Kontrole wewnętrzne 2012: Wystąpienie pokontrolne w Parafialnym Oddziale Akcji Katolickiej przy Parafii Najświętszego Serca Pana Jezusa

W dniach od 15.02.2012 r. do 23.02.2012 r. została przeprowadzona kontrola administarcyjna w Parafialnym Oddziale Akcji Katolickiej przy Parafii Najświętszego Serca Pana Jezusa  w Kamiennej Górze w zakresie prawidłowości rozliczania dotacji udzielonych organizacji pozarządowej na realizację zadania publicznego: „Organizowanie aktywnych form wypoczynku letniego dzieci i młodzieży z Kamiennej Góry, w szczególności ze środowisk zagrożonych uzależnieniem”” (umowa Nr 12/V/2011 z dnia 30 maja 2011 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego). Kontrolę przeprowadziły: - Kierownik Wydziału Kontroli i  Nadzoru Właścicielskiego Pani Grażyna Bukowska i podinspektor ds. kontroli wewnętrznej Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnień Nr 9/2012 i Nr 10/2012 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionych zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrole przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240  z późn. zm.), w związku z § 9 wyżej wymienionej umowy o wsparcie realizacji zadań publicznych oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.

W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono  następującą  nieprawidłowość w Parafialnym Oddziale Akcji Katolickiej przy Parafii Najświętszego Serca Pana Jezusa w Kamiennej Górze:

Ad.1.  Wprowadzenie wyobrędnionej dokumentacji finansowo – księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego umożliwiającej identyfikację  poszczególnych operacji księgowych zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości  (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn.zm.) oraz § 6 ust.1 umowy Nr 12/V/2011 z  dnia 30 maja 2011 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.Stosownie do art. 2 ust. 1 pkt 7 wspomnianej wyżej ustawy, przepisy ustawy o rachunkowości, stosuje się do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jednostek, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszy celowych - od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane. Na podstawie art. 16 ust. 5 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn.zm.) podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy (a więc m.in. osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego) zobowiązane są do wyodrębnienia w ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację umowy na wykonanie zadania publicznego.Wyodrębnienie dokumentacji finansowo-księgowej ma umożliwić kontrolę przepływu i wykorzystania otrzymanej dotacji oraz  prowadzenie ewidencji rachunkowej w sposób, umożliwiający odniesienie wszystkich aspektów aktywności finansowej, a także wyłącznie do wskazanego zakresu działalności.

Prowadzona przez POAK przy Parafii Najświętszego Serca Pana Jezusa w Kamiennej Górze  ewidencja księgowa winna m.in. określać rodzaj dowodu księgowego (dokumentu), datę wystawienia dowodu, numer ewidencji księgowej, datę dokonania zapłaty, sposób zapłaty (przelew, karta, gotówka), kategorię (rodzaj) kosztów, kwotę dokumentu brutto, kwotę dokumentu netto oraz  należny podatek VAT.
Na  podstawie  § 9  umowy o wsparcie realizacji zadań publicznego Nr 12/V/2011 z dnia 30 maja 2011 r. zawartej z Parafialnym Oddziałem Akcji Katolickiej przy Parafii Najświętszego Serca Pana Jezusa w Kamiennej Górze, Zleceniobiorca jest zobowiązany  w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 9 ust.4 wyżej wymienionych umów, do ich wykonania i powiadomienia o tym Zleceniodawcy.