Kontrole wewnętrzne 2015: Kontrola administracyjna w Zespole Szkół w Kamiennej Górze
W dniach od 13.10.2015 r. do 06.11.2015 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Zespole Szkół w Kamiennej Górze w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, rachunkowości, wiarygodności sprawozdań składanych za rok 2014 oraz realizacji wydatków z tytułu zakupu energii (§ 4260), delegacji służbowych krajowych (§ 4410) oraz wydatków z tytułu szkoleń pracowników (§ 4700) za rok 2014. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 8/2015 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r, poz. 885 z późn.zm.), w związku z §2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Zespole Szkół - Gimnazjum Nr 1 w Kamiennej Górze:
1. Nieprawidłowe określenie wzapisach § 3 ust. 4 Regulaminu Świetlicy szkolnej Zespołu Szkół w Kamiennej Górze, stanowiącej załącznik Nr 18 do Statutu Zespołu Szkół maksymalnej liczby uczniów w grupie wychowawczej jako nie większej niż 32 uczniów niezgodnie z zapisami §9 ust.2 załącznika Nr 3 (ramowy statut publicznego gimnazjum) do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół (Dz. U. z 2001 r. Nr 61, poz. 624 z poźn.zm.).
2. Brak wskazania w zapisach §21 ust.3 Regulaminu Pracy Zespołu Szkół w Kamiennej Górze wśród dowodów usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy oświadczenia pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopii zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art.55 ust.1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, albo kopii zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzającym niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem- w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2013 r. poz. 1457), lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę na dzieckiem niezgodnie z § 3 pkt 3a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632).
3. Brak wykazania w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych przez Zespół Szkół w Kamiennej Górze za rok 2014 wartości udzielonych zamówień publicznych wynikających z zawartych umów zlecenia w łącznej kwocie 5 700,00 zł oraz wartości zamówień publicznych wynikających z wydatkowanych środków z funduszu socjalnego w łącznej kwocie 25 388,07 zł niezgodnie z art.2 pkt 13 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn.zm.), w związku z § 1 pkt 7 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych, jego wzoru oraz sposobu przekazywania ( Dz.U. z 2013 r. poz. 1530).
4. Zapłata należności wynikających z dowodów księgowych stosownie opisanych w treści protokołu kontroli po upływie terminów niezgodnie z art. 44 ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.885 z późn.zm.) oraz stosownie do zapisów art. 6 i 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 403 z późn. zm).
5. Nieprzekazanie w obowiązującym terminie do 31 maja 2014 r. 75% równowartości odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych należnego za rok kalendarzowy 2014 oraz nieprzekazanie w obowiązującym terminie do 30 września 2014 r. pozostałej równowartości odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych za rok 2014 niezgodnie z art. 6 ust.2, w związku z art. 12a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn.zm.).
6. Nieprawidłowa klasyfikacja dochodów uzyskiwanych z tytułu najmu pomieszczeń Zespołu Szkół w Kamiennej Górze, wynikających z: umowy najmu pomieszczeń na cele mieszkalne zawartej w dniu 02.01.2012 r., umowy najmu pomieszczeń zawartej w dniu 10.01. 2014 r. na gabinet pielęgniarski; umowy najmu pomieszczeń zawartej w dniu 28.09.2012 r. z oraz umowy najmu pomieszczeń zawartej w dniu 28.09.2012 r. ze w § 0830 “Wpływy z usług” niezgodnie z załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków i przychodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 z późn.zm.).
7. Nieprawidłowe określenie w zawartych umowach najmu pomieszczeń okresu obowiązywania niniejszych umów tj. w stosunku do:
1) umowy najmu pomieszczeń z dnia 12.09.2014 r. pomiędzy Zespołem Szkół a zawartej na okres od dnia 12.09.2014 r. do 30.06.2015 r.;
2) umowy najmu pomieszczeń z dnia 28.09.2012 r. pomiędzy Zespołem Szkół, a zawartej na okres od dnia 01.01.2012 r. do 31.08.2015 r.;
3) umowy najmu pomieszczeń z dnia 28.09.2012 r. pomiędzy Zespołem Szkół, a zawartej na okres od dnia 01.10.2012 r. do 31.08.2015 r.
niezgodnie z art. 43 ust.2. pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 z późn.zm.), w związku z decyzją AGN.6844.1.2012 z dnia 25 kwietnia 2012 r. Burmistrza Kamiennej Góry o ustanowieniu trwałego zarządu dla Zespołu Szkół w Kamiennej Górze tj. zawarcie na czas dłuższy niż został ustanowiony trwały zarząd dla danej nieruchomości.
8. Nieprawidłowe określenie w zawartej dnia 02 stycznia 2012 r. umowie najmu pomieszczeń pomiędzy Zespołem Szkół w Kamiennej Górze, a okresu jej obowiązywania tj. na czas nieokreślony niezgodnie z art. 43 ust.2. pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 z późn.zm.), w związku z decyzją AGN.72244-4 z dnia 24 marca 2009 r. Burmistrza Kamiennej Góry o ustanowieniu trwałego zarządu dla Zespołu Szkół w Kamiennej Górze tj. zawarcie na czas dłuższy niż został ustanowiony trwały zarząd dla danej nieruchomości.
9. Brak zachowania w stosunku do zawartej dnia 02.01.2012 r. pomiędzy Zespołem Szkół w Kamiennej Górze a umowy najmu pomieszczeń w Zespole Szkół na cele mieszkalne jako umowy zawartej na czas nieoznaczony (z mocą obowiązującą od dnia 01.01.2012 r.) wymogu uzyskania zgody właściwego organu i organu nadzorującego w stosunku do wyżej wymienionej umowy jako umowy zawartej na czas nieoznaczony niezgodnie z art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 z późn.zm.), w związku z pkt 5 decyzji AGN.72244-4/09 Burmistrza Kamiennej Góry z dnia 24.03.2009 r. o ustanowieniu trwałego zarządu dla Zespołu Szkół w Kamiennej Górze oraz pkt. 5 decyzji AGN.6844.1.2012 z dnia 25.04.2012 r. Burmistrza Kamiennej Góry o ustanowieniu trwałego zarządu dla Zespołu Szkół w Kamiennej Górze.
10. Sprawdzenie pod względem merytorycznym oraz zatwierdzenie do wypłaty zestawienia kosztów podróży służbowej do polecenia wyjazdu służbowego Nr 7/2014 z dnia 16.10.2014 r. dla Dyrektora Zespołu Szkół w Kamiennej Górze (dow. ks. Nr 48/XI/B) przez Dyrektora Biura Obsługi Placówek Oświatowych Gminy Miejskiej Kamienna Góra niezgodnie z tabelą zawierającą wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej dowodów księgowych, w tym poleceń wyjazdu służbowego, stanowiącą załącznik Nr 4 do Instrukcji (procedur) kontroli finansowej i obiegu dowodów finansowo – księgowych Zespołu Szkół w Kamiennej Górze, w związku z art. 7 pkt.1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t. j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1202 z późn.zm.), w związku z art. 33 ust.5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 594 z późn. zm.).
11. Brak sklasyfikowania wydatku z tytułu udziału wicedyrektora w szkoleniu OKE (szkolenie dotyczące organizacji sprawdzianu i egzaminu gimnazjalnego), udokumentowanego poleceniem wyjazdu służbowego Nr 1/2014 z dnia 28.02.2014 r. na łączną kwotę 70,61 zł jako wydatku strukturalnego w kodzie 72 niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 44, poz. 255).
12. Błędne oznaczenie na dowodzie księgowym Nr 334/IX/B tj. polecenie wyjazdu służbowego Nr 5/2014 z dnia 08.09.2014 r. rozdziału klasyfikacji budżetowej, z którego został zrealizowany wyżej wymieniony wydatek jako 80146 (Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli), niezgodnie z zapisami w ewidencji księgowej konta 130-01-801-80110-4410- Rachunek bieżący- podróże służbowe krajowe oraz art. 21 ust. 6, w związku z art. 22 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Prawidłowe określenie w zapisach Regulaminu Świetlicy szkolnej stanowiącej załącznik do Statutu Zespołu Szkół w Kamiennej Górze maksymalnej liczby uczniów w grupie wychowawczej tj. nie więcej niż 25 uczniów zgodnie z zapisami § 9 ust. 2 załącznika Nr 3 ( ramowy statut publicznego gimnazjum) do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół (Dz. U. z 2001 r. Nr 61, poz. 624 z poźn.zm.).
Ad.2. Uzupełnienie zapisów § 21 ust.3 Regulaminu Pracy Zespołu Szkół w Kamiennej Górze wskazujących dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy o oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopię zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art.55 ust.1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, albo kopię zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzającym niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem - w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2013 r. poz. 1457), lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę na dzieckiem zgodnie z § 3 pkt 3a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632).
Ad.3. Wykazywanie w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznychwartości udzielonych zamówień publicznych wynikających z zawartych umów zlecenia oraz wartości zamówień publicznych wynikających z wydatkowanych środków z funduszu socjalnego zgodnie z art.2 pkt 13 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn.zm.), w związku z § 1 pkt 7 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. z 2013 r. poz. 1530).
Ad.4. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych zgodnie z art. 44 ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.885 z późn.zm.) oraz stosownie do zapisów art. 6 i 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 403 z późn. zm).
Ad.5. Przestrzeganie obowiązku przekazywania w odpowiednich wysokościach i terminach kwoty odpisu na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych tj. do 31 maja danego roku co najmniej 75% równowartości odpisu za ZFŚS, zaś w terminie do 30 września danego roku pozostałej równowartości odpisu zgodnie z art.6 ust.2, w związku z art. 12a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn.zm.).
Ad.6. Prawidłowa klasyfikacja dochodów uzyskiwanych z tytułu najmu pomieszczeń Zespołu Szkół w Kamiennej Górze, wynikających z umów najmu pomieszczeń w § 0750 “Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze zgodnie z załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 z późń.zm.).
Ad.7 i 8. Przestrzeganie zasady zawierania przez Zespół Szkół w Kamiennej Górze umów najmu nieruchomości lub ich części, na których został ustanowiony trwały zarząd na okres nie dłuższy został ustanowiony trwały zarząd na danej nieruchomości zgodnie z art. 43 ust.2. pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 1774 z późn.zm.), w związku z obowiązującą decyzją Burmistrza Kamiennej Góry o ustanowieniu trwałego zarządu dla Zespołu Szkół w Kamiennej Górze.
Ad.9. Przestrzeganie w stosunku do zawieranych na czas nieoznaczony umów najmu nieruchomości lub ich części oddanych w trwały zarząd Zespołowi Szkół wymogu uzyskania zgody właściwego organu i organu nadzorującego zgodnie z art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 1774 z późn.zm.).
Ad.10. Sprawdzanie pod względem merytorycznym oraz zatwierdzanie do wypłaty poleceń wyjazdu służbowego dla Dyrektora Zespołu Szkół w Kamiennej Górze przez podmiot upoważniony zgodnie z tabelą zawierającą wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej dowodów księgowych, w tym poleceń wyjazdu służbowego, stanowiącą załącznik Nr 4 do Instrukcji (procedur) kontroli finansowej i obiegu dowodów finansowo – księgowych Zespołu Szkół w Kamiennej Górze, w związku z art.7 pkt.1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t. j.Dz. U. z 2014 r., poz. 1202 z późn.zm.) oraz art. 33 ust.5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 1515 z późn. zm.).
Ad.11. Klasyfikowanie wydatków z tytułu udziału wicedyrektora w szkoleniu OKE (szkolenie dotyczące organizacji sprawdzianu i egzaminu gimnazjalnego) jako wydatku strukturalnego w kodzie 72 zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 44, poz. 255).
Ad.12. Przestrzeganie prawidłowego oznaczenie na dowodzie księgowym rozdziału klasyfikacji budżetowej, z którego został zrealizowany dany wydatek zgodnie z zapisami ewidencji księgowej oraz art. 21 ust. 6, w związku z art. 22 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.).
Ponadto, w związku, z ogłoszeniem nowych tekstów jednolitych ustaw, stanowiących podstawę opracowania regulacji wewnętrznych Zespołu Szkół- Gimnazjum Nr 1 w Kamiennej Górze tj.;
- dnia 12 lutego 2014 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz.191) ;
- dnia 05 października 2015 r. nowego tekstu jednolitego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz.1542) ;
- dnia 31 marca 2014 r. nowego tekstu jednolitego rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagrodzenia za pracę w dniu wolnym od pracy (t.j.Dz. U. z 2014 r. poz. 416);
- dnia 4 listopada 2014 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1502);
- dnia 11 grudnia 2014 r. nowego tekstu jednolitego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1786);
zaleca się w przypadku dokonywania zmian aktów prawa wewnętrznego obowiązujących w jednostce powoływanie się na obowiązujące tekst jednolite wyżej wymienionych aktów prawnych.
Na podstawie § 31 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
