Kontrole wewnętrzne 2014: Wystąpienie pokontrolne - Miejska Biblioteka Publiczna w Kamiennej Górze:
W dniach od 10.02.2014 r. do 28.02.2014 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w zakresie zgodności gospodarki finansowej oraz działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, efektywności i skuteczności przepływu informacji, wiarygodności sprawozdań składanych za rok 2013, z uwzględnieniem kontroli sprawdzającej. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 7/2014 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r, poz. 885 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 oraz § 9 ust.3 pkt 4 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze:
1. Brak w aktach osobowych głównej księgowej Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy informacji- indywidualnego harmonogramu czasu pracy określającego godziny rozpoczynania i kończenia pracy niezgodnie z § 17 Regulaminu Pracy Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze.
2. Powołanie się w pkt 4 Regulaminu Organizacyjnego i podstawach prawnych (pkt.3) Regulaminu wynagradzania Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze oraz w zapisach § 5 ust.2, w związku z załącznikiem Nr 2 do niniejszego Regulaminu na nieobowiązujący akt prawny tj. rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 grudnia 2012 r. w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania w bibliotekach stanowisk bibliotekarskich oraz stanowisk dla specjalistów innych zawodów związanych z działalnością biblioteczną (Dz. U. z 2012 r., poz.1394).
Niniejsze rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego zostało uchylone z dniem 23 sierpnia 2013 r. stosownie do przepisów art.7 ustawy z dnia 13 czerwca 2013 roku o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów (Dz. U. z 2013 r. poz.829).
3. Brak w Zakładowym Planie kont Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze opisu przedstawiającego sposób funkcjonowania poszczególnych kont, ich treści, ujmowania na nich operacji gospodarczych, zasad korespondencji tj. powiązania z innymi kontami oraz wskazania sposobu i klucza ujmowania poszczególnych zdarzeń na kontach, określenia sposobu tworzenia kont analitycznych do poszczególnych kont syntetycznych (lub zespołów kont, jeśli jest on jednolity dla wszystkich kont zespołu) oraz brak w wykazie kont syntetycznych i analitycznych niniejszego Zakładowego planu kont wskazania i opisu konta pozabilansowego 950 „Wydatki strukturalne” niezgodnie z zasadami prowadzenia ewidencji wydatków strukturalnych opisanymi w pkt.11 rozdz. I załącznika Nr 1 do Zasad polityki rachunkowości niezgodnie zart. 10 ust.1 pkt 3 lit.a, w związku z art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330).
4. Powołanie się w podstawach prawnych Instrukcji ewidencji i druków ścisłego zarachowania Miejskiej biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze na nieobowiązujący Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie ogłoszenia ”Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. z 2006 r. Nr 7, poz.58).
5. Brak sporządzenia aneksu do umowy z Nr 10/I/2012 z dnia 17 stycznia 2013 roku o przyznanie dotacji podmiotowej dla Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Góry, w związku ze zmniejszeniem wysokości pierwotnie przyznanej dotacji dla instytucji kultury niezgodnie z§ 8 umowy Nr 10/I/2012 z dnia 17 stycznia 2013 roku o przyznanie dotacji podmiotowej.
6. Brak uwzględnienia i wykazania w sporządzonym projekcie planu finansowego oraz planie finansowym Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze na rok 2013 kosztów amortyzacji niezgodnie z art. 6 ust. 1 w związku z art. 32 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz 330 z późn. zm.) oraz z załącznikiem Nr 4 do Zarządzenia Nr 150A/2012 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 14 sierpnia 2012 roku w sprawie opracowania materiałów planistycznych do budżetu miasta Kamienna Góra oraz zasadami amortyzacji określonym w rozdz. II załącznika Nr 2 do Zarządzenia Nr 8/2013 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze z dnia 3 czerwca 2013 roku w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte zasady polityki rachunkowości.
7. Brak sporządzania korekt (zmian) planu finansowego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze na rok 2013, w związku ze zmniejszeniem wysokości dotacji podmiotowej przyznanej przez organizatora niezgodnie z art. 27 ust.3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z art.52 ust.2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz.885).
8. Złożenie kwartalnych sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według stanu na koniec I kwartał 2013 roku oraz III kwartału 2013 roku oraz kwartalnych sprawozdań Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec I i III kwartał 2013 roku z naruszeniem terminu właściwego do jego złożenia, niezgodnie z § 8 ust.1 i 2 oraz załącznikiem Nr 8, I tabela B (terminy sporządzania i przekazywania sprawozdań oraz odbiorcy sprawozdań w zakresie jednostek posiadających osobowość prawną oraz pozostałych jednostek) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz.247 z późn.zm.).
9. Złożenie kwartalnego sprawozdania o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według stanu na koniec IV kwartału 2013 roku na nieaktualnym druku (formularzu) niezgodnie z § 2 ust. 1 pkt.1 oraz załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz.247 z późn.zm.), w związku z § 2 i załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2013 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie sprawozdań jednosteksektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1344).
10. Zapłata należności wynikających z treści dowodów księgowych, stosownie opisanych w treści protokołu kontroli po terminach płatnościniezgodnie z art. 44 ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1240 z późn. zm.) oraz stosownie do zapisów art. 6 i 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 403 z późn.zm.).
11. Podejmowanie w roku 2013 niefektywnych czynności w zakresie egzekwowania należnych opłat za przetrzymywanie książek oraz dochodzenia roszczeń z powyższego tytułu niezgodnie z zapisami § 5 Regulaminu Wypożyczalni Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze.
12.Nieprawidłowe zaksięgowanie na koncie rozrachunkowym 201-8 (Nr dziennika 233/6 z dnia 20.08. 2013 r.) kwoty 646,87 zł jako należności wynikającej z faktury Fa CVT-2013/264 z dnia 06.09.2013 r. niezgodnie z treścią powyższego dowodu księgowego tj. należność 643,87 zł oraz stosownie do przepisów art. 24 ust.1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Uzupełnienie w aktach osobowych głównej księgowej Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy informacji-indywidualnego harmonogramu czasu pracy określającego godziny rozpoczynania i kończenia pracy zgodnie z § 17 Regulaminu Pracy Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze.
Ad.2. Zaktualizowanie zapisów pkt 4 Regulaminu Organizacyjnego i podstaw prawnych (pkt.3) Regulaminu wynagradzania Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze oraz zapisów § 5 ust.2 i załącznika Nr 2 do niniejszego Regulaminu poprzez powołanie się na art.29 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 642 z późn. zm.), zmieniony przez art.7 ustawy z dnia 13 czerwca 2013 r. o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów (Dz. U. z 2013 r. poz. 829).
Ad.3. Uzupełnienie zapisów Zakładowego Planu Kont Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze o opis przedstawiający sposób funkcjonowania poszczególnych kont, ich treści, ujmowania na nich operacji gospodarczych, zasad korespondencji tj. powiązania z innymi kontami oraz wskazania sposobu i klucza ujmowania poszczególnych zdarzeń na kontach, określenia sposobu tworzenia kont analitycznych do poszczególnych kont syntetycznych (lub zespołów kont, jeśli jest on jednolity dla wszystkich kont zespołu) oraz umieszczenie w wykazie kont syntetycznych i analitycznych niniejszego Zakładowego planu kont konta pozabilansowego 950 „Wydatki strukturalne” zgodnie z zasadami prowadzenia ewidencji wydatków strukturalnych opisanymi w pkt.11 rozdz. I załącznika Nr 1 do Zasad polityki rachunkowości niezgodnie zart. 10 ust.1 pkt 3 lit.a, w związku z art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330).
Ad.4. Zaktualizowanie podstaw prawnych Instrukcji ewidencji i druków ścisłego zarachowania Miejskiej biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze w zakresie powołania się naKomunikat Ministerstwa Finansów Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2009 r. Nr 15, poz. 84).
W związku z wejściem w życie z dniem 01 stycznia 2010 r. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz wprowadzeniem na podstawie art. 68 i 69 - instytucji kontroli zarządczej – Minister Finansów określił w formie komunikatu standardy adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych.
Ad.5. Przestrzeganie zasady dokonywania zmiany umowy o przyznanie dotacji podmiotowej dla Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Góry w formie pisemnej (aneks do umowy), w przypadku zmiany wysokości dotacji dla instytucji kultury zgodnie z§ 8 umowy Nr 10/I/2012 z dnia 17 stycznia 2013 roku o przyznanie dotacji podmiotowej.
Ad.6. Uwzględnianie i wykazanie w projekcie i planie finansowym Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze kosztów amortyzacji zgodnie z art. 6 ust. 1 w związku z art. 32 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz 330 z późn. zm.) oraz z załącznikiem Nr 4 do Zarządzenia Nr 150A/2012 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 14 sierpnia 2012 roku w sprawie opracowania materiałów planistycznych do budżetu miasta Kamienna Góra oraz zasadami amortyzacji określonym w rozdz. II załącznika Nr 2 do Zarządzenia Nr 8/2013 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze z dnia 3 czerwca 2013 roku w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte zasady polityki rachunkowości.
Amortyzacja, w znaczeniu określonym w art.32 ust.1 ustawy o rachunkowości, wyraża zużycie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i dokonywana jest w postaci planowych, systematycznych odpisów ich wartości odnoszonych w koszty działalności operacyjnej. W celu rzetelnego prezentowania danych w sprawozdaniach finansowych wszystkie jednostki posiadające osobowość prawną, w tym samorządowe instytucje kultury, powinny uwzględniać amortyzację w kosztach amortyzacji. Ponadto instytucje kultury jako jednostki prowadzące księgi rachunkowe w oparciu o ustawę o rachunkowości zobowiązane są do stosowania nadrzędnych zasad rachunkowości, w tym zasady ostrożności. Niniejsza zasada ostrożności, o której mowa w art. 7 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.) zobowiązuje jednostki do uwzględniania w wyniku finansowym m.in. zmniejszenia wartości użytkowej składników aktywów, w tym również dokonywanych w postaci odpisów amortyzacyjnych.
Ad.7. Sporządzanie korekt (zmian) planu finansowego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze, w związku ze zmian wysokości dotacji podmiotowej przyznanej przez organizatora zgodnie z art. 27 ust.3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z art.52 ust.2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz.885 z późn zm.).
Ad.8. Składanie kwartalnych sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji oraz kwartalnych sprawozdań Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych z zachowaniem terminów właściwych do ich złożenia, zgodnie z § 8 ust.1 i 2 oraz załącznikiem Nr 8, I tabela B (terminy sporządzania i przekazywania sprawozdań oraz odbiorcy sprawozdań w zakresie jednostek posiadających osobowość prawną oraz pozostałych jednostek) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz.247 z późn.zm.).
Ad.9. Składanie kwartalnych sprawozdań o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na aktualnym druku (formularzu) zgodnie z § 2 ust. 1 pkt.1 oraz załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz.247 z późn.zm.), w związku z § 2 i załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2013 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie sprawozdań jednosteksektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1344).
Ad.10. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych zgodnie z art. 44 ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1240 z późn.zm.) oraz stosownie do zapisów art.6 i 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 403 z późn.zm.).
Ad.11.Podejmowanie efektywnych czynności w zakresie egzekwowania należnych opłat za przetrzymywanie książek oraz dochodzenia roszczeń z powyższego tytułu zgodnie z zapisami § 5 Regulaminu Wypożyczalni Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze, z uwzględnieniem wdrożenia programu ALEPH.
Ad.12. Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych w sposób rzetelny, bezbłędny i zgodny z treścią określonego dowodu księgowego, kompletnie i poprawnie zakwalifikowanego do zaksięgowania w danym miesiącu zgodnie z art. 24 ust.1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).
Ponadto, w związku z ogłoszeniem nowych tekstów jednolitych ustaw, stanowiących podstawę opracowania regulacji wewnętrznych Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze tj:
- dnia 23 maja 2013 roku nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 594 z późn.zm.), w przypadku dokonywania zmian postanowień Regulaminu Organizacyjnego należy powoływać się na obowiązujący tekst jednolity wskazanej ustawy;
- dnia 11 marca 2013 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 );
- dnia 05 sierpnia 2013 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz 885), w przypadku dokonywania zmian Instrukcji kasowej należy powoływać się na obowiązujące tekst jednolite wyżej wymienionych ustaw.
Na podstawie § 31 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
