Kontrole wewnętrzne 2019: Kontrola administracyjna w Pierwszym Prywatnym Przedszkolu „Stokrotka” w Kamiennej Górze
W dniach od 06.12.2019 r. do 19.12.2019 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Pierwszym Prywatnym Przedszkolu „Stokrotka” w Kamiennej Górze, z siedzibą przy ul. Parkowej 3 w zakresie prawidłowości pobrania dotacji z budżetu Gminy Miejskiej Kamienna Góra przez niepubliczne przedszkole w roku 2018, w szczególności w zakresie badania zgodności danych zawartych we wniosku podmiotu dotowanego ze stanem faktycznym, realizacji zobowiązania w zakresie zgłaszania zmian w okresie objętym dotowaniem oraz badania zgodności danych zawartych w miesięcznych rozliczeniach ze stanem faktycznym oraz sposobu i terminowości ich przedkładania Gminie Miejskiej Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadziły: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska i specjalista ds. oświaty Centrum Obsługi Jednostek Gminy Miejskiej Kamienna Góra Pani Monika Kepesz, na podstawie upoważnienia Nr 11/2019 i 12/2019 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz.869 z późn.zm.), art.38 ust.1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r., poz.2203 ze zm.), Zarządzenia Nr 449/2019 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 27 listopada 2019 r. w sprawie powołania zespołu ds. kontroli w Pierwszym Prywatnym Przedszkolu „Stokrotka” z siedzibą w Kamiennej Górze przy ul. Parkowej 3, § 2 Uchwały Nr XLII/281/18 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 31 stycznia 2018 r. w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji z budżetu Gminy Miejskiej Kamienna Góra dla niepublicznych szkół o uprawnieniach szkół publicznych, w których jest realizowany obowiązek szkolny, dla niepublicznych przedszkoli niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego działających na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra, prowadzących przez osoby prawne lub fizyczne oraz trybu przeprowadzenia kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania, terminów przekazania informacji o liczbie dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków lub uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych oraz terminów i sposobu rozliczania wykorzystania dotacji, § 2 Uchwały Nr XLVI/304/18 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 25 kwietnia 2018 r. w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji z budżetu Gminy Miejskiej Kamienna Góra dla niepublicznych szkół o uprawnieniach szkół publicznych, w których jest realizowany obowiązek szkolny, dla niepublicznych przedszkoli i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego działających na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra, prowadzonych przez osoby prawne lub fizyczne oraz trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. Brak na wniosku dotowanego z dnia 29 września 2017 r. o udzielenie dotacji na rok 2018, w części I “Dane o podmiocie prowadzącym przedszkole” (dotowanym) oznaczenia adresu siedziby niezgodnie z § 1 ust. 3 pkt 1 lit.c Uchwały Nr XXXVIII/250/17 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 27 września 2017 r. w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego uchwały w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczenia dotacji budżetu Gminy Miejskiej Kamienna Góra dla niepublicznych szkół o uprawnieniach szkół publicznych, w których jest realizowany obowiązek szkolny, dla niepublicznych przedszkoli i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego działających na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra prowadzonych prze osoby prawne lub fizyczne oraz trybu i zakresu kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania tych dotacji oraz
- kolejno w części II „Dane o placówce” wyżej wymienionego wniosku brak oznaczenia adresu do korespondencji niezgodnie z § 1 ust. 3 pkt 2 lit.c wyżej wymienionej Uchwały Nr XXXVIII/250/17 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 27 września 2017 r.
Ponadto stwierdzono, iż w wyżej wymienionym wniosku o udzielenie dotacji na rok 2018, w części II „Dane o placówce” zamieszczono informacje o numerze REGON, NIP, numerze rachunku bankowego i osobie upoważnionej do składania oświadczeń woli, które nie są elementami obligatoryjnymi w zakresie danych o placówce stosownie do zapisów §1 ust. 3 pkt 2 Uchwały Nr XXXVIII/250/17 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 27 września 2017 r. w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego uchwały w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczenia dotacji budżetu Gminy Miejskiej Kamienna Góra dla niepublicznych szkół o uprawnieniach szkół publicznych, w których jest realizowany obowiązek szkolny, dla niepublicznych przedszkoli i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego działających na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra prowadzonych prze osoby prawne lub fizyczne oraz trybu i zakresu kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania tych dotacji.
Kolejno stwierdzono, iż w trakcie kontroli nie przedstawiono dołączanego do wniosku o udzielenie dotacji na rok 2018 zobowiązania do informowania Gminy Miejskiej Kamienna Góra o wszelkich zmianach danych, które w tym wniosku zostały zawarte i wystąpią w trakcie roku objętego dotowaniem niezgodnie z § 1 ust. 4 Uchwały Nr XXXVIII/250/17 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 27 września 2017 r.
2. Rozbieżność w zakresie wykazania przez dotowanego wysokości środków otrzymanych od Gminy Miejskiej Kamienna Góra tj.
1) w rozliczeniu z wykorzystania dotacji za okres od 01.01.2018 r. do 30.11.2018 r., wskazanie jako kwoty środków otrzymanych od Gminy Miejskiej Kamienna Góra w wyżej wymienionym okresie jako 728.241,72 zł, niezgodnie z zapisami ewidencji księgowej konta 22401-801-80104-2540W Dotacja podmiotowa z budżetu dla niepublicznej jednostki systemu oświaty- Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich – PP STOKROTKA- wykazującymi środki przekazane w wysokości 727.530,27 zł.
2) w rozliczeniu z wykorzystania dotacji za okres od 01.01.2018 r. do 31.12.2018 r. oraz w sprawozdaniu z otrzymania i wykorzystania dotacji za rok 2018 wskazanie, iż w wyżej wymienionym okresie jednostka otrzymała od Gminy Miejskiej Kamienna Góra środki w wysokości 850.233,91 zł niezgodnie z zapisami ewidencji księgowej konta 22401-801-80104-2540W Dotacja podmiotowa z budżetu dla niepublicznej jednostki systemu oświaty- Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich – PP STOKROTKA- wykazującej na dzień 31.12.2018 r. kwotę środków przekazanych jednostce jako 840.336,26 zł stosownie do zapisów art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 359 ze zm.).
Ponadto stwierdzono, iż w dokumentacji objętej przedmiotową kontrolą występowały uchybienia, omyłki pisarskie i niedokładności tj.:
- na informacjach o liczbie faktycznej dzieci za miesiące: styczeń, luty i marzec 2018 r. wystąpiła omyłka pisarska w dacie urodzenia dziecka pod pozycją 66 tj. wpisano datę jako „20111”;
- na rozliczeniu wykorzystania dotacji za okres od 01.01.2018 r. do 30.09.2018 r. w pkt.2 środki otrzymane od Gminy Miejskiej Kamienna Góra w wyżej wymienionym okresie nieprecyzyjnie wpisano kwotę otrzymanych środków dotacyjnych w zaokrągleniu do jednego miejsca po przecinku tj. 577.790,3 zł niezgodnie z zapisami ewidencji księgowej konta 224-8018014-2540W-903001W wskazującej środki przekazane w wysokości 577.790,30 zł;
- brak spójności pomiędzy miesięcznymi informacjami o liczbie dzieci w przedszkolu, a rozliczeniami z wykorzystania dotacji w zakresie wykazywania liczby dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju tj. w miesięcznej informacji o liczbie dzieci przedszkola za miesiąc kwiecień 2018 r. brak wykazania dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, zaś w rozliczeniu z wykorzystania dotacji za okres od 01.01.2018 r. do 30.04.2018 r.-jedno dziecko objęte wczesnym wspomaganiem rozwoju, kolejno w miesięcznej informacji o liczbie dzieci w przedszkolu za miesiąc czerwiec 2018 r. wykazano jedno dziecko objęte wczesnym wspomaganiem rozwoju, zaś w rozliczeniu z wykorzystania dotacji za miesiąc cza okres od 01.01.2018 r. do 30.06.2018 r. brak wykazania dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju.
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Rzetelne wypełnianie wniosku o udzielenie dotacji przez dotowanego poprzez umieszczanie informacji zgodnych w zapisami § 1 ust. 3 Uchwały Nr XLVI/304/18 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 25 kwietnia 2018 r. w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji z budżetu Gminy Miejskiej Kamienna Góra dla niepublicznych szkół o uprawnieniach szkół publicznych, w których jest realizowany obowiązek szkolny, dla niepublicznych przedszkoli i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego działających na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra, prowadzonych przez osoby prawne lub fizyczne oraz trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania.
Przestrzeganie przez dotowanego obowiązku dołączania do wniosku o udzielenie dotacji zobowiązania do informowania Gminy Miejskiej Kamienna Góra o wszelkich zmianach danych, które w tym wniosku są zawarte i wystąpią w trakcie roku objętego dotowaniem zgodnie z § 1 ust. 4 Uchwały Nr XLVI/304/18 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 25 kwietnia 2018 r. w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji z budżetu Gminy Miejskiej Kamienna Góra dla niepublicznych szkół o uprawnieniach szkół publicznych, w których jest realizowany obowiązek szkolny, dla niepublicznych przedszkoli i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego działających na terenie Gminy Miejskiej Kamienna Góra, prowadzonych przez osoby prawne lub fizyczne oraz trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania.
Ad.2. Rzetelne wykazywanie przez dotowanego wysokości otrzymanych środków od Gminy Miejskiej Kamienna Góra w rozliczeniach wykorzystania dotacji za poszczególne okresy zgodnie z właściwymi zapisami ewidencji księgowej, w związku z art.20 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
Ponadto zaleca się precyzyjne wypełnianie dokumentów związanych z prawidłowością pobrania i wykorzystania dotacji tj. miesięcznych informacji o liczbie dzieci w przedszkolu, rozliczeniach z wykorzystania dotacji ze szczególnym zachowaniem spójności, co do liczby dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju wykazywanych na wyżej wymienionych dokumentach zgodnie ze stanem faktycznym i prawnym oraz zapisami ewidencji księgowej.
W stosunku do stwierdzonego w trakcie kontroli złożenia przez Pierwsze Prywatne Przedszkole „Stokrotka” w Kamiennej Górze informacji o liczbie dzieci przedszkola za miesiąc lipiec 2018 r.- dnia 25.07.2018 r., co w kontekście zapisów art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2203 ze zm.) zobowiązujących jednostkę samorządu terytorialnego do przekazania dotacji na rachunek bankowy przedszkola, w 12 częściach w terminie do ostatniego dnia każdego miesiąca, przyczyniło się do uchybienia terminowi przekazania danej części dotacji w ustawowym terminie, zaleca się:
- składanie miesięcznych informacji o liczbie dzieci w realnym terminie (tj. mającym na względzie okoliczności miejsca i czasu), umożliwiającym przekazanie danej części dotacji w terminie zgodnym z art.34 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2203 ze zm.)
Stąd też zgodnie z orzecznictwem sądowym wydanym na kanwie nieobowiązującej (w opisywanym zakresie) ustawy o systemie oświaty, aby jednostka samorządu terytorialnego, aby mogła realizować swoje zadania, musi mieć wiedzę odnośnie do faktycznego stanu liczbowego uczniów. (ustawa o systemie oświaty nie regulowała jednoznacznie kwestii przekazywania przez niepubliczną placówkę oświatową informacji miesięcznych o liczbie uczniów według stanu na określony dzień danego miesiąca). Źródłem tej wiedzy jest informacja od podmiotu prowadzącego niepubliczne przedszkole”. W jednym z nich Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok z 7 grudnia 2016 r., sygn. akt II GSK 727/15) zaakcentował, że: „zobowiązanie przedmiotową uchwałą podmiotu prowadzącego niepubliczne przedszkole do złożenia informacji miesięcznej o liczbie uczniów według stanu na 1 dzień miesiąca nie narusza granic upoważnienia zawartego w ustawie ani też samej ustawy. Wysokość dotacji (przekazywanej miesięcznie) uzależniona jest od rzeczywistej liczby uczniów niepublicznego przedszkola. W ustawie z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2203 ze zm.) również wprost nie ma zapisów dotyczących wyżej wymienionych informacji miesięcznych, przyjąć jednak racjonalnie należy, że kierunek zawarty w cytowanym orzeczeniu NSA pozostaje aktualny również przy realizacji delegacji ustawowej z art. 38 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.”
Na podstawie § 31 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
