Kontrole wewnętrzne 2018: Kontrola administracyjna w Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Kamiennej Górze
W dniach od 29.01.2018 r. do 16.02.2018 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Kamiennej Górze w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, wiarygodności sprawozdań składanych za rok 2017 oraz realizacji wydatków z tytułu wydatków osobowych niezaliczonych do wynagrodzeń (§ 3020) oraz wydatków z tytułu wynagrodzeń osobowych pracowników (§ 4010) w roku 2017. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 1/2018 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Kamiennej Górze:
1. Nieprawidłowe wskazanie w zapisach § 32 ust.1 Statutu Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze organu uprawnionego do wydania uchwały określającej zasady odpłatności za pobyt dziecka w przedszkolu i korzystanie z wyżywienia poprzez oznaczenie niniejszego jako Rada Gminy niezgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 15 oraz art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 1875 z późn.zm.), w związku Uchwałą Nr VII/28/11 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 30 marca 2011 r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za świadczenia w grupach przedszkolnych znajdujących się w strukturach przedszkoli publicznych przez Gminę Miejską Kamienna Góra, w związku z Uchwałą Nr XXIX/191/17 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 25 stycznia 2017 r. zmieniającą uchwałę w sprawie ustalenia wysokości opłat za świadczenia w grupach przedszkolnych znajdujących się w strukturach przedszkoli publicznych prowadzonych przez Gminę Miejską Kamienna Góra.
2. Nieprecyzyjne zapisy §32 ust.3 Statutu Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze nie określające zasady nieodpłatności w zakresie realizacji zajęć w wymiarze powyżej 5 godzin dziennie wykraczających poza podstawę programową wobec dzieci, które odbywają roczne obowiązkowe przygotowanie do szkoły niezgodnie z § 1 ust. 1 Uchwały Nr XXXIX/191/17 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 25 stycznia 2017 r. zmieniającej uchwałę w sprawie ustalenia wysokości opłat za świadczenia w grupach przedszkolnych znajdujących się w strukturach przedszkoli publicznych prowadzonych przez Gminę Miejską Kamienna Góra.
3. Zapłata zobowiązań wynikających z treści dowodów księgowych odpowiednio opisanych w protokole kontroli SKK.1711.P-1.2018 oraz wykazanych w kwartalnych sprawozdaniach Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według stanu na koniec II, III i IV kwartału 2017 r. zobowiązań wymagalnych, z naruszeniem terminu zapłaty niezgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.) oraz stosownie do zapisów art. 6 i 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (tj. Dz. U. z 2016 r., poz. 684 z późn. zm.).
4. Nieprzekazanie przez Przedszkole Publiczne Nr 1 w Kamiennej Górze kwoty 38 765,00 zł jako wysokości wymaganej do pełnej kwoty stanowiącej co najmniej 75 % równowartości odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych niezgodnie z ustawowym terminem wynikającym z treści art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz. U. z 2017 r. poz.2191 z późn.zm.).
5. Nieprawidłowe dokonywanie wcześniejszego zatwierdzenia do wypłaty dowodów księgowych, odpowiednio opisanym w treści protokołu kontroli SKK.1711.P-1.2018 przez Kierownictwo Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze przed sprawdzeniem dowodów księgowych pod względem formalno- rachunkowym niezgodnie z rozdz. „Dowody księgowe” załącznika Nr 1 do Instrukcji procedur kontroli finansowej, zasad (polityki) rachunkowości, zakładowego planu kont, procedur kontroli oraz obiegu dowodów finansowo-księgowych Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze, wprowadzonej na podstawie Zarządzenia Nr 1/2017 z dnia 10 stycznia 2017 r., w związku z art. 21 ust. 1 pkt.6 oraz art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 z późn.zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Sprostowanie zapisów § 32 ust.1 Statutu Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze w zakresie określenia właściwego organu uprawnionego do wydania uchwały określającej zasady odpłatności za pobyt dziecka w przedszkolu i korzystanie z wyżywienia poprzez oznaczenie niniejszego jako Rada Miasta zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 15 oraz art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 1875 z późn.zm.), w związku z art. 52 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2203), art. 102 ust. 1 pkt 11 oraz art.106 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 59 z późn.zm.) oraz Uchwałą Nr XLII/282/18 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 31 stycznia 2018 r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za świadczenia w grupach przedszkolnych znajdujących się w strukturach przedszkoli publicznych prowadzonych przez Gminę Miejską Kamienna Góra.
Ad.2. Doprecyzowanie zapisów Statutu Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze dotyczącychnieodpłatności w zakresie realizacji zajęć w wymiarze powyżej 5 godzin dziennie wykraczających poza podstawę programową wobec dzieci, które odbywają roczne obowiązkowe przygotowanie przed szkołą zgodnie z art.52 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2203), w związku z art. 102 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 59 z późn.zm.), w związku z art. 5 oraz art. 1-3 ustawy z dnia 1 grudnia 2016 r. o zmianie ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego i niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 1985).
Ad.3. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.), w związku z art. 6 i 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (tj. Dz. U. z 2016 r., poz. 684 z późn. zm.).
Ad.4. Przestrzeganie terminów dokonywania odpisów naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w terminie do dnia 30 września tego roku, a w terminie do dnia 31 maja tego roku kwoty stanowiącej co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1-3 zgodnie z art. 6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 2191 z późn.zm.).
Ad.5. Dokonywanie sprawdzenia dowodu księgowego pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym przez uprawnione podmioty przed zatwierdzeniem wyżej wymienionego dowodu do wypłaty zgodnie z rozdz. „Dowody księgowe” załącznika Nr 1 do Instrukcji procedur kontroli finansowej, zasad (polityki) rachunkowości, zakładowego planu kont, procedur kontroli oraz obiegu dowodów finansowo-księgowych Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze, wprowadzonej na podstawie Zarządzenia Nr 1/2017 z dnia 10 stycznia 2017 r., w związku z art. 21 ust. 1 pkt.6 oraz art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 z późn.zm.).
Warunkiem zakwalifikowania dowodu księgowego do ujęcia w ewidencji księgowej jest jego kontrola m.in pod względem merytorycznym oraz rachunkowym – polegająca na sprawdzeniu poprawności arytmetycznej danych zawartych w dowodzie, a następnie zatwierdzenie dowodu księgowego do wypłaty przez kierownika jednostki lub pełnomocników zgodnie z wzorami podpisów złożonych do banku obsługującego jednostkę.
Zatem przed zadekretowaniem i ujęciem faktury w księgach rachunkowych należy poddać dokument kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej. Podstawowym celem przeprowadzanej kontroli jest niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu zawierającego błędy, co oznacza, że każdy dowód księgowy przed akceptacją, dekretacją i ujęciem w księgach rachunkowych musi zostać poddany kontroli pod względem formalnym, prawnym i merytorycznym. Przeprowadzenie każdego rodzaju kontroli musi być potwierdzone na dowodzie księgowym podpisem osoby do tego upoważnionej oraz datą dokonania kontroli. Tylko tak przygotowany dokument może być przekazany do akceptacji, a następnie dekretacji i zaksięgowania.
W przypadku braku przeprowadzenia kontroli dokumentu lub braku potwierdzenia tego faktu na dowodzie księgowym, nie mogą być one ujęte w księgach rachunkowych. Powyższe wynika z braku pewności, że na dowodzie są zawarte dane kompletne, prawdziwe i poprawne.
W związku z ogłoszeniem nowych tekstów jednolitych ustaw, stanowiących podstawę opracowania regulacji wewnętrznych Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kamiennej Górze tj.:
- dnia 29 listopada 2017 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 2198 z późn.zm.);
- dnia 15 grudnia 2017 r. nowego tekstu jednolitego ustawy 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 2342);
- dnia 10 listopada 2017 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.);
- dnia 09 października 2017 r. ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 1875);
- dnia 24 czerwca 2016 r. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tj. Dz. U. z 2016 r. poz. 902);
- dnia 12 stycznia 2018 r. ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (tj. Dz. U. z 2018 r. poz.108 ze zm.);
- dnia 22 czerwca 2017 r. ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 1189 z późn. zm.)
- dnia 31 marca 2014 r. nowego tekstu jednolitego rozporządzenia Ministra Edukacji i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 416 z późn.zm.)
zaleca się w przypadku dokonywania aktualizacji wewnętrznej dokumentacji obowiązującej w Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Kamiennej Górze, powoływanie się na nowe teksty jednolite wyżej wymienionych aktów prawnych.
Na podstawie § 31 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich niewykonania.
