Kontrole wewnętrzne 2012: Wystąpienie pokontrolne Polski Komitet Pomocy Społecznej – Stowarzyszenie Charytatywne – Zarząd Rejonowy w Kamiennej Górze
W dniach od 17.01.2012 r. do 25.01.2012 r. została przeprowadzona kontrola została przeprowadzona kontrola zarządcza w Polskim Komitecie Pomocy Społecznej – Stowarzyszeniu Charytatywnym – Zarządzie Rejonowym w Kamiennej Górze w zakresie prawidłowości rozliczania dotacji udzielonych organizacji pozarządowej na realizację zadań publicznych:
„Organizacja na terenie miasta Kamienna Góra ogólnodostępnej uroczystej Wieczerzy Wigilijnej dla samotnych, starszych, chorych mieszkańców Kamiennej Góry” - umowa Nr 1/XI/2011 z dnia 02 listopada 2011 r.
”Obsługa i dystrybucja żywności, dożywianie dzieci z rodzin z terenu Gminy Miejskiej Kamienna Góra znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej ”- umowy Nr 16/IV/2011 z dnia 28 kwietnia 2011 r.
„Organizacja na terenie miasta Kamienna Góra ogólnodostępnego Śniadania Wielkanocnego dla samotnych, starszych i chorych mieszkańców Kamiennej Góry”- umowa Nr 5/IV/2011 z dnia 08 kwietnia 2011 r.
Kontrolę przeprowadzili: - Kierownik Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Pani Grażyna Bukowska oraz podinspektor ds. kontroli wewnętrznej Monika Kluczyńska na podstawie upoważnienia Nr 1/2012, Nr 2/2012, Nr 3/2012 oraz Nr 4/2012 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionych zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240), w związku z § 9 wyżej wymienionych umów o wsparcie realizacji zadań publicznych oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Polskim Komitecie Pomocy Społecznej - Stowarzyszeniu Charytatywnym- Zarządzie Rejonowym w Kamiennej Górze:
Ad.1.Prawidłowe opisywanie dowodów źródłowych (faktur, rachunków) dotyczących wydatków na realizację zadań publicznych zgodnie z wymogami wskazanymi z załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania ( Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
Zgodnie z załącznikiem Nr 3 do wyżej wymienionego rozporządzenia: „Każda faktura (rachunek) powinna być opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. Ustawy.”
Ad.2. Rzetelne wypełnianie raportów kasowych jako dowodów księgowych z zachowaniem zasad wskazanych w art.22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz.1223 z późn. zm.), zaś w przypadku dokonywania korekty błędów w wewnętrznych dowodach księgowych zachowanie zasad, które wskazane są w art.22 ust. 3 wyżej wymienionej ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości .
W trakcie kontroli przedstawiono korektę raportu kasowego RK 12/2011 za okres od dnia 01.12.2011 r. do 31.12.2011 r. poz. 6. z poprawnie wpisaną kwotą 29,97 zł.
Ad.3. Prawidłowe i rzetelne wypełnianie zestawień faktur (rachunków) do sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego stosownie do postanowień art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536), co przyczyni się do procesu prawidłowej kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania oraz prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania.
Na podstawie § 9 umów o wsparcie realizacji zadań publicznych zawartych z Polskim Komitetem Pomocy Społecznej Stowarzyszeniem Charytatywnym - Zarządem Rejonowym w Kamiennej Górze, Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 9 ust.4 wyżej wymienionych umów, do ich wykonania i powiadomienia o tym Zleceniodawcy.
