne zobowiązania”, traktując powyższe
jako „zobowiązania” niezgodnie z §10 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów
publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
Wszystkie wyżej opisane nieprawidłowości w
zakresie sporządzania sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów
dłużnych oraz poręczeń i gwarancji za 2012 r. zostały stwierdzone pomimo
zobowiązania Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze
zawartego w odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne z dnia 30.08.2012 r., co do
składania sprawozdań kwartalnych Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów
dłużnych oraz poręczeń i gwarancji zgodnie z załącznikiem Nr 9 (instrukcja
sporządzania sprawozdań) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca
2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie
operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247 z późn.zm.), w
szczególności w zakresie prawidłowego wykazywania zobowiązań wymagalnych oraz
nie wykazywania w niniejszym sprawozdaniu środków Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych (np. pożyczek mieszkaniowych)
12. Błędne wykazanie w kwartalnych sprawozdaniach
Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych (wg stanu na koniec
I kwartału 2012 r., wg stanu na koniec II kwartału 2012 r., wg stanu na koniec
III kwartału 2012 r. oraz wg stanu na koniec IV kwartału 2012 r.) w wierszu
N1.papiery wartościowe, stanu środków pieniężnych określonych w wierszu
N.3.gotówka i depozyty (N3.1.gotówka + N3.2.depozyty na żądanie + N3.3.depozyty
terminowe), w kolumnie 10 ”banki” niezgodnie z załącznikiem Nr 9 (instrukcją
sporządzania sprawozdań) i do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca
2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie
operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
13. Błędne
wykazanie (wpisanie) w kwartalnym sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz
wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec III kwartału 2012 roku,
stanu środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych jednostki w
wysokości 18 912,96 zł w wierszu N3.1 gotówka, w grupie 10 ”banki” niezgodnie z
załącznikiem Nr 9 (instrukcją sporządzania sprawozdań) i do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora
finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
14. Błędne wykazanie w
kwartalnym sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów
finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2012 roku stanu środków
pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych jednostki w wysokości 1
770,02 zł w wierszu N3.1 gotówka, w grupie 10 ”banki” niezgodnie z załącznikiem
Nr 9 (instrukcją sporządzania sprawozdań) i do rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów
publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
15. Brak wykazania w kwartalnych
sprawozdaniach Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych
według stanu na koniec I, II i III kwartału 2012 roku w wierszu N3.1 gotówka, w
kolumnie 7 „grupa III” stanu środków pieniężnych tj. gotówki znajdującej się w
kasie jednostki łącznie z pogotowiem kasowym niezgodnie ze stanem kasy
wykazanym w raportach kasowych, w związku z § 10 ust.4 oraz § 13 ust.1 pkt.3
załącznika Nr 9 (instrukcja sporządzania sprawozdań) do rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów
publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz.247 z późn.zm.).
16. Brak oznaczenia
(adresata) odbiorcy sprawozdania w kwartalnym sprawozdaniu Rb-N o
stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec I
kwartału 2012 roku niezgodnie z § 10 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów
publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010
r. Nr 43, poz.247 z późn.zm.).
17. Błędne wskazanie w podstawie prawnej angaży
pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej
w Kamiennej Górze z dnia 14 lutego 2011 r. rozporządzenia płacowego dla
pracowników instytucji kultury tj. rozporządzenie Ministra Kultury i
Dziedzictwa Narodowego z dnia 19 czerwca 2008 r. zmieniające rozporządzenie w
sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury w
szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. z 2008 r.
Nr 122, poz. 785).
18. Wypłata wynagrodzenia
pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze za miesiąc maj,
październik 2012 r. z naruszeniem
terminu właściwego do wypłaty tj. 28 dnia miesiąca niezgodnie z § 35 ust. 1
Zarządzenia Nr 8/2012 z dnia 22 czerwca 2010 r. w sprawie wprowadzenia
zaktualizowanego Regulaminu Pracy oraz §
35 ust.1 Zarządzenia Nr 4/2012 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w
Kamiennej Górze z dnia 22 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia
zaktualizowanego Regulaminu Pracy.
19. Błędne
wskazywanie w elektronicznym dokumencie opłaty składek na ubezpieczenie
społeczne (deklaracjach rozliczeniowych DRA), terminu właściwego do opłacenia
składek dla instytucji kultury niezgodnie z art.47 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 13
października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz.1585 z późn.zm.).
20. Nieprawidłowe
umieszczenie dokumentacji w niewłaściwych częściach akt osobowych tj. odpis
aktu małżeństwa oraz zaświadczenie o skróconym czasie pracy w części A
niezgodnie z § 6 ust.2 rozporządzenia Ministra Pracy w dokumentacji w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.).
a
21. Brak w aktach
osobowych pracownika MBP w Kamiennej Górze oświadczenia pracownika będącego
rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z
uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189¹ Kodeksu Pracy
niezgodnie z § 6 ust. 2 pkt 2 lit.c rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z
późn.zm.).
22. Brak w aktach osobowych
głównej księgowej Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze pisemnego
upoważnienia do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z art. 37 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z
2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn.zm.), w
związku z § 6 ust. 2 pkt. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej
z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców
dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia
akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.) oraz
brak prowadzenia w jednostce ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania
danych osobowych niezgodnie z art. 39 wyżej wymienionej ustawy o ochronie
danych osobowych.
23. Brak w aktach osobowych pracowników Miejskiej
Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze pisemnych oświadczeń o zapoznaniu się z
obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych osobowych, opublikowanych w
ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z
2002 r. Nr 101, poz.926 z późn.zm) oraz zobowiązania do utrzymania w tajemnicy
niniejszych danych osobowych niezgodnie z § 3
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu
prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.
U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z
późn.zm.).
24. Brak w części B akt osobowych pracownika zatrudnionego w
Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze, posiadającego zaświadczenie
lekarskie o orzeczonym stopniu niepełnosprawności w stopniu umiarkowanym pisma
informującego pracownika o zmianie wymiaru czasu pracy (skrócony czas pracy), w
związku z nowelizacją art. 15 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o
rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudniania osób niepełnosprawnych
(Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz.721 z późn.zm.), dokonaną na podstawie art.1 pkt
4 lit.a ustawy z dnia 29 października 2010 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji
zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz niektórych
innych ustaw (Dz. U. Nr 226, poz. 1475).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich
usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Powołanie
się w pkt. 4 rozdz. I Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej
Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze na obowiązujący akt wykonawczy tj.
rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5
grudnia 2012 r. w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania
w bibliotekach stanowisk bibliotekarskich oraz stanowisk dla specjalistów
innych zawodów związanych z działalnością biblioteczną (Dz. U. z 2012 r.
poz.1394). Wyżej wymienione rozporządzenie weszło w życie z mocą obowiązującą
od dnia 27 grudnia 2012 r.
W przypadku dokonywania zmian postanowień niniejszego Regulaminu
Organizacyjnego należy powoływać się na obowiązujące teksty jednolite ustaw:
1)
ustawa
z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności
kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406);
2)
ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (t.
j. Dz. U. z 2012 r. poz.642).
Ad.2. Uzupełnienie postanowień § 35 rozdz. IX ”Wypłata wynagrodzenia”
Regulaminu Pracy Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze o określenie
miejsca wypłaty wynagrodzenia niezgodnie z art. 104 ¹§ 1 pkt.5 ustawy z dnia 26
czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz.94 z późn.zm.).
W związku z
ogłoszeniem nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i
przeciwdziałaniu alkoholizmowi tj. ustawa z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu
w trzeźwości i przeciwdziałaniu
alkoholizmowi (t.j. Dz. U. z 2012 r.
poz.1356) w przypadku dokonywania zmian postanowień niniejszego Regulaminu
Pracy należy powoływać się na obowiązujący tekst jednolity wskazanej ustawy.
Ad.3. Zachowanie spójności pomiędzy zapisami § 35
ust.1 Regulaminu Pracy MBP w Kamiennej Górze określającymi termin wypłaty
wynagrodzenia jako do 10-tego dnia następnego miesiąca, a zapisami § 13 ust.1
lit.b Instrukcji obiegu i
kontroli dokumentów księgowych
Miejskiej Biblioteki Publicznej w
Kamiennej Górze oraz ujednolicenie niniejszego terminu wypłaty
wynagrodzenia w wymienionej dokumentacji wewnętrznej jednostki.
Ad.4. Sporządzanie korekt (zmian) planu
finansowego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze, w przypadku
zmiany wysokości dotacji podmiotowej przyznanej przez organizatora (zmniejszenie
lub zwiększenie) zgodnie z art. 27 ust.3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991
r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t. j. Dz. U. z 2012
r. poz. 406), w związku z art.52 ust.2 i
3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r.
Nr 152, poz.1240).
Ad.5. Składanie kwartalnych sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań
według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji oraz kwartalnych sprawozdań
Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych z zachowaniem
terminu właściwego do ich złożenia, zgodnie z § 8 ust.1 i 2 oraz załącznikiem
Nr 8, I tabela B (terminy sporządzania i przekazywania sprawozdań oraz odbiorcy
sprawozdań w zakresie jednostek posiadających osobowość prawną oraz pozostałych
jednostek) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie
sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji
finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz.247 z późn.zm.).
Zgodnie z załącznikiem Nr 8, I tabela B (terminy
sporządzania i przekazywania sprawozdań oraz odbiorcy sprawozdań w zakresie
jednostek posiadających osobowość prawną oraz pozostałych jednostek) do
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań
jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U.
z 2010 r. Nr 43, poz.247 z późn.zm.) termin złożenia kwartalnych sprawozdań
Rb-Z i Rb-N za I, II, i III kwartał wynosi nie później niż 14 dni po upływie
okresu sprawozdawczego, zaś kwartalnego sprawozdania Rb-Z i Rb- N za IV kwartał
- nie później niż 37 dni po upływie okresu sprawozdawczego.
Ad.6-10. Sporządzanie sprawozdań
kwartalnych Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i
gwarancji zobowiązań zgodnie z załącznikiem Nr 9 (instrukcja sporządzania
sprawozdań) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w
sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr
43, poz. 247), a w szczególności wyłączenia z niniejszego sprawozdania
Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i prawidłowego wykazywania
„zobowiązań wymagalnych” (pozostałych oraz z tytułu dostaw towarów i usług)
oraz sporządzenie korekty sprawozdania Rb-Z według stanu na koniec III i IV
kwartał 2012 roku, w tym prawidłowego wykazania „zobowiązań wymagalnych” z
tytułu dostaw towarów i usług w wierszu E4.1. w sprawozdaniu Rb-Z według stanu na koniec IV kwartału 2012
r. zgodnie z § 10 ust. 5 wyżej wymienionego rozporządzenia.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest całkowicie
wyłączony ze sprawozdania Rb-Z oraz Rb-N, to znaczy, że nie należy wykazywać w
sprawozdaniu Rb-N ani środków na wyodrębnionym rachunku bankowym (stanu
rachunku, lokat, itp.), jak i również nie należy wykazywać należności tego
funduszu z tytułu udzielonych pracownikom zakładu pożyczek.
Jedyną, sytuacją, w
której ZFŚS miałby swój „udział” w sprawozdaniu Rb-Z, to przypadek, kiedy
jednostka nie przekaże w terminie na konto bankowe ZFŚS obowiązkowego odpisu
zasilającego przedmiotowy fundusz w terminie wskazanym w ustawie. W takiej sytuacji wszelkie
zobowiązania danej jednostki należy traktować jako zobowiązania wobec osób
trzecich (czyli pracowników). Jeżeli termin na odprowadzenie obowiązkowych
odpisów na rzecz funduszu u pracodawcy minął, natomiast zobowiązanie z tego
tytułu nie jest ani przedawnione, ani nie zostało umorzone przed dniem kończącym
dany okres sprawozdawczy, to jednostka sektora finansów publicznych zobowiązana
do złożenia sprawozdań Rb-Z i RB-N powinna przedmiotowe zobowiązania zakwalifikować jako zobowiązania wymagalne.
Wartość nie odprowadzonych obowiązkowych odpisów powinna zostać wykazana w
sprawozdaniu Rb-Z w wierszach E, E4 ”Zobowiązania wymagalne”i E4.2.”pozostałe”
oraz w kolumnach: 13” gospodarstwa domowe”, 3„kwota zadłużenia wobec
wierzycieli krajowych ogółem”i 2 ”kwota
zadłużenia ogółem.”
Zgodnie z definicją
pojęcia „zobowiązań wymagalnych” zawartą w §1 pkt. 4 załącznika Nr 9
(instrukcja sporządzania sprawozdań) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w
zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247): „
zobowiązania wymagalne to wszystkie
bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika minął, a które
nie zostały ani przedawnione, ani umorzone. Są to zobowiązania wynikające
głównie z dostaw towarów i usług (np. niezapłaconych w terminie faktur),
prawomocnych orzeczeń sądu, udzielonych poręczeń i gwarancji. Zobowiązanie
staje się wymagalne w rozumieniu niniejszego rozporządzenia, licząc od dnia
następnego po upływie terminu płatności wskazanego w dokumencie zapłaty lub
zapisanego w umowie”.
Ad.11. Prawidłowe i rzetelne sporządzanie pod względem formalnym
kwartalnych sprawozdań Rb-Z o stanie
zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na formularzu
stanowiącym załącznik Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca
2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie
operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r.
Nr 43, poz. 247) bez dokonywania zmian w zakresie definicji i pojęć w nich zawartych.
Ad.12. Wykazywanie w kwartalnych sprawozdaniach Rb-N o stanie należności
oraz wybranych aktywów finansowych, stanu środków pieniężnych jednostki w
wierszu N.3.gotówka i depozyty (N3.1.gotówka + N3.2.depozyty na żądanie +
N3.3.depozyty terminowe), w kolumnie 10 ”banki” zgodnie z załącznikiem Nr 9
(instrukcją sporządzania sprawozdań) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w
zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
Ad.13 i 14. Wykazywanie w kwartalnych sprawozdaniach Rb-N o stanie
należności oraz wybranych aktywów finansowych stanu środków pieniężnych
zgromadzonych na rachunkach bankowych jednostki w wierszu N3.2. depozyty na
żądanie, w grupie 10 ”banki” zgodnie z załącznikiem Nr 9 (instrukcją
sporządzania sprawozdań) i do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca
2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie
operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247) oraz dokonanie korekty
kwartalnych sprawozdań Rb-N według stanu
na koniec III i IV kwartału 2012 roku zgodnie z § 10 ust. 5 wyżej
wymienionego rozporządzenia.
Ad.15. Rzetelne wykazywanie w
kwartalnych sprawozdaniach Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów
finansowych stanu środków pieniężnych tj. gotówki znajdującej się w kasie
jednostki łącznie z pogotowiem kasowym w wierszu N3.1 gotówka, w kolumnie 7
„grupa III” zgodnie z § 10 ust.4 oraz § 13 ust.1 pkt.3 załącznika Nr 9
(instrukcja sporządzania sprawozdań) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w
zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz.247 z późn.zm.) oraz sporządzenie
korekty kwartalnego sprawozdania Rb-N według stanu na koniec III kwartału 2012
r. z
prawidłowym wykazaniem stanu gotówki zgodnie z § 10 ust.
5 wyżej wymienionego rozporządzenia.
Ad.16. Rzetelne wypełnianie kwartalnych
sprawozdań Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych zgodnie
z § 10 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie
sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji
finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43,
poz.247 z późn.zm.), w tym w szczególności w zakresie wskazania (adresata)
odbiorcy sprawozdania.
Ad.17. Wskazywanie w podstawie prawnej angaży
pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze obowiązującego
rozporządzenia płacowego dla pracowników instytucji kultury zgodnie z art. 31d
ust.2 ustawy z dnia 25 października 1991
r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r.
poz.406) oraz rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia
3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury
(Dz. U. z 2012 r. poz. 1105), w związku z Regulaminem Wynagradzania pracowników
Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze.
Obowiązującym aktem wykonawczym regulującym
materię w zakresie ustalenia zasad wynagradzania pracowników instytucji kultury
jest rozporządzenie Ministra Kultury i
Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania
pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 1105). Niniejsze
rozporządzenie weszło w życie z mocą obowiązującą od dnia 02 lipca 2012 r.
Ad.18. Przestrzeganie terminu wypłaty
wynagrodzenia pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze
zgodnie z § 35 ust.1 Regulaminu Pracy Miejskiej Biblioteki Publicznej
wprowadzonym na podstawie Zarządzenia Nr 2/2013 z dnia 28 lutego 2013 r.
Ad.19. Przestrzeganie i
wskazywanie na elektronicznym dokumencie opłaty składek na ubezpieczenie
społeczne (deklaracjach rozliczeniowych DRA) terminu właściwego do ich
opłacenia dla instytucji kultury zgodnie z art. 47 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 13
października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2009 r.
Nr 205, poz.1585 z późn.zm.).
Ad.20. Umieszczanie
dokumentacji dotyczącej nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
pracownika w części B akt osobowych, w tym w szczególności odpisu skróconego
aktu małżeństwa oraz orzeczeń o niepełnosprawności, zaświadczeń o skróconym
czasie pracy, decyzji o świadczeniu rehabilitacyjnych zgodnie z § 6 ust.2
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z
późn.zm.).
Ad.21. Uzupełnienie w części B
akt osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku starszego bibliotekarza
oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub
braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w
art.189¹ Kodeksu Pracy zgodnie z § 6 ust.2 lit.c rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Socjalnej z dnia dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia
przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz
sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.).
Ponadto w związku z rozszerzeniem katalogu uprawnień
rodzicielskich wskazanych w treści art.189¹ Kodeksu Pracy zaleca się stosowanie
zaktualizowanej treści oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem
dziecka o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w
przepisach wymienionych w art. 189¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks
Pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.).
Ad.22. Uzupełnienie w części
B akt osobowych głównej księgowej Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze pisemnego upoważnienia
do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z art. 37 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o
ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn.zm.), w związku z § 6 ust. 2 pkt. 2
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w
sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.) oraz utworzenie w
jednostce ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
niezgodnie z art. 39 wyżej wymienionej ustawy o ochronie danych osobowych.
Ad.23. Uzupełnienie i
umieszczenie w aktach osobowych w części B pracowników Miejskiej Biblioteki
Publicznej w Kamiennej Górze pisemnych oświadczeń o zapoznaniu się z obowiązującymi przepisami w zakresie
ochrony danych osobowych, opublikowanych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o
ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn.zm.)
oraz zobowiązania do utrzymania w tajemnicy niniejszych danych osobowych
zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki z dnia 28 maja 1996 r. w
sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.).
Ad.24. Uzupełnienie i umieszczenie
w części B akt osobowych pracownika zatrudnionego w Miejskiej Bibliotece
Publicznej w Kamiennej Górze z ustalonym umiarkowanym stopniem
niepełnosprawności informacji o zmianie wymiaru czasu pracy (skrócony czas pracy)
zgodnie z nowelizacją art. 15 ust.2 ustawy z
dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz
zatrudniania osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz.721 z
późn.zm.).
Na podstawie § 31 Regulaminu kontroli wewnętrznej w Urzędzie
Miasta Kamienna Góra
zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10
Burmistrza Miasta Kamienna Góra
z dnia 06
stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od
daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza
Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach
ich nie wykonania.
