Kontrole wewnętrzne 2014: Kontrola administracyjna w Kamiennogórskim Stowarzyszeniu „JEDYNKA” w Kamiennej Górze
W dniach od 15.10.2014 r. do 28.11.2014 r. (kontrola zawieszona dnia 22.10.2014 r., czynności kontrolne ponownie podjęte dnia 17.11.2014 r.) została przeprowadzona kontrola administracyjna w Kamiennogórskim Stowarzyszeniu „JEDYNKA” w Kamiennej Górze w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej organizacji pozarządowej na wsparcie realizacji zadania publicznego „Prowadzenie profilaktycznej działalności informacyjnej i edukacyjnej wśród dzieci i młodzieży z Kamiennej Góry, w szczególności ze środowisk zagrożonych uzależnieniem- Jestem bezpieczny, bo wiem i umiem” - umowa Nr 8/VI/2013 z dnia 10 czerwca 2013 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 17/2014 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 i art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.885 z późn.zm.), w związku z § 9 wyżej wymienionej umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Kamiennogórskim Stowarzyszeniu „JEDYNKA” w Kamiennej Górze:
1. Przekroczenie dopuszczalnej sumy środków finansowych własnych stowarzyszenia o kwotę 172,65 zł oraz zwiększenie całkowitych kosztów zadania publicznego niezgodnie z zapisami§ 3 ust. 5, w związku z § 3 ust. 3 i 4 umowy Nr 8/VI/2013 z dnia 10 czerwca 2013 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego ”Prowadzenie profilaktycznej działalności informacyjnej i edukacyjnej wśród dzieci i młodzieży z Kamiennej Góry, w szczególności ze środowisk zagrożonych uzależnieniem – Jestem bezpieczny, bo wiem i umiem”.
2. Dokonanie zwrotu niewykorzystanej części dotacji w kwocie 18,94 zł z naruszeniem terminu właściwego do dokonania zwrotu niezgodnie z § 11 ust.1 umowy Nr 8/VI/2013 z dnia 10 czerwca 2013 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
3. Błędne określenie początkowej daty realizacji zadania publicznego, wsprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego, wykonywanego na podstawie umowy Nr 8/VI/2013 z dnia 10 czerwca 2013 r. oraz w ofercie realizacji zadania stanowiącej integralną część umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego, jako „w okresie od 3 czerwca 2013 r. do 20 grudnia 2013 r.” niezgodnie z terminami realizacji zadania określonymi w § 2 ust.1 umowy Nr 8/VI/2013 z dnia 10 czerwca 2013 r. tj. od dnia 17 czerwca 2013 r. do 20 grudnia 2013 r. oraz terminami określonymi w harmonogramie (opisie poszczególnych działań), stanowiącym integralną część wyżej wymienionej umowy- stosownie do §1 ust. 4 oraz niezgodnie z załącznikiem Nr 3 (wzór sprawozdania końcowego z wykonania zadania) do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
4. Sporządzenie i złożenie przez Kamiennogórskie Stowarzyszenie JEDYNKA sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego z naruszeniem terminu właściwego do jego sporządzenia niezgodnie z § 10 ust.2 umowy NR 8/VI/2013 z dnia 10 czerwca 2013 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
5. Nieprawidłowe wykazanie w złożonym sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 8/VI/2013 z dnia 10 czerwca 2013 r. w części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków pkt 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) w rubryce całość zadania zgodnie z umową, kwot poszczególnych kosztów tj. całkowitych, pokrytych z dotacji, z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego oraz pokrytych z wkładu osobowego, w tym z pracy społecznej członków i wolontariuszy – jako za okres sprawzodawczy (końcowy) realizacji zadania (tj. kwoty poniesione po wykonaniu zadania publicznego), podobnie w pkt. 2 Rozliczenie ze względu na źródło finansowania w rubryce “całość zadania (zgodnie z umową)” wartości w złotych oraz procentowego udziału poszczególnych kosztów w całości zadania publicznego właściwy dla końcowego okresu sprawozdawczego tj. całego okresu realizacji zadania, a nie właściwego dla postanowień umowy niezgodnie z poszczególnymi rodzajami kosztów wykazanych w kosztorysie zadania publicznego, stanowiącym załącznik do umowy Nr 8/VI/2013 z dnia 10 czerwca 2013 r. oraz stosownie do zapisów załącznika Nr 3 (wzór sprawozdania końcowego z wykonania zadania) do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
6. Zapłata należnościwynikających z fa VAT 838/2013 z dnia 14.10.2013 r. oraz fa VAT 4814/2013 z dnia 22.10.2013 r. po terminach wynikających z treści wyżej wymienionych dowodów księgowych niezgodnie z art. 44 ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (t.j.Dz. U. z 2013 r., poz.885 z późn.zm.).
7. Brak wskazania w opisie sporządzonym na odwrocie faktury fa VAT 4814/2013 z dnia 22.10.2013 r., z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta niezgodnie z pkt 9 „Pouczenia” do wzoru sprawozdania z wykonania zadania publicznego, stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
8. Nieprawidłowe zastosowanie w zestawieniu faktur (rachunków) do sprawozdania końcowego, w rubryce numer pozycji kosztorysu oraz w opisie dowodów księgowych finansowanych z dotacji na wsparcie realizacji zadania publicznego, pozycji (numeru) harmonogramu, łączącego poszczególny wydatek finansowany z dotacji z poszczególnymi działaniami (imprezami, przedsięwzięciami) podejmowanymi w ramach danego zadania publicznego lub posługiwanie się odpowiednimi pozycjami zadań opisanych w sprawozdaniu końcowym w części: sprawozdanie merytoryczne pkt. 2 opis wykonania zadania, bez opisania poszczególnych wydatków w sposób wskazujący na powiązanie wydatku z odpowiednimi pozycjami kosztorysu (zgodnie z częścią II.1- rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów), niezgodnie z załącznikiem Nr 3 (wzór sprawozdania) do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25), zawierającym opis danych zawartych w zestawieniu rachunku (faktur) oraz utrudniający kontrolę prawidłowości wykorzystania środków publicznych na realizację zadania publicznego oraz rzetelności i jakości jego wykonania stosownie do zapisów art. 17 pkt 2 i 4 ustawy z dnia z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz.1536 z późn.zm.).
9. Nieprecyzyjnyopis na fakturach Nr 4814/2013 z dnia 22.10.2013 r., fa 58/S/11/2103 z dnia 06.11.2013 r., fa VAT 14365/MAG/10/2013 z dnia 31.10.2013 r.; fa FV/0051/2013 z dnia 03.10.2013, fa 389/2013 z dnia 18.11.2013 r.; fa VAT FA/1368/2013/01-MG), dokumentujących wydatki pokryte z dotacji, nie wskazujący konkretnego przeznaczenia zakupionych towarów tj. opisu faktycznego celu na jaki wydatek został zrealizowany, a jedynie ogólne stwierdzenie, iż materiały zakupiono na realizację programu ”Jestem bezpieczny, bo wiem i umiem” na podstawie umowy Nr 8/VI/2013 z dnia 10 czerwca 2013 r. zawartej w dniu 10.06.2013 r. pomiędzy Gminą Miejską Kamienna Góra a Kamiennogórskim Stowarzyszeniem „JEDYNKA” niezgodnie z pkt 9 „Pouczenia” do wzoru sprawozdania z wykonania zadania publicznego, stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
10. Pobranie dotacji w nadmiernej wysokości w kwocie 1,26 zł, w związku z przekroczeniem dopuszczalnego limitu zmniejszenia kosztu finansowanego z dotacji określonego w odpowiedniej pozycji kosztorysu jako „nagrody”, a danym kosztem dotyczącym pozycji „nagrody” wykazanym w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego niezgodnie z § 10 ust.3 i 4 umowy Nr 8/VI/2013 z dnia 10 czerwca 2013 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego pod nazwą „Prowadzenie profilaktycznejdziałalności informacyjnej i edukacyjnej wśród dzieci i młodzieży z Kamiennej Góry, w szczególności ze środowisk zagrożonych uzależnieniem- Jestem bezpieczny, bo wiem i umiem.”
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Przestrzeganie zapisów umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego, w szczególności w zakresie dotyczącym zachowania wysokości dopuszczalnej sumy środków finansowych własnych stowarzyszenia oraz nieprzekraczania całkowitych kosztów zadania publicznego ustalonych w zawartej umowie o wsparcie realizacji zadania publicznego, konstruowanej w oparciu o złożoną ofertę i (zaktualizowany) kosztorys realizacji zadania oraz ramowy wzór umowy, stanowiący załącznik Nr 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
Ad.2. Przestrzeganie terminów zwrotu niewykorzystanej części dotacji zgodnie z zapisami § 11 ust.1, z uwzględnieniem zapisów § 11 ust. 2-4 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Ad.3. Właściwe określenie (wskazanie) daty początkowej realizacji zadania publicznego w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego, sporządzanego stosownie do zapisów umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego zgodnie z terminami realizacji zadania publicznego określonymi w zapisach §2 ust.1 wyżej wymienionej umowy oraz terminami określonymi w harmonogramie (opisie poszczególnych działań), stanowiącym integralną część niniejszej umowy oraz zgodnie z załącznikiem Nr 3 (wzór sprawozdania końcowego z wykonania zadania) do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz.25).
Ad.4. Sporządzanie sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznegoz zachowaniem terminu właściwego do jego sporządzenia zgodnie z § 10 ust.2 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Ad.5. Prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego w części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków pkt 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) w rubryce całość zadania zgodnie z umową, oraz w pkt. 2 Rozliczenie ze względu na źródło finansowania w rubryce “całość zadania (zgodnie z umową)” - wartości właściwych dla postanowień umowy zgodnych z poszczególnymi rodzajami kosztów wykazanych w zaktualizowanym kosztorysie zadania publicznego, stanowiącym załącznik doumowy o wsparcie realizacji zadania publicznego, w związku z zapisami zawartymi we wzorze sprawozdania z wykonania zadania publicznego, stanowiącymi załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
Ad.6. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych, w szczególności dotyczących wydatków pokrywanych ze środków dotacji zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz.885 z późn.zm.).
Ad.7. Umieszczanie na dowodach księgowych dokumentujących wydatki pokryte ze środków dotacji trwałego opisu wskazującego, z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta zgodnie z pkt 9 „Pouczenia” do wzoru sprawozdania z wykonania zadania publicznego, stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
Ad.8. Właściwe określanie w zestawieniu faktur (rachunków) do sprawozdania końcowego z wykonania zadania, w rubryce „numer pozycji kosztorysu (zgodnie z częścią II.1- rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów) oraz w opisie dowodów księgowych finansowanych z dotacji na wsparcie realizacji zadania publicznego, powiązania poszczególnych wydatków z odpowiednimi pozycjami kosztorysu (zgodnie z częścią II.1- rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów), stosownie do zapisów załącznika Nr 3 (wzór sprawozdania) do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25), zawierającego m.in. opis danych zawartych w zestawieniu rachunku (faktur).
Ad.9. Dokonywanie precyzyjnego opisu dowodów księgowych finansowanych ze środków dotacji na podstawie umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego, w szczególności w zakresie dokładnego określenia przeznaczenia (celu), w jakim zostały zakupione oraz wykorzystane towary lub usługi,stosownie do zapisów zawartych w pkt 9 „Pouczenia” do wzoru sprawozdania z wykonania zadania publicznego, stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
Ad.10. Zwrot dotacji pobranej w nadmiernej wysokości w kwocie 1,26 zł, wraz z należnymi odsetkami jak dla zaległości podatkowych, w związku z przekroczeniem dopuszczalnego limitu zmniejszenia kosztu finansowanego z dotacji określonego w odpowiedniej pozycji kosztorysu jako „nagrody”, a danym kosztem dotyczącym pozycji „nagrody” wykazanym w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego zgodnie z § 10 ust.3 i 4 ,w związku z § 11 ust.5 umowy Nr 8/VI/2013 z dnia 10 czerwca 2013 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego pod nazwą „Prowadzenie profilaktycznejdziałalności informacyjnej i edukacyjnej wśród dzieci i młodzieży z Kamiennej Góry, w szczególności ze środowisk zagrożonych uzależnieniem- Jestem bezpieczny, bo wiem i umiem” i przekazanie niniejszej należności na rachunek bankowy Zleceniodawcy wskazany w treści zapisów § 11 ust.5 wyżej wymienionej umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Ponadto, w związku z uchyleniem z dniem 05 września 2014 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1539) na podstawie art. 1 pkt 13 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2014. poz. 1100), stanowiącego podstawę prawną opracowania Polityki rachunkowości Kamiennogórskiego Stowarzyszenia JEDYNKA zaleca się dokonanie stosownych zmian w zapisach wskazanej Polityki rachunkowości .
Zaś, w związku z ogłoszeniem dnia 11 marca 2013 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330), stanowiącego podstawę opracowania Zasad polityki rachunkowości Kamiennogórskiego Stowarzyszenia Jedynka, zaleca się w przypadku dokonywania zmian wyżej wymienionego dokumentu, powoływanie się na obowiązujący tekst jednolity ustawy
Na podstawie § 9 ust.5 umów o wsparcie realizacji zadania publicznego tj. umowy 8/VI/2013 z dnia 10 czerwca 2013 r., zawartej z Kamiennogórskim Stowarzyszeniem JEDYNKA z siedzibą w Kamiennej Górze, Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 9 ust.4 wyżej wymienionych umów, do ich wykonania i powiadomienia o tym Zleceniodawcy.
