Kontrole wewnętrzne 2011: Wystąpienie pokontrolne Przedszkole Publiczne Nr1
W dniach od 25.02.2011 r. do 09.03.2011 r. została przeprowadzona kontrola zarządcza w Przedszkolu Publicznym Nr 1 z Grupami Żłobkowymi w Kamiennej Górze w zakresie przestrzegania procedur kontroli zarządczej, w szczególności zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi w procesie likwidacji zakładu budżetowego i jego przekształcenia w jednostkę budżetową. Kontrolę przeprowadziły: - Kierownik Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Pani Grażyna Bukowska i podinspektor ds. kontroli wewnętrznej Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnień Nr 3/2011 i 4/2011 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionych zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra.
Kontrole przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240) oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami zarządza się ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Sprostowanie postanowień § 15 pkt.35 Statutu Przedszkola Publicznego Nr 1, stanowiącego załącznik Nr 1 do Uchwały Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 29 września 2010 r., poprzez uchylenie uprawnień Dyrektora jednostki w zakresie tworzenia i zatwierdzania planu finansowego środków specjalnych, zgodnie z art.18a ust. 2 w związku z art. 18a ust. 3-4 ustawy z dnia 25 listopada 2005 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. z 2004 r. Nr 273 poz. 2703 z późn. zm.), w związku art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240) oraz art. 93 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1241).
Na podstawie przepisów art. 18a ust. 2, w związku z art. 18a ust. 3-4 ustawy z dnia 25 listopada 2005 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. z 2004 r. Nr 273 poz. 2703 z późn. zm.), została wprowadzona jako obowiązująca i funkcjonująca w strukturze finansów publicznych od dnia 01.01.2005 r. instytucja dochodów własnych jednostki budżetowej. Dochody własne jednostki budżetowej wprowadzone przepisami cytowanej wyżej ustawy zastąpiły funkcjonującą do dnia 31.12.2004 r. instytucję środków specjalnych.
Zgodnie z art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240) samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność określoną w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t. j. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.), mogą gromadzić na wydzielonym rachunku dochodów własnych określonych w uchwale organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego, pochodzących zwłaszcza ze spadków, zapisów, darowizn w postaci pieniężnej oraz z odszkodowań i wpłat za utracone lub uszkodzone mienie będące w zarządzie albo użytkowaniu jednostki budżetowej.
Ad.2 Sprostowanie postanowień § 24 ust.6 Statutu Przedszkola Publicznego Nr 1 w zakresie dotyczącym funkcjonowania w strukturze jednostki budżetowej stanowiska woźnej oddziałowej zgodnie z załącznikiem Nr 3 tabela 4, lit.H ”w samorządowych jednostkach organizacyjnych” do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009 r. Nr 50, poz. 398), w związku ze specyfiką pracy i zakresem obowiązków określonych w postanowieniach Statutu oraz czynności faktycznie wykonywanych przez pracownika zatrudnionego na wyżej wskazanym stanowisku.
Ad.3. Przestrzeganie procedur wejścia w życie postanowień Regulaminu wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionymi w Przedszkolu Publicznym Nr 1 z Grupami Żłobkowymi w Kamiennej Górze właściwego „vacatio legis” tj. okresu potrzebnego do wejścia w życie jego postanowień, zgodnie z art.77²§ 6 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy ( t .j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Zgodnie z art.77²§ 6 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy ( t .j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) „Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.”
Ad.4.Ujednolicenie postanowień Regulaminu Pracy i Regulaminów wynagradzania dla pracowników nie będących nauczycielami oraz dla nauczycieli w kwestii dotyczącej zachowania zasad wypłaty wynagrodzenia za pracę tj. miejsca i sposobu wypłaty zgodnie ze stanem faktycznym, występującym w jednostce budżetowej stosownie do przepisów art.86 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Zgodnie z art. 86. § 1. Kodeksu Pracy: „ Pracodawca jest obowiązany wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy.
§ 2. Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej; częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy.
§ 3. Obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.”
Ad.5. Sprecyzowanie postanowień Regulaminu Organizacyjnego Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze struktury organizacyjnej jednostki ze wskazaniem organów wchodzących w jej skład tj. Dyrektora oraz Rady Pedagogicznej oraz pracowników administracji i obsługi, stosownie do zapisów załącznika Nr 1 (ramowy statut przedszkola publicznego) do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół (Dz. U. z 2001 r. Nr 61, poz. 624 z późn. zm.).
Ponadto kontrolujący zalecają, aby integralną część Regulaminu Organizacyjnego Przedszkola Publicznego Nr 1 stanowił schemat organizacyjny jednostki, przedstawiający model struktury organizacyjnej przyjęty w danej placówce, obrazujący zależności pomiędzy komórkami funkcjonalnymi (organami jednostki) ze względu na zajmowane stanowiska oraz pełnione funkcje.
Ad.6. Dostosowanie treści Zakładowego planu kont Przedszkola Publicznego Nr 1 z Grupami Żłobkowymi w Kamiennej Górze oraz zapisów zawartych w części opisowej do poszczególnych kont syntetycznych (przyjętych zasad księgowań oraz wyceny aktywów i pasywów) do aktualnych potrzeb jednostki, z uwzględnieniem kont służących do księgowania operacji gospodarczych w niej występujących z zachowaniem zasady spójności zapisów w przyjętych zasadach księgowania- zgodnie z art.4 ust.1 i 5, w związku z art. 10 ust.1 pkt 3 lit. a i art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz.1223 z późn. zm.) oraz § 15 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010 r. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.)
Uzupełnienie kont zespół „0” -„Majątek trwały” o konta 014 „Zbiory biblioteczne”, jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki ze względu na operacje gospodarcze w niej występujące.
Zgodnie z art. 10 ust.1 pkt 3 lit. a, w związku z art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz.1223 z późn. zm.): ” 1. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
3)sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Art.10 ust.2 wyżej wymienionej ustawy: „2. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1.”
Stosownie do § 15 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.): „Ustalając zakładowy plan kont, należy się kierować następującymi zasadami:
1) konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce;
2) plan kont dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego może być uzupełniony, w miarę potrzeby, o właściwe konta planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych;
3) konta wskazane w planach kont ujętych w załącznikach do rozporządzenia mogą być dzielone na dwa lub więcej kont syntetycznych;
4) zakładowy plan kont powinien uwzględniać ustalenia dysponenta części budżetowej lub zarządu jednostki samorządu terytorialnego dotyczące zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla rodzaju działalności;
5) zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.”
Ad.7. Uzupełnienie zapisów rozdziału „Wymagania dla ksiąg rachunkowych prowadzonych za pomocą komputera” Instrukcji kontroli finansowej, zasad (polityki) rachunkowości, zakładowego planu kont, procedur kontroli oraz obiegu dowodów finansowo- księgowych o określenie wersji oprogramowania komputerowego wykorzystywanego w Przedszkolu Publicznym Nr 1 z Grupami Żłobkowymi w Kamiennej Górze do: prowadzenia księgowości, naliczania płac, prowadzenia magazynu żywnościowego, sporządzania raportów kasowych, niezgodnie z art.10 ust.3 lit.c, oraz aktualizowanie wyżej wymienionych danych w przypadku zmiany wersji oprogramowania zgodnie z art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn.zm.).
Zgodnie z art. 10 ust.1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz.1223 z późn. zm.): „Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.”
Art.10 ust.2 wyżej wymienionej ustawy: „2. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1.”
Ad.8. Przestrzeganie zasad prawidłowej klasyfikacji budżetowej dochodów, przychodów i środków zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2010 r. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.).
Ad.9. Sprawdzanie dowodów księgowych pod względem formalno–rachunkowym, w szczególności rachunków kosztów podróży dotyczących głównej księgowej, z zachowaniem zasad zawartych w załączniku Nr 4 – procedury kontroli finansowej do Instrukcji (procedur) kontroli finansowej, zasad rachunkowości oraz obiegu dowodów finansowo- księgowych Przedszkola Publicznego Nr 1, ze szczególnym uwzględnieniem osób zastępujących upoważnionego do dokonywania kontroli formalno- rachunkowej oraz rzetelnym wykonywaniem obowiązków przez głównego księgowego zgodnie z art.54 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240) oraz sprawowaniem przez niego nadzoru nad skutecznością i prawidłowością działania systemu kontroli wewnętrznej.
Na podstawie § 31 Regulaminu kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
