Kontrole wewnętrzne 2013: Kontrola administracyjna w Polskim Komitecie Pomocy Społecznej- Stowarzyszeniu Charytatywnym-Zarządzie Rejonowym w Kamiennej Górze
W dniach od 28.03.2013
r. do 08.04.2013 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Polskim Komitecie Pomocy
Społecznej- Stowarzyszeniu Charytatywnym-Zarządzie Rejonowym w Kamiennej Górze w zakresie prawidłowości rozliczania dotacji udzielonej organizacji
pozarządowej na wsparcie realizacji zadań publicznych: „Organizacja na
terenie miasta Kamienna Góra ogólnodostępnej uroczystej Wieczerzy Wigilijnej
dla samotnych, starszych, chorych mieszkańców Kamiennej Góry” (umowa Nr 19/III/2012 z dnia 19 marca 2012 r. o
wsparcie realizacji zadania publicznego), „Obsługa i dystrybucja żywności,
dożywianie dzieci z rodzin z terenu
Gminy Miejskiej Kamienna Góra znajdujących się z trudnej sytuacji materialnej”-
(umowa Nr 10/IV/2012 z dnia 18 kwietnia 2012 r) oraz „Organizacja na terenie
miasta Kamienna Góra Ogólnodostępnego
Śniadania Wielkanocnego dla samotnych, starszych i chorych mieszkańców
Kamiennej Góry” (umowa Nr 18/III/2012 z dnia 19 marca 2012 r.). Kontrolę przeprowadziła: inspektor na
samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani
Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 4/2013 Burmistrza Miasta
Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli
wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o
art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.
U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240), w związku z § 9 wyżej wymienionych umów o
wsparcie realizacji zadania publicznego oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania
kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach
organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli
administracyjnej, stwierdzono następujące
nieprawidłowości w Polskim Komitecie Pomocy Społecznej Stowarzyszeniu
Charytatywnym – Zarządzie Rejonowym w Kamiennej Górze:
1. Brak
zachowania chronologiczności dokonywania wpisów w raporcie kasowym Nr 12/2012
za okres od 01 do 31.12.2012 r. tj. według kolejności dokonywanych wpłat i
wypłat, poprzez zaewidencjonowanie dowodu księgowego z dnia 28.12.2012 r, w
ostatniej pozycji raportu kasowego, zaś dowodów księgowych wystawionych z
późniejszą datą na wcześniejszych pozycjach raportu kasowego oraz błędne
oznaczenie numeracji pozycji w wyżej opisanym raporcie kasowym tj. pominięcie
pozycji 13 niezgodnie z art.24 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn.zm.).
2. Zawarcie umów o dzieło
tj. umów Nr 8/2012 z dnia 19.12.2012 r., Nr 2/04/2012 z dnia 26.03.2012 r., Nr 3/2012 z dnia 01.08.2012
r. oraz Nr 6/2012 r. z dnia 21.09.2012 r. pomiędzy Zleceniodawcą- Polskim
Komitetem Pomocy Społecznej w Kamiennej Górze, reprezentowanym przez Prezesa
Zarządu Rejonowego PKPS w Kamiennej Górze Pana Bogusława Czyczkana, w imieniu którego działa
Pani …........., a Zleceniobiorcą Panią ….............. jako czynności prawnej
„samej ze sobą” niezgodnie z § 78
Statutu Polskiego Stowarzyszenia Pomocy Społecznej, określającym sposób
reprezentacji Stowarzyszenia przy zaciąganiu zobowiązań oraz stosownie do
postanowień art. 108 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.
U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn.zm.).
3. Błędne zsumowanie
poszczególnych pozycji kosztów administracyjnych i obsługi (oczywista omyłka
rachunkowa), pokrywanych z wkładu własnego i pracy społecznej, wykazanych w
pkt.IV Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego, ppkt 1
Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów oferty na realizację zadania publicznego
”Organizacja na terenie miasta Kamienna Góra ogólnodostępnego „Śniadania
Wielkanocnego” dla samotnych, starszych, chorych mieszkańców Kamiennej Góry” na
kwotę 237,30 zł (winno być 285,10 zł), skutkujące nieprawidłowym sporządzeniem
postanowień umowy na wsparcie realizacji
zadania publicznego, w zakresie
zapisów § 3 ust.3 pkt.2 umowy Nr 18/III/2012 dnia 19 marca 2012 r.
określających wysokość wkładu osobowego oraz w zakresie określenia całkowitych
kosztów realizacji zadania publicznego.
4. Błędne zsumowanie w
sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego ”Organizacja na terenie
miasta Kamienna Góra ogólnodostępnego „Śniadania Wielkanocnego” dla samotnych,
starszych, chorych mieszkańców Kamiennej Góry”
poszczególnych rodzajów kosztów
(tj. kosztów merytorycznych, administracji i obsługi i innych kosztów) oraz
pokrywanych ze środków własnych i innych
źródeł, wykazanych w części II sprawozdania z wykonania zadania, bez
uwzględnienia kwoty 4,37 zł (tj. kosztów merytorycznych pkt.2 inne niezbędne
artykuły), skutkujące wykazaniem błędnej kwoty kosztów finansowanych ze środków
własnych ogółem.
W związku z wyżej
wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący
sposób:
Ad.1. Rzetelne sporządzanie
raportów kasowych, ze szczególnym zachowaniem zasady chronologiczności
dokonywania wpisów tj. według kolejności dokonywanych wpłat i wypłat oraz
przestrzeganie kolejności numeracji poszczególnych pozycji w raportach kasowych
zgodnie z art. 24 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.
U. z 2013 r. poz. 330).
Ad.2.
Przestrzeganie
zasady właściwej reprezentacji Stowarzyszenia przy dokonywaniu czynności
prawnych, w szczególności zawieraniu umów cywilnoprawnych powodujących
powstanie zobowiązań zgodnie z zasadą wyrażoną w § 78 Statutu Polskiego
Komitetu Pomocy Społecznej - Stowarzyszenia Charytatywnego, w związku z zakazem
dokonywania przez pełnomocnika czynności prawnej z samym sobą stosownie do
postanowień art.108 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.
U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn.zm.).
Ad.3. Prawidłowe
sumowanie poszczególnych pozycji kosztów, wykazywanych w pkt. IV Kalkulacji
przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego, ppkt 1 Kosztorys ze
względu na rodzaj kosztów w składanej ofercie realizacji zadania publicznego w
celu zapewnienia rzetelnego wykonania zadania publicznego, zgodnie ze złożoną
ofertą, z uwzględnieniem aktualizacji opisu poszczególnych działań harmonogramu
i kosztorysu stosownie do postanowień § 2 ust.2 umowy Nr 18/III/2012 z dnia 19
marca 2012 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Ad.4. Prawidłowe sumowanie
poszczególnych rodzajów kosztów, wykazanych w poszczególnych pozycjach
sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego, w celu zapewnienia
rzetelności wykonania zadania publicznego, w szczególności prawidłowości
sporządzenia sprawozdania końcowego stosownie do zapisów § 2 ust.2 umowy Nr
18/III/2012 z dnia 19 marca 2012 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Na podstawie § 9 ust.5 umów o
wsparcie realizacji zadania publicznego tj. umowy Nr 18/III/2012 z dnia 19 marca 2012 r., umowy Nr 19/III/2012
z dnia 19 marca 2012 r. oraz umowy Nr 10/IV/2012 z dnia 18 kwietnia 2012 r. zawartych z Polskim Komitetem Pomocy
Społecznej Stowarzyszeniem Charytatywnym- Zarządem Rejonowym w Kamiennej
Górze, Zleceniobiorca jest zobowiązany w
terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń
pokontrolnych, o których mowa w § 9 ust.4 wyżej wymienionych umów, do ich
wykonania
