Kontrole wewnętrzne 2012: Wystąpienie pokontrolne - Zespołu Szkół Ogólnokształcących Gimnazjum Nr 2

            W dniach od 14.03.2012 r. do 03.04.2012 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Zespole Szkół Ogólnokształcących- Gimnazjum Nr 2 w Kamiennej Górze w zakresie wiarygodności sprawozdań finansowych składanych za rok 2011, prawidłowości prowadzenia ewidencji wydatków strukturalnych za rok 2011 oraz naliczania wynagrodzeń nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi za 2011rok. Kontrolę przeprowadziły:- Kierownik Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Pani Grażyna Bukowska i Podinspektor ds. kontroli wewnętrznej Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnień Nr 13/2012 i Nr 14/2012 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionych zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrole przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240), w związku z § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.

W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące  nieprawidłowości w Zespole Szkół Ogólnokształcących - Gimnazjum Nr 2 w Kamiennej Górze:

1. Wskazanie w tabeli zawierającej wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej dowodów kasowych, stanowiącej załącznik Nr 4 Procedur kontroli finansowej, celowości, legalności i gospodarności do Instrukcji (procedur) kontroli finansowej i obiegu dowodów finansowo – księgowych obowiązujących w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Kamiennej Górze jako osoby zastępującej podmiot upoważniony do dokonywania kontroli merytorycznej wyżej wymienionych dowodów księgowych – główną księgową niezgodnie z art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U.  z 2009 r. Nr 157, poz. 1240).Sprawowanie przez jedną osobę dwóch funkcji, a mianowicie głównego księgowego i kasjera, prowadzi do sytuacji, iż obowiązki głównego księgowego w zakresie kontroli i nadzoru, powierzone przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych na podstawie wymienionych przepisów art. 54 ustawy o finansach publicznych, stają się niewykonalne.
Stosownie do zapisów wskazanej wyżej ustawy o finansach publicznych funkcji kasjerskich, nawet dorywczo lub zastępczo, nie może pełnić główny księgowy.

2. Złożenie sprawozdań finansowych przez Zespół Szkół Ogólnokształcących w Kamiennej Górze - Gimnazjum Nr 2 na niewłaściwych drukach tj.:

ñ  Rb-Z kwartalne o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji za cztery kwartały 2011 r. na wzorze stanowiącym załącznik Nr 18 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn.zm.);

ñ  Rb-UZ roczne uzupełniające o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych na wzorze stanowiącym załącznik Nr 18a do wyżej wymienionego rozporządzenia;

ñ  Rb-N kwartalne o stanie należności  oraz wybranych aktywach finansowych za cztery kwartały 2011 r. na wzorze stanowiącym załącznik Nr 19 do wyżej wskazanego rozporządzenia;

ñ  Rb-UN roczne uzupełniające o stanie należności zostało sporządzone na wzorze stanowiącym załącznik Nr 19a do wymienionego wyżej rozporządzenia

niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).

Wyżej wymienione rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn.zm.) zostało uchylone  z dniem 08 lutego 2010 r.

3. Sprawdzenie pod względem formalno- rachunkowym i zatwierdzenie dowodu księgowego tj. rachunku podróży służbowej do delegacji oznaczonej  Nr 54/2011 z dnia 24.06.2011 r. (nr dow. księgowego 427/06/2011) na szkolenie dla głównej księgowej przez nią samą , co uniemożliwia dokonywanie rzetelnej wstępnej kontroli realizowanej przez główną księgową- określonej w dyspozycji art.54 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157 poz.1240 z późn .zm.).

Ponadto sprawdzenie pod względem formalno – rachunkowym dowodów księgowych, w tym  poleceń wyjazdu służbowego, dotyczących głównego księgowego przez niego samego koliduje z prawidłowym wykonywaniem obowiązków i ponoszeniem odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, a także dokonywaniem wstępnej kontroli w zakresie kompletności       i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych oraz sprawowaniem nadzoru nad skutecznością i prawidłowością działania systemu kontroli wewnętrznej.

4. Nieprawidłowe zaksięgowanie wydatku strukturalnego na koncie 975, udokumentowanego dowodem księgowym tj. fakturą FV 01375 z dnia 11.09.2011 r.  (Nr dowodu księgowego 628/09/2011) - zapłacono przelewem dnia 21.09.2011 r., zaksięgowany na koncie 975 dnia 27.09.2011 r. niezgodnie z § 2 ust.2 załącznika Nr 40 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 20  poz. 103 z późn. zm.).

W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:

Ad.1. Sprostowanie tabeli zawierającej wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej dowodów kasowych, stanowiącej załącznik Nr 4 Procedur kontroli finansowej, celowości, legalności i gospodarności do Instrukcji (procedur) kontroli finansowej i obiegu dowodów finansowo – księgowych obowiązujących w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Kamiennej Górze w zakresie dotyczącym upoważnienia głównej księgowej jako podmiotu sprawującego zastępstwo w zakresie kontroli merytorycznej wyżej wymienionych dowodów kasowych  zgodnie z art.54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240), w związku z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz.1223   z późn. zm.).

Ad.2. Składanie sprawozdań Rb-Z, Rb-UZ, Rb-N oraz Rb-UN zgodnie ze wzorami  wskazanymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247) tj.:

1)     Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji – załącznik Nr 1 do rozporządzenia;

2)     Rb-UZ roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych – załącznik Nr 2 do rozporządzenia;

3)     Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywach finansowych – załącznik Nr 3 do rozporządzenia;

4)     Rb-UN - roczne  uzupełniające o stanie należności – załącznik Nr 4 do rozporządzenia.

Ad.3. Sprawdzanie dowodów księgowych pod względem formalno – rachunkowym, w szczególności rachunków kosztów podróży dotyczących głównego księgowego ze szczególnym uwzględnieniem osób zastępujących upoważnionego do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej oraz rzetelnym wykonywaniem obowiązków przez głównego księgowego zgodnie z art.54 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr  157, poz. 1240).

Stosownie do art..54 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U.  z 2009 r. Nr  157, poz. 1240).Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, zwanym dalej "głównym księgowym", jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

  1)   prowadzenia rachunkowości jednostki;

  2)   wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;

  3)   dokonywania wstępnej kontroli:

a)  zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

b)  kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych”

Ad.4. Przestrzeganie zasad prawidłowego księgowania wydatków strukturalnych na koncie 975 ”Wydatki strukturalne” zgodnie z postanowieniami § 2 ust.2 załącznika Nr 40 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z  2010 r. Nr 20 poz. 103 z późn. zm.).

Stosownie do zapisów § 2 ust.2 załącznika Nr 40 (instrukcja  sporządzania rocznych sprawozdań Rb-WSa i Rb-Wsb o wydatkach strukturalnych): „Do obliczenia wydatków strukturalnych jednostka powinna przyjąć wydatki faktycznie poniesione w okresie sprawozdawczym, udokumentowane opłaconą fakturą lub innym równoważnym dokumentem księgowym. Nie uwzględnia się wszelkiego rodzaju kar, grzywien, odsetek od zaległości oraz wydatków, które mogą zostać odzyskane (zwrócone jednostce zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi), np. podatek od towarów i usług (VAT).”