Kontrole wewnętrzne 2018: Kontrola administracyjna w Przedszkolu Publicznym Nr 2 w Kamiennej Górze

W dniach od 10.09.2018 r. do 28.09.2018 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Przedszkolu Publicznym Nr 2 w Kamiennej Górze w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, wiarygodności sprawozdań składanych za rok 2017 oraz realizacji wydatków z tytułu wynagrodzeń osobowych pracowników (§ 4010) w roku 2017. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 7/2018 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.

            W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Przedszkolu Publicznym Nr 2 w Kamiennej Górze:

1. Nieprawidłowe wskazanie w załączniku Nr 3 (wykaz prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w Przedszkolu Publicznym Nr 2 w Kamiennej Górze) do Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (Dz. U. z 1996 r Nr 114, poz. 545 z późn.zm.) jako aktu prawnego będącego podstawą prawną do opracowania wyżej wymienionego załącznika, który został uchylony z dniem 1 maja 2017 r. na podstawie art. 4 ustawy z  dnia 22 czerwca 2016 r. o zmiany ustawy Kodeks Pracy-oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 1053).

2.  Nieprawidłowe wskazanie w zapisach § 18 ust. 4 Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze art.187 Kodeksu pracy jako normującego kwestię zasad udzielania urlopu wychowawczego przez pracodawcę pracownikom niepedagogicznym niezgodnie z merytoryczną treścią wyżej wymienionego przepisu regulującą kwestię przerwy na karmienie dla pracownicy karmiącej dziecko piersią, w związku z art. 186 do 1868a  Kodeksu pracy oraz powołanie się w wyżej wymienionym  §18 ust.4 Regulaminu Pracy na nieobowiązujący akt wykonawczy regulujący materie związane  z udzielaniem urlopu wychowawczego tj. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 września 2013 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania urlopu wychowawczego (Dz. U. z  2013 r. poz. 1139).

       Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 września 2013 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania urlopu wychowawczego (Dz. U. z 2013 r. poz. 1139), wymienione w zapisach § 18 ust. 4 Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze zostało uchylone z dniem 2 stycznia 2016 r. na podstawie art. 1 pkt 18 ustawy z dnia 24 lipca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1268).

3. Nieprawidłowe określenie w zapisach §38 Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze terminu doręczenia przez pracownika pracodawcy zaświadczenia lekarskiego jako dowodu usprawiedliwiającego nieobecność w pracy „najpóźniej w dniu przystąpienia do pracy” niezgodnie z art. 62 ust.1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1368 z późn.zm.).

4. Niepełne określenie katalogu dowodów usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy w zapisach §22 Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górzeniezgodnie z § 3    ust. 3a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U.  z 1996 r. Nr 60, poz.281 z późn.zm.), w związku z art.9 § 2 Kodeksu Pracy.

5. Nieprawidłowe określenie wzałączniku Nr 2 do Regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionymi w Przedszkolu Publicznym Nr 2 w Kamiennej Górze, w stosunku do pracownika zatrudnionego na stanowisku sprzątaczki (lp.7) kategorii zaszeregowania obowiązującej od dnia 31.08.2017 r. określając niniejszą jako I kategoria niezgodnie z § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2017 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2017. poz.1621).

Zgodnie z § 2, w związku z § 1 ust.1 pkt 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2017 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2017. poz.1621) dla pracownika zatrudnionego na stanowisku sprzątaczki określono minimalną kategorię zaszeregowania jako III, obowiązującą od dnia 31 sierpnia 2017 r.

W związku z powyższym nie określono w załączniku Nr 1 do Regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionymi w Przedszkolu Publicznym Nr 2 w Kamiennej Górze minimalnej i maksymalnej wysokości stawek wynagrodzenia zasadniczego dla III kategorii zaszeregowania niezgodnie z art. 39 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902 z późn.zm.).

6. Nieprawidłowe wskazanie w zapisach pkt 33 Regulaminu wynagradzania pracowników pedagogicznych Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górzepkt 27 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz. U. z 2005 r. Nr 22 poz. 181 z późn.zm.) jako zawierającego regulacje prawne w zakresie zasad zaliczenia okresów zatrudnienia uprawniających do dodatków za wysługę lat niezgodnie z § 7 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 416 z późn.zm.).

7. Nieprawidłowe powołanie się w § 4 pkt 3 Procedur kontroli zarządczej Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze na rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 12 marca 2009 r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli oraz określenia szkół i wypadków, w których można zatrudnić nauczycieli niemających wyższego wykształcenia lub ukończonego zakładu kształcenia nauczycieli (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 50, poz. 400) tj. akt wykonawczy zawierający szczegółowe wymagania dotyczące nauczycielskich kwalifikacji, który został uchylony z dniem 01 września 2017 r.

            Aktem prawnym obecnie regulującym niniejszą materię jest rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 1 sierpnia 2017 r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli (Dz. U. z 2017 r. poz. 1575), obowiązujący od dnia 01 września 2017 r.

    Nieprawidłowe powołanie się w § 5 w/w Procedur kontroli zarządczej na rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 2 listopada 2000 r. w sprawie kryteriów i trybu dokonywania oceny pracy nauczyciela, trybu postępowania odwoławczego oraz składu i sposobu powoływania zespołu oceniającego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1066) jako akt prawny na bazie, którego opracowano Regulamin Oceny Nauczyciela, zawierający szczegółowe regulacje dotyczące przeprowadzania oceny nauczyciela tj. akt,który został uchylony z dniem 1 stycznia 2013 r.

         Od dnia 01 września 2018 r. aktem wykonawczym regulującym niniejszą materię jest rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 maja 2018 r. w sprawie szczegółowych kryteriów i trybu dokonywania oceny pracy nauczycieli, zakresu informacji zawartych w karcie oceny pracy, składu i sposobu powoływania zespołu oceniającego oraz trybu postępowania odwoławczego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1133).

8. Nieprawidłowe oznaczenie na sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych Przedszkola Publicznego Nr 2  w Kamiennej Górze za okres od początku roku do dnia 30 września 2017 r. oraz na sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze za okres od początku roku do 30 września 2017 r. siedziby jednostki sprawozdawczej niezgodnie z § 1 pkt 3 Statutu Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze, w związku z § 1 Zarządzenia Nr 414/2017 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 29 czerwca 2017 r. w sprawie tymczasowego przeniesienia siedziby Publicznego Przedszkola Nr 2 w Kamiennej Górze przy ul. T. Kościuszki 4 do pomieszczeń zastępczych w budynku Zespołu Szkół w Kamiennej Górze ul. Lubawska 8 oraz § 9 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1015 z późn.zm.).

9. Nieprawidłowe oznaczenie na sprawozdaniu Rb-N kwartalnym o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec III kwartału 2017 r. oraz sprawozdaniu Rb-Z kwartalnym o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według stanu na koniec III kwartału 2017 r. Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze błędnie oznaczono siedzibę jednostki sprawozdawczej niezgodnie z § 1 pkt 3 Statutu Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze, w związku z § 1 Zarządzenia Nr 414/2017 Burmistrza Miasta Kamiennej Góry z dnia 29 czerwca 2017 r. w sprawie tymczasowego przeniesienia siedziby Publicznego Przedszkola Nr 2 w Kamiennej Górze przy ul. T. Kościuszki 4 do pomieszczeń zastępczych w budynku Zespołu Szkół w Kamiennej Górze ul. Lubawska 8 oraz § 10 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie  sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (t.j. Dz. U. z 2014 r poz. 1773).

10. Naruszenie terminu właściwego do uregulowania zobowiązańz tytułu należnych składek na ubezpieczenie społeczne niezgodnie z art. 47 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 z późn.zm.), wykazanych odpowiednio w wierszu E4.2. zobowiązania wymagalne pozostałe, grupa IV, w kwartalnych sprawozdaniach Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według stanu na koniec I, II, III i IV kwartału 2017 r. oraz naruszenie terminu właściwego do uregulowania zobowiązań z tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych niezgodnie z art. 38 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 z późn.zm.), wykazanych w wierszu E4.2. zobowiązania wymagalne pozostałe, w grupie I sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według stanu na koniec IV kwartału 2017 r.

11. Nieprzekazanie przez Przedszkole Publiczne Nr 2 w Kamiennej Górze kwoty 49.035,00 zł jako wysokości wymaganej do pełnej kwoty stanowiącej co najmniej 75 % równowartości odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych niezgodnie z ustawowym terminem wynikającym z treści art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz.2191 z późn.zm.).

12. Naruszenie terminów płatności wynikających z dowodów księgowych odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SSK.1711.P-7.2018, wykazanych jako zobowiązania wymagalne w sprawozdaniu kwartalnym Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według stanu na koniec II kwartału 2017 r. w wierszu E4.1. zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług, w grupie „przedsiębiorstwa niefinansowe” w łącznej kwocie 4.818,92 zł oraz w sprawozdaniu kwartalnym Rb-Z o stanie  zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według stanu na koniec III kwartału 2017 r. w wierszu E4.1. zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług, w grupie „przedsiębiorstwa niefinansowe” w kwocie  24 816,59 zł niezgodnie z art.44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.), w związku z art. 7 i 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r . o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz.684 z późn.zm.).

13. Nieprawidłowe wykazanie w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych za rok 2017 złożonym przez Przedszkole Publiczne Nr 2 w Kamiennej Górze w części X. zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy, łącznej wartości udzielonych zamówień (zamówienia których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy) w zaokrągleniu do pełnych złotych niezgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r.  w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2016 r. poz. 2038) oraz odrębną ewidencją księgową prowadzoną przez jednostkę w celu sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych, wykazującą łączną wartość w/w w kwocie 293.482,34 zł.

W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:

Ad.1. Właściwe powołanie się w zapisach załącznika Nr 3 (wykaz prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w Przedszkolu Publicznym Nr 2 w Kamiennej Górze) do Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze na akt wykonawczy regulujący wyżej wymienioną materię tj.rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią (Dz. U. z 2017 r. poz. 796 z późn.zm.), które weszło w życie z dniem 1 maja 2017 r.

Ad.2.  Sprostowanie zapisów § 18 ust. 4 Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze w zakresie wskazania art. 186 do 1868a  Kodeksu Pracy jako normujących kwestię zasad udzielania urlopu wychowawczego przez pracodawcę pracownikom niepedagogicznym oraz powołania się na rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz. U. z 2015 r. poz.2243). (obowiązujące od dnia 02 stycznia 2016 r.).

Ad.3. Sprostowanie zapisów § 38 Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze w zakresie określenia prawidłowego terminu doręczenia przez pracownika zaświadczenia lekarskiego w okresie do 30 listopada 2018 r. (dopuszczalna forma papierowa zwolnienia lekarskiego) zgodnie z art. 62 ust.1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1368 z późn.zm.), w związku z art. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 1150).