Kontrole wewnętrzne 2013: Kontrola administracyjna - Gimnazjum Nr 2 w Kamiennej Górze
W dniach od 10.04.2013
r. do 07.05.2013 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w zakresie prawidłowości
realizacji wydatków przeznaczonych na finansowanie bieżącej działalności
Gimnazjum Nr 2 w Kamiennej Górze zgodnie z porozumieniem Nr 2/VIII/2011 z dnia
19 sierpnia 2011 r. w sprawie współdziałania w wykonywaniu zadań organów
prowadzących szkoły połączone w Zespół Szkół Ogólnokształcących w Kamiennej
Górze za IV kwartał 2012 r. i I kwartał 2013 r. oraz w zakresie wiarygodności
sprawozdań finansowych składanych za rok 2012, z uwzględnieniem kontroli
sprawdzającej. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku
ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na
podstawie upoważnienia Nr 5/2013 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego
zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna
Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27
sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240), w związku z § 9
wyżej wymienionych umów o wsparcie realizacji zadania publicznego oraz § 2
ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta
Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej,
stwierdzono następujące nieprawidłowości
w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Kamiennej Górze- Gimnazjum Nr 2:
1.
Nieprawidłowy opis zawarty na pieczęci dekretacyjnej dowodów księgowych
dokumentujących wydatki sklasyfikowane w § 4700 (szkolenia pracowników), enumeratywnie
opisanych w treści protokołu kontroli str.12,15 i 21 oraz wydatków
sklasyfikowanych w § 4300- dofinansowanie do studiów dla nauczyciela (Nr dow.
ks 353/05/2012)
wskazujący zaksięgowania powyższych wydatków po stronie Wn na koncie 409
„Pozostałe koszty rodzajowe” niezgodnie z załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w
sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza
granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. Nr 128, poz. 861 z późn.zm.), w związku z Zakładowym
Planem Kont - wykazem kont księgi głównej- przyjętymi zasadami klasyfikacji
zdarzeń oraz metod wyceny aktywów i pasywów wprowadzonym na podstawie
Zarządzenia
Nr 23/2011/2012 Dyrektora Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Kamiennej
Górze z dnia 03 lipca 2012 r. w sprawie
wprowadzenia zmian w Instrukcji kontroli finansowej, zasad (polityki)
rachunkowości, zakładowego planu kont, procedur kontroli zarządczej oraz obiegu
dowodów finansowo- księgowych Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Kamiennej
Górze oraz art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 poz. 330).
2. Sprawdzenie pod względem merytorycznym
polecenia wyjazdu służbowego Nr 30/2012 z dnia 19.03.2012 r. oraz Nr 55/2012 z
dnia 19.04.2012 r. przez główną księgową tj. podmiot nieupoważniony do
dokonywania niniejszej kontroli dowodów księgowych niezgodnie z tabelą Nr 1
(wykaz osób oraz wzory podpisów osób upoważnionych do dokonywania kontroli
merytorycznej) załącznika Nr 4 do Instrukcji kontroli kontroli finansowej,
zasad (polityki) rachunkowości zakładowego planu kont, procedur kontroli
zarządczej oraz obiegu dowodów finansowo- księgowych Zespołu Szkół
Ogólnokształcących w Kamiennej Górze.
3.
Błędne wykazanie w kwartalnym sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz
wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec III kwartału 2012 r. w
wierszu “kwota należności ogółem” wysokości środków pieniężnych zgromadzonych
na rachunkach bankowych jednostki, w kwocie 33 727,87 zł niezgodnie z §10 ust.
4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań
jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U.
z 2010 r. Nr 43, poz. 247 z późn.zm.).
4. Zapłata
należności wynikających z dowodów księgowych: fa VAT FV/68171/12 z dnia
01.09.2012 r. Zakład Usług Telewizji Kablowej Lesław Dorobek Kamienna Góra (Nr
dow. ks. 684/09/2012) dotyczący wydatków sklasyfikowanych w § 4350 i § 4300, fa
VAT 513154530213 z dnia 13.02.2013 r.
Polska Telefonia Cyfrowa S.A. (Nr dow. ks. 96/02/2013) dotyczący wydatków
sklasyfikowanych w § 4360 oraz fa VAT FS/32/2013 z dnia 21.02.2013 r. PPTHU
„Zwiedzaczek” (Nr dow. ks.123/02/2013) dotyczący wydatków sklasyfikowanych
w § 4300, po upływie terminu
wynikającego z treści dowodu księgowego niezgodnie z art. 44 ust.3 pkt.3 ustawy
z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr
152, poz.1240 z późn.zm.) oraz stosownie
do zapisów art. 6 i 7 ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w
transakcjach handlowych (Dz. U. z 2003 r. Nr 139, poz. 1323 z późn. zm).
5. Zapłata należności wynikających z not
obciążeniowych Nr 18/2012 z dnia 09.11.2012 r. oraz Nr 19/2012 z dnia
07.12.2012 r. wystawionych przez Szkołę Podstawową Nr 1 w Kamiennej Górze z
naruszeniem terminu wynikającego z treści § 3 pkt.4 porozumienia z dnia 27
września 2011 roku zawartego pomiędzy Szkołą Podstawową Nr 1 w Kamiennej Górze,
a Zespołem Szkół Ogólnokształcących w Kamiennej Górze, w związku z art. 44
ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2007 roku o finansach publicznych (Dz. U.
z 2009 r. Nr 157, poz.1240 z późn.zm.).
6. Błędne zsumowanie wartości brutto w
poszczególnych pozycjach faktury dotyczących wydatków sali gimnastycznej przy
ul. Słonecznej 4 sklasyfikowanych w § 4260 (opłata za wodę) oraz § 4300 (opłata
za ścieki) tj. dowód księgowy fa VAT/SB/003822/2012 z dnia 27.12.2012 MPWiK Sp.
z o.o. (Nr dow. ks. 942/12/2012) tj. poz. 1 w kwocie 33,54 zł oraz poz.2 w
kwocie 66,15 zł, skutkujące wyliczeniem błędnego procentu współfinansowania
wydatków ponoszonych na utrzymanie i funkcjonowanie niniejszego obiektu sali gimnastycznej stosownie
do postanowień § 5 ust.5 lit.b porozumienia Nr 2/VIII/2011 z dnia 18 sierpnia
2011 r.
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami
zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Dokonywanie prawidłowego opisu dowodów
księgowych, w szczególności poprzez właściwe wskazanie sposobu ujęcia dowodu w
księgach rachunkowych (dekretacja- prawidłowe oznaczenia konta, na którym
zaksięgowano wydatek) zgodnie z załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w
sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza
granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. Nr 128, poz. 861 z późn.zm.), w związku z
Zakładowym Planem Kont - wykazem kont księgi głównej- przyjętymi zasadami
klasyfikacji zdarzeń oraz metod wyceny aktywów i pasywów wprowadzonym na
podstawie Zarządzenia Nr 23/2011/2012 Dyrektora Zespołu Szkół
Ogólnokształcących w Kamiennej Górze z dnia 03 lipca 2012 r. w sprawie wprowadzenia zmian w Instrukcji kontroli
finansowej, zasad (polityki) rachunkowości, zakładowego planu kont, procedur
kontroli zarządczej oraz obiegu dowodów finansowo-księgowych Zespołu Szkół
Ogólnokształcących w Kamiennej Górze i art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 poz. 330) oraz dokonanie sprostowania
(korekty) powyższych nieprawidłowości na odpowiednich dowodach księgowych z
zachowaniem zasady dokonywania korekt w dowodach księgowych zgodnie z art. 22
ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013
poz. 330).
Ad.2. Sprawdzanie pod względem merytorycznym
dowodów księgowych, w szczególności poleceń wyjazdu służbowego przez
upoważnione podmioty zgodnie z tabelą Nr 1(wykaz osób oraz wzory podpisów osób
upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej) załącznika Nr 4 do
Instrukcji kontroli kontroli finansowej, zasad (polityki) rachunkowości
zakładowego planu kont, procedur kontroli zarządczej oraz obiegu dowodów
finansowo-księgowych Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Kamiennej Górze.
Ad.3.
Prawidłowe i rzetelne sporządzanie sprawozdań Rb-N o stanie należności oraz wybranych
aktywów finansowych, w szczególności z przestrzeganiem zasady prawidłowego
wykazywania wysokości środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych
jednostki w wierszu “kwota należności ogółem” zgodnie z §10 ust. 4
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań
jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U.
z 2010 r. Nr 43, poz. 247 z późn.zm.).
Ad.4. Przestrzeganie
terminów zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych stosownie do zapisów
art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240), w
związku z art. 6 i 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w
transakcjach handlowych (Dz. U. z 2013 r. poz.403).
Zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr
157, poz. 1240):” Wydatki publiczne powinny być dokonywane:
1)
w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a)
uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
b)
optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
2)
w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3)
w wysokości i terminach
wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.”
Ad.5. Przestrzeganie
terminów zapłaty należności wynikających z not obciążeniowych wystawianych
przez Szkołę Podstawową Nr 1 w Kamiennej Górze dotyczących wydatków związanych
z utrzymaniem i użytkowaniem obiektu sali gimnastycznej przy ul. Kościuszki 17
zgodnie z §
3 pkt.4 porozumienia z dnia 27 września 2011 roku zawartego pomiędzy Szkołą
Podstawową Nr 1 w Kamiennej Górze, a Zespołem Szkół Ogólnokształcących w
Kamiennej Górze, w związku z art. 44
ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2007 roku o finansach publicznych (Dz. U.
z 2009 r. Nr 157, poz.1240 z późn.zm.).
Stosownie do zapisów § 3 pkt.4 porozumienia z dnia
27 września 2011 roku: „Należność określoną w pkt.2 Zespół Szkół
Ogólnokształcących w Kamiennej Górze uiści na rzecz Szkoły Podstawowej Nr 1 im.
ks. Jana Twardowskiego w Kamiennej Górze w terminie 7 dni od daty przedłożenia
noty obciążeniowej na wskazany rachunek bankowy.
Ad.6. Prawidłowe sumowanie wartości brutto w
poszczególnych pozycjach faktury i dokonanie korekty w stosunku do faktury
VAT/SB/003822/2012 z dnia 27.12.2012 MPWiK Sp. z o.o. (Nr dow. ks. 942/12/2012)
w powyższym zakresie oraz dokonanie prawidłowego wyliczenia procentu
współfinansowania wydatków poniesionych na utrzymanie obiektu sali
gimnastycznej przy ul. Słonecznej 4 sklasyfikowanych w § 4260 i § 4300 zgodnie
z § 5 ust.5 lit.b porozumienia Nr 2/VIII/2011 z dnia 18 sierpnia 2011 r.
Ponadto w związku
z klasyfikowaniem wydatków z tytułu dowożenia uczniów w okresie od stycznia do
września 2012 roku w dz. 801 rozdz. 80110 Gimnazja, pomimo zatwierdzonego planu
wydatków w dz. 801, rozdz. 80113 Dowożenie uczniów zaleca się rzetelne
przestrzeganie zasad ewidencjonowania poniesionych wydatków we właściwych
podziałkach klasyfikacji budżetowej oraz zgodnie z zatwierdzonymi planami
finansowymi wydatków i dochodów jednostki budżetowej, z uwzględnieniem zasady
wynikającej z art. 44 ust.1 pkt. 3 ustawy z dnia 27
sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z
późn,.zm.) oraz przestrzegania zasady rzetelnego i prawidłowego sporządzania
sprawozdań finansowych, w szczególności sprawozdań Rb-28S z wykonania planu
wydatków budżetowych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym zgodnie z danymi wynikającym z ewidencji
księgowej stosownie do zapisów § 9 ust.1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r.
w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 20, poz. 103 z
późn.zm.) oraz sporządzania sprawozdań negatywnych w przypadku, gdy operacje właściwe do ujęcia w
niniejszym sprawozdaniu w danym okresie
sprawozdawczym nie wystąpiły.
Na podstawie
§ 31 Regulaminu kontroli
wewnętrznej w Urzędzie
Miasta Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem
Nr 11/10 Burmistrza
Miasta Kamienna Góra z
dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki
kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia
pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej
wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
