Kontrole wewnętrzne 2018: Kontrola administracyjna w Oddziale Polskiego Towarzystwa Turystyczno-Krajoznawczego Ziemi Kamiennogórskiej
W dniach od 13.03.2018 r. do 03.04.2018 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Oddziale Polskiego Towarzystwa Turystyczno-Krajoznawczego Ziemi Kamiennogórskiej w Kamiennej Górze, z siedzibą przy ul. Słowiańskiej 1 w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanej organizacji pozarządowej na wsparcie realizacji zadania publicznego: „Rajd Turystyczny-Poznajemy Góry”- umowa Nr 7/III/2017 z dnia 03 marca 2017 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 3/2018 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra oraz § 8 w/w umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Oddziale Polskiego Towarzystwa Turystyczno-Krajoznawczego Ziemi Kamiennogórskiej w Kamiennej Górze:
1. Zapłata zobowiązania wynikającego z faktury VAT FS 196/2017 z dnia 03.09.2017 r. za przewóz uczestników-usługa transportowa na łączną kwotę 850,00 zł, pokrytej w kwocie 600,00 zł ze środków dotacji przekazanych przez Gminę Miejską Kamienna Góra na podstawie umowy Nr 7/III/2017 z dnia 03 marca 2017 r. oraz zobowiązań wynikających z innych dowodów księgowych opisanych odpowiednio w treści protokołu kontroli SSK.1711.P-3.2018 pokrytych z innych środków finansowych, po terminach płatności wynikających z treści niniejszych dowodów niezgodnie z art. 44 ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz.2077 z późn.zm.) oraz stosownie do zapisów art.7 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 684 z późn.zm.).
2. Nieprawidłowe oznaczenie w treści raportu kasowego Nr 9 za okres od 01.09.2017 r. do 30.09.2017 r. w poz. 8 (8,60 zł) i 9 (380,00 zł) dotyczących zapłaty w formie gotówki za fa FV 319/10250/2017 z dnia 23.09.2017 r. poczęstunek na zakończenie rajdu na łączną kwotę 388,62 zł, w pozycjach 8 i 9 MA- rozchód nieprawidłowej łącznej kwoty wynikającej z treści dowodu księgowego tj. 388,60 zł niezgodnie z treścią wymienionego wyżej dowodu oraz art.24 ust. 1-3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn.zm.).
3. Nieprawidłowe oznaczenie na fakturze VAT Nr 2017/H/123 z dnia 30.04.2017 r. dotyczącej kosztów noclegu z wyżywieniem na łączną kwotę 280,00 zł, adresu siedziby nabywcy tj. PTTK Oddział Kamienna Góra, wskazując niniejszy jako ul. Katowicka 14 niezgodnie ze stanem faktycznym, działem I, rubryką 2 „siedziba i adres podmiotu” wypisu z KRS 0000025648, w związku z art. 106e ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2017. poz.1221 z późn.zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych zgodnie z art. 44 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.) oraz zapisów art.7 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 684 z późn.zm.).
Ad.2. Rzetelne i bezbłędne oznaczanie oraz rozliczanie w raporcie kasowym należności wynikającej z dowodu księgowego zgodnie z jego faktyczną treścią oraz art.24 ust.1-3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395 z późn.zm.).
Ad.3. Dokonanie sprostowania adresu siedziby nabywcy faktury VAT Nr 2017/H/123 z dnia 30.04.2017 r. noclegu z wyżywieniem na łączną kwotę 280,00 zł poprzez wystawienie noty korygującej zawierającej prawidłowe oznaczenie adresu siedziby Oddziału PTTK Ziemi Kamiennogórskiej tj. ul Słowiańska 1 zgodnie ze stanem faktycznym, działem I, rubryką 2 „siedziba i adres podmiotu” wypisu z KRS 0000025648, w związku z art. 106k ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. Z 2017 r., poz.1221 z późn.zm.).
Ponadto, w trakcie kontroli stwierdzono, iż w zapisach Zasad (polityki) rachunkowości z dnia 01.01.2010 r. określono, iż stosowaną formą rachunkowości przez Oddział PTTK Ziemi Kamiennogórskiej jest metoda przebitkowa ręczna (tzw. amerykanka).
Powyższe zapisy Zasad polityki rachunkowości są niezgodne ze stanem faktycznym stwierdzonym w trakcie kontroli, ponieważ ewidencja księgowa i księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera, z wykorzystaniem właściwego oprogramowania komputerowego OGNIK classic wersja 2015.12.017411.
W związku z powyższym, zaleca się dokonanie sprostowania zapisów Zasad (polityki) rachunkowości Oddziału PTTK Ziemi Kamiennogórskiej w Kamiennej Górze poprzez wskazanie w zapisach wyżej wymienionej polityki opisu systemu informatycznego wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji zgodnie z art. 10 ust.1 pkt.3 lit.c, w związku z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395 z późn.zm.).
Ponadto,w związku z ogłoszeniem nowego tekstu jednolitego:
- dnia 20 lutego 2018 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395);
zaleca się w przypadku dokonywania zmian, aktualizacji zapisów Zasad (polityki) rachunkowości Oddziału PTTK Ziemi Kamiennogórskiej powoływanie się na nowy tekst jednolity wyżej wymienionej ustawy.
Na podstawie §8 ust. 5 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego tj. umowa Nr 7/III/2017 z dnia 03 marca 2017 r. Zleceniobiorca zadania publicznego jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego do powiadomienia Burmistrza Miasta Kamienna Góra o sposobie wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich niewykonania.
