Kontrole wewnętrzne 2019: Kontrola administracyjna w Klubie Sportowym „Contender”
W dniach od 10.04.2019 r. do 10.05.2019 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Klubie Sportowym „Contender” z siedzibą w Kamiennej Górze, przy ul. Jeleniogórskiej 30A w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanej organizacji pozarządowej na realizację zadań publicznych pod nazwą: „Szkolenie i udział w zawodach sportowych mieszkańców Gminy Miejskiej Kamienna Góra w zakresie sportów walki”- umowa NR 18/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. oraz „Sztuki walki jako alternatywa uzależnień. Szkolenie z zakresu sztuk walki dla mieszkańców miasta Kamienna Góra” - umowa Nr 5/IV/2018/SP z dnia 04 kwietnia 2018 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 3/2019 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz.2077 z późn.zm.), w związku z § 8 wyżej wymienionych umów o realizację zadań publicznych oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Klubie Sportowym „Contender” w Kamiennej Górze:
1. Nieprawidłowe wskazanie w zapisach § 12 pkt 7 Statutu Klubu Sportowego „Contender” Kamienna Góra w ramach celów realizowanych przez Klub uprawianie sportu kwalifikowanego, organizowanie i prowadzenia współzawodnictwa sportowego w ramach sportu kwalifikowanego w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o sporcie kwalifikowanym niezgodnie z art. 93 pkt 2 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2016 r. poz.176 z późn.zm.).
Zgodnie z wyżej wymienionym art. 93 pkt 2 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 176 z późn.zm.) ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o sporcie kwalifikowany (Dz. U. z 2005 r. Nr 155, poz. 1298 z późn.zm.) zawierająca definicję sportu kwalifikowanego została uchylona z dniem 16 października 2010 r.
Wyżej wymieniona nieprawidłowość wystąpiła, pomimo zalecenia pokontrolnego zawartego w pkt 1 wystąpienia pokontrolnego SKK.1711.W-10.2017 z dnia 13 grudnia 2017 r. (data doręczenia 18.12.2017 r.) oraz zobowiązania Prezesa Klubu Sportowego „Contender” zawartego w odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne z dnia 02.01.2017 r. w zakresie usunięcia wszelkich nieprawidłowości zgodnie z zaleceniami, w tym wyżej opisanych.
2. Nieprawidłowe powołanie się w zapisach Polityki rachunkowości Klubu Sportowego „Contender” na nieobowiązujący akt wykonawczy regulujący zasady powadzenia rachunkowości w klubie tj. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1539).
Wyżej wymienione rozporządzenie zostało uchylone z dniem 05 września 2014 r. na podstawie art.1 pkt 13 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1100).
Wyżej wymieniona nieprawidłowość wystąpiła, pomimo zalecenia pokontrolnego zawartego w wystąpieniu pokontrolnym SKK.1711.W-10.2017 z dnia 13 grudnia 2017 r. (data doręczenia 18.12.2017 r.) w zakresie aktualizacji podstaw prawnych Zasad polityki rachunkowości Klubu Sportowego „Contender” oraz zobowiązania Prezesa Klubu Sportowego, zawartego w odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne z dnia 02.01.2017 r. w zakresie usunięcia wszelkich nieprawidłowości zgodnie z zaleceniami, w tym wyżej opisanych.
3. Nieprawidłowe wpisanie w kalkulacji przewidywanych kosztów na rok 2018, stanowiących załącznik do umowy Nr 18/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. w rubryce koszt całkowity (w zł), dotyczącej kosztu merytorycznego I.1.sprzęt sportowy kwoty 32.000,00 zł niezgodnie z danymi (wyliczeniami) rachunkowymi i kosztami składającymi się na niniejszy koszt całkowity tj. z wnioskowanej dotacji: 30.000,00 zł oraz z innych środków finansowych: 4.000,00 zł.
4. Nieprawidłowe określenie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, realizowanego na podstawie umowy Nr 18/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r., w części II.2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania zadania publicznego, w rubryce „faktycznie poniesione wydatki” danych kwotowych (w zł) niezgodnych z danymi wynikającymi z dowodów księgowych dokumentujących poszczególne rodzaje kosztów, wykazanych w zestawieniu rachunków, faktur do sprawozdania końcowego oraz nieprawidłowych wartości udziału procentowego kwoty dotacji do całkowitych kosztów zadania (jako 59,70%) oraz procentowego udziału innych środków finansowych do otrzymanej kwoty dotacji (podając także niniejsze bez dokładności do dwóch miejsc po przecinku jako 67,5%) niezgodnie z załącznikiem Nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
Uwzględniając powyższe wartość udział procentowego kwoty dotacji do całkowitych kosztów zadania powinna wynieść 58,52%, a procentowy udział innych środków finansowych do otrzymanej kwoty dotacji-70,88%.
Wyżej wymieniona nieprawidłowość tego samego typu wystąpiła, pomimo zalecenia pokontrolnego zawartego w pkt 3 wystąpienia pokontrolnego SKK.1711.W-10.2017 z dnia 13 grudnia 2017 r. (data doręczenia 18.12.2017r.) oraz zobowiązania Prezesa Klubu Sportowego „Contender” zawartego w odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne z dnia 02.01.2017 r. w zakresie usunięcia wszelkich nieprawidłowości zgodnie z zaleceniami, w tym wyżej opisanej.
5. Zapłata zobowiązania wynikającego z dowodu księgowego Nr 1/9/2018 z dnia 03.09.2018 r. HIGHTYPE sp. z o.o. Wrocław zakup sprzętu sportowego na łączną kwotę 400,00 zł, pokrytego w całości ze środków dotacji udzielonej na podstawie umowy Nr 18/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. po terminie określonym w niniejszym dowodzie niezgodnie z art.44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.).
6. Nieprawidłowe wpisanie w zestawieniu faktur (rachunków) do sprawozdania końcowego z wykonywania zadania (korekta sprawozdania):
1) w stosunku do zadania realizowanego na podstawie umowy Nr 18/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r.:
- w poz.11, I. koszty merytoryczne daty wystawienia dokumentu księgowego: fa VAT FAS/1374/12/2018/01 jako 20.12.2018r. (wpisując datę zamówienia) niezgodnie z faktyczną treścią zawartą na dowodzie księgowym tj. fa VAT FAS/1374/12/2018/01 z dnia 27.12.2018 r. ;
- w poz. 12, II koszty obsługi numeru dowodu księgowego jako Fa/614/2018 niezgodnie z faktyczną treścią i numeracją zawartą na niniejszym dowodzie księgowym tj. Fa/710/2018 z dnia 19.12.2018 r.;
2) w stosunku do zadania wykonywanego na podstawie umowy Nr 5/IV/2018/SP z dnia 04 kwietnia 2018 r.
- w poz. 5 koszty merytoryczne brak daty wystawienia dokumentu księgowego oraz daty zapłaty.
7. Błędne oznaczenie na fakturze fa NR 5930K2/4419/18 z dnia 09.04.2018 r. zakup paliwa na wyjazd na zawody na łączną kwotę 243,61 zł oraz na fakturze fa NR 5361K3/0335/18 z dnia 30.06.2018 r. zakup paliwa na wyjazd na zawody na łączną kwotę 100,04 zł, adresu odbiorcy faktury tj. Klubu Sportowego „CONTENDER” jako ul. Jeleniogórska 32 niezgodnie ze stanem faktycznym, w związku z art.106e ust. 1 pkt 3, art.106k i 106j ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn.zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 ze zm.).
8. Nieprawidłowe naliczanie i uwzględnianie w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 18/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. kwoty 6,00 zł jako ryczałtu za dojazdy miejscowe wykazanego w części krajowej rozliczenia poleceń wyjazdu służbowego za granicę: Nr 3/2018 z dnia 16.04.2018 r., Nr 4/2018 z dnia 21.05.2018 r., Nr 5/2018 z dnia 11.06.2018 r., Nr 6/2018 z dnia 12.07.2018 r., Nr 7/2018 z dnia 23.07.2018 r. i Nr 8/2018 z dnia 20.08.2018 r., odbytych samochodem osobowym stosownie do zapisów § 9 ust.1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz.167 ze zm.).
9. Zapłata należności z tytułu poleceń wyjazdu służbowego zagranicznego, pokrytych z innych środków finansowych:
- NR 3/2018 z dnia 16.04.2018 r. Berlin (Niemcy) nadzór trenerski nad walkami- na kwotę 1.313,67 zł dnia 22.06.2018 r. (potwierdzenie realizacji przelewu z dnia 22.06.2018 r.);
- NR 4/2018 z dnia 21.05.2018 r. Berlin (Niemcy) nadzór trenerski nad walkami- na kwotę 1.705,82 zł dnia 22.08.2018 r. (potwierdzenie realizacji przelewu z dnia 22.08.2018 r.);
- NR 5/2018 z dnia 11.06.2018 r. Berlin (Niemcy) nadzór trenerski nad walkami- na kwotę 1.433,08 zł dnia 22.08.2018 r. (potwierdzenie realizacji przelewu z dnia 22.08.2018 r.);
- NR 6/2018 z dnia 12.07.2018 r. Berlin (Niemcy) nadzór trenerski nad walkami- na kwotę 1.786,01 zł dnia 22.08.2018 r. (potwierdzenie realizacji przelewu z dnia 22.08.2018 r.);
- NR 7/2018 z dnia 23.07.2018 r. Offenbach am Main (Niemcy) nadzór trenerski nad walkami- na kwotę 2.736,89 zł dnia 19.12.2018 r. (potwierdzenie realizacji przelewu z dnia 19.12.2018 r.);
- NR 8/2018 z dnia 20.08.2018 r. Offenbach am Main (Niemcy) nadzór trenerski nad walkami- na kwotę 2.736,34 zł dnia 19.12.2018 r. (potwierdzenie realizacji przelewu z dnia 19.12.2018 r.) z nieuzasadnioną zwłoką w wypłacie stosownie do zapisów art. 455 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz. U. z 2017r. poz. 459 z późn.zm.).
10. Zapłata zobowiązania z tytułu wynagrodzenia za pracę za miesiące: maj 2018 r., czerwiec 2018 r.- lipiec 2018 r., sierpień 2018 r. wrzesień 2018 r.- dnia 30.10.2018 r. z naruszeniem terminu wynikającego z art.85 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksy Pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.108 ze zm.).
11. Naruszenie terminu zapłaty składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wynagrodzenia instruktora trenera za miesiące: marzec, lipiec, sierpień, wrzesień, październik i listopad 2018 r. właściwego do zapłaty składek niezgodnie z art.47 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).
12. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 18/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. fa/59/2018 z dnia 29.01.2018 r. obsługa biura - prowadzenie księgowości za miesiąc styczeń 2018 r. na łączną kwotę 150,00 zł, jako dotyczącej okresu niezgodnego z początkowym terminem realizacji zadania publicznego tj. od dnia 23.02.2018 r., stosownie do zapisów § 2 ust.1 oraz § 2 ust. 4 umowy Nr 18/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r.
Wyżej wymieniona nieprawidłowość tego samego typu wystąpiła, pomimo zalecenia pokontrolnego zawartego w pkt 9 wystąpienia pokontrolnego SKK.1711.W-10.2017 z dnia 13 grudnia 2017 r. (data doręczenia 18.12.2017r.) oraz zobowiązania Prezesa Klubu Sportowego „Contender” zawartego w odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne z dnia 02.01.2017r. w zakresie usunięcia wszelkich nieprawidłowości zgodnie z zaleceniami, w tym wyżej opisanej.
13. Zapłata zobowiązań wynikających z faktur wystawionych za usługi księgowe, pokrytych z innych środków finansowych w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 18/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r., tj. FA/59/2018 z dnia 29.01.2018 r. na łączną kwotę 150,00 zł, fa 116/2018 z dnia 28.02.2018 r. na łączną kwotę 150,00 zł, Fa 172/2018 z dnia 26.03.2018 r. łączną kwotę 150,00 zł, Fa 238/2018 z dnia 30.04.2018 r. na łączną kwotę 150,00 zł, fa 272/2018 z dnia 18.05.2018 r. na łączną kwotę 150,00 zł, fa 357/2018 z dnia 26.06.2018 r. na łączną kwotę 150,00 zł, fa 422/2018 z dnia 25.07.2018 r. na łączną kwotę 150,00 zł, fa 490/2018 z dnia 28.08.2018 r. na łączną kwotę 150,00 zł, fa 553/2018 z dnia 27.09.2018 r. na kwotę 150,00 zł, fa 614/2018 z dnia 26.10.2018 r. na kwotę 150,00 zł, fa 673/2018 z dnia 28.11.2018 r. na kwotę 150,00 zł oraz fa 710/2018 z dnia 19.12.2018 r. na łączną kwotę 350,00 zł, po terminach zapłaty oznaczonych w treści niniejszych dowodów księgowych stosownie do zapisów art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 459 ze zm.).
14. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 18/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. faktury FA/116/2018 z dnia 28.02.2018 r. usługi księgowe na łączną kwotę 150,00 zł za miesiąc luty 2018 r. w całości, ponieważ dotyczy okresu niezgodnego z początkowym terminem realizacji zadania publicznego tj. od dnia 23.02.2018 r. stosownie do zapisów § 2 ust 1 oraz § 2 ust. 4 umowy Nr 18/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r.
Biorąc powyższe pod uwagę, wyłączając okres od dnia 01.02.2018 r. do 22.02.2018 r., w rozliczeniu zadania publicznego uwzględnieniu podlega kwota 32,16 zł (za okres od 23.02.2018 r. do 28.02.2018 r.- 6 dni), pokryta ze środków własnych Klubu.
15. Zapłata faktury fa 422/2018 z dnia 25.07.2018 r. usługi księgowe na łączną kwotę 150,00 zł, w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 18/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. w formie przelewu dnia 19.12.2018 r. niezgodnie z formą określoną w treści dowodu źródłowego jako gotówka stosownie do zapisów art. 106e, w związku z art.106j ust. 1 pkt 5 i ust. 2, art.106k ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn.zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 ze zm.).
16. Brak na dokumentacji finansowo- księgowej (fakturach, rachunkach, rozliczeniach kosztów podróży, listach płac) związanej z realizacją zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 18/III/2018 z dnia 20 marca 2018 r. pokrytych ze środków dotacji oraz z innych środków finansowych określenia dekretacji tj. sposobu ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych niezgodnie z art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 ze zm.), w związku z § 6 ust.4 umowy Nr 18/III/2018/SP z dnia 20.03.2018 r.
17. Naruszenie terminu zapłaty zobowiązań wynikających z faktur wystawionych za lokal/media oraz faktur za czynsz, odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SSK.1711.P-3.2019, pokrytych z innych środków finansowych w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 18/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. stosownie do zapisów art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 459 ze zm.).
18. Nieprawidłowe określenie na fakturach: fa VAT GNF-2018-12/1686 z dnia 04.12.2018 r. czynsz na miesiące 10-12.2018 r. na łączną kwotę 226,80 zł, fa VAT GNF-2018-03/1736 z dnia 01.03.2018 r. czynsz na miesiące 01.2018 r. do 03.2018 r. na łączną kwotę 222,35 zł, fa VAT GNF-2018-06/1736 z dnia 05.06.2018 r. czynsz na miesiące 04.2018 r. do 06.2018 r. na łączną kwotę 225,33 zł oraz fa VAT GNF-2018-09/1694 z dnia 06.09.2018 r. czynsz na miesiące 07.2018 r. do 09.2018 r. na łączną kwotę 226,80 zł, wydatkowanych w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 18/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. adresu nabywcy faktury jako „ul. Ściegiennego 1” niezgodnie ze stanem faktycznym, w związku z art.106e ust. 1 pkt 3, art.106k i 106j ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn.zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 ze zm.).
19. Rozbieżności pomiędzy kwotami faktycznie poniesionych wydatków (w zł) wobec kosztów merytorycznych I.3. sprzęt sportowy w stosunku do danych przedstawionych w zestawieniem (faktur) rachunków do sprawozdania końcowego, wykazanych w części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków, sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 5/IV/2018/SP z dnia 04 kwietnia 2018 r.
Nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego Nr 5/IV/2018/SP z dnia 04 kwietnia 2016 r. w części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków, 1. Rozliczenie ze wydatków w roku 2018, danych w rubryce „faktycznie poniesione wydatki (w zł)”, uwzględniając wartości dane przedstawione przez Klub i wykazane w części zestawienie faktur, rachunków do w/w sprawozdania tj.
1) w rubryce I.3. koszty merytoryczne – sprzęt sportowy wpisano kwotę 0,00 zł jako pokrywającą ze środków własnych koszty zakupu sprzętu sportowego niezgodnie z zestawieniem faktur rachunków dołączonym do niniejszego sprawozdania, w którym wykazano kwotę 80,99 zł wydatkowaną ze środków własnych Klubu na koszty I.1. (sprzęt sportowy); tym samym nieprawidłowo wykazano wydatki całkowite I.3 jako kwotę 3.500,00 zł, a powinno być 80,99 zł + 3.500,00 zł (z dotacji) tj. łącznie 3.580,99 zł;
2) w rubryce koszty merytoryczne – Razem błędnie wykazano kwotę 3.500,00 zł jako wydatki faktycznie poniesione łącznie z innych środków finansowych Klubu niezgodnie z zestawieniem faktur, rachunków i faktycznie poniesionymi wydatkami ze środków własnych, powinno być 3.000,00 zł (koszty I.2. praca trenerów) oraz 80,99 zł (koszty I.3. sprzęt sportowy) – RAZEM- 3.080,99 zł
3) w rubryce koszty merytoryczne Razem- nieprawidłowo wpisano kwoty pokryte z innych środków finansowych jako 3.500,00 zł, z dotacji 5.500,00 zł oraz wydatki całkowite- 8.500,00 zł- a powinno być z innych środków finansowych- 3.080,99 zł, z dotacji 5.500,00 zł i wydatki całkowite jako 8.580,99 zł.
Uwzględniając wyżej opisane nieprawidłowości, w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania, w rubryce 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania, faktycznie poniesione wydatki nieprawidłowo wpisano wartości w złotych i procentowe udziały kwoty dotacji do całkowitych kosztów zadania oraz procentowy udział innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji tj.:
1) koszty pokryte ze środków własnych- wpisano 3.000,00 zł i udział procentowy środków własnych do otrzymanej kwoty dotacji 54,54 % - a powinno być 3.080,99 zł i 56,02%;
2) udział kwoty dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego wpisano 64,70%, a powinno być 64,10 %.
Nieprawidłowość tego typu została stwierdzona w protokole kontroli SKK.1711.P-10.2017 dotyczącym kontroli prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej Klubowi Sportowemu “Contender” na podstawie umowy Nr 3/IV/2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r., a następnie opisana w wystąpieniu pokontrolnym SKK.1711.W-10.2017 z dnia 13 grudnia 2017 r. ze wskazaniem sposobu jej naprawienia.
20. Brak na dokumentacji finansowo- księgowej (fakturach, rozliczeniach kosztów podróży, listach płac) związanej z realizacją zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 5/IV/2018/SP z dnia 04 kwietnia 2018 r. pokrytych ze środków dotacji oraz z innych środków finansowych określenia dekretacji tj. sposobu ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych niezgodnie z art. 21. ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 ze zm.), w związku z § 6 ust.4 umowy Nr 5/IV/2018/SP z dnia 04.04.2018 r.
21. Brak sporządzenia aneksu (porozumienia zmieniającego) do umowy o pracę z dnia 15.03.2016 r. w zakresie dotyczącym zmiany wynagrodzenia zasadniczego do kwoty 262,50 zł (w związku ze wzrostem kwoty minimalnego wynagrodzenia w roku 2018 r. do kwoty 2.100,00 zł tj. przy 1/8 etatu – 262,50 zł) niezgodnie z art. 29 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksy Pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.108 ze zm.).
22. Zapłata zobowiązań z tytułu wynagrodzenia za pracę: za miesiąc marzec i kwiecień 2018 r., pokrytych z innych środków finansowych, w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 5/IV/2018/SP z dnia 04 kwietnia 2018 r.-dnia 22.06.2018r. z naruszeniem terminu wynikającego z art.85 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksy Pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.108 ze zm.).
23. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu zadania publicznego, wykonywanego na podstawie umowy Nr 5/IV/2018/SP z dnia 04 kwietnia 2018 r. kwoty 6,00 zł z tytułu ryczałtu za dojazdy miejscowe w części krajowej delegacji zagranicznej, wynikającej z rozliczenia wyjazdu z dnia 20.03.2018 r. Nr 2/2018 do Niemiec Frankfurt nad Menem z tytułu sprawowania nadzoru trenerskiego nad walką na łączną kwotę 2.339,46 zł, odbytej samochodem osobowym stosownie do zapisów § 9 ust.1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz.167 ze zm.).
24. Zapłata należności z tytułu polecenia wyjazdu służbowego Nr 2/2018 (rozliczenie wyjazdu służbowego z dnia 20.03.2018 r.) w kwocie 2.339,46 zł oraz należności z tytułu wyjazdu służbowego Nr 3/2018 (rozliczenie wyjazdu służbowego z dnia 16.04.2018 r.) w kwocie 1.313,67 zł, z nieuzasadnioną zwłoką w wypłacie stosownie do zapisów art.455 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz. U. z 2017r. poz. 459 z późn.zm.).
25. Pobranie dotacji w nadmiernej wysokości w kwocie 9,34 zł, wynikające z naruszenia zapisów § 3 ust. 6 umowy Nr 5/IV/2018/SP z dnia 04 kwietnia 2018 r. tj. niezachowania procentowego udziału innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji na poziomie nie mniej niż 54,55% tj. na podstawie sprawdzonych dowodów księgowych niniejszy udział procentowy wyniósł 54,44 % (inne środki finansowe w kwocie 2.994,00 zł i otrzymana dotacja w kwocie 5.500,00 zł) stosownie do zapisów § 3 ust. 8 umowy Nr 5/IV/2018/SP z dnia 04 kwietnia 2018 r.
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Sprostowanie zapisów Statutu Klubu Sportowego „Contender” w Kamiennej Górze poprzez uchylenie postanowień § 12 pkt 7 dotyczących wskazania realizacji celów właściwych dla Klubu w zakresie uprawiania sportu kwalifikowanego, organizowania i prowadzenia współzawodnictwa sportowego kwalifikowanego stosownie do przepisów ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o sporcie kwalifikowanym zgodnie z art. 93 pkt 2 ustawy z dnia 25 czerwca 2005 r. o sporcie (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1263 z późn.zm.).
Ad.2. Sprostowanie zapisów Polityki rachunkowości Klubu Sportowego „Contender” w zakresie uchylenia nieobowiązującego aktu wykonawczego tj. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1539).
Wyżej wymienione rozporządzenie zostało uchylone z dniem 05 września 2014 r. na podstawie art.1 pkt 13 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1100).
Ad.3. Rzetelne i prawidłowe wpisywanie danych w kalkulacji przewidywanych kosztów, stanowiącej załącznik do umowy o realizację zadania publicznego zgodnie z wyliczeniami rachunkowymi składającymi się na dany koszt całkowity stosownie do zapisów § 1 ust.5 umowy o realizację zadania publicznego.
Ad.4. Prawidłowe określanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, w części II.2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania zadania publicznego, w rubryce „faktycznie poniesione wydatki” danych kwotowych (w zł) zgodnych z danymi wynikającymi z dowodów księgowych dokumentujących poszczególne rodzaje kosztów oraz prawidłowych wartości udziału procentowego kwoty dotacji do całkowitych kosztów zadania oraz procentowego udziału innych środków finansowych do otrzymanej kwoty dotacji, podając niniejsze z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z załącznikiem Nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
W związku z wejściem w życie z dniem 29 października 2018 r. rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057) oraz zapisami § 2 niniejszego rozporządzenia w stosunku do zadań publicznych realizowanych na podstawie konkursów ofert ogłoszonych po dniu 1 marca 2019 r. stosuje się przepisy wyżej wymienionego rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.
Ad.5. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z treści dowodu księgowego, pokrytych ze środków dotacji udzielonej na realizację zadania publicznego zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869).
Ad.6. Rzetelne i prawidłowe wpisywanie w zestawieniu faktur (rachunków) do sprawozdania końcowego z wykonywania zadania publicznego danych dotyczących dowodów księgowych rozliczanych w ramach danego zadania tj. dat wystawienia, numeru dowodu księgowego zgodnie z ich faktyczną treścią.
Ad.7. Sprostowanie adresu odbiorcy na fakturach fa NR 5930K2/4419/18 z dnia 09.04.2018 r. zakup paliwa na wyjazd na zawody na łączną kwotę 243,61 zł oraz fa NR 5361K3/0335/18 z dnia 30.06.2018 r. zakup paliwa na wyjazd na zawody na łączną kwotę 100,04 zł, poprzez poprzez wystawienie faktur korygujących, zawierających prawidłowe określenie adresu nabywcy jako „ul. Jeleniogórska 30A” zgodnie z art.106j ust. 1 pkt 5 i ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn.zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 ze zm.).
Ad.8. Przestrzeganie zasad rozliczania i naliczania należności z tytułu poleceń wyjazdu służbowego, w szczególności ryczałtu za dojazdy miejscowe zgodnie z zapisami § 9 ust.1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz.167 ze zm.).
Ad.9, Ad.24. Przestrzeganie zasady dokonywania wypłaty należności z tytułu poleceń wyjazdu służbowego niezwłocznie, czyli bez zbędnej zwłoki (w terminie realnym, mającym na względzie okoliczności miejsca i czasu) stosownie do zapisów art. 455 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz. U. z 2018r. poz. 1025 z późn.zm.).
Ad.10, Ad.22. Przestrzeganie terminów wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę stosownie do zapisów art.85 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksy Pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.108 ze zm.).
Ad.11. Przestrzeganie terminów zapłaty składek na ubezpieczenie społeczne naliczanych od wynagrodzenia za pracę zgodnie z art.47 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).
Ad.12, Ad.14 Uwzględnianie w rozliczeniu zadania publicznego wydatków pokrytych z innych środków finansowych mieszczących się w terminie realizacji zadania publicznego oraz poniesionych w terminie właściwym dla ich wydatkowania określonym w zapisach umowy o realizację zadania publicznego, zawartej stosownie do zapisów załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz.1300 ze zm.).
W związku z wejściem w życie z dniem 29 października 2018 r. rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057) oraz zapisami § 2 niniejszego rozporządzenia w stosunku do zadań publicznych realizowanych na podstawie konkursów ofert ogłoszonych po dniu 1 marca 2019 r. stosuje się przepisy wyżej wymienionego rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.
Ad.13., Ad.17. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych, pokrytych z innych środków finansowych w ramach realizacji zadania publicznego stosownie do zapisów art. 481 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz. U. z 2018r. poz. 1025 z późn.zm.).
Ad.15. Sprostowanie formy zapłaty z gotówki na przelew na fakturze fa 422/2018 z dnia 25.07.2018 r. za usługi księgowe na łączna kwotę 150,00 zł, poprzez wystawienie faktury korygującej stosownie do zapisów art.106j ust. 1 pkt 5 i ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn.zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 ze zm.).
Ad.16. i Ad.20 Zamieszczanie na dokumentacji finansowo-księgowej, związanej z realizacją zadania publicznego, pokrytej zarówno z dotacji, i innych środków finansowych sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji) zgodnie z art.21 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
Ad.18. Sprostowanie adresu nabywcy na fakturach: fa VAT GNF-2018-12/1686 z dnia 04.12.2018 r. na łączną kwotę 226,80 zł, fa VAT GNF-2018-03/1736 z dnia 01.03.2018 r. na łączną kwotę 222,35 zł, fa VAT GNF-2018-06/1736 z dnia 05.06.2018 r. na łączną kwotę 225,33 zł oraz fa VAT GNF-2018-09/1694 z dnia 06.09.2018 r. na łączną kwotę 226,80 zł, poprzez wystawienie faktur korygujących z prawidłowym oznaczeniem adresu Klubu Sportowego „Contender” jako „ul. Jeleniogórska 30A” zgodnie ze stanem faktycznym, w związku z art.106e ust. 1 pkt 3, art.106k i 106j ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn.zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 ze zm.).
Ad.19. Rzetelne sporządzanie sprawozdań końcowych z wykonania zadania publicznego, w szczególności poprzez prawidłowe i zgodne ze stanem faktycznym i rachunkowym określanie wartości poszczególnych rodzajów kosztów poniesionych w ramach realizacji zadania publicznego oraz umieszczanie niniejszych rodzajów kosztów w prawidłowych wartościach zgodnie z danymi wynikającymi z dowodów księgowych dokumentujących niniejsze wydatki oraz prawidłowe określanie procentowego udziału kwoty dotacji w całkowitych kosztach zadania oraz procentowego udziału innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
W związku z wejściem w życie z dniem 29 października 2018 r. rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057) oraz zapisami § 2 niniejszego rozporządzenia w stosunku do zadań publicznych realizowanych na podstawie konkursów ofert ogłoszonych po dniu 1 marca 2019 r. stosuje się przepisy wyżej wymienionego rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.
Ad.21. Przestrzeganie zasady sporządzania aneksu (porozumienia zmieniającego) do umowy o pracę w sytuacji wzrostu wynagrodzenia zasadniczego, w związku ze wzrostem wynagrodzenia minimalnego zgodnie z art. 29 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.).
Ad.23. Przestrzeganie zasady prawidłowego naliczania należności z tytułu podróży służbowych, w szczególności ryczałtu za dojazdy miejscowe zgodnie z zapisami § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz.167 ze zm.).
Ad.25. Zwrot kwoty w wysokości 9,34 zł jako dotacji nadmiernie pobranej, w związku z niezachowaniem procentowego udziału innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji w wysokości nie mniejszej niż 54,55%, wynikającej z zapisów § 3 ust. 6 umowy Nr 5/IV/2018/SP z dnia 04 kwietnia 2018 r. tj. procentowy udział innych środków finansowych w stosunku do kwoty dotacji wyniósł 54,44%
Biorąc powyższe pod uwagę nie zachowano dopuszczalnego udziału procentowego środków własnych o 0,11 %, zaś uwzględniając zapisy § 3 ust.8 umowy Nr 5/IV/2018/SP z dnia 04 kwietnia 2018 r. naruszenie postanowień, o których mowa w ust. 4-7 uważa się za pobranie dotacji w nadmiernej wysokości.
Zatem kwota 9,34 zł stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości stosownie do zapisów § 3 ust.6 i 8 umowy Nr 5/IV/2018/SP z dnia 04 kwietnia 2018 r. i podlega zwrotowi w terminie zgodnym z art. 252 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.), wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi po upływie terminów zwrotu określonych w ust. 1 i 2 art. 252 ustawy o finansach publicznych w stosunku do dotacji pobranej nadmiernie na rachunek Zleceniodawcy zadania publicznego o numerze 97 1020 5226 0000 6202 0627 0351 stosownie do zapisów art. 252 ust.6 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.).
Biorac pod uwagę obowiązek naliczania odsetek jak dla zaległości podatkowych zgodnie z art. 54 § 1 pkt. 5 ustawy- Ordynacja podatkowa, w związku z art. 67 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.), odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli wysokość odsetek nie przekraczałaby trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe za traktowanie przesyłki listowej jak przesyłki poleconej.
Na podstawie § 8 ust.5 umów o realizację zadania publicznego tj. umowy 18/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. oraz umowy NR 5/IV/2018/SP z dnia 05 kwietnia 2018 r. zawartych pomiędzy Gminą Miejską Kamienna Góra a Klubem Sportowym „Contender” w Kamiennej Górze, Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 9 ust.4 wyżej wymienionych umów, do ich wykonania i powiadomienia o tym Zleceniodawcy.
