Kontrole wewnętrzne 2019: Kontrola administracyjna w Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze
W dniach od 03.07.2019 r. do dnia 19.07.2019r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, wiarygodności sprawozdań składanych za rok 2018 oraz realizacji wydatków z tytułu wynagrodzeń bezosobowych, z uwzględnieniem kontroli sprawdzającej. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta Kamienna Góra Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 6/2019 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 i art 69 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 869 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 oraz § 9 ust.3 pkt 4 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. Brak założenia i prowadzenia przez Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze własnej strony BIP stosownie do zapisów art. 4 ust. 1, w związku z art.9 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.1330 z późn.zm.) oraz art.11b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 994 z późn.zm.).
2. Nieprawidłowe określenie w zapisach § 21 pkt 7 Regulaminu Pracy Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 7/2015 Dyrektora Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze z dnia 31 marca 2015 r. terminu doręczenia przez pracownika zaświadczenia lekarskiego w razie nieobecności z powodu choroby własnej, leczenia uzdrowiskowego oraz opieki nad chorym członkiem rodziny określonego jako nie później niż 7 dni od daty jego otrzymania niezgodnie z art. 62 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2017 r poz. 1368 z poźn.zm.).
Brak wskazania w zapisach § 22 Regulaminu Pracy Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górzewśród przyczyn usprawiedliwiających przyczyny uniemożliwiające stawienie się do pracy obowiązku stawienia się przez pracownika wynikającego z imiennego wezwania wystosowanego przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie niezgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1632).
Brak spójności pomiędzy zapisami § 32 zdanie drugie Regulaminu Pracy określającymi, iż w Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze nie tworzy się planu urlopów a zapisami§ 13 ust.2 pkt 1 Regulaminu Organizacyjnego Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 9/2015 Dyrektora Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze z dnia 15 lipca 2015 r. w sprawie ustalenia i wprowadzenia w życie Regulaminu Organizacyjnego Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze, wskazującymi, iż do zakresu działania i bezpośredniej odpowiedzialności głównego specjalisty należy: m.in prowadzenie dokumentacji ruchu służbowego (listy obecności, rocznego planu urlopów, ewidencja czasu pracy).
3. Brak uwzględnienia i opisania zasad funkcjonowania kont w Zakładowym Planie kont, stanowiącym załącznik Nr 2 do Zasad polityki rachunkowości Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze, wprowadzonych na podstawie Zarządzenia Nr KS/1/2016 Dyrektora Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze z dnia 5 stycznia 2016 r. (aktualizowanego kolejnymi Zarządzeniami) tj. 013 „Pozostałe środki trwałe (wyposażenie)” oraz 074 „Umorzenie niskocennych środków trwałych”, oraz konta 016 „Pozostałe wartości niematerialne i prawne niskocenne” i konta 075 „Umorzenie niskocennych wartości niematerialnych i prawnych”, pomimo dokonywana zapisów księgowych na wyżej wymienionych kontach w roku 2018 niezgodnie z art. 8 ust. 1 i art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.a, w związku z art. 4 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 395).
4. Dokonanie ze znacznym opóźnieniem dnia 30 kwietnia 2019 r. (z mocą wsteczną) przekazania do organizatora informacji o skorygowanym planie finansowym Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze niezgodnie z art. 27 ust.3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 862) oraz art. 52 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.).
5. Nieprawidłowe dokonanie na raporcie kasowym RK Nr 12/2108 za okres od 01.12. do 31.12.2018 r. w pozycji 15 i 16 skreśleń błędnych treści bez zachowania zasady dokonywania korekty błędów na dowodach księgowych, zaś na raporcie kasowym Nr 5/2018 za okres 01.05. do 31.05.2018 r. poz.3 dokonano poprawy pojedynczych cyfr tj. bez zachowania czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisania treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenia podpisu osoby do tego upoważnionej niezgodnie z art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).
6. Nieprawidłowe oznaczanie na rachunku z dnia 30.07.2018 r. za miesiąc lipiec 2018 r. wystawionym do umowy zlecenia Nr UMW/2018/11 z dnia 01.07.2018 r. za usługę sprzątania i utrzymania czystości w budynku oficyny oraz dziedzińca muzeum numeru umowy, do której został wystawiony niniejszy rachunek jako Nr UMW/2018/10 z dnia 01.06.2018 r. niezgodnie ze stanem faktycznym i obowiązującą umową na wykonanie usług w miesiącu lipcu 2018 r.
Nieprawidłowe oznaczenie na rachunku z dnia 28.12.2018 r. wystawionym do umowy zlecenia UMW/2018/16 z dnia 30.11.2018 r. za usługę sprzatania i utrzymywnaia czystości w budynku oficyny oraz dziedzińca muzeum za miesiąc grudzień 2018 r. daty zawarcia umowy, do której wystawiono rachunek jako z dnia 01.12.2018 r. niezgodnie ze stanem faktycznym i obowiązującą datą zawarcia umowy.
7. Dokonanie zapłaty dnia 30 października 2018 r. za dowód księgowy Nr 41/18/PŁACE- rachunek z dnia 31.10.2018 r. do umowy zlecenia Nr UMW/2018/14 tj. przed wystawieniem wyżej opisanego dowodu księgowego oraz przed dokonaniem sprawdzenia dowodu pod względem formalno- rachunkowym oraz merytorycznym i zatwierdzeniem do wypłaty, dokonanych dnia 31.10.2018 r. niezgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r o rachunkowości (t.j. Dz. U. Z 2018 r. poz. 315), w związku z § 9 pkt 3 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze.
8. Brak przedłożenia przez zleceniobiorców w stosunku do umów zlecenia Nr UMW/2018/7, Nr UMW/2018/8 oraz UMW/2018/9 z dnia 18 maja 2018 r. na wykonanie koncertu podczas wieczoru „Noc w muzeum” informacji w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej o liczbie godzin wykonania zlecenia, złożonej w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenianiezgodnie z art.8b ust.2 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2177 z późn.zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Założenie i prowadzenie przez Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze własnej strony BIP zgodnie z art. 4 ust. 1, w związku z art.9 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.1330 z późn.zm.) oraz art.11b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 506 z późn.zm.).
Zgodnie z art.4 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej obowiązane do udostępnienia informacji publicznej są władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne, w szczególności podmioty reprezentujące państwowe osoby prawne oraz osoby prawne samorządu terytorialnego oraz podmioty reprezentujące inne państwowe jednostki organizacyjne albo jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego. W kontekście art. 9 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej podmioty, o których mowa w art. 4 ust. 1 i 2 wyżej wymienionej ustawy tworzą własne strony Biuletynu Informacji Publicznej, na których udostępnia się informacje publiczne podlegające udostępnieniu w tej drodze. Za stworzenie, utrzymanie i aktualizację treści zawartych w podmiotowych stronach BIP odpowiadają podmioty udostępniające informacje publiczną. Tym samym podmioty sklasyfikowane w art. 4 ust.2 są obowiązane do tworzenia strony BIP, z uwzględnieniem postanowień art. 9 ustawy.
Stosownie do wyjaśnień zawartych w piśmie Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, Departament Prawny DP-WP-026-195/2012/SB/NG z dnia 20 grudnia 2013 r.: ”Każdy podmiot zobowiązany do udzielenia informacji publicznej powinien prowadzić własną stronę BIP. Pod pojęciem „własnej strony BIP” należy rozumieć odrębną od stron podmiotowych BIP innych podmiotów stronę… Podmiot zobowiązany do prowadzenia podmiotowej strony BIP może prowadzić tę stronę na serwerze własnym (jeśli taki posiada), bądź na serwerze innego podmiotu, którym może być zarówno jak i jednostka nadrzędna w stosunku do danej jednostki organizacyjnej, jeżeli posiada własny serwer. W tym przypadku, udostępnienie serwera przez jednostkę nadrzędną nie oznacza jednak, że jednostka podległa może prowadzić swoją stronę BIP w ramach serwisu BIP jednostki nadrzędnej. Oznacza ono jedynie, że jednostka podległa może powadzić własną stronę BIP na tym samym serwerze, na którym prowadzony jest serwis BIP jednostki nadrzędnej. Jednostka podległa zobowiązana jest nadal do prowadzenia własnej strony podmiotowej BIP.”
Ad.2. Sprostowanie zapisów § 21 pkt 7 Regulaminu Pracy Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze w zakresie terminu doręczenia przez pracownika zaświadczenia lekarskiego w razie nieobecności z powodu choroby własnej, leczenia uzdrowiskowego oraz opieki nad chorym członkiem rodziny zgodnie z art. 62 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 645 z poźn.zm.).
W aktualnym stanie prawnym brak jest unormowania, które nakładałoby na ubezpieczonego obowiązek dostarczenia zaświadczenia lekarskiego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Co więcej, począwszy od zmian komentowanego przepisu, które weszły w życie z dniem 01 stycznia 2016 r. (zmian przez art. 1 pkt 26 lit.a ustawy z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1066), art. 62 nie przewiduje jakiegokolwiek terminu na dostarczenia zaświadczeń lekarskich. Wynika to ze zmian formy wystawiania zaświadczeń i z wysłania ich automatycznie przez system teleinformatyczny przez wystawiającego zaświadczenie lekarskie w chwili ich wystawienia.
Uzupełnienie zapisów § 22 Regulaminu Pracy Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze wymieniających przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy o obowiązek stawienia się na imienne wezwanie wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1632).
Ujednolicenie i zachowanie spójności pomiędzy zapisami § 32 zdanie drugie Regulaminu Pracy Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze a zapisami§ 13 ust.2 pkt 1 Regulaminu Organizacyjnego Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze w zakresie nietworzenia w instytucji planów urlopu i w związku z powyższym niewykazywania w zakresie działania pracownika zatrudnionego na stanowisku głównego specjalisty prowadzenia dokumentacji ruchu służbowego w zakresie rocznego planu urlopów, ewidencja czasu pracy).
Ad.3. Uzupełnienie zapisów Zakładowego Planu kont, stanowiącego załącznik Nr 2 do Zasad (polityki) rachunkowości Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze o uwzględnienie i opis zasad funkcjonowania kont: 013 „Pozostałe środki trwałe” (wyposażenie), 074 „Umorzenie niskocennych środków trwałych”, konta 016 „Pozostałe wartości niematerialne i prawne niskocenne” i konta 075 „Umorzenie niskocennych wartości niematerialnych i prawnych” zgodnie z art. 8 ust. 1 i art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.a, w związku z art. 4 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 351).
Ad.4. Bieżące informowanie organizatora o dokonywanych zmianach w planie finansowym Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze zgodnie z art.27 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 862) oraz art. 52 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 869 z późn.zm.).
Ad.5. Przestrzeganie i dokonywanie korekty błędów na dowodach księgowych z zachowaniem zasad poprawy przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, bez poprawiania pojedyńczych liter lub cyfr zgodnie z art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
Ad.6. Zobowiązanie wystawców rachunków wystawianych do zawartych umów zlecenia do prawidłowego oznaczania numeru i daty umowy zgodnie ze stanem faktycznym i zawartą umową, w związku z art. 22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
Ad.7. Wystawianie rzetelnych dowodów księgowych, zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletnych zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.) oraz dokonywanie sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzeniem do wypłaty na podstawie dowodu księgowego zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351), w związku z § 9 pkt 3 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Muzeum Tkactwa w Kamiennej Górze.
Ad.8. Potwierdzanie przez przyjmującego zlecenia lub świadczącego usługę (gdy strony nie określą powyższego w umowie) liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informacji o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia zgodnie z art. 8b ust.2 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2177 z późn.zm.).
Na podstawie § 31 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
