Kontrole wewnętrzne 2021: Wystąpienie Pokontrolne z Kamiennogórskiego Klubu Tenisowego
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
W dniach od 25.05.2021 r. do 28.05.2021 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Kamiennogórskim Klubie Tenisowym, z siedzibą przy ul. P. Ściegiennego 11 w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji na realizację zadania publicznego pod nazwą: „Rozwój i popularyzacja tenisa ziemnego w Kamiennej Górze” - umowa Nr 7/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta Kamienna Góra Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 5/2021 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz.869 z późn.zm.), w związku z § 7 umowy Nr 7/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. oraz § 2 ust.2 i 3 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 1/2020 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 3 stycznia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu przeprowadzenia kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Kamiennogórskim Klubie Tenisowym:
1. Brak w zapisach Zasad (polityki) rachunkowości Kamiennogórskiego Klubu Tenisowego wprowadzonych na podstawie Uchwały Zarządu Nr 1/2020 z dnia 30 stycznia 2020 r. tj. dokumentacji określającej stosowane przez Klub zasady rachunkowości, określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia eksploatacji programu Comarch ERP Optima wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych niezgodnie z art.10 ust. pkt 3 lit.c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
Zgodnie z zapisami pkt. 5.2. Zasad (polityki) rachunkowości Kamiennogórskiego Klubu Tenisowego, księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera korzystając z programu Comarch ERP Optima opracowanego przez firmę Comarch.
2. Naruszenie dopuszczalnego limitu przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów określonymi w kalkulacji przewidywanych kosztów, stanowiących integralną część umowy w stosunku do danej pozycji kosztorysu określonej w umowie nie więcej niż o 20%, dotyczącego wydatków z poz. I.1.2. usługa transportowa, planowanych zgodnie z umową na kwotę 740,00 zł, a kwotą faktycznie poniesionych wydatków na sumę 1.225,08 zł niezgodnie z zapisami § 4 ust. 1 umowy Nr 7/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. powodujących uznanie kwoty 337,08 zł jako części dotacji pobranej w nadmiernej wysokości.
Kwota 337,08 zł stanowi część dotacji pobraną w nadmiernej wysokości stosownie do zapisów § 4 ust. 2 umowy Nr 7/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. i podlega obowiązkowi zwrotu wraz z należnymi odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych zgodnie z art. 252 ust. 1 pkt 2, ust. 2 i ust.6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.).
Zgodnie z § 4 umowy Nr 7/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. ust. 1: „Dopuszcza się dokonywanie przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów określonymi w kalkulacji przewidywanych kosztów w wielkości i na zasadach określonych w ogłoszeniu o konkursie czyli przesunięcie uznaje się za zgodne z umową, gdy dana pozycja kosztorysu nie zwiększyła się o więcej niż 20%. Zmniejszenie nie jest limitowane. ust. 2 Naruszenie postanowień, o których mowa w ust. 1, uważa się za pobranie części dotacji w nadmiernej wysokości.”
Zgodnie z kalkulacją przewidywanych kosztów, stanowiącą załącznik do umowy w poz.I.1.2. usługa transportowa koszty planowane zgodnie z umową wyniosły 740,00 zł. Uwzględniając zapisy § 4 ust.1 umowy Nr 7/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. dopuszczalny limit zwiększenia w pozycji kosztów I.1.2. usługa transportowa nie więcej niż 20%- to maksymalnie limit do kwoty 888,00 zł (740,00 zł+20% z 740,00 zł=740,00 zł+148,00 zł)
3. Nieprawidłowe powołanie się w treści oświadczeń wolontariuszy z dnia 30.04.2020 r. wykonujących prace społeczną na rzecz Kamiennogórskiego Klubu Tenisowego w ramach realizacji zadania publicznego pod nazwą: ”Rozwój i popularyzacja tenisa ziemnego w Kamiennej Górze” – umowa Nr 7/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. w ramach umieszczonej klauzuli informacyjnej w zakresie wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie związanym z realizacją ww. zadania publicznego, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, także wprowadzeniem ich do systemów informatycznych na ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922) jako nieobowiązujący akt prawny.
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922), utraciła moc obowiązującą, co do zasady dnia 25 maja 2018 r. na podstawie art. 175 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000). Zaś kompleksowa utrata moc obowiązującej w/w ustawy nastąpiła dnia 06 lutego 2019 r.
4. Niewykorzystanie przez Kamiennogórski Klub Tenisowy dotacji w kwocie 0,01 zł na realizację zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 7/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. na podstawie sprawdzonych dowodów księgowych i w związku z powyższym obowiązek zwrotu niewykorzystanej części dotacji na rachunek bankowy Zleceniodawcy zadania publicznego wraz z należnymi odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych zgodnie z § 9 ust. 2 -4 umowy Nr 7/IV/2020/PPS z dna 20 kwietnia 2020 r. oraz art. 251 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.).
Z przedstawionych w trakcie kontroli dowodów księgowych dokumentujących wydatki pokryte ze środków dotacji przekazanych przez Gminę Miejską Kamienna Góra na podstawie umowy Nr 7/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. wynika, iż kwota 0,01 zł stanowi dotację niewykorzystaną (kwota dotacji przekazana przez Gminę Miejską Kamienna Góra to dotacja w wysokości 8.015,00 zł, a kwota wykorzystana dotacji znajdująca pokrycie w objętych kontrolą dowodach księgowych to kwota 8.014,99 zł).
5. Nieprawidłowe wykazanie przez Kamiennogórski Klub Tenisowy w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 7/V/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r., w części 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania, w rubryce koszty zgodnie z umową:
1) udziału procentowego innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji jako 25,00% (a powinno być 2.785,00 zł- inne środki finansowe i 8.015,00 zł- otrzymana dotacja- udział procentowy 34,75%);
2) udziału procentowego wkładu osobowego i wkładu rzeczowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji jako 3,05% (a powinno być 340,00 zł – wkład osobowy i 8.015,00 zł- otrzymana dotacja – udział procentowy 4,24%)
niezgodnie z instrukcją zamieszczoną w załączniku Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz.2057 ze zm.).
Nieprawidłowe wykazanie przez Kamiennogórski Klub Tenisowy w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 7/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. w części 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania, w rubryce faktycznie poniesione wydatki:
1) udziału procentowego innych środków finansowych do otrzymanej dotacji jako 25,72% (a powinno być inne środki finansowe- 3.296,24 zł oraz otrzymana kwota dotacji 8.015,00 zł- 41,13%)
2) udziału procentowego wkładu osobowego i rzeczowego do otrzymanej kwoty dotacji jako 2,92% (a powinno być wkład osobowy 340,00 zł oraz otrzymana kwota dotacji 8.015,00 zł- 4,24%) niezgodnie z instrukcją zamieszczoną w załączniku Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz.2057 ze zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Uzupełnienie zapisów Zasad (polityki) rachunkowości Kamiennogórskiego Klubu Tenisowego, wprowadzonych na podstawie Uchwały Zarządu Nr 1/2020 z dnia 30 stycznia 2020 r. tj. dokumentacji określającej stosowane przez Klub zasady rachunkowości, określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia eksploatacji programu Comarch ERP Optima wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z art.10 ust.1 pkt 3 lit.c, w związku z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.).
Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.): „Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Ad.2. Zwrot kwoty 337,08 zł jako części dotacji pobranej w nadmiernej wysokości wynikającej z przekroczenia dopuszczalnego limitu (nie więcej niż 20%) wydatków z poz. I.1.2. usługa transportowa planowanych zgodnie z umową na kwotę 740,00 zł, a kwotą faktycznie poniesionych wydatkówna sumę 1.225,08 zł na rachunek bankowy Gminy Miejskiej Kamienna Góra o numerze: 97 1020 5226 0000 6202 0627 0351 zgodnie z zapisami § 4 ust.1 i 2 umowy Nr 7/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. wraz z należnymi odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych stosownie do zapisów art. 252 ust.1 pkt 2, ust.2 i ust.6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.).
Ad.3. Powoływanie się w oświadczeniach o pracy społecznej wolontariuszy w klauzuli informacyjnej o ochronie danych osobowych na ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781 ze zm.), w związku z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/279 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 96/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z dnia 04.05.2016 r. str.1).
Ad.4. Zwrot kwoty 0,01 zł jako dotacji niewykorzystanej przez Kamiennogórski Klub Tenisowy w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanegona podstawie umowy Nr 7/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. na rachunek bankowy Zleceniodawcy zadania publicznego-Gminy Miejskiej Kamienna Góra o numerze: 97 1020 5226 0000 6202 0627 0351 wraz należnymi odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych zgodnie z § 9 ust.2-4 umowy Nr 7/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. oraz art.251 ust.1 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz.305 ze zm.).
Uwzględniając obowiązek naliczania odsetek jak dla zaległości podatkowych należy wziąć pod uwagę zasadę, iż zgodnie z art. 54 § 1 pkt. 5 ustawy- Ordynacja podatkowa, w związku z art. 67 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.), odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli wysokość odsetek nie przekraczałaby trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe za traktowanie przesyłki listowej jak przesyłki poleconej. (tj.3 x 2,90 zł= 8,70 zł). Powyższe znajduje zastosowanie w w/w przypadku.
Ad.5.Prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego wartości udziału procentowego innych środków finansowych, procentowego wkładu osobowego i wkładu rzeczowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji zgodnie z wartościami wynikającymi umowy oraz faktycznie poniesionymi wydatkami stosownie z zapisami instrukcji zamieszczonej w załączniku Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057 ze zm.).
Na podstawie § 7 ust.6 umowy Nr 7/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. o realizację zadania publicznego zawartego pomiędzy Gminą Miejską Kamienna Góra a Kamiennogórskim Klubem Tenisowym, Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 7 ust.5 wyżej wymienionej umowy, do ich wykonania i powiadomienia o sposobie ich wykonania Zleceniodawcy.
