Kontrole wewnętrzne 2011: Wsytąpienie pokontrolne - Miejskia Biblioteka Publiczna
W dniach od 13.01.2011 r. do 10.02.2011 r. została przeprowadzona kontrola zarządcza w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze w zakresie przestrzegania procedur kontroli zarządczej oraz prawidłowości prowadzenia obsługi bankowej w 2010 roku oraz kontrola sprawdzająca w zakresie realizacji wydatków z tytułu wynagrodzeń osobowych pracowników oraz realizacji wydatków z tytułu delegacji służbowych krajowych za I kwartał 2010 r. Kontrolę przeprowadziły: - Kierownik Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Pani Grażyna Bukowska i podinspektor ds. kontroli wewnętrznej Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnień Nr 1/2011 i 2/2011 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionych zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra.
Kontrole przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240) oraz § 2 ust.2 w związku z § 9 ust.3 pkt.4 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami zarządza się ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Dostosowanie postanowień Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Bibloteki Publicznej w Kamiennej Górze zgodnie z zapisami Statutu wyżej wymienionej instytucji kultury, uchwalonego na podstawie Uchwały Nr V/19/11 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 26 stycznia 2011 r. w sprawie nadania statutu Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze.
Ad.2 Sprostowanie postanowień § 1 pkt. 4 Regulaminu wynagradzania Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze poprzez uchylenie definicji „stawki minimalnej”, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 6 listopada 2009 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. z 2009 r. Nr 196, poz. 1516).
Zgodnie z § 1 pkt.1 wyżej wymienionego rozporządzenia „płacowego” dla instytucji kultury uchylono § 3 rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. z 1999 r. Nr 45, poz. 446 z późn. zm.) - zawierający definicję „ stawki minimalnej”.
Definicja „stawki minimalnej”, która była podstawą do obliczenia wysokości niektórych składników wynagrodzenia pracownika (dodatków wymienionych w § 6- dodatek za pracę w warunkach szkodliwych, § 8- dodatek za znajomość języków obcych, § 9- dodatek dla kierowców za wykonywanie dodatkowych czynności wykraczających poza normalny zakres obowiązków,§ 10- dodatek za posiadani stopnia naukowego doktora lub doktora habilitowanego) - została uchylona z treści rozporządzenia. Pojęcie stawki minimalnej stało się zbędne, gdyż w zmienionym rozporządzeniu nie występują składniki wynagrodzenia, których podstawą obliczenia jest ta stawka.
Ad.3 Zaktualizowanie podstawy prawnej oraz treści Instrukcji kasowej Miejskiej Biblioteki Publicznej Kamiennej Górze zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. z 2010 r. Nr 166, poz. 1128) oraz tekstem jednolitym ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. z 2010 r. Nr 166, poz. 1128) weszło w życie z mocą obowiązującą od dnia 09 września 2010 r.
Ad.4 Sprostowanie postanowień Zarządzenia Nr 5/2010 Dyrektora MBP z dnia 18 czerwca 2010 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych oraz zasad dokonywania rejestracji i klasyfikowania wydatków strukturalnych w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r.. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 44, poz. 255) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 20 poz. 103 z późn. zm.) - załącznik Nr 40 (instrukcja sporządzania rocznych sprawozdań Rb-WSa i Rb-Wsb o wydatkach strukturalnych.).
Ad.5. Zakwalifikowanie wydatków z tytułu delegacji służbowych związanych ze szkoleniami odbywanymi przez pracowników instytucji kultury, poniesionych w roku 2010 jako wydatków strukturalnych w kodzie 81 „Rozwiązania na rzecz podniesienia jakości opracowania, monitorowania, ewaluacji polityk i programów na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym, wzmocnienie zdolności w zakresie realizacji i programów”, a następnie zaksięgowanie na koncie 950 „Wydatki strukturalne” zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r.. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 44, poz. 255) oraz Zakładowym Planem Kont Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze.
Do wydatków, które powinny być ujęte w sprawozdaniu Rb-WS w kodzie 81 ”Rozwiązania na rzecz podniesienia jakości opracowania, monitorowania, ewaluacji polityk i programów na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym, wzmocnienie zdolności w zakresie realizacji polityk i programów” - należy zaliczyć wydatki poniesione na działania mające na celu wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, w tym podniesienie kompetencji kadr.
Do wydatków tych należy zaliczyć wydatki na różne formy szkolenia i dokształcania pracowników administracji samorządowej (stacjonarne i na odległość), w tym m.in. studia, studia podyplomowe, kursy, szkolenia, wizyty studyjne – czyli wszystkie formy dokształcania mające na celu wzmocnienie
potencjału administracji samorządowej, w tym podniesienie jakości i zwiększenie dostępności usług publicznych świadczonych przez urzędy administracji samorządowej.
Do kodu 81 należy zaliczyć także wydatki poniesione na wzmocnienie potencjału administracji rządowej, a także na podniesienie kompetencji kadr służb publicznych nie będących częścią administracji rządowej ani samorządowej.
Jeżeli w związku ze szkoleniami zostały poniesione wydatki na przejazd osób szkolonych i ewentualnie na zakwaterowanie ich na czas szkolenia (koszty delegacji) – należy je uwzględnić w łącznych wydatkach na szkolenia.
Ad.6. Składanie i sporządzanie sprawozdań w zakresie operacji finansowych, w szczególności Rb- Z i Rb- N, zgodnie ze wzorami stanowiącymi załączniki do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
Zgodnie z § 11 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247): „Przepisy niniejszego rozporządzenia mają zastosowanie do sporządzenia sprawozdań za okresy sprawozdawcze, rozpoczynając od sprawozdań kwartalnych za I kwartał 2010 r.”
Ad.7. Sporządzanie projektu planu przychodów i wydatków, projektu zestawienia dochodów oraz planu finansowego (budżetu) Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, stosownie do przepisów art.39 ust.1 w związku z art.5 ust.1 pkt.5 ustawy dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240) oraz Zarządzenia Nr 189/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 26 sierpnia 2010 roku w sprawie opracowania materiałów planistycznych do budżetu miasta Kamienna Góra na rok 2011.
W planie przychodów należy ujmować wszystkie źródła przychodów uzyskiwanych przez jednostkę, w tym z tytułu dotacji (w kwotach wynikających z pism otrzymanych od organizatora lub w kwotach wynikających z zawartych umów), mając na uwadze, że - w myśl art. 27 ust.3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej ( t .j. Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz.123 z późn. zm.)- stanowi on podstawę gospodarki finansowej instytucji kultury.
Plan stanowiący kalkulację wydatków wraz z ich szczegółowym uzasadnieniem winien być zgodny z układem (planem- zestawieniem wydatków) składanym z uwzględnieniem zasady jednolitych paragrafów klasyfikacji budżetowej stosownie do zapisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 38, poz. 207), w związku z § 2 Zarządzenia Nr 189/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 26 sierpnia 2010 r. w sprawie opracowania materiałów planistycznych do budżetu miasta Kamienna Góra na rok 2011.
Ad.8. Stosowanie w podstawie prawnej pism o przyznaniu nagrody jubileuszowej właściwego tekstu jednolitego „rozporządzenia płacowego dla instytucji kultury”, uwzględniającego wszystkie zmiany właściwego dla danego aktu wykonawczego tj. rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury ( t. j Dz. U. z 1999 r. Nr 45, poz.446 z późn. zm.) lub wskazanie odpowiedniego rozporządzenia zmieniającego, obowiązującego w dniu uzyskania prawa do nagrody jubileuszowej.
Aktem wykonawczym zmieniającym treść wyżej wymienionego rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. oraz obowiązującym w roku 2010 ( tj. w okresie, w którym przyznano wyżej wskazane nagrody jubileuszowe) jest rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 06 listopada 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. z 2009 r. Nr 196, poz.1516).
Niniejsze rozporządzenie weszło w życie z dniem 01 grudnia 2009 r.
Ad.9. Precyzyjne określanie wysokości planowanych wydatków, wskazanych w sporządzanych materiałach planistycznych do budżetu, ze szczególnym uwzględnieniem zasad wskazanych w § 2 ust.1 Zarządzenia Nr 189/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 26 sierpnia 2010 roku w sprawie opracowania materiałów planistycznych do budżetu miasta Kamienna Góra na rok 2011, w związku z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).
Zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.): ” Wydatki publiczne powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.”
Na podstawie § 31 Regulaminu kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra
zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia
2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
