Kontrole wewnętrzne 2016: Kontrola administracyjna w Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Kamiennej Górze
W dniach od 02.09.2016 r. do 22.09.2016 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Kamiennej Górze w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, prawidłowości gospodarowania nieruchomościami oddanymi w trwały zarząd oraz realizacji wydatków z tytułu zakupu materiałów i wyposażenia (§ 4210) oraz zakupu usług pozostałych (§ 4300) za rok 2015. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 7/2016 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r, poz. 885 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Kamiennej Górze:
1. Nieprawidłowe określenie w zapisach §33 Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze terminu doręczenia pracodawcy przez pracownika zaświadczenia usprawiedliwiającego nieobecność w pracy w związku z niezdolnością do pracy spowodowaną chorobą pracownika lub izolacją z powodu choroby zakaźnej lub chorobą członka rodziny pracownika wymagającego sprawowania opieki osobistej niezgodnie z art. 61b ust.5, w związku z art.62 ust.1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 372 z późn.zm.).
2. Nieprawidłowe określenie w zapisach §8 ust.2 Regulaminu wynagradzania pracowników niepedagogicznych Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze prawa do przyznania przez Dyrektora dodatku funkcyjnego na czas nieokreślony niezgodnie z charakterem wyżej wymienionego dodatku wynikającym z treści art. 36 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2014 , poz.1202 z późn. zm.).
3. Nieprawidłowe określenie w sporządzonym planie finansowym Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze na rok 2015 nazwy paragrafu dotyczącego opłat z tytułu usług telekomunikacyjnych, oznaczając niniejszą jako § 4370 opłaty z tytułu usług telekomunikacyjnych niezgodnie z § 1 pkt 3 lit. l rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2014 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1952).
4. Dokonanie zapłaty za dowód księgowy (dow. ks. 508/XII/2015) nota księgowa Nr 10/2015 z dnia 15.12.2015 r. wystawiona przez Żłobek Miejski w Kamiennej Górze na łączną kwotę 5 783,79 zł, przed sprawdzeniem dowodu pod względem merytorycznym, oceną czy podlega Prawu Zamówień Publicznych, sprawdzeniem uzasadnienia wydatku pod względem celowości, legalności i gospodarności oraz posiadania pokrycia danego wydatku w planie finansowym na rok 2015, dekretacją dowodu księgowego, określenia ujęcia go w odpowiednich podziałkach klasyfikacji budżetowej i na odpowiednich kontach, a także zatwierdzenia przez Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 1 niezgodnie z zapisami Zasad ewidencji finansowo- księgowej Załącznika Nr 1 do Instrukcji kontroli finansowej, zasad (polityki) rachunkowości, zakładowego planu kont, procedur kontroli oraz obiegu dowodów finansowo- księgowych Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze.
5. Zapłata należności wynikających z dowodów księgowych odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SKK.1711.P-6.2016 po terminach zapłaty wynikających z treści niniejszych dowodów księgowych niezgodnie z art. 44 ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.885 z późn.zm.) oraz stosownie do zapisów art. 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 403 z późn. zm).
6. Dokonanie zapłaty za notę księgową Nr 49/BOPO GM/2015 z dnia 08.06.2015 r. wystawioną przez Biuro Obsługi Placówek Oświatowych Gminy Miejskiej Kamienna Góra z tytułu realizacji zadań wyszczególnionych w Porozumieniu NR 1/I/2014 z dnia 10.01.2014 r. dotyczących pokrycia całkowitych kosztów obsługi prawnej, BHP i P.poż oraz KZP za miesiąc maj 2015 r. na łączną kwotę 399,82 zł, z naruszeniem terminu określonego w zapisach § 3 Porozumienia Nr 1/I/2014 z dnia 10.01.2014 r. zawartego pomiędzy BOPO, a „szkołami” oraz Aneksu Nr 1 z dnia 14 maja 2014 r. do wyżej wymienionego porozumienia.
7. Nieprawidłowe dokonanie korekty błędu na dowodach księgowych tj. na dowodzie księgowym Nr 202/V/B korekta błędu na pieczęci dekretacyjnej poprzez użycie korektora oraz w stosunku do dow. ks. 31/I/B skreślenie nieprawidłowej treści bez zachowania wymogu umieszczeniem daty poprawki oraz złożenia podpisu osoby upoważnionej do dokonania korekty niezgodnie z art. 22 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.).
8. Nieuzasadniona zwłoka w wystąpieniu przez Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu na rzecz Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze dnia 22 czerwca 2016 r., biorąc pod uwagę fakt wygaśnięcia z dniem 30.09.2015 r. trwałego zarządu ustanowionego na podstawie decyzji (WM.6844.6.2012) z dnia 15 października 2012 r. stosownie do przepisów art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t. j. Dz. U. z 2015 r., poz.1774 z późn.zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Sprostowanie zapisów § 33 Regulaminu Pracy Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze w zakresie określenia terminu doręczenia pracodawcy przez pracownika zaświadczenia usprawiedliwiającego nieobecność w pracy w związku z niezdolnością do pracy spowodowaną chorobą pracownika lub izolacją z powodu choroby zakaźnej lub chorobą członka rodziny pracownika wymagającego sprawowania opieki osobistej zgodnie z art. 61b ust.5, w związku z art.62 ust.1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 372 z późn.zm.).
Ad.2. Sprostowanie zapisów §8 ust.2 Regulaminu wynagradzania pracowników niepedagogicznych Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze w zakresie okresu przyznania przez Dyrektora prawa do dodatku funkcyjnego zgodnie z charakterem wyżej wymienionego dodatku określonym w treści art. 36 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2014 , poz.1202 z późn. zm.).
Ad.3. Przestrzeganie i prawidłowe wskazywanie w sporządzanych planach finansowych Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze nazw paragrafów klasyfikacji budżetowej zgodnie z załącznikiem Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1053).
Ad.4. Dokonywanie zapłaty za dowód księgowy po sprawdzeniu dowodu pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, oceną czy podlega Prawu Zamówień Publicznych, sprawdzeniem uzasadnienia wydatku pod względem celowości, legalności i gospodarności oraz posiadania pokrycia danego wydatku w planie finansowym na rok 2015, dekretacją dowodu księgowego, a także zatwierdzeniem przez Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze zgodnie z zapisami Zasad ewidencji finansowo- księgowej Załącznika Nr 1 do Instrukcji kontroli finansowej, zasad (polityki) rachunkowości, zakładowego planu kont, procedur kontroli oraz obiegu dowodów finansowo- księgowych Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze.
Ad.5. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych zgodnie z art. 44 ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.885 z późn.zm.) oraz stosownie do zapisów art. 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 403 z późn. zm).
Ad.6. Przestrzeganie terminów zapłaty za noty księgowe dotyczące należności z tytułu pokrycia całkowitych kosztów obsługi prawnej, BHP i P.poż oraz KZP zgodnie z zapisami § 3 Porozumienia Nr 1/I/2014 z dnia 10.01.2014 r. zawartego pomiędzy Biurem Obsługi Placówek Oświatowych Gminy Miejskiej Kamienna Góra, a „szkołami” oraz Aneksami sporządzonymi do wyżej wymienionego porozumienia.
Ad.7. Dokonywanie korekty błędów na dowodach księgowych z zachowaniem zasad określonych zgodnie z art. 22 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn.zm.).
Ad.8. Przestrzeganie właściwego terminu wystąpienia z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu na rzecz Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze przez Dyrektora niniejszej placówki oświatowej zgodnie z art 44 ust.2ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t. j. Dz. U. z 2015 r., poz.1774 z późn.zm.).
Ponadto, w związku z opóźnieniem we wprowadzeniu do planu finansowego Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze na rok 2015 nowego rozdziału klasyfikacji budżetowej tj 801049 “Realizacja zadań wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy dla dzieci w przedszkolach, oddziałach przedszkolnych w szkołach podstawowych i innych specjalnych formach wychowania przedszkolnego” na łączną kwotę 71 070,00 zł niezgodnie z zapisami § 2 w związku z § 1 pkt 1 lit.h rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2014 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014. poz. 1952), zaleca się przestrzeganie oraz monitorowanie terminów wprowadzania zmian, w szczególności w zakresie dostosowania planów finansowych jednostki do nowych przepisów obowiązujących w powyższym zakresie.
W związku z ogłoszeniem nowych tekstów jednolitych ustaw, stanowiących podstawę opracowania regulacji wewnętrznych Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze tj:
- dnia 16 kwietnia 2016 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 446);
- dnia 21 grudnia 2015 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. 2015 r. poz. 2156);
- dnia 31 sierpnia 2016 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1379)
- dnia 24 czerwca 2016 r. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 902) ;
- dnia 31 marca 2014 r. nowego tekstu jednolitego rozporządzenia Ministra Edukacji i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 416);
- dnia 19 lipca 2016 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1047);
- dnia 12 lipca 2016 r. nowego tekstu jednolitego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz.1015)
zaleca się w przypadku dokonywania aktualizacji wewnętrznej dokumentacji obowiązującej w Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Kamiennej Górze, powoływanie się na nowe teksty jednolite wyżej wymienionych aktów prawnych.
Na podstawie § 31 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
