Kontrole wewnętrzne 2015: Kontrola administracyjna w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze
W dniach od 17.06.2015 r. do 16.07.2015 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze w zakresie zgodności gospodarki finansowej oraz działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi oraz realizacji wydatków z tytułu wynagrodzeń pracowników instytucji kultury w roku 2014, z uwzględnieniem kontroli sprawdzającej. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 5/2015 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r, poz. 885 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 oraz § 9 ust.3 pkt 4 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze:
1. Nieprawidłowe oznaczenie w zapisach§ 5 ust.1 Regulaminu Wynagradzania Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze tytułu, nazwy i daty wydania aktu prawnego regulującego materię prawną w zakresie określenia wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania określonych stanowisk w bibliotekach jako rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 czerwca 2013 r. w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania w bibliotekach stanowisk bibliotekarskich oraz stanowisk dla specjalistów innych zawodów związanych z działalnością biblioteczną (Dz. U. z 2013 r., poz. 829), tym samym nieprawidłowe powołanie się w wyżej wymienionych zapisach § 5 ust.1 oraz w pkt 4 i 5 (stanowiska kustosz i starszy kustosz) załącznika Nr 2 do Regulaminu- określającego wymagania kwalifikacyjne uprawniające do zajmowania określonych stanowisk w bibliotekach, w zakresie kryterium dorobku zawodowego, na zapisy § 5 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 grudnia 2012 r. w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania w bibliotekach stanowisk bibliotekarskich oraz stanowisk dla specjalistów innych zawodów związanych z działalnością biblioteczną (Dz. U. z 2012 r., poz. 1394) niezgodnie z postanowieniami art. 29 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 642 ), w związku z art.7 ustawy z dnia 13 czerwca 2013 r. o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów (Dz. U. z 2013 r. poz. 829).
2. Nieprawidłowe określenie w zapisach pkt.5 rozdz. II Regulaminu premiowania Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze prawa do przyznania premii dla Dyrektora MBP niezgodnie z zapisami art. 11 ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 254), w związku z § 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 21 stycznia 2003 r. w sprawie szczegółowego wykazu świadczeń dodatkowych, które mogą być przyznane osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi, oraz trybu ich przyznawania (Dz. U. z 2003 r. Nr 14, poz. 139 z późn. zm.).
3. Brak wykazania (uwzględnienia) w sporządzonym projekcie planu oraz planie finansowym Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze na rok 2014 kosztów amortyzacji niezgodnie z art. 6 ust. 1 w związku z art. 32 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz 330 z późn. zm.) oraz z załącznikiem Nr 4 do Zarządzenia Nr 183/2013 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 22 sierpnia 2013 roku w sprawie opracowania materiałów planistycznych do budżetu miasta Kamienna Góra na rok 2014 oraz zasadami amortyzacji określonym w rozdz. II załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 8/2013 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze z dnia 3 czerwca 2013 roku w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte zasady polityki rachunkowości.
4. Brak sporządzenia korekty (zmiany) planu finansowego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze, wzwiązku ze zwiększeniem wysokości dotacji podmiotowej dla jednostki o kwotę 10 000,00 zł na podstawie Uchwały Nr III/11/14 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 18 grudnia 2014 r. w sprawie zmian w budżecie miasta Kamienna Góra na rok 2014 (Aneks Nr 1 z dnia 22.12.2014 r.), a następnie zmniejszeniem wyżej opisanej do wysokości 376 700,00 zł na podstawie Aneksu Nr 2 z dnia 31.12.2014 r. do umowy o przyznanie dotacji podmiotowej oraz otrzymania w roku 2014 dotacji z Biblioteki Narodowej w kwocie 10 400,00 zł niezgodnie z art. 27 ust.3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z art. 52 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn.zm.).
5. Brak naliczenia i wypłaty w miesiącu marcu 2014 r. pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku. w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze dodatku stażowego zwiększonego o 1% wynagrodzenia zasadniczego w kwocie 130,00 zł (tj. 13% wynagrodzenia zasadniczego) niezgodnie z art. 31 ust.2 i 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z § 6 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 1105) oraz § 8 Regulaminu wynagradzania pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze.
Ponadto waktach osobowych (w części B) znajduje się nieprawidłowo sporządzony aneks do umowy o pracę z dnia 02 kwietnia 2014 r. wskazujący wzrost dodatku stażowego o 1% wynagrodzenia zasadniczego tj. do 13% wynagrodzenia zasadniczego od dnia 01.04.2014 r. niezgodnie z art. 31 ust.2 i 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z § 6 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 1105) oraz § 8 Regulaminu wynagradzania pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze.
6. Nieprawidłowe przyznanie na podstawie angażu z dnia 14.02.2013 r. pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku w Miejskiej Bibliotece Publicznejdodatku za prowadzenie kasy w kwocie 40,00 zł (brutto) miesięcznie niezgodnie z treścią obowiązującego w niniejszej jednostce Regulaminu Wynagradzania pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze nie gwarantującego prawa do przyznania i wypłaty wyżej wymienionego dodatku stosownie do zapisów art.31d ust.2 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406) oraz rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 1105).
7. Zapłata zaliczki na podatek dochodowy z tytułu wynagrodzeń należnych za miesiące czerwiec, lipiec, październik i listopad 2014 r. pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze po terminie zapłaty niezgodnie z art. 31, w związku z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 r. Nr 361 z późn.zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Sprostowanie zapisów § 5 ust.1 Regulaminu Wynagradzania Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze oraz zapisów pkt. 4 i 5 załącznika Nr 2 do wyżej wymienionego Regulaminu w zakresie dotyczącym określenia wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania stanowisk bibliotekarskich, w szczególności w zakresie dotyczącym określenia dorobku zawodowego zgodnie z postanowieniami art. 29 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 642 ), w związku z art.7ustawy z dnia 13 czerwca 2013 r. o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów (Dz. U. z 2013 r. poz. 829).
Ad.2. Uchylenie zapisów pkt.6 rozdz. II Regulaminu premiowania Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze w zakresie wskazującym prawo do premii przysługującej Dyrektorowi Miejskiej Biblioteki Publicznej zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 254), w związku z § 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 21 stycznia 2003 r. w sprawie szczegółowego wykazu świadczeń dodatkowych, które mogą być przyznane osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi, oraz trybu ich przyznawania (Dz. U. z 2003 r. Nr 14, poz. 139 z późn. zm.).
Ad.3. Uwzględnianie i wykazywanie w projekcie i planie finansowym Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze kosztów amortyzacji zgodnie z art. 6 ust. 1 w związku z art. 32 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz 330 z późn. zm.) oraz z załącznikiem do Zarządzenia Burmistrza Kamiennej Góry w sprawie opracowania materiałów planistycznych do budżetu miasta Kamienna Góra na dany rok budżetowy oraz zasadami amortyzacji określonym w rozdz. II załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 8/2013 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze z dnia 3 czerwca 2013 roku w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte zasady polityki rachunkowości.
Ad.4. Sporządzanie korekt (zmian) planu finansowego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze w sytuacji zmniejszenia lub zwiększenia wysokości dotacji podmiotowej przyznanej przez organizatora lub otrzymania dotacji celowej z Biblioteki Narodowej zgodnie z art. 27 ust.3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z art. 52 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn.zm.).
Ad.5. Dokonanie wypłaty wyrównania w zakresie dodatku stażowego za miesiąc marzec 2014 r. dla pracownika Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze zatrudnionego na stanowisku do należnej wysokości 13% wynagrodzenia zasadniczego zgodnie z art. 31 ust.2 i 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z § 6 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 1105) oraz § 8 Regulaminu wynagradzania pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze.
Ponadto sprostowanie aneksu do umowy o pracę z dnia 02 kwietnia 2014 r. w zakresie wskazania właściwej daty i wysokości nabycia prawa do 13% dodatku stażowego zgodnie z art. 31 ust.2 i 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z § 6 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 1105) oraz § 8 Regulaminu wynagradzania pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze.
Ad.6. Przestrzeganie zasad ustalania składników wynagrodzenia pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze, w szczególności w zakresie dodatkowych składników wynagrodzenia pracowników niniejszej instytucji kultury zgodnie z Regulaminem Wynagradzania pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze oraz art.31d ust.2 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 1105).
Ad.7. Przestrzeganie terminów zapłaty zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górzezgodnie z art. 31, w związku z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 r. Nr 361 z późn.zm.).
Ponadto, w związku ze stwierdzonym w trakcie niniejszej kontroli brakiem wykonania zaleceń pokontrolnych sformułowanych w wystąpieniu pokontrolnym SKK.1711.W-3.2014 z dnia 07.03. 2014 r. w zakresie podejmowania efektywnych czynności w zakresie egzekwowania należnych opłat za przetrzymywanie książek oraz dochodzeniem roszczeń z powyższego tytułu, z uwzględnieniem wdrożenia programu ALEPH, a także mając na uwadze treść protokołu przyjęcia pisemnych wyjaśnień złożonych przez Dyrektora MBP w Kamiennej Górze z dnia 24.02.2014 r. (w ramach kontroli w roku 2014 ) wskazującym na uruchomienie w roku 2014 kolejnego etapu w programie ALEPH automatycznie naliczającego należności za przetrzymywanie książek oraz znacznymi kosztami utrzymania programu ALEPH w wysokości 37 807,24 zł (za okres 2010-2014), zaleca się mając na uwadze dokonywanie wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efeków z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów (art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych) - niezwłoczne podjęcie działań w celu kompleksowego uruchomienia Programu ALEPH przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Kamiennej Górze.
Na podstawie § 31 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
