Kontrole wewnętrzne 2021: Wystąpienie pokontrolne z Klubu Sportowego SUDETY
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
W dniach od 06.04.2021 r. do 28.04.2021 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Kubie Sportowym “SUDETY” Kamienna Góra, z siedzibą przy ul. Piastowskiej 2/2 w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji na realizację zadania publicznego pod nazwą: „Szkolenie i organizacja zawodów w piłce siatkowej dzieci i młodzieży z Gminy Miejskiej Kamienna Góra” - umowa Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta Kamienna Góra Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 3/2021 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz.869 z późn.zm.), w związku z § 7 umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. oraz § 2 ust.2 i 3 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 1/2020 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 3 stycznia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu przeprowadzenia kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Klubie Sportowym “SUDETY” Kamienna Góra:
1. Brak w zapisach Zasad (polityki) rachunkowości Klubu Sportowego „SUDETY”, wprowadzonej Zarządzeniem Klubu Sportowego „SUDETY” z dnia 01.01.2019 r. w sprawie dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości określenia wersji oprogramowania programu finansowo-księgowego OGNIK wykorzystywanego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych Klubu niezgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.): „Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
2. Nieprawidłowe wyliczenie i wpisaniew kalkulacji kosztów, część V.B. Źródła finansowania kosztów, stanowiącej integralną część umowy o realizację zadania publicznego Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. procentowego udziału planowanej dotacji w ramach zadania w stosunku do całkowitych kosztów realizacji zadania jako 65,18%, niezgodnie z danymi rachunkowymi i wyliczeniami arytmetycznymi w stosunku do wysokości poszczególnych źródeł finansowania, tj. powinno być 65,19% (koszty całkowite zadania 76.700,00 zł a dotacja 50.000,00 zł).
3. Błędne oznaczenie w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. w części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków, 1. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania zadania publicznego kosztów zgodnie z umową:
1) udziału kwoty dotacji w całkowitych kosztach zadania jako 65,18% (a powinno być zgodnie z danymi rachunkowymi 50.000,00 zł – dotacja do 76.700,00 zł – koszty całkowite – udział procentowy65,19%)
2) udziału innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji jako 34,18% (a powinno być 26.200,00 zł (inne środki finansowe) do 50.000,00 zł (dotacja)- udział procentowy 52,40%);
3) udziału wkładu osobowego i wkładu rzeczowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji jako 0,65% (a powinno być wkład osobowy 500,00 zł do 50.000,00 zł (dotacja) – udział procentowy 1,00%).
4. Nieprawidłowe określenie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r.w części II.Sprawozdanie z wykonania wydatków, 1. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania zadania publicznego faktycznie poniesionych wydatków w rubrykach dotyczących: dotacji (40.341,0345 zł), innych środków finansowych własnych i innych środków finansowych ogółem (21.722,0955zł) oraz wydatków ogółem 62.063,13 zł jako kwot z dokładnością do czterech miejsc po przecinku niezgodnie z instrukcją zamieszczoną w załączniku Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057 ze zm.).
Wyżej wymienione dane należy podawać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
5. Nieprawidłowe określenie w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. w części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków, 1. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania zadania publicznego faktycznie poniesionych wydatki i brak podania danych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku:
1) udziału kwoty dotacji w całkowitych kosztach zadania jako 65% (a powinno być zgodnie z danymi rachunkowymi 40.341,03 zł – dotacja do 62.063,13 zł – koszty całkowite – udział procentowy65,00%);
2) udziału innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji jako 35% (a powinno być 21.722,09 zł (inne środki finansowe) do 40.341,03 zł (dotacja)- udział procentowy 53,85%);
3) udziału wkładu osobowego i wkładu rzeczowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji 0,80% (a powinno być wkład osobowy 500,00 zł do 40.341,03 zł (dotacja) – udział procentowy 1,24%) niezgodnie z instrukcją wypełniania sprawozdania końcowego stanowiącego załącznik Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057 ze zm.).
6. Nieprawidłowe zawarcie i podpisanie umowy najmu pomieszczeń 2/H/2019 z dnia 01.10.2019 r. pomiędzy Powiatem Kamiennogórskim- Zespołem Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących w Kamiennej Górze a Klubem Sportowym “SUDETY” z siedzibą w Kamiennej Górze oraz umowy najmu pomieszczeń 1/H/2020 z dnia 02.09.2020 r. pomiędzy Powiatem Kamiennogórskim- Zespołem Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących w Kamiennej Górze a Klubem Sportowym “SUDETY” z siedzibą w Kamiennej Górze jedynie przez Prezesa Klubu Sportowego “SUDETY” ………………………... tj. z niewłaściwym sposobem składania oświadczeń woli w sprawach majątkowych Klubu niezgodnie z zapisami § 53 Statutu Klubu Sportowego “SUDETY” Kamienna Góra.
Zgodnie z § 53 Statutu Klubu Sportowego „SUDETY” Kamienna Góra dla ważności oświadczeń woli w sprawach majątkowych wymagane jest współdziałanie i podpisywanie dokumentów przez dwóch członków Zarządu Klubu, tj. Prezesa, Wiceprezesa lub Skarbnika. Zaś dla ważności innych pism i dokumentów wymagany jest podpis dwóch członków Zarządu Klubu.
7. Sprawdzenie pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenie wydatku pod względem legalności, celowości i oszczędności rachunków jako dowodów księgowych do umów zleceniazawartych pomiędzy Klubem Sportowym „SUDETY” Kamienna Góra a Panem …………….. odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SSK.1711.P-3.2021 przez Pana …………. jako Skarbnika Klubu tj. de facto dokonanie niniejszych czynności sprawdzających przez tą samą osobę będącą jednocześnie wykonawcą zlecenia i sprawującą funkcję Skarbnika (członka Zarządu Klubu) w Klubie Sportowym „SUDETY” Kamienna Góra niezgodnie z zapisami art. 22 ust.1 oraz art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2020r. poz. 351 ze zm.), w związku z § 5 ust.1 umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r.
8. Dokonanie wypłaty wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia, odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SSK.1711.P-3.2021 dnia 29 grudnia 2020 r. przed wystawieniem rachunków do niniejszych umów tj.rachunek NR 2-12-2020 z dnia 31.12.2020 r. Nr 3-2-2020 z dnia 31.12.2020 r. oraz Nr 4-2-2020 z dnia 31.12.2020 r. przez Zleceniobiorców, a zatem dokonanie wypłaty wynagrodzenia bez dowodów księgowych (tj. rachunków) stanowiących podstawę wypłaty wynagrodzenia niezgodnie z art. 20 ust.2 i art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.) stosownie do zapisów art. 744 Kodeksu Cywilnego.
Rachunek wystawiony do umowy zlecenia jest w takim przypadku potwierdzeniem wykonania usługi oraz podsumowaniem uzyskanego wynagrodzenia.
9. Zawarcie i podpisanie umowy zlecenia Nr 4-10-2020 zawarta dnia 16.10.2020 r. pomiędzy Panem ………………. a Klubem Sportowym “SUDETY” Kamienna Góra wyłącznie przez Skarbnika Klubu Sportowego “SUDETY”…………… oraz umowy zlecenia Nr 4-11-2020 i Nr 4-12-2020 zawartej pomiędzy Panem …………….. a Klubem Sportowym “SUDETY” Kamienna Góra wyłącznie przez Prezesa Klubu Sportowego “SUDETY” ………………….tj. z niewłaściwym sposobem składania oświadczeń woli w sprawach majątkowych Klubu niezgodnie z zapisami § 53 Statutu Klubu Sportowego “SUDETY” Kamienna Góra.
10. Dokonanie wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia:
1) Nr 4-10-2020 z dnia 16.10.2020r. - dnia 30 października 2020 r.
2) Nr 4-12-2020 z dnia 01.12.2020 r.- dnia 28 grudnia 2020 r. tj. przed wystawieniem rachunków do niniejszych umów tj. rachunek NR 4-10-2020 z dnia 31.10.2020 r. oraz rachunek Nr 1-12-2020 z dnia 31.12.2020r., a zatem dokonanie wypłaty wynagrodzenia bez dowodu księgowego (tj. rachunku) stanowiącego podstawę wypłaty niezgodnie z art. 20 ust.2 i art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.) oraz zapisami § 4 w/w umów zlecenia określającymi okres ich obowiązywania tj. odpowiednio do dnia 31.10.2020 r. oraz do dnia 31.12.2020 r. stosownie do zapisów art. 744 Kodeksu Cywilnego.
Rachunek wystawiony do umowy zlecenia jest w takim przypadku potwierdzeniem wykonania usługi oraz podsumowaniem uzyskanego wynagrodzenia.
11. Zapłata zobowiązań wynikających z faktur: fa FA 16/03/20 z dnia 12.03.2020r………... – usługa transportowa- przewozu osób na łączną kwotę 650,00 zł fa VAT Nr 00002/02/2020 z dnia 20.02.2020 r. …………... usługi rachunkowo-księgowe na łączną kwotę 100,00 zł,fa VAT Nr 00002/03/2020 z dnia 20.03.2020 r………………. usługi rachunkowo-księgowe na łączną kwotę 100,00 zł, fa VAT Nr 00004/05/2020 z dnia 20.05.2020 r. ………………………….. usługi rachunkowo-księgowe na łączną kwotę 100,00 zł,fa VAT Nr 00005/07/2020 z dnia 20.07.2020 r. …………….. usługi rachunkowo-księgowe na łączną kwotę 100,00 zł, fa VAT Nr 00004/09/2020 z dnia 20.09.2020 r. …………….. usługi rachunkowo-księgowe na łączną kwotę 100,00 zł oraz fa VAT Nr 00002/2/2020 z dnia 20.12.2020 r. …………………….... usługi rachunkowo-księgowe na łączną kwotę 100,00 zł, z naruszeniem terminów zapłaty wynikających z treści w/w dowodów księgowychniezgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.).
12. Naruszenie dopuszczalnego limitu przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów określonymi w kalkulacji przewidywanych kosztów w stosunku do danej pozycji kosztorysu określonej w umowie nie więcej niż 20%, dotyczącegowydatków z poz. I.6.1. wynajem sali, nagrodyitp. planowanych zgodnie z umową na kwotę 1.600,00 zł, a kwotą faktycznie poniesionych wydatkówna sumę 2.087,00 zł niezgodnie z zapisami § 4 ust.1 umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. powodującymi uznanie kwoty 167,00 zł jako dotacji pobranej w nadmiernej wysokości.
Zatem kwota 167,00 zł stanowi dotację nadmiernie pobraną stosownie do zapisów § 4 ust.2 umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. i podlega obowiązkowi zwrotu wraz z należnymi odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych zgodnie z art. 252 ust.1 pkt 2 i ust.6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.).
Zgodnie z § 4 umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. ust.1.”Dopuszcza się dokonywanie przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów określonymi w kalkulacji przewidywanych kosztów w wielkości i na zasadach określonych w ogłoszeniu o konkursie czyli przesunięcie uznaje się za zgodne z umową, gdy dana pozycja kosztorysu nie zwiększyła się o więcej niż 20%. Zmniejszenie nie jest limitowane. ust.2 Naruszenie postanowień, o którym mowa w ust.1, uważa się za pobranie części dotacji w nadmiernej wysokości.”
W wyniku kontroli ze sprawdzonych dowodów księgowych, dokumentujących wydatki z poz. I.6.1. wynajem sali, nagrody itp. wynika, iż poniesiono wydatki na łączną kwotę 2.087,00 zł. Zatem uwzględniając zapisy § 4 ust.1 umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. wskazujące dopuszczalny limit przesunięć uznany za zgodny z umową, gdy dana pozycja kosztorysu nie zwiększyła się o więcej niż 20%- wynika, iż nastąpiło zwiększenie pozycji kosztów I.6.1. o kwotę 167,00 zł (tj. 2.087,00 zł to kwota faktycznie poniesionych wydatków, a 1.920,00 zł to wydatki z I.6.1. ze zwiększonym dopuszczanym limitem do 20%).
13. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. wydatków z tytułufa VAT Nr 00004/01/2020 z dnia 20.01.2020 r. ………………. za usługi rachunkowo- księgowe na łączną kwotę 100,00 zł jako dowodu księgowego niezgodnego z początkowym terminem realizacji zadania publicznego tj. od dnia 23.01.2020 r. stosownie do zapisów § 2 ust.1 oraz § 2 ust. 4 umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. („de facto” dowód księgowy nie mieszczący się w okresie realizacji zadania- dowód księgowy poza zadaniem)
Zgodnie z zapisami § 2 ust.1 umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. termin realizacji zadania publicznego ustala się od dnia 23.01.2020 r. do 31.12.2020 r. Ponadto Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykorzystania środków, o których mowa w § 3 ust.1 (dotacja) i 4 (środki własne) zgodnie z celem na jaki je uzyskała, i na warunkach określonych w niniejszej umowie.
Zaś postanowienia umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. w sposób niebudzący wątpliwości wskazują, iż termin realizacji zadania publicznego rozpoczyna się od dnia 23.01.2020 r. zaś przedmiotowa faktura została wystawiona dnia 20.01.2020 r., czyli przed terminem realizacji zadania. Zgodnie z powyższym wiążące dla stron stają się postanowienia zawartej umowy o realizację zadania publicznego i nie można uznać do rozliczenia dokumentów sprzed daty początkowego terminu realizacji zadania, jeżeli nawet zostały zapłacone już w terminie właściwym do wykorzystania innych środków finansowych (tu środki własne Klubu).
14. Niewykorzystanie przez Klub Sportowy “SUDETY” Kamienna Góra dotacji w kwocie 9.559,00 zł na realizację zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy NR 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. na podstawie sprawdzonych i objętych kontrolą dowodów księgowych i w związku z powyższym obowiązek zwrotuniewykorzystanej kwoty dotacji na rachunek bankowy Zleceniodawcy zadania publicznego wraz z należnymi odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych zgodnie z § 9 ust.2-4 umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. oraz art.251 ust.1 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Uzupełnienie zapisów Zasad (polityki) rachunkowości Klubu Sportowego „SUDETY”, wprowadzonych Zarządzeniem Klubu Sportowego „SUDETY” z dnia 01.01.2019 r. w sprawie dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości o określenie wersji oprogramowania programu finansowo-księgowego OGNIK wykorzystywanego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych Klubu zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.c, w związku z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.).
Ad.2. Prawidłowe wyliczanie pod względem rachunkowym w kalkulacji kosztów, w części V.B. Źródła finansowania kosztów, stanowiącej integralną część umowy o realizację zadania publicznego procentowego udziału planowanej dotacji w stosunku do całkowitych kosztów realizacji zadania stosownie do zapisów załącznika Nr 1 i 3 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057 ze zm.).
Ad.3, 4 i 5.Prawidłowe określanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego,w części II.Sprawozdanie z wykonania wydatków, 1.Rozliczenie ze względu na źródło finansowania zadania publicznego faktycznie poniesionych wydatków oraz kosztów zgodnie z umową jako kwot z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz zgodnie z danymi rachunkowymi stosownie do zapisów instrukcji zamieszczonej w załączniku Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057 ze zm.).
Ad.6 i 9. Zawieranie umów cywilnych (np. na wynajem sali gimnastycznej, umów zlecenia) przez Klub Sportowy „SUDETY” Kamienna Góra z zachowaniem zasady właściwego sposobu reprezentowania Klubu oraz składania oświadczeń woli w zakresie zaciągania zobowiązań majątkowych zgodnie z § 53 Statutu Klubu Sportowego „SUDETY” Kamienna Góra.
Zgodnie z § 53 Statutu Klubu (zmiana obowiązująca od dnia 30.01.2018 r.) tj. dla ważności oświadczeń woli w sprawach majątkowych wymagane jest współdziałanie i podpisywanie dokumentów przez dwóch członków Zarządu Klubu; tj. Prezesa, Wiceprezesa lub Skarbnika.
Ad.7. Zakaz dokonywania sprawdzenia rachunków wystawionych do umów zlecenia jako dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzania wydatku pod względem legalności, celowości i oszczędności przez tą samą osobę będącą jednocześnie wykonawcą zlecenia i dysponującą upoważnieniem do dokonywania niniejszych czynności sprawdzających w imieniu Klubu Sportowego „Sudety” Kamienna Góra stosownie do zapisów art. 22 ust.1 oraz art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.).
Ad.8 i 10.Dokonywanie wypłaty wynagrodzenie z tytułu umów zlecenia po wystawieniu przez Zleceniobiorcę rachunku stanowiącego podstawę wypłaty wynagrodzenia zgodnie z art. 20 ust.2 i art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.) stosownie do zapisów art. 744 Kodeksu Cywilnego.
Ad.11. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z faktur rozliczanych w ramach realizacji zadania publicznego zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.).
Ad.12 i Ad.14. Na podstawie przedstawionych przez Klub Sportowy „Sudety” Kamienna Góra potwierdzeń transakcji z rachunku bieżącego Klubu o dokonaniu zwrotu dotacji z tytułu umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. na rachunek bankowy Gminy Miejskiej Kamienna Góra wynika, iż na dzień 7 maja 2021 r. (data sporządzenia wystąpienia pokontrolnego) dokonano w/w zwrotu w następujących terminach i kwotach:
1) dnia 16.02.2021 r.- 5.000,00 zł;
2) dnia 01.03.2021 r. - 1.500,00 zł;
3) dnia 31.03.2021 r.- 1.500,00 zł;
4) dnia 28.04.2021 r.-1.000,00 zł – łącznie 9.000,00 zł.
Na podstawie pisma z dnia 08.02.2021 r. (data wpływu do Urzędu Miasta 09.02.2021 r.) Klub Sportowy „SUDETY” Kamienna Góra wystąpił z prośbą do Burmistrza Miasta Kamienna Góra o możliwość zwrotu niewykorzystanej i nadmiernie pobranej części dotacji w ratach: pierwsza rata 5.000,00 zł i pozostałej część w czterech ratach oraz o nienaliczanie odsetek od kwoty dotacji podlegającej zwrotowi. Pismem z dnia 23.02.2021r. PPS.526.1.2020 Burmistrz Miasta Kamienna Góra wyraził zgodę na spłatę części dotacji podlegającej zwrotowi w ratach bez naliczania odsetek.
Uwzględniając powyższą zgodę Burmistrza Miasta na zwrot dotacji bez naliczania odsetek oraz uregulowania art.15zzl ust.1 ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2020 r. poz. 568) oraz wydatki w ramach w/w zadania publicznego zwrotowi podlegała kwota dotacji 9.559,00 zł jak dotacja niewykorzystana oraz kwota 167,00 zł jako dotacja nadmiernie pobrana – łącznie 9.726,00 zł. (dane na podstawie objętych kontrolą dowodów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r.)
Uwzględniając powyższe na dzień 7 maja 2021 r. (data sporządzenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego) wskazuje się dokonanie przez Klub Sportowy „SUDETY” Kamienna Góra zwrotu niewykorzystanej części dotacji w kwocie 726,00 zł na rachunek bankowy Zleceniodawcy zadania publicznego - Gminy Miejskiej Kamienna Góra o numerze 97 020 5226 0000 6202 0627 0351 zgodnie z § 9 ust.2-4 umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. oraz art.251 ust.1 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz.305 ze zm.), z uwzględnieniem wytycznych zawartych w piśmie PPS.526.1.2020 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 23 lutego 2021 r.
Ad.13. Prawidłowe uwzględnianie w rozliczeniu zadania publicznego dowodów księgowych zgodnych z początkowym terminem realizacji zadania publicznego określonym w zapisach zawartej umowy o realizację zadania publicznego stosownie do zapisów załącznika Nr 3 do Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057 ze zm.).
Zgodnie z powyższymi uregulowaniami wiążące dla stron stają się postanowienia zawartej umowy o realizację zadania publicznego i nie można uznać do rozliczenia dokumentów sprzed daty początkowego terminu realizacji zadania, jeżeli nawet zostały zapłacone już w terminie właściwym do wykorzystania innych środków finansowych (tu środki własne Klubu).
Na podstawie § 7 ust.6 umowy Nr 8/IV/2020/PPS z dnia 20 kwietnia 2020 r. o realizację zadania publicznego zawartego pomiędzy Gminą Miejską Kamienna Góra a Klubem Sportowym “SUDETY” Kamienna Góra, Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 7 ust.5 wyżej wymienionej umowy, do ich wykonania i powiadomienia o sposobie ich wykonania Zleceniodawcy.
