Kontrole wewnętrzne 2018: Kkontrola administracyjna w Okręgu Polskiego Związku Wędkarskiego w Jeleniej Górze
W dniach od 21.02.2018 r. do 12.03.2018 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Okręgu Polskiego Związku Wędkarskiego w Jeleniej Górze, w jednostce organizacyjnej bezpośrednio wykonującej zadania publiczne tj. Koło Polskiego Związku Wędkarskiego- Kamienna Góra „Miasto”, z siedzibą w Kamiennej Górze przy ul. M. Skłodowskiej–Curie 21 w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanej organizacji pozarządowej na wsparcie realizacji zadań publicznych: „Upowszechnianie wędkarstwa sportowego wśród dzieci i młodzieży- organizacja otwartych zawodów wędkarskich, szkolenie i warsztaty z zakresu technik i metod wędkarskich połączone z działaniami proekologicznymi oraz szkoleniem z udzielania pierwszej pomocy” - umowa Nr 21/IV/2017 z dnia 11 kwietnia 2017 r. oraz „Otwarte zawody wędkarskie dla dzieci i młodzieży i dorosłych oraz organizacja sportu wędkarskiego poprzez szkolenia i warsztaty z zakresu technik wędkarskich” - umowa Nr 6/II/2017 z dnia 10.02.2017 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 2/2018 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra oraz § 8 w/w umów o wsparcie realizacji zadań publicznych.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Okręgu Polskiego Związku Wędkarskiego w Jeleniej Górze:
1.Nieprawidłowe określenie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 21/IV/2017 z dnia 11 kwietnia 2017 r. okresu za jaki składane jest sprawozdanie oznaczając niniejszy jako od 01.04.2017 r. do 30.09.2017 r. niezgodnie z § 2 ust.1 wyżej wymienionej umowy Nr 21/IV/2017 z dnia 11 kwietnia 2017 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
2. Nieprawidłowe określenie w ofercie realizacji zadania publicznego ”Szkolenie oraz udział w zawodach sportowych mieszkańców Gminy Miejskiej Kamienna Góra” w pkt.9 przewidywane źródła finansowania zadania publicznego udziału procentowego innych środków finansowych w stosunku do kwoty dotacji na poziomie nie mniej niż 80,90% niezgodnie z wartością wnioskowanej kwoty dotacji wynoszącej 4.450,00 zł oraz udziału innych środków finansowych w wysokości 3 600,00 zł i wyliczeniami rachunkowymi, z uwzględnieniem zasady podania niniejszej wartości z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Nieprawidłowe określenie w ofercie realizacji zadania publicznego ”Szkolenie oraz udział w zawodach sportowych mieszkańców Gminy Miejskiej Kamienna Góra” w pkt.9 przewidywane źródła finansowania zadania publicznego udziału procentowego wkładu osobowego i wkładu rzeczowegodo kwoty dotacji na poziomie nie mniej niż 8,99% niezgodnie z wnioskowaną kwotą dotacji wynoszącej 4.450,00 zł oraz udziału wkładu osobowego i wkładu rzeczowegow wysokości 400,00 zł oraz wyliczeniami rachunkowymi, z uwzględnieniem zasady podania niniejszej wartości z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. Zapłata zobowiązania wynikającego z faktury fa 68/K5/17 z dnia 05.05.2017 r. za usługę ogłoszenia na łączną kwotę 61,50 zł, w całości pokrytej ze środków dotacji przekazanych przez Gminę Miejską Kamienna Góra na podstawie umowy Nr 21/IV/2017 z dnia 11 kwietnia 2017 r. po terminie płatności wynikającym z treści niniejszego dowodu księgowego niezgodnie z art.44 ust. 3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz.2077 z późn.zm.).
4. Nieprawidłowe wpisanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 21/IV/2017 z dnia 11 kwietnia 2017 r., w zestawieniu faktur (rachunków), w rubryce „data zapłaty” niewłaściwej daty zapłaty dotyczącej:
- fa 68/K5/17 z dnia 05.05.2017 r. oznaczając niniejszą jako 05.05.2017 r. niezgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej - raport finansowy Nr 5 (wpływy i wydatki za okres od dnia 01.05.2017 r. do 31.05.2017 r.), poz. 6 w/w przelew dnia 15.05.2017 r. WB 05/2017,
- fa VAT 242/2017 z dnia 23.06.2017 r. oznaczając niniejszą jako 23.06.2017 r. niezgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej - raport finansowy Nr 6 wpływy i wydatki za okres od dnia 01.06.2017 do 30.06.2017, lp. 12 przelew dnia 28.06.2017 r. WB 06/2017,
- fa 131/K8/17 z dnia 28.08.2017 r. oznaczając niniejszą jako 28.08.2017 r. niezgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej - raport finansowy Nr 8 wpływy i wydatki za okres od dnia 01.08- 31.08.2017 r. lp.14 z dnia 31.08.2017 r. WB 2017/08
niezgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej i faktycznymi terminami poniesienia (zapłaty) niniejszych wydatków.
5. Nieprawidłowe określenie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 6/II/2017 z dnia 10 lutego 2017 r. początkowej daty okresu za który składane jest sprawozdanie niniejszą jako 19.02.2017 r. niezgodnie z § 1 ust.2 Aneksu Nr 1 do umowy, zawartym dnia 18 kwietnia 2017 r.
6. Nieprawidłowe określenie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 6/II/2017 z dnia 10.02.2017 r. w pkt 2 Rozliczenie ze względu na źródło finansowania zadania publicznego w pkt.6 udziału wkładu osobowego i wkładu rzeczowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji jako 8,99% niezgodnie z rachunkowymi wartościami i danymi wykazanymi w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego oraz danymi wynikającymi z dowodów źródłowychtj. wkład osobowy i rzeczowy 400,00 zł, otrzymana kwota dotacji 4 450,00 zł, co daje procentowy udział z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku 8,98%.
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. i 5. Prawidłowe określanie w sprawozdaniu z wykonania zadania publicznego okresu za jaki składane jest sprawozdanie zgodnie z postanowieniami § 2 ust. 1 umowy o realizację zadania publicznego, o których mowa w art. 16 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.450 z późn. zm.), określającymi termin realizacji zadania publicznego.
Ad.2 i 6. Prawidłowe określanie w ofercie zadania publicznego oraz sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego udziału procentowego innych środków finansowych w stosunku do kwoty dotacji oraz procentowego udziału wkładu osobowego i wkładu rzeczowego do kwoty dotacji, z uwzględnieniem zasady podawania niniejszych wartości z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku stosownie do danych wynikających z dowodów źródłowych zgodnie z załącznikiem Nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów oferty i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300).
Ad.3. Przestrzeganie zasady terminowego regulowania zobowiązań wynikających z dowodów źródłowych, w szczególności wydatków pokrytych z dotacji udzielonych na podstawie umowy o realizację zadania publicznego zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.).
Ad.4. Prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, w zestawieniu faktur (rachunków) dat zapłaty za poszczególne dowody księgowe rozliczane w ramach danego zadania publicznego zgodnie z ewidencją księgową oraz faktycznymi terminami poniesienia (zapłaty) niniejszych wydatków stosownie do zasad wynikających z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz U. z 2018 r. poz. 395 z późn.zm.).
Ponadto, w trakcie kontroli stwierdzono, iż na opisach dowodów księgowych dotyczących umów o wsparcie realizacji zadań publicznych – tj. umowa Nr 21/IV/2017 z dnia 11 kwietnia 2017 r. i umowy Nr 6/II/2017 z dnia 10 lutego 2017 r. błędnie opisywano Zleceniodawcę zadań publicznych wskazując, iż towar lub usługa została sfinansowana ze środków dotacji z Urzędu Miasta Kamienna Góra niezgodnie z w/w umowami o realizację zadania publicznego.
Wyżej wymienione umowy zostały bowiem zawarte pomiędzy Gminą Miejską Kamienna Góra, z siedzibą w Kamiennej Górze przy placu Grunwaldzkim 1, a Okręgiem Polskiego Związku Wędkarskiego w Jeleniej Górze, ul. Wańkowicza 13.
W związku z powyższym, zaleca się prawidłowe określanie podmiotu będącego Zleceniodawcą zadania publicznego w opisach zamieszczanych na dowodach księgowych dotyczących zarówno dotacji, jaki i innych środków finansowych.
Na podstawie §8 ust. 5 umów o wsparcie realizacji zadania publicznego tj. umowa Nr 21/IV/2017 z dnia 11 kwietnia 2017 r. oraz umowa Nr 6/II/2017 z dnia 10 lutego 2017 r. Zleceniobiorca zadania publicznego jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego do powiadomienia Burmistrza Miasta Kamienna Góra o sposobie wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
