Kontrole wewnętrzne 2016: Kontrola administracyjna w Kamiennogórskim Klubie Sportowym „OLIMPIA”
W dniach od 03.03.2016 r. do 21.04.2016 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Kamiennogórskim Klubie Sportowym „OLIMPIA” z siedzibą w Kamiennej Górze, przy ul.P. Ściegiennego 11 w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanej klubowi sportowemu na wsparcie realizacji projektu w zakresie rozwoju sportu na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra pod nazwą „Dofinansowanie wydatków bieżących z tytułu przygotowań klubu lub zawodnika tego klubu do udziału we współzawodnictwie w określonej dyscyplinie sportu do 60% ogółu kosztów zgłoszonego projektu; dofinansowanie wydatków bieżących z tytułu udziału klubu lub zawodnika w zawodach określonej dyscyplinie sportu do 60% ogółu kosztów zgłoszonego projektu; dofinansowanie wydatków bieżących lub majątkowych z tytułu zakupu sprzętu sportowego lub ulepszenia posiadanego sprzętu sportowego“- umowa NR 12/IV/2015 zawarta dnia 15 kwietnia 2015 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 2/2016 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.885 z późn.zm.), w związku z Uchwałą Nr VI/24/11 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 28 lutego 2011 r. w sprawie określenia warunków i trybu wspierania finansowego rozwoju sportu na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra oraz § 9 umowy o wsparcie realizacji projektu z zakresu rozwoju sportu na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra tj. umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r. oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Kamiennogórskim Klubie Sportowym „OLIMPIA”:
1. Brak posiadania przez Kamiennogórski Klub Sportowy „OLIMPIA” z siedzibą w Kamiennej Górze przy ul. P. Ściegiennego 11 obowiązujących w jednostce Zasad (polityki) rachunkowości niezgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.), w związku z zapisami § 6 ust. 1 umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r. zobowiązującymi klub jako Zleceniobiorcę do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo- księgowej i ewidencji księgowej projektu zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, w sposób uniemożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.
2. Brak prowadzenia przez Kamiennogórski Klub Sportowy „OLIMPIA” wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej projektu niezgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330. z późn.zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczegółnych operacji księgowych, co narusza zapisy § 6 ust. 1 umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r., w związku z art. 2 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości.
Ponadto, w nawiązaniu do obowiązku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych, stwierdzono dokonywanie operacji pomiędzy rachunkami bankowymi Klubu tj. rachunkiem pomocniczym przeznaczonym do gromadzenia środków dotacji a innym rachunkiem pomocniczym i rachunkiem bieżącym Klubu, których to nie można bezpośrednio powiązać z wydatkami realizowanymi w ramach środków z dotacji na podstawie umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15.04.2015 r. Zatem sposób wykorzystania rachunku bankowego przeznaczonego do gromadzenia i dokonywania operacji ze środków wymienionej wyżej dotacji utrudniał weryfikację rozliczonych z dotacji wydatków.
3. Sprawdzone dokumenty księgowe w ramach realizacji projektu w zakresie wspierania rozwoju sportu na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra na podstawie umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r. nie są opatrzone numerami księgowymi, tym samym uniemożliwiając identyfikację operacji księgowych oraz naruszając art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.).
Ponadto, sprawdzone dokumenty księgowe nie posiadają zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości: stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Ponadto dokumenty księgowe związane z realizacją projektu o wsparcie projektu w zakresie rozwoju sportu nie zawierały dodatkowo informacji: czy zakup lub usługa podlega procedurze zamówień publicznych (należy wskazać zastosowany tryb) lub w przypadku, gdy zakup/usługa nie podlega procedurze zamówień publicznych w opisie dowodu księgowego, adnotację „nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. z późn.zm.- art. 4 pkt 8” wraz z pieczęcią i podpisem osoby upoważnionej stosownie do zapisów umowy § 5 umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r.
4. Wskazanie w wykazie osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych Klubu, na podstawie karty wzorów podpisów z dnia 04.04.2013 r. do rachunku bankowego 26 8395 0001 0000 1023 2006 0001 i pozostałych rachunków bankowych Kamiennogórskiego Klubu Sportowego „OLIMIPA” Pana. jako sprawującego funkcję Wiceprezesa ds. sportowych Klubu niezgodnie z wykazem osób upoważnionych do reprezentowania podmiotu określonym w wypisie z KRS 0000204860 jednoznacznie wskazującym na brak wyżej wymienionego jako osoby wchodzącej w skład organu, w związku z wpisem z KRS Nr 10 z dnia 14.10.2014 r. (Monitor Sądowy i Gospodarczy Nr 204/2014 – poz. 271191 wykreślenie z organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu Pana.jako Wiceprezesa do spraw Sportowych.
5. Nieprawidłowa adnotacja umieszczona na karcie wzorów podpisów z dnia 04.04.2013 r. wydanej do rachunku bankowego Kamiennogórskiego Klubu Sportowego „Olimpia” wskazującą, iż: „do 2000 zł dwa podpisy z trzech w dowolnym powiązaniu” niezgodna z zapisami § 38 ust.3 Statutu Kamiennogórskiego Klubu Sportowego „OLIMPIA” w powiązaniu z zapisami działu 2, rubryka 1, wypisu z KRS określającymi sposób reprezentacji podmiotu.
6. Nieprecyzyjne określenie procentowego udziału dotacji oraz finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat od adresatów projektu, w zaktualizowanej kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji projektu w pkt IV Przewidywane źródła finansowania projektu, pkt 1 Zestawienia źródeł finansowania projektu jako w zaokrągleniu do jednego miejsca po przecinku tj. udział procentowy wnioskowanej kwoty dotacji (kwota 50 000 zł)- 59,6%, udział finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłaty i opłaty adresatów projektu 40,4 % - ogółem 100% nieadekwatnie w stosunku do zapisów § 4 ust. 1 umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r. określających maksymalny limit procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach projektu nie więcej niż 59,63%. (tj. z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku).
7. Błędne wskazanie w sprawozdaniu końcowym z realizacji projektu, w części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenia ze względu na rodzaj kosztów (w zł), w rubryce całość projektu (zgodnie z umową) w odniesieniu do rodzaju kosztów sklasyfikowanych jako II.2. opłaty sędziów kwoty 4 200,00 zł jako pokrycie wyżej wymienionych kosztów ze środków finansowych własnych niezgodnie z załącznikiem Nr 1 (kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji projektu) do umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15.04.2015 r., w związku z § 2 ust.1 wyzej wymienionej umowy.
Niniejsze koszty z tytułu II.1. opłat sędziów łącznie 7 200,00 zł, w tym z środków dotacji 4 000,00 zł i 3 200,00 zł ze środków własnych klubu.
8. Brak zachowania obligatoryjnych elementów oraz nieprecyzyjne określenie elementów sprawozdania końcowego z realizacji projektu w zakresie wspierania rozwoju sportu, w części II.4. zestawienie faktur (rachunków) tj. brak rubryki „data zapłaty” oraz użycie skróconej nazwy “data” zamiast “data wystawienia dokumentu księgowego” oraz “nazwa wydatku” zamiast “nazwa kosztu” niezgodnie z § 10 ust.1, w związku z załącznikiem Nr 2 do umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r.
9. Nieprecyzyjne określenie w złożonym sprawozdaniu końcowym z realizacji projektu, w rubryce 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania procentowego udziału kosztów pokrytych z dotacji (50 000 zł) oraz kosztów pokrytych ze środków własnych wnioskodawcy i innych źródeł (47 384,00 zł) w całości projektu (97 384,00 zł), wskazując odpowiednio- 51,4% (udział dotacji) oraz 48,6%- (udział środków własnych klubu) tj. zaokrąglając powyższe wartości do dziesiątych procenta nieadekwatnie w stosunku do zapisów § 4 ust. 1 umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r. określających maksymalny limit procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach projektu nie więcej niż 59,63%. tj. z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
10. Brak wykazania w złożonym sprawozdaniu końcowym z realizacji projektu (data wpływu do Urzędu Miasta w Kamiennej Górze 15 stycznia 2016 r.), w zestawieniu faktur (rachunków), dokumentów księgowych dokumentujących koszty z tytułu dofinansowania wydatków bieżących lub majątkowych z tytułu zakupu sprzętu sportowego lub ulepszenia posiadanego sprzętu sportowego do 60% ogółu kosztów zgłoszonego projektu (rodzaj kosztów III), w tym sfinansowanych w kwocie 5 200,00 zł ze środków dotacji na podstawie umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r.
11. Zapłata po terminie podatku dochodowego z tytułu wynagrodzenia z umowy o dzieło z dnia 01 maja 2015 r. zawartej pomiędzy Panem …………….. a Kamiennogórskim Klubem Sportowym „OLIMPIA” na wyszkolenie sportowców w kwocie 259,00 zł tj. polecenie przelewu z dnia 08.04.2015 r. z opisem PIT-4R podatek od wynagrodzeń 15M12 niezgodnie z art. 42 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn.zm.).
12. Nieprawidłowe określenie formy prawnej zawartej umowy z dnia 01 maja 2015 r. pomiędzy Panem ………………………. a Kamiennogórskim Klubem Sportowym „OLIMPIA” o wyszkolenie sportowców jako umowy o dzieło niezgodnie z przedmiotem wykonania niniejszej umowy wskazującym na świadczenie usług polegających na czynnościach powtarzających się okresowo stosownie do zapisów art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 380).
13. Nieprecyzyjny opis zawarty na dowodach księgowych dokumentujących wydatki w ramach realizacji projektu w zakresie rozwoju sportu na podstawie umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15.04.2015 r. zawierający jedynie ogólne stwierdzenie, wskazujące rodzaj kosztu, do którego zakwalifikowano określony wydatek bez określenia konkretnego przeznaczenia (celu), w jakim zostały zakupione oraz wykorzystane określone towary lub zakupione usługi, stosownie do zapisów zawartych w „Pouczeniu” do wzoru sprawozdania z wykonania projektu, stanowiącego załącznik nr 2 do umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15.04.2015 r.
14. Nieprecyzjne przesłanki wypłaty ekwiwalentu za dożywianie oraz brak określenia wysokości stosowanych stawek zawartych w Uchwale Nr 2/02/2015 Zarządu Kamiennogórskiego Klubu Sportowego „OLIMPIA” z dnia 23 lutego 2015 r. w sprawie dożywiania dla zawodników reprezentujących KKS „OLIMPIA” uzależniające wypłatę niniejszego ekwiwalentu jedynie od faktu i wysokości pozyskiwanych środków oraz od decyzji trenera w porozumieniu z kapitanem i kierownikiem drużyny.
15. Nieprawidłowe wykazanie w rozliczeniu projektu w zakresie wspierania rozwoju sportu na podstawie umowy Nr 12/IV/22015 z dnia 15 kwietnia 2015 r. wsród kosztów oznaczonych jako I.2 dożywianie: dowodu księgowego fa VAT Nr 5097 F00762/06/15 z dnia 13.06.2015 r. na łączną kwote 76,39 zł, obejmującego paragon z dnia 11.04.2015 r. oraz fa VAT Nr 5097F00761/06/15 z dnia 13.06. 2015 r. na łączną kwotę 92,08 zł obejmującą, paragon z dnia 27.03.2015 r. tj. dowodów dokumentujący koszty, które poniósł beneficjent na realizację projektu przed datą zawaracia umowy tj. przed 15.04.2015 r. niezgodnie z zapisami §12 ust.2 Uchwały Nr VI/24/11 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 28 lutego 2011 r. w sprawie określenia warunków i trybu wspierania finansowego rozwoju sportu na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra oraz § 10 ust.11, w związku z § 2 ust. 1 umowy o wsparcie realizacji projektu z zakresu rozwoju sportu na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra tj. umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r.
16. Nieprawidłowe rozliczenie dowodu księgowy fa VAT 597F00940/07/15 z dnia 10.07.2015 r. za zakup proszku do prania na łączną kwotę 26,99 zł jako dowodu dokumentującego koszty z tytułu dożywiania zawodników (pkt I.2 kosztorysu do projektu) niezgodnie z zaktualizowanym kosztorysem realizacji zadania publicznego oraz § 2 ust.2 umowy Nr 12/VI/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r. na wsparcie realizacji projektu w zakresie rozwoju sportu.
17. Nieprawidłowe rozliczenie wydatków z tytułu zakupu brykietu węgla drzewnego poz.7 fa VAT 597F00940/07/15 z dnia 10.07.2015 r. na kwotę 13,98 zł jako dokumentujących koszty z tytułu dożywiania zawodników (pkt I.2 kosztorysu do projektu) niezgodnie z zaktualizowanym kosztorysem realizacji zadania publicznego oraz § 2 ust.2 umowy Nr 12/VI/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r. na wsparcie realizacji projektu w zakresie rozwoju sportu.
18. Nieprawidłowe daty wystawienia dowodu księgowego wykazane w sprawozdaniu końcowym z wykonania projektu (wpływ do urzędu 15.01.2016 r.), w zestawieniu faktur (rachunków) w stosunku do faktur: fa Nr 37/15 i fa Nr 36/15 , oznaczając je jako wystawione dnia 15.12.2015 r. niezgodnie z treścią wyżej wymienionych dokumentów księgowych.
19. Nieprawidłowe wykazanie w rozliczeniu projektu Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r. dokumentu księgowego wystawionego po terminie realizacji projektu tj. po dacie 15.12.2015 r. tj.: fa Nr 37/15 z dnia 17.12.2015 r. na łączną kwotę 800,00 zł, niezgodnie z zapisami § 2 ust. 1- 3 umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r.
20. Błędne określenie w treści faktur dokumentujących koszty z tytułu dożywiania zawodników (rodzaj kosztów I.2) wystawionych przez sprzedawcę tj. fa VAT Nr 6/15 z dnia 18.04.2015 r., fa VAT Nr 9/15 z dnia 25.04.2015 r., fa VAT Nr 10/15 z dnia 09.05.2015 r., fa VAT Nr12/15 z dnia 16.05.2015 r., fa VAT Nr 13/15 z dnia 23.05.2015 r., fa VAT 14/15 z dnia 30.05.2015 r., fa VAT 15/15 z dnia 30.05.2015 r.; fa VAT 24/15 z dnia 19.09.2015 r. oraz fa VAT 25/15 z dnia 31.10.2015 r. adresu nabywcy tj. „ul. Ściegiennego 1” niezgodnie z art. 106e ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011, Nr.177, poz. 1054 z późn.zm.), w związku z działem I, rubryka 2 (siedziba i adres podmiotu) wypisu z KRS 0000204860.
21. Brak rzetelnego dokumentowania wydatków z tytułu wypłaty ekwiwalentu za dojazdy dla zawodników Kamiennogórskiego Klubu Sportowego “OLIMPIA” oraz brak dokumentów źródłowych stanowiących podstawę do określenia wysokości zastosowanych stawek zwrotu kosztów dojazdu tj. brak prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, umów zawartych z zawodnikami na korzystanie z samochodu prywatnego w celu dojazdów na treningi czy precyzjnego ustalenia i przyjęcia w organizacji zasad normujących materię wypłaty ekwiwalentu za dojazdy (np. w oparciu o stosownie przyjętą uchwałę).
22. Brak potwierdzenia zapłaty (przelewu) lub wyciągu bankowego dokumentującego zapłatę należności wynikającą z fa VAT 183/09 z dnia 01.09.2015 r. – opłata startowa i rejestracja zawodników na łączną kwotę 1 490,00 zł, w tym w kwocie 1 260,00 zł pokrytą ze środków dotacji oraz fa VAT 89/08 z dnia 11.08.2015 r. opłaty startowe, opłaty, członkowskie i rejestracja zawodników na łączną kwotę 2 190,00 zł w całości sfinansowaną ze środków dotacji, uniemożliwiająca zweryfikowanie, czy środki dotacji zostały wykorzystane na cel określony w umowie o wsparcie realizacji projektu w zakresie rozwoju sportu, a w szczególności, czy wydatki zostały poniesione w okresie realizacji projektu tj. do dnia 15 grudnia 2015 r. stosownie do zapisów § 2 ust. 3 umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r.
23. Niezgodne z treścią dowodu księgowego zawierającego opis o finansowaniu w całości ze środków własnych klubu, wykazanie w sprawozdaniu końcowym z realizacji projektu pod pozycją 50 tj. dowód wpłaty– pokwitowanie z dnia 01.08.2015 r. KP 01.08.2015 r. ekwiwalent za sprzęt sportowy na łączną kwotę 1 000,00 zł jako pokrycie niniejszego wydatku w kwocie 400,00 zł ze środków własnych klubu i brak wskazania źródła finansowania pozostałej kwoty 600,00 zł.
24. Wykazanie w sprawozdaniu końcowym z realizacji projektu, w zestawieniu faktur (rachunków), złożonym do Urzędu Miasta w Kamiennej Górze dnia 15.06.2016 r. w pozycji 67 wydatków z tytułu ekwiwalentu sędziowskiego na łączną kwotę 485,00 zł, w tym w kwocie 395,00 zł sfinansowanych ze środków dotacji na podstawie umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15.04.2015 r. oraz 90,00 zł ze środków własnych klubu niezgodnie z treścią załączonych dokumentów księgowych oraz opisem zawartym na niniejszych dowodach tj. ekwiwalentach sędziowskich z dnia 08.08.2015 r. na łączną kwotę 295,00 zł w całości pokrytych ze środków wyżej wymienionej dotacji.
25. Wykazanie w sprawozdaniu końcowym z realizacji projektu, w zestawieniu rachunków (faktur) w pozycji 68 wydatków z tytułu ekwiwalentu sędziowskiego na łączną kwotę 485,00 zł, w tym w kwocie 485,00 zł sfinansowanych ze środków własnych klubu niezgodnie z treścią załączonych dokumentów księgowych oraz opisem zawartym na niniejszych dowodach tj. ekwiwalentach sędziowskich z dnia 15.08.2015 r. na łączną kwotę 485,00 zł, z treści których wynika, iż kwota 100,00 zł została pokryta ze środków dotacji, na podstawie umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15.04.2015 r., zaś kwota 385,00 zł ze środków własnych klubu.
26. Nieprawidłowe wykazanie w złożonym do Urzędu Miasta w Kamiennej Górze dnia 15.01.2016 r. sprawozdaniu końcowym z rozliczenia projektu, w zestawieniu faktur (rachunków) w poz.73 wydatków z tytułu ekwiwalentu sędziowskiego na łączną kwotę 485,00 zł (pokryte w kwocie 485,00 zł ze środków własnych klubu) niezgodnie z przedstawionymi w trakcie kontroli dowodami księgowymi tj. ekwiwalenty sędziowskie z dnia 09.09.2015 r. na kwotę 295,00 zł.
27. Zapłata podatku dochodowego z tytułu ekwiwalentu sędziowskiego wypłaconego w miesiącu październiku 2015 r. w kwocie 17,00 zł do Urzędu Skarbowego dnia 24 listopada 2015 r. z naruszeniem terminu właściwego do jego zapłaty tj. do 20-tego każdego miesiąca następującego po miesiącu wypłaty tj. niezgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn.zm.).
28. Nieprawidłowe rozliczenie wydatków udokumentowanych fakturą VAT Nr 71/2015 z dnia 14.12. 2015 r. na zakup biletu jednorazowego grudzień 2015 r. na łączną kwotę 1 100,00 zł, sfinansowaną w całości ze środków dotacji jako dokumentująca według rodzaju koszty obsługi zadania (II.4) z kategorii dofinansowanie wydatków bieżących z tytułu udziału klubu lub zawodnika w zawodach w określonej dyscyplinie sportu do 60% ogółu kosztów zgłoszonego projektu niezgodnie z zapisami § 2 ust.2 umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r. (dotacja wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem)
29. Zapłata należności wynikającej z fa VAT 499/08/2015 z dnia 31.08.2015 r. wykonanie nadruku na łączną kwotę 400,00 zł po terminie wynikających z treści wyżej wymienionego dowodu księgowego niezgodnie z art. 44 ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.885 z późn.zm.).
Uwzględniając termin dokonania zapłaty za niniejszą fakturę za wykonanie nadruku na łączną kwotę 400,00 zł tj. dnia 16.12.2015 r. tj. po terminie realizacji projektu oznaczonym jako do dnia 15.12.2015 r. nie podlega ona rozliczeniu w ramach realizacji umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15.04.2015 r. stosownie do zapisów § 2 ust.1 i 3 wyżej wymienionej umowy.
30. Nieprawidłowe rozliczenie kwoty 100,00 zł pokrytej ze środków dotacji jako zapłaty należności wynikającej z fa VAT 499/08/2015 z dnia 31.08.2015 r. wykonanie nadruku po upływie terminu na jaki została przyznana dotacja do 15.12.2015 r., niezgodnie z zapisami § 2 ust.1 i 3 oraz § 11 ust.1 umowy Nr 12/IV/2015 r. z dnia 15 kwietnia 2015 r.
31. Niezgodność opisu zawartego na dowodach księgowych, wskazujących w stosunku do niżej wymienionych, źródło finansowania jako środki własne klubu, a danymi wynikającymi ze sprawozdania końcowego (zestawienia faktur (rachunków)) określającymi źródło finansowania niniejszych jako ze środków dotacji tj. w stosunku do:
- przelewu z dnia 27.04.2015 r. kara dodatkowa dla zawodnika KKS „OLIMPIA” do Okręgowego Związku Piłki Nożnej w Jeleniej Górze na łączną kwotę 100,00 zł,
- przelew z dnia 25.05.2015 r. kara – trzecia żółta kartka dla zawodnika KKS „OLIMPIA”do Okręgowego Związku Piłki Nożnej w Jeleniej Górze na łączną kwotę 25,00 zł,
-przelewu z dnia 07.10.2015 r. kara – trzecia żółta kartka dla zawodnika KKS „OLIMPIA” do Okręgowego Związku Piłki Nożnej w Jeleniej Górze na łączną kwotę 25,00 zł
niezgodnie z § 3 ust.2 pkt.5 Uchwały Nr VI/24/11 z dnia 28 lutego 2011 r. w sprawie określenia warunków i trybu wspierania finansowego rozwoju sportu na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
32. Brak wskazania na opisie umieszczonym na dowodach księgowych tj. fa VAT 60/15 z dnia 27.08. 2015 r. zakup środków czystości na łączną kwotę 43,11 zł, fa VAT FA 940/2015/8263 z dnia 20.09.2015 r. zakup proszku do prania na łączną kwotę 27,99 zł oraz fa VAT Nr 5097F01564/10/15 z dnia 10.10.2015 r. zakup płynu do prania na łączną kwotę 14,89 zł, pokrytych ze środków własnych klubu jedynie rozliczenia odpowiednio kwoty 43,00 zł (z fa VAT 60/15 z dnia 27.08.2015 r.), 27,00 zł (z fa VAT FA 940/2015/8263 z dnia 20.09.2015 r.) oraz 14,00 zł z (fa VAT Nr 5097F01564/10/15 z dnia 10.10.2015 r.) pełnego źródła finansowania (pokrycia) wydatków wynikających z niniejszych dowodów księgowych niezgodnie z zasadami opisu dowodów księgowych, zawartych w „Pouczeniu” do sprawozdania końcowego z realizacji projektu, stanowiącego załącznik Nr 2 do umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r.
33. Brak wskazania w opisie zamieszczonym na dowodzie księgowym rachunek Nr 10/2015 z dnia 24.08.2015 r. zakup sprzętu sportowego na łączną kwotę 5 000,00 zł, pokrytego w wysokości 4 700,00 zł, ze środków dotacji, źródła finansowania wydatku w kwocie 300,00 zł niezgodnie z zasadami opisu dowodów księgowych, zawartych w „Pouczeniu” do sprawozdania końcowego z realizacji projektu, stanowiącego załącznik Nr 2 do umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r.
34. Brak na dokumentach księgowych dokumentujących zakup sprzętu sportowego opisu wskazującego osoby otrzymujące odzież i obuwie sportowe, świadczącego o rozdysponowaniu sprzętu sportowego i potwierdzenia podpisem odbioru odzieży i obuwia sportowego przez zawodników.
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, jej usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Wprowadzenie i określenie przez Kamiennogórski Klub Sportowy „OLIMPIA” z siedzibą w Kamiennej Górze przy ul.P. Ściegiennego 11 obowiązujących w jednostce Zasad (polityki) rachunkowości zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.).
Ad.2. Prowadzenie przez Kamiennogórski Klub Sportowy „OLIMPIA” wyodrębnionej dokumentacji finansowo- księgowej i ewidencji księgowej projektu zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330. z późn.zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych, oraz zapisami § 6 ust. 1 umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r., w związku z art. 2 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (t.j Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.)
Ponadto, stosowanie przejrzystych zasad dokonywania operacji księgowych na rachunkach bankowych Kamiennogórskiego Klubu Sportowego „OLIMPIA”, w szczególności na rachunku prowadzonym w celu gromadzenia i dysponowania środkami dotacyjnymi przekazywanymi na podstawie stosownej umowy zawartej z Gminą Miejską Kamienna Góra, umożliwiającymi bezpośrednie powiązanie z wydatkami realizowanymi w ramach środków z dotacji oraz weryfikację rozliczonych z dotacji wydatków.
Ad.3. Umieszczanie na dokumentach księgowych, rozliczanych w ramach realizacji projektu w zakresie wspierania rozwoju sportu na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra numerów księgowych, umożliwiających identyfikację operacji księgowych zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.).
Ponadto, sprawdzone dokumenty księgowe powinny posiadać zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości: stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Zaleca się, aby dokumenty księgowe związane z realizacją projektu o wsparcie projektu w zakresie rozwoju sportu zawierały dodatkowo informację: czy zakup lub usługa podlega procedurze zamówień publicznych (należy wskazać zastosowany tryb) lub w przypadku, gdy zakup/usługa nie podlega procedurze zamówień publicznych w opisie dowodu księgowego, adnotację „nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. z późn.zm.- art. 4 pkt 8” wraz z pieczęcią i podpisem osoby upoważnionej stosownie do zapisów umowy o wsparcie realizacji projektu.
Ad.4. Sprostowanie wykazu osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych na podstawie karty wzorów podpisów z dnia 04.04.2013 r. do rachunku bankowego 26 8395 0001 0000 1023 2006 0001 i pozostałych rachunków bankowych Kamiennogórskiego Klubu Sportowego „OLIMIPA” w stosunku do Pana jako sprawującego funkcję Wiceprezesa ds. sportowych Klubu zgodnie z wykazem osób upoważnionych do reprezentowania podmiotu określonym w wypisie z KRS 0000204860 i zajmowanymi funkcjami w organach klubu.
Ad.5. Sprostowanie zapisu umieszczonego na karcie wzorów podpisów z dnia 04.04.2013 r. wydanej do rachunku bankowego Kamiennogórskiego Klubu Sportowego „OLIMPIA” dotyczącego umieszczania podpisów, ich liczby i powiązań na dyspozycjach bankowych zgodnie z zapisami § 38 ust.3 Statutu Kamiennogórskiego Klubu Sportowego „OLIMPIA” w powiązaniu z zapisami działu 2, rubryka 1, wypisu z KRS określającymi sposób reprezentacji podmiotu.
Ad.6. Precyzyjne określanie procentowego udziału dotacji oraz finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat od adresatów projektu, w zaktualizowanej kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji projektu w pkt IV Przewidywane źródła finansowania projektu, pkt 1 Zestawienie źródeł finansowania projektu do dwóch miejsc po przecinku adekwatnie do zapisów § 4 ust. 1 umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r. określających maksymalny limit procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach projektu, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Ad.7. Rzetelne wskazywanie w sprawozdaniu końcowym z realizacji projektu, w części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenia ze względu na rodzaj kosztów (w zł), w rubryce całość projektu (zgodnie z umową) wysokości poszczególnych kosztów zgodnie z załącznikiem Nr 1 (kalkulacją przewidywanych kosztów realizacji projektu) do umowy o wsparcie realizacji projektu w zakresie rozwoju sportu.
Ad.8. Umieszczanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania projektu wszystkich obligatoryjnych elementów niniejszego sprawozdania oraz precyzyjne określanie poszczególnych elementów (nazw) sprawozdania końcowego zgodnie ze wzorem sprawozdania, stanowiącym załącznik Nr 2 do umowy o wsparcie realizacji projektu w zakresie rozwoju sportu.
Ad.9. Precyzyjne określanie w złożonym sprawozdaniu końcowym z realizacji projektu, w rubryce 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania, procentowego udział kosztów pokrytych z dotacji oraz kosztów pokrytych ze środków własnych wnioskodawcy i innych źródeł w całości projektu z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku adekwatnie do zapisów § 4 ust. 1 umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r. określających maksymalny limit procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach projektu.
Ad.10. Rzetelne składanie sprawozdania końcowego z realizacji projektu, w szczególności poprzez wykazywanie w zestawieniu faktur (rachunków) wszystkich dokumentów księgowych dokumentujących koszty poniesione przez Kamiennogórski Klub Sportowy „OLIMPIA” w ramach realizacji projektu w zakresie wspierania rozwoju sportu na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
Ad.11. Przestrzeganie terminów zapłaty podatku dochodowego z tytułu wynagrodzenia z umowy o dzieło zgodnie z art. 42 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn.zm.).
Ad.12. Stosowanie właściwej formy prawnej w przypadku zawierania przez Kamiennogórski Klub Sportowy „OLIMPIA” umów o wyszkolenie sportowców tj. umowy zlecenia jako umowy o świadczenie usług i podjęcia starannego działania zgodnie z art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 380).
Ad.13. Umieszczanie na dowodach księgowych dokumentujących wydatki w ramach realizacji projektu w zakresie rozwoju sportu precyzyjnego opisu określającego konkretne przeznaczenie (cel), w jakim zostały zakupione oraz wykorzystane określone towary lub zakupione usługi, stosownie do zapisów zawartych w „Pouczeniu” do wzoru sprawozdania z wykonania projektu, stanowiącego załącznik nr 2 do umowy o wsparcie realizacji projektu w zakresie rozwoju sportu.
Ad.14. Określenie precyzyjnych i przejrzystych zasad wypłaty ekwiwalentu za dożywianie dla zawodników reprezentujących Kamiennogórski Klubu Sportowego „OLIMPIA” wskazujących jednoznacznie wysokości stawek przysługujących zawodnikom oraz przesłanki (warunki) nabycia prawa i wypłaty wyżej wymienionego ekwiwalentu.
Ad.15. Wykazywanie w rozliczeniu projektu w zakresie rozwoju sportu na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra dowodów księgowych dokumentujących koszty, które beneficjent poniósł od daty zawarcia umowy o realizację projektu stosownie do zapisów §12 ust.2 Uchwały Nr VI/24/11 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 28 lutego 2011 r. w sprawie określenia warunków i trybu wspierania finansowego rozwoju sportu na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra oraz § 10 ust.11, w związku z § 2 ust.1 umowy o wsparcie realizacji projektu z zakresu rozwoju sportu na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
Ad.16,17. Rozliczanie określonego rodzaju kosztów wykazanych w zaktualizowanym wniosku, stanowiącym załącznik Nr 1 do umowy o wsparcie realizacji projektu z zakresu rozwoju sportu na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra zgodnie z rodzajem kosztu, którego dotyczą i dokumentują stosownie do zapisów z § 2 ust.2 i 3 umowy na wsparcie realizacji projektu w zakresie rozwoju sportu.
Ad.18. Rzetelne wypełnianie sprawozdania końcowego z realizacji projektu w zakresie rozwoju sportu, w szczególności poprzez wykazywanie w niniejszym sprawozdaniu końcowym, w zestawieniu faktur (rachunków) dat wystawienia dowodów księgowych zgodnych z treścią wyżej wymienionych dokumentów księgowych.
Ad.19. Uwzględnianie w rozliczeniu projektu z zakresu rozwoju sportu na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra wyłącznie dokumentów księgowych wystawionych w okresie realizacji projektu stosownie do zapisów zgodnie z zapisami § 2 ust. 1- 3 umowy dotacyjnej, w związku z §12 ust.2 Uchwały Nr VI/24/11 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 28 lutego 2011 r. w sprawie określenia warunków i trybu wspierania finansowego rozwoju sportu na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra
Ad.20. Sprostowanie błędnego określenia adresu nabywcy wskazanego na fakturach dokumentujących koszty z tytułu dożywiania zawodników (rodzaj kosztów I.2) wystawionych przez sprzedawcę tj. fa VAT Nr 6/15 z dnia 18.04.2015 r., fa VAT Nr 9/15 z dnia 25.04.2015 r., fa VAT Nr 10/15 z dnia 09.05.2015 r., fa VAT Nr12/15 z dnia 16.05.2015 r., fa VAT Nr 13/15 z dnia 23.05.2015 r., fa VAT 14/15 z dnia 30.05.2015 r., fa VAT 15/15 z dnia 30.05.2015 r.; fa VAT 24/15 z dnia 19.09.2015 r. oraz fa VAT 25/15 z dnia 31.10.2015 r. poprzez wystawienie noty korygującej do wyżej wymienionych faktur zgodnie z art. 106k ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011, Nr.177, poz. 1054 z późn.zm.), w związku z działem I, rubryka 2 (siedziba i adres podmiotu) wypisu z KRS 0000204860.
Ad.21. Rzetelne dokumentowanie wydatków z tytułu wypłaty ekwiwalentu za dojazdy dla zawodników Kamiennogórskiego Klubu Sportowego “OLIMPIA” poprzez stosowanie właściwych dokumentów źródłowych stanowiących podstawę do określenia wysokości zastosowanych stawek zwrotu kosztów dojazdu tj. prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, zawieranie umów z zawodnikami na korzystanie z samochodu prywatnego w celu dojazdów na treningi oraz precyzjne ustalenie i przyjęcie w organizacji zasad normujących materię wypłaty ekwiwalentu za dojazdy w oparciu o stosownie przyjętą uchwałę.
Ad.22. Zwrot dotacji w kwocie 3 450,00 zł jako dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, wynikającej z faktur fa VAT 183/09 z dnia 01.09.2015 r. opłata startowa i rejestracja zawodników na łączną kwotę 1 490,00 zł, w tym w kwocie 1 260,00 zł pokrytą ze środków dotacji oraz fa VAT 89/08 z dnia 11.08.2015 r. opłaty startowe, opłaty, członkowskie i rejestracja zawodników na łączną kwotę 2 190,00 zł w całości sfinansowaną ze środków dotacji, w związku z brakiem potwierdzenia zapłaty (przelewu) lub wyciągu bankowego dokumentującego zapłatę wyżej wymienionych należności, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonych począwszy od dnia przekazania dotacji z budżetu gminy na rachunek Zleceniodawcy projektu o numerze 88 8395 0001 0013 4460 2003 0001.
Ad. 23, 24, 25, 26. Wykazywanie w sprawozdaniu końcowym z realizacji projektu wszystkich źródeł finansowania wydatków (finansowe środki własne, dotacja) oraz proporcji finansowania zgodnie z opisem zawartym na niniejszych dowodach księgowych dokumentujących dane wydatki.
Ad.27. Przestrzeganie terminów zapłaty podatku dochodowego z tytułu ekwiwalentu sędziowskiego zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn.zm.).
Ad.28. Zwrot dotacji w kwocie 1 100,00 zł jako dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, wynikającej z faktury VAT Nr 71/2015 z dnia 14.12. 2015 r. na zakup biletu jednorazowego grudzień 2015 r. jako dokumentującej wydatki z kategorii dofinansowanie wydatków bieżących z tytułu udziału klubu lub zawodnika w zawodach w określonej dyscyplinie sportu do 60% ogółu kosztów zgłoszonego projektu, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonych począwszy od dnia przekazania dotacji z budżetu gminy na rachunek Zleceniodawcy projektu o numerze 88 8395 0001 0013 4460 2003 0001.
Ad.29, 30. Zwrot dotacji w kwocie 100,00 zł (dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczenie) jako dotyczącej należności wynikającej z fa VAT 499/08/2015 z dnia 31.08.2015 r. wykonanie nadruku na łączną kwotę 400,00 zł, opłaconej po terminie realizacji projektu niezgodnie z zapisami § 2 ust.1 i 3 oraz umowy Nr 12/IV/2015 r. z dnia 15 kwietnia 2015 r., w związku z art.44 ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.885 z późn.zm.).
Ad.31. Rzetelne wykazywanie w sprawozdaniu końcowym, w zestawieniu faktur (rachunków) z realizacji projektu w zakresie rozwoju sportu źródła finansowania danego wydatku zgodnie z opisem zawartym na właściwym dowodzie księgowym.
Ad.32, 33. Wskazywanie na dowodach księgowych dokumentujących wydatki w ramach projektu w zakresie rozwoju sportu pełnego źródła finansowania danego wydatku zgodnie z treścią dowodu księgowego, w szczególności wysokością, na jaką dowód został wystawiony zgodnie z zasadami opisu dowodów księgowych, zawartych w „Pouczeniu” do sprawozdania końcowego z realizacji projektu, stanowiącego załącznik Nr 2 do umowy Nr 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r. o wsparcie realizacji projektu w zakresie rozwoju sportu.
Ad. 34. Umieszczanie na dowodach księgowych dokumentujących wydatki z tytułu zakupu sprzętu sportowego w ramach projektu w zakresie rozwoju sportu opisu wskazującego osoby otrzymujące odzież i obuwie sportowe, świadczącego o rozdysponowaniu sprzętu sportowego i potwierdzenia podpisem odbioru odzieży i obuwia sportowego przez zawodników.
Na podstawie § 9 ust.5 umowy o wsparcie realizacji projektu tj. umowy 12/IV/2015 z dnia 15 kwietnia 2015 r. zawartej pomiędzy Gminą Miejską Kamienna Góra a Kamiennogórskim Klubem Sportowym „OLIMPIA” w Kamiennej Górze, Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 9 ust.4 wyżej wymienionej umowy, do ich wykonania i powiadomienia o tym Zleceniodawcy.
