Kontrole wewnętrzne 2013: Kontrola administracyjna w Centrum Kultury w Kamienenj Górze
W dniach od 27.05.2013 r. do 19.06.2013 r. została
przeprowadzona kontrola administracyjna w Centrum Kultury w Kamienenj Górze w zakresie
wiarygodności sprawozdań finansowych składanych za rok 2012, realizacji
wydatków z tytułu wynagrodzeń osobowych pracowników za rok 2012 oraz
prawidłowości prowadzenia akt osobowych pracowników, z uwzględnieniem kontroli
sprawdzającej. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku
ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na
podstawie upoważnienia Nr 7/2013 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego
zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna
Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27
sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240), w
związku z § 2 ust.2 i § 9 ust.3 pkt 4 Regulaminu przeprowadzania kontroli
wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra
i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli
administracyjnej, stwierdzono następujące
nieprawidłowości w Centrum Kultury w Kamiennej Górze:
1. Nieprawidłowe wskazanie
w Zasadach (polityki) rachunkowości Centrum Kultury w Kamiennej Górze pojęcia
planu działalności instytucji kultury oraz jego elementów składowych tj. planu
usług, planu przychodów i kosztów, planu remontów i konserwacji środków
trwałych i planu inwestycji niezgodnie z postanowieniami art.27 ust.3 i 4
ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu
działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz.406), w związku z art.1 pkt
19 ustawy z dnia 31 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o organizowaniu i prowadzeniu
działalności kulturalnej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2011 r. Nr 207,
poz.1230).
2. Nieprawidłowe zapisy
zawarte w Zasadach (polityki) rachunkowości Centrum Kultury w Kamiennej Górze w
zakresie zwiększania funduszu instytucji kultury m.in. o dotacje budżetowe na
finansowanie rozwoju instytucji – majątku trwałego, nieodpłatne otrzymywanie
majątku trwałego, amortyzację środków trwałych niezgodnie z art. 29 ustawy z
dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności
kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz.406),
w związku z art. 41 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn.zm.).
3. Brak określenia w
Zakładowym planie kont stanowiącym załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 1/2012
Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze z dnia 01 września 2012 roku w
sprawie polityki rachunkowości wersji oprogramowania komputerowego
wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowym za pomocą komputera niezgodnie z art.10
ust.1 pkt. 3 lit c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.
U. z 2009 r., Nr 152, poz.1223 z późn. zm.).
Pomimo zobowiązania Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej
Górze, zawartego w odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne z dnia 23.07.2012 r. w
zakresie zmiany polityki rachunkowości zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1
stycznia 2012 r. nie wykonano precyzyjnie treści zaleceń zawartych w
wystąpieniu pokontrolnym SK.1711.W-8.2012 z dnia 12.06.2012 r. w powyższym
zakresie. tj. nie określono wersji oprogramowania komputerowego
wykorzystywanego w jednostce do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
4. Brak w zapisach
Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zabezpieczenia
dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych Centrum Kultury w Kamiennej Górze,
wprowadzonej na podstawie Zarządzenia Nr 5/2013 z dnia 20 lutego 2013 r.,
wskazania osób upoważnionych do dokonywania poszczególnych
rodzajów kontroli dowodów księgowych (tj. kontrola pod względem formalnym i
rachunkowym, kontrola merytoryczna oraz zatwierdzanie dowodów księgowych) oraz
wzorów podpisów w/w osób odpowiedzialnych, a także wskazania zastępców
upoważnionych do dokonywania powyższych rodzajów kontroli dowodów księgowych, w
celu zapewnienia bezkolizyjnego i prawidłowego obiegu dokumentów zwłaszcza w
przypadku wystąpienia różnych zdarzeń losowych (zwolnienia lekarskie, urlopy).
5. Brak dostosowania
postanowień Regulaminu Pracy Centrum Kultury w Kamiennej Górze, określających
termin wypłaty wynagrodzenia pracowników - na termin zgodny z treścią art. 85§
2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu Pracy tj. do 10 - tego dnia
następnego miesiąca stosownie do zaleceń zawartych w piśmie SKK.170.10.2013 z
dnia 14 marca 2013 r. oraz zgodnie z § 10 Regulaminu wynagradzania pracowników
Centrum Kultury w Kamiennej Górze, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr
1/2013 Dyrektora CK z dnia 10 lutego 2013 r.
6. Nieprawidłowe wykazanie
dotacji celowej na zadania inwestycyjne dla Centrum Kultury w Kamiennej Górze
przyznanej na podstawie Zarządzenia Nr 132A/2012 Burmistrza Miasta Kamienna
Góra z dnia 29 czerwca 2012 roku w sprawie wprowadzenia zmian w budżecie miasta
Kamienna Góra na rok 2012, w treści Aneksu Nr 1 z dnia 2 lipca 2012 r. do umowy
Nr 4/I/2012 o przyznanie dotacji
podmiotowej z dnia 18 stycznia 2012 r. oraz Aneksu Nr 2 z dnia 31 grudnia 2012
r. do w/w umowy niezgodnie z art.28 ust.3 pkt 2 ustawy z dnia ustawy z dnia 25
października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej
(t.j. Dz. U. z 2012 r. poz.406), w związku z art. 250 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn.zm.).
7. Zapłata należności wynikającej z treści
dowodu księgowego fa VAT Nr 59/12 z dnia 02.03.
2012 r. ATR (dow.ks.12/39/2012) oraz wydatków wykazanych w wierszu
E.4.1. zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług w kwartalnym
sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych za IV kwartał
2012 r., po upływie terminów wynikających z treści dowodów księgowych
niezgodnie z art. 44 ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1240 z późn.zm.) oraz stosownie
do zapisów art. 6 i 7 ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w
transakcjach handlowych (Dz. U. z 2003 r. Nr 139, poz. 1323 z późn. zm.).
8. Brak oznaczenia na
pieczęci dekretacyjnej, dowodów księgowych wykazanych w sprawozdaniu Rb-Z o
stanie zobowiązań według tytułów dłużnych za IV kwartał 2012 r. w wierszu E.4.1
zobowiązania wymagalne z tytułu towarów i usług, analityki do
konta syntetycznego 200 „Rozrachunki z dostawcami” (po stronie Ma),
precyzującej oznaczenie przebiegu rozrachunków i stanu zobowiązań w odniesieniu
do poszczególnych kontrahentów,
niezgodnie z zasadą rzetelności zapisów księgowych określoną przez art.
4 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 20009
r. Nr 152, poz. 1223 z późn.z m.), w związku z komentarzem do Zakładowego Planu
Kont Centrum Kultury w Kamiennej Górze oraz zasadą prowadzenia ewidencji
analitycznej do konta 200 i właściwą dekretacją dowodu księgowego opisaną w
Instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz
przechowywania dokumentów i ksiąg rachunkowych Centrum Kultury w Kamiennej
Górze.
9. Brak wskazania
(oznaczenia) w rocznym sprawozdaniu Rb-WSa o wydatkach strukturalnych
poniesionych przez Centrum Kultury w Kamiennej Górze w roku 2012 adresata sprawozdania jednostkowego
niezgodnie z § 9 ust.1 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U.
z 2010 r. Nr 20, poz.103 z późn.zm.)(tj. błąd formalny sprawozdania).
10. Złożenie kwartalnego
sprawozdania finansowego i merytorycznego z tytułu rozliczenia rat
dotacji przez Centrum Kultury w Kamiennej Górze za IV kwartał 2012 r. z
naruszeniem terminu właściwego do jego złożenia niezgodnie z § 5 ust.1 umowy Nr 4/I/2012 z dnia 18 stycznia 2012 r. o przyznanie dotacji podmiotowej.
Powyższa
nieprawidłowość wystąpiła pomimo zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu
pokontrolnym SK.1711.8-W.2012 w zakresie dotyczącym terminowego składania wyżej
wymienionych sprawozdań oraz zobowiązania dyrektora jednostki zawartego w
odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne pismo z dnia 23 lipca 2012 r. do
przestrzegania terminów składania sprawozdań.
11. Nieprawidłowe wykazanie w rachunku zysków i
strat (w wariancie porównawczym) za rok 2012 Centrum Kultury w Kamiennej Górze
wartości dotacji podmiotowej przekazanej przez organizatora w części D rachunku
zysków i strat (D.II. Dotacje) niezgodnie z art.4 ust.2, art.6 oraz art.50
ust.1, w związku z załącznikiem Nr 1 do ustaw z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn.zm.).
12. Błędne wskazanie
(oznaczenie) adresata w jednostkowych sprawozdaniach
Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji oraz
Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych złożone przez
Centrum Kultury w Kamiennej Górze według stanów na koniec I, II, III i IV
kwartału 2012 r. jako Regionalna Izba Obrachunkowa niezgodnie z załącznikiem Nr
8, I, tabela B, w związku z § 10 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4
marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w
zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
13. Złożenie kwartalnych sprawozdań Rb-N o stanie należności oraz
wybranych aktywów finansowych przez Centrum Kultury w Kamiennej Górze według
stanów na koniec I, II, III i IV 2012 roku na niewłaściwym formularzu
niezgodnie z § 2 ust.1 pkt 3, w związku z załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora
finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43,
poz. 247).
14. Brak wykazania w
sprawozdaniach kwartalnych Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów
finansowych według stanu na koniec I, II i III kwartału 2012 r. w kolumnie 13
gospodarstwa domowe w pozycji N5.3.”pozostałe należności” wydatków z tytułu
pobranej przez pracownika zaliczki na poczet zakupów w wysokości 500,00 zł
niezgodnie z zapisami ewidencji księgowej konta 234-1 Rozrachunki z
pracownikami oraz z załącznikiem Nr 9 (instrukcją sporządzania
sprawozdań), rozdz.2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r.
w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji
finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz.247).
Powyższa
nieprawidłowość w zakresie braku wykazania w sprawozdaniu Rb-N o stanie
należności oraz wybranych aktywów finansowych wystąpiła pomimo zaleceń w
powyższym zakresie zawartych w
wystąpieniu pokontrolnym z dnia SK.1711.W-8.2012 z dnia 12 czerwca 2012 r.,
Ad.11 oraz wyjaśnień zawartych w piśmie SK.1711.8-1.2012 z dnia 31 lipca 2012
r. z przytoczeniem stanowiska Ministerstwa
Finansów-Departament Długu Publicznego z dnia 31 listopada 2008 r. Nr
DP/W8/0657/134/OSM/08/1931.
15. Brak w aktach osobowych głównej księgowej
Centrum Kultury w Kamiennej Górze, prowadzącej akta osobowe pracowników
niniejszej instytucji kultury pisemnego upoważnienia do przetwarzania danych
osobowych niezgodnie z art. 37 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz.926 z późn.zm.), w związku
z § 6 ust.2 pkt.2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28
maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w
sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracowników (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286
z późn.zm.) oraz brak prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do
przetwarzania danych osobowych niezgodnie z art. 39 ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz.926 z
późn.zm.).
16.
Brak
w aktach osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku (…...............). w
Centrum Kultury w Kamiennej Górze oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub
opiekunem dziecka o zamiarze lub braku
zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art.
189¹ Kodeksu Pracy niezgodnie z § 6
ust.2 pkt.2 lit.c rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28
maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w
sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.).
17. Zastosowanie nieaktualnych wzorów
kwestionariuszy osobowych (akta osobowe pracowników zatrudnionych na
stanowiskach (......................) umieszczonych w części B akt osobowych
niezgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej
z dnia 10 lipca 2009 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu
prowadzenia prze pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem
pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2009 r. Nr
115, poz.971).
W związku z wyżej
wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Sprostowanie
postanowień Zasad (polityki) rachunkowości Centrum Kultury w Kamiennej Górze poprzez uchylenie
zapisów wskazujących elementy składowe planu działalności instytucji kultury, a
wskazanie zaś planu finansowego i jego elementów składowych jako stanowiących
podstawę gospodarki finansowej instytucji kultury zgodnie z art. 27 ust.3 i 4
ustawy z dnia 25 października 1991 r. o
organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r.
poz.406).
Zgodnie z art.27 ust.3 i 4 ustawy z dnia
25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej
(t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406): „podstawą gospodarki finansowej instytucji
kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości
dotacji organizatora, a niniejszy plan finansowy sporządzany jest zgodnie z
przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych”. W skład
wyżej wymienionego planu finansowego zgodnie z art.31 ustawy o finansach
publicznych wchodzą:
1) przychody
z prowadzonej działalności;
2) dotacje
z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego;
3) koszty,
w tym:
a) wynagrodzenia
i składki od nich naliczane,
b) płatności odsetkowe
wynikające z zaciągniętych zobowiązań,
c) zakup
towarów i usług;
4) środki
na wydatki majątkowe;
5) środki
przyznane innym podmiotom;
6) stan
należności i zobowiązań na początek i koniec roku;
7) stan
środków pieniężnych na początek i koniec roku.
Ad.2.
Sprostowanie
zapisów Zasad (polityki) rachunkowości Centrum Kultury w Kamiennej Górze w
zakresie dotyczącym zwiększania
funduszu instytucji kultury zgodnie z art. 29 ustawy z dnia 25 października
1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012
r. poz.406), w związku z art. 41 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994
r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.330 z późn.zm.) oraz
wprowadzenie do Zakładowego Planu Kont Centrum Kultury w zespole 8 konta
„Rozliczenia międzyokresowe przychodów” w celu zapewnienia prawidłowego
wykazania stanu funduszu instytucji kultury zgodnie z wyżej wymienionym art. 41
ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Począwszy od 1 stycznia 2012 r. środki
pieniężne otrzymane od organizatora na finansowanie kosztów realizacji inwestycji (w formie dotacji celowej),
zaliczane są - zgodnie z art.41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości - do
rozliczeń międzyokresowych przychodów, a nie jak do tej pory na zwiększenie
funduszu instytucji kultury. Przepisy art. 41 ust.1 pkt 2 ustawy o
rachunkowości stanowią bowiem, że środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie
nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także trwałych w budowie,
jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają kapitałów (funduszy) własnych,
zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Zaliczone do rozliczeń
międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają następnie stopniowo pozostałe
przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych
od środków trwałych sfinansowanych w innych źródeł. Przepis ten stosuje się odpowiednio
do przyjętych nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny, środków trwałych w
budowie, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Oznacza to, że wpływu środków pieniężnych
otrzymanych na finansowanie zakupu bądź budowy środków trwałych nie odnosi się
już na zwiększenie funduszu instytucji (zasada ta obowiązywała do końca 2011
r.)
Również od początku 2012
roku amortyzacja środków trwałych nie zwiększa konta „Fundusz instytucji
kultury”, a umorzenie go nie zmniejsza.
Ad.3. Uzupełnienie
zapisów Zakładowego Planu Kont Centrum Kultury, stanowiącego załącznikNr 1 do Zarządzenia Nr 1/2012
Dyrektora Centrum Kultury w Kamiennej Górze z dnia 01 września 2012 roku w
sprawie polityki rachunkowości o określenie wersji oprogramowania komputerowego
wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowym za pomocą komputera zgodnie
z art.10 ust.1 pkt. 3 lit c oraz art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994
r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2013
r., poz.330 z późn. zm.).
Ad.4. Uzupełnienie zapisów Instrukcji
obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zabezpieczenia dokumentów
księgowych i ksiąg rachunkowych Centrum Kultury w Kamiennej Górze,
wprowadzonych na podstawie Zarządzenia Nr 5/2013 z dnia 20 lutego 2013 r. o
wskazanie osób upoważnionych do dokonywania poszczególnych
rodzajów kontroli dowodów księgowych (tj. kontrola pod względem formalnym i
rachunkowym, kontrola merytoryczna oraz zatwierdzanie dowodów księgowych) oraz
wzorów podpisów w/w osób odpowiedzialnych, a także wskazania zastępców
upoważnionych do dokonywania powyższych rodzajów kontroli dowodów księgowych, w
celu zapewnienia bezkolizyjnego i prawidłowego obiegu dokumentów, zwłaszcza w
przypadku wystąpienia różnych zdarzeń losowych (zwolnienia lekarskie, urlopy).
Ad.5. Dostosowanie postanowień
Regulaminu Pracy Centrum Kultury w Kamiennej Górze, określających
termin wypłaty wynagrodzenia pracowników - na termin zgodny z treścią art. 85 §
2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu Pracy tj. do 10 - tego dnia
następnego miesiąca stosownie do zaleceń zawartych w piśmie SKK.170.10.2013 z
dnia 14 marca 2013 r. oraz zgodnie z § 10 Regulaminu wynagradzania pracowników
Centrum Kultury w Kamiennej Górze, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr
1/2013 Dyrektora CK z dnia 10 lutego 2013 r.
Ad.6. Stosowanie właściwej
formy prawnej przekazania dotacji celowej instytucji kultury przez jednostkę
samorządu terytorialnego tj. umowy o przyznanie dotacji celowej z zachowaniem
wymogów i zasad wskazanych w art. 250 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn.zm.), w związku z art.28 ust.3 pkt 2
ustawy z dnia ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j.
Dz. U. z 2012 r. poz.406).
Ad.7. Przestrzeganie terminów
zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych stosownie do zapisów art. 44
ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2009 r. Nr 157,poz. 1240), w związku z art. 6 i 8 ustawy z dnia 8
marca 2013 r. o terminach zapłaty w
transakcjach handlowych (Dz. U. z 2013 r. poz.403).
Zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr
157, poz. 1240):” Wydatki publiczne powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i
oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania
najlepszych efektów z danych nakładów;
b) optymalnego doboru
metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
2) w sposób umożliwiający
terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach
wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.”
Ad.8. Wskazywanie na pieczęci dekretacyjnej, analityki do
konta syntetycznego 200 „Rozrachunki z
dostawcami” (po stronie Ma), precyzującej oznaczenie przebiegu rozrachunków i
stan zobowiązań w odniesieniu do poszczególnych kontrahentów, zgodnie z zasadą
rzetelności zapisów księgowych określoną przez art. 4 ust.1 ustawy z dnia 29
września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z
późn.z m.), w związku z komentarzem do Zakładowego Planu Kont Centrum Kultury w
Kamiennej Górze oraz zasadą prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 200
oraz właściwą dekretacją dowodu księgowego opisaną w Instrukcji określającej
zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania dokumentów i ksiąg
rachunkowych Centrum Kultury w Kamiennej
Górze.
Ad.9. Wskazywanie w rocznym sprawozdaniu Rb-WSa o
wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostkę sektora finansów
publicznych adresata sprawozdania jednostkowego zgodnie z § 9
ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 20, poz.103 z późn.zm.)(tj. błąd formalny
sprawozdania).
Ad.10. Składanie kwartalnych sprawozdań
finansowych i merytorycznych z tytułu rozliczenia rat dotacji przez Centrum
Kultury w Kamiennej Górze z zachowaniem terminu właściwego do jego złożenia
zgodnie postanowieniami umowy o przyznanie
dotacji podmiotowej.
Ad.11. Wykazywanie dotacji
przekazanej przez organizatora instytucji kultury na działalność statutową w
rachunku zysków i strat w części A „Przychody netto ze sprzedaży usług i
zrównane z nimi” zgodnie z art.4 ust.1,
art.50 ust.1, w związku z załącznikiem Nr 1 do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(t. j. Dz. U. z 2013 r, poz. 330 z późn. zm.).
Dotacje z budżetu jednostki samorządu
terytorialnego (od organizatora) otrzymane na dofinansowanie działalności
kulturalnej, będącej działalnością statutową (podstawową) danej instytucji
kultury, księguje się pod datą wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy
instytucji kultury, zaliczając ją do przychodów ze sprzedaży usług działalności
kulturalnej z tym, że ujmuje się ją w księgach rachunkowych na odrębnym koncie
analitycznym kont zespołu 7 „Przychody”, o nazwie ”Dotacja na działalność
statutową instytucji kultury”.
Przychody w postaci
otrzymanej dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, ujęte w
księgach rachunkowych w podany wyżej sposób, przeksięgowane na dzień bilansowy
na wynik finansowy (MA konta 860) należy prezentować w rachunku zysków i strat
jako przychody netto ze sprzedaży w pozycji A. „Przychody netto ze sprzedaży
usług kulturalnych” oraz rozważyć wprowadzenie dodatkowej pozycji np. A.V.”
Dotacja organizatora na bieżącą działalność”. Wyżej wymieniony sposób ujmowania
dotacji na działalność statutową oraz prezentowania jej w rachunku zysków i
strat zapewnia respektowania zasady współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów (art.
6 ustawy o rachunkowości) oraz znajduje uzasadnienie w wymaganej w art. 4 ust.2
wskazanej ustawy zasadzie przewagi treści ekonomicznej nad formą.
Ponadto zgodnie z art.3 ust.1 pkt.32 ustawy o
rachunkowości, pozostałe koszty i przychody operacyjne to te, które są
bezpośrednio związane z działalnością jednostki. Dotacja otrzymana na
działalność statutową instytucji kultury jest bezpośrednio związana z
działalnością operacyjną. Z powyższego wynika, że należy ją ująć w poz. A.
Przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi. Ponadto zgodnie z art.50 ust.1
ustawy o rachunkowości informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym mogą być
wykazywane ze szczegółowością większą niż określona w załącznikach do wskazanej
ustawy.
Ad.12.Prawidłowe oznaczenie adresata w
jednostkowych sprawozdaniach Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów
dłużnych oraz poręczeń i gwarancji oraz Rb-N o stanie należności oraz wybranych
aktywów finansowych złożone przez Centrum Kultury w Kamiennej Górze zgodnie z
załącznikiem Nr 8, I, tabela B, w związku z § 10 ust.4 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w
sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji
finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
Ad.13. Składanie kwartalnych sprawozdań Rb-N o stanie
należności oraz wybranych aktywów finansowych przez Centrum Kultury w Kamiennej
Górze na właściwych formularzach zgodnie z § 2 ust.1 pkt 3, w związku z załącznikiem
Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie
sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji
finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
Ad.14. Wykazywanie w kwartalnych sprawozdaniach Rb-N o stanie
należności oraz wybranych aktywów finansowych w kolumnie 13 gospodarstwa domowe
w pozycji N5.3 „pozostałe należności” wydatków z tytułu pobranej zaliczki na
poczet zakupów przez pracownika stosownie do zapisów salda kont zespołu 2
“Rozrachunki i roszczenia” zgodnie z załącznikiem Nr 9 (instrukcją sporządzania
sprawozdań), rozdz.2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w
sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).
Ad.15. Uzupełnienie w części
B akt osobowych głównej księgowej Centrum Kultury w Kamiennej Górze pisemnego
upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 37 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101,
poz.926 z późn.zm.), w związku z § 6
ust.2 pkt.2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja
1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.) oraz utworzenie
ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych zgodnie z art.
39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U.
z 2002 r. Nr 101, poz.926 z późn.zm.).
Ad.16. Uzupełnienie w aktach osobowych w części B pracownika
zatrudnionego na stanowisku (..................) w Centrum Kultury w Kamiennej
Górze oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o
zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach
wymienionych w art. 189¹ Kodeksu Pracy zgodnie z § 6 ust.2 lit.c rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu
prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem
pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr
62, poz. 286 z późn.zm.).
Ad.17. Stosowanie
zaktualizowanych wzorów kwestionariuszy osobowych i umieszczanie ich we
właściwych częściach akt osobowych pracowników tj. kwestionariusz osobowy dla
osoby ubiegającej się o zatrudnienie- część A akt osobowych oraz kwestionariusz
osobowy dla pracownika – część B zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 lipca 2009 r. zmieniającego
rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w
sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika
(Dz. U. z 2009 r. Nr 115, poz. 971 ) oraz § 1 ust.1 pkt 1 rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu
prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem
pracy sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62,
poz. 286 z późn.zm.).
Zgodnie z załącznikiem do
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 lipca 2009 r.
zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców
dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia
akt osobowych (Dz. U. z 2009 r. Nr 115, poz.971), obowiązującym od dnia 05
sierpnia 2009 r. stosuje się dwa wzory kwestionariuszy osobowych:
1)
kwestionariusz
osoby ubiegającej się o zatrudnienie (część A akt osobowych);
2)
kwestionariusz
osobowy pracownika (część B akt osobowych).
Nie stosuje się zatem uniwersalnego
wzoru kwestionariusza osobowego.
Ponadto,
w związku z ogłoszeniem dnia 11 marca 2013 r. nowego tekstu jednolitego ustawy
dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz.330) zaleca
się, w przypadku dokonywania aktualizacji postanowień Zasad (polityki)
rachunkowości, instrukcji inwetaryzacyjnej, Instrukcji kasowej, Instrukcji
ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania oraz Instrukcji obiegu i
kontroli dokumentów księgowych Centrum Kultury w Kamiennej Górze powoływanie
się na nowy tekst jednolity ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Na podstawie
§ 31 Regulaminu kontroli
wewnętrznej w Urzędzie
Miasta Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem
Nr 11/10 Burmistrza
Miasta Kamienna Góra z
dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki
kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia
pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej
wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
e-mail:
monika.kluczynska@kamiennagora.pl
