Kontrole wewnętrzne 2017: Kontrola administracyjna w Oddziale Polskiego Towarzystwa Schronisk Młodzieżowych z siedzibą w Kamiennej Górze
W dniach od 01.03.2017 r. do 17.03.2017 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Oddziale Polskiego Towarzystwa Schronisk Młodzieżowych z siedzibą w Kamiennej Górze, przy ul. Sienkiewicza 6a w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanej organizacji pozarządowej na wsparcie realizacji zadania publicznego pod nazwą: „Promowanie zdrowego stylu życia poprzez realizację programów z bogatą ofertą zagospodarowania czasu wolnego oraz rozwijania zainteresowań dzieci i młodzieży z Kamiennej Góry” - umowa Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. oraz „Organizacja imprez turystycznych dla dzieci i młodzieży szkolnej z terenu Gminy Miejskiej Kamienna Góra” - umowa Nr 3/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 3/2017 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.885 z późn.zm.), w związku z § 9 wyżej wymienionych umów o wsparcie realizacji zadania publicznego tj. umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. oraz umowy Nr 3/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Oddziale Polskiego Towarzystwa Schronisk Młodzieżowych w Kamiennej Górze:
1. Brak wpisania w załączonym do umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. kosztorysie ze względu na rodzaj kosztów, w zaktualizowanej kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego, w pkt. II „rodzaju kosztów” – „koszty obsługi zadania”; w rubryce „koszt całkowity w (zł)”, wysokości wyżej wymienionych kosztów w łącznej kwocie 130,00 zł, a wskazanie jedynie kwoty 50,00 zł i 80,00 zł stanowiące koszty obsługi w rubryce „sfinansowanych ze środków własnych”.
2. Nieprawidłowe określenie w zaktualizowanym harmonogramie stanowiącym stosownie do zapisów § 1 ust.4 umowy, załącznik do w/w umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06.05.2014 r. terminu końcowego realizacji w/w zadania publicznego jako do 17.12.2014 r. niezgodnie z § 2 ust. 1 umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06.05.2014 r.
3. Nieprawidłowe wpisanie w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. w tabeli 1.Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł), źródła sfinansowania kosztów wymienionych w pkt 5. koszt zajęć edukacyjnych jako sfinansowanych z dotacji w kwocie 1 558,90 zł, niezgodnie z opisem zawartym na dowodach księgowych dokumentujących niniejsze wydatki oraz danymi wynikającymi z treści niniejszego sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego.
Biorąc powyższe pod uwagę nieprawidłowo zsumowano i podano kwotę ogółem wydatków finansowanych ze środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów podając jako kwotę 1.638,61 zł, zaś powinno być 4.142,61 zł.
Ponadto, w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 2/V/2014, w tabeli 2. rozliczenie ze względu na źródło finansowania nieprawidłowo wpisano jako kwotę dotyczącą wysokości (w zł) kosztów pokrytych ze środków źródło finansowych własnych jako 1.638,61 zł niezgodnie z opisem zawartym na dowodach księgowych dokumentujących niniejsze wydatki oraz danymi wynikającymi z treści niniejszego sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego (powinno być 4.142,61 zł).
4. Nieprawidłowe wpisanie na stronie tytułowej sprawozdania końcowego z realizacji zadania daty końcowej realizacji zadania jako 17 grudnia 2014 r. niezgodnie z § 2 ust.1 umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06.05.2014 r. określającym termin końcowy realizacji zadania publicznego jako 15 grudnia 2014 r.
Ponadto, w opisie wykonania zadania, część 2. sprawozdania końcowego oznaczono w pkt. 9, iż realizacja działania tj. podsumowanie Szkolnego Sezonu Turystycznego odbyła się dnia 18 grudnia 2014 r. tj. już po końcowym terminie realizacji niniejszego zadania publicznego tj. po 15 grudnia 2014 r. niezgodnie z § 2 ust.1 umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06.05.2014 r.
5. Nieprawidłowe określenie w zestawieniu faktur (rachunków) do sprawozdania końcowego z realizacji zadania, wykonywanego na podstawie umowy Nr 2/V/2014, w rubryce „data zapłaty”- daty zapłaty jako 05.10.2014 r. w odniesieniu do fa VAT FS 311/2014 z dnia 06.10.2014 r. usługa transportowa uczestników wycieczki (wycieczka do Wieścieszowic w dniu 04 października 2014 r.) na łączną kwotę 130,00 zł, niezgodnie z treścią w/w dowodu księgowego wskazującego termin zapłaty w formie gotówki dnia 06.10.2014 r. oraz raportem kasowym RK Nr 10/2014, poz.3.
6. Nieprawidłowe określenie w zestawieniu faktur (rachunków) do sprawozdania końcowego z realizacji zadania wykonywanego na podstawie umowy Nr 2/V/2014, w stosunku do fa VAT FS 314/2014 z dnia 06.10.2014 r. usługa transportowa uczestników wycieczki (wycieczka do Szklarskiej Poręby w dniu 06 października 2014 r.) na łączną kwotę 450,00 zł, daty wystawienia dowodu księgowego oraz daty zapłaty – oznaczając jako 08.10.2014 r., niezgodnie z treścią w/w dowodu księgowego wskazującego datę wystawienia oraz termin zapłaty w formie gotówki dnia 06.10.2014 r. oraz raportem kasowym RK Nr 10/2014, poz.10.
7. Nieprawidłowe podanie w zestawieniu faktur (rachunków) do sprawozdania końcowego z realizacji zadania wykonywanego na podstawie umowy Nr 2/V/2014, w rubryce: „kwota” oraz „z tego ze środków pochodzących z dotacji”, w stosunku do fa VAT FS 333/2014 z dnia 20.10.2014 r. PPTHU „ZWIEDZACZEK” usługa transportowa uczestników wycieczki na łączną kwotę 300,00 zł- kwoty 450,00 zł niezgodnie z treścią wynikającą z wyżej opisanego dowodu księgowego.
8. Nieprawidłowe rozliczenie kwoty 1 000,00 zł pokrytej ze środków dotacji (umowa o wsparcie realizacji zadania publicznego Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r.) jako zapłaty należności wynikającej zfakturyVAT 1031/2014 z dnia 12.12.2014 r. za zakup przewodników turystycznych, albumów (nagrody dla uczestników) na łączną kwotę 1 043,83 zł, po upływie terminu realizacji danego zadania publicznego tj. zapłata dokonana dnia 19.12.2014 r., a termin realizacji zadania publicznego do dnia 15.12.2014 r. niezgodnie z zapisami § 11 ust.1, w związku z §2 ust.1 umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
9. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. kwoty w wysokości 43,83 zł jako należności pokrytej ze środków własnych organizacji w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r., wynikającej z fa VAT Nr 1031/2014 z dnia 12.12.2014 r. jako zapłaconej po terminie realizacji zadania publicznego tj. zapłata dokonana dnia 19.12.2014 r., a termin realizacji zadania publicznego do dnia 15.12.2014 r. niezgodnie z zapisami z §2 ust.1 umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
10. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. kwoty w wysokości 1 268,30 zł jako należności pokrytej ze środków własnych organizacji w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r., wynikającej z fa VAT Nr 871/2014 z dnia 22.12.2014 r. zakup odznak jako nagród dla uczestnikówjako zapłaconej po terminie realizacji zadania publicznego tj. zapłata dokonana dnia 31.12.2014 r., a termin realizacji zadania publicznego do dnia 15.12.2014 r. niezgodnie z zapisami z §2 ust.1 umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Ponadto, niniejsza faktura została zapłacona z naruszeniem terminu właściwego do jej zapłaty oznaczonego w treści dowodu księgowego jako do dnia 29.12.2014 r. stosownie do zapisów art. 6 i 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 403 z późn.zm.).
11. Nieprawidłowe zsumowanie w treści oświadczenia Prezesa Zarządu i Skarbnika liczby godzin tj. 57,83 godzin wykorzystanych w ramach przewodnictwa tras mnożąc przez stawkę w wysokości 30,00 zł i podając łączną wartość na 1.735,00 zł. Łączną wartość niniejszego przewodnictwa tras wynosi 1 734,90 zł.
Uwzględniając powyższe w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego – umowa Nr 2/V/2014 z dnia 06.05.2014 r. nieprawidłowo podano w tabeli 1. rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) wysokość kosztów I.6. przewodnictwo tras sfinansowanych z wkładu własnego, w tym z pracy wolontariuszy jako 1 735,00 zł oraz biorąc powyższe pod uwagę nieprawidłowo podano kwotę ogółem kosztów pokrytych z wkładu własnego, w tym z pracy wolontariuszy jako: 7 935,00 zł.
12. Nieprawidłowe oznaczenie wtreści dowodów księgowych tj. fa VAT do paragonu FP00090/03/14 z dnia 17.03.2014 r. oraz fa VAT do paragonu FP00111/06/14 z dnia 16.06.2014 r. na doładowanie telefonu adresu nabywcy oznaczając niniejszy jako „ul. Sienkiewicza 6C” niezgodnie z art. 106e ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011, Nr 177 poz. 1054 z późn.zm.),w związku z działem I, rubryka 3, (jednostki terenowe i oddziały), poz. 5 wypisu z KRS 000015749.
13. Nieprawidłowe oznaczenie w treści dowodu księgowego tj. fa VAT do paragonu FP00189/09/14 z dnia 19.09.2014 r. doładowanie do telefonu na łączną kwotę 50,00 zł, nazwy nabywcy oznaczając niniejszą jako „Zarząd Oddziału PTSH” niezgodnie z art. 106e ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011, Nr 177 poz. 1054 z późn.zm.), w związku z działem I, rubryka 3, (jednostki terenowe i oddziały), poz. 5 wypisu z KRS 000015749.
14. Nieprawidłowe rozliczenie i zakwalifikowanie kosztów z tytułu doładowania telefonu, wynikających z faktury VAT do paragonu FP00189/09/14 z dnia 19.09.2014 r. na łączną kwotę 50,00 zł, sfinansowaną w całości ze środków własnych organizacji, w tym w kwocie 25,00 zł w ramach realizacji zadania publicznego Nr 2/V/2014 z dnia 06.05.2014 r. jako dokumentująca według rodzaju koszty obsługi zadania (II.2) z kategorii: „inne koszty administracyjne” stosownie do zapisów §2 ust.2 umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r.
Doładowanie na telefon, nie stanowi kwalifikowanego w kategorii II.2. inne koszty administracyjne uwzględniając fakt, iż dowody księgowe z tytułu doładowania na telefon zostały sklasyfikowane jako koszty II.1. telefon zgodnie z zaktualizowanym kosztorysem stanowiącym załącznik do umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r.
15. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. kwoty w wysokości 41,04 zł jako należności pokrytej ze środków własnych organizacji w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r., wynikającej z fa VAT Nr 6528/2014 z dnia 17.12.2014 r. zakup papieru ksero- satyna na łączną kwotę 42,64 zł jako zapłaconej po terminie realizacji zadania publicznego tj. zapłata dokonana dnia 17.12.2014 r., a termin realizacji zadania publicznego do dnia 15.12.2014 r. niezgodnie z zapisami z §2 ust.1 umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
16. Błędne wpisanie wsprawozdaniu końcowym z realizacji zadania część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł), w rozliczeniu bieżącego okresu sprawozdawczego – za okres realizacji zadania publicznego (w zł), w stosunku do kosztów I.3. puchary drużynowe koszt całkowity niniejszych wydatków jako kwotę 159,00 zł, podczas gdy zsumowane koszty dotyczące zakupu pucharów drużynowych to: kwota 240,00 zł- sfinansowane ze środków dotacji oraz kwota 19,00 zł sfinansowana z wkładu własnego, co daje razem koszty I.3. ogółem w wysokości 259,00 zł.
17. Brak wpisania w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1.Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł), w rozliczeniu bieżącego okresu sprawozdawczego – za okres realizacji zadania publicznego (w zł), w stosunku do kosztów – dyplomy drużynowe i indywidualne źródła finansowania wyżej wymienionych wydatków tj. kwoty 150,00 zł oraz w stosunku do kosztów – poczęstunek uczestników konkursu, źródła finansowania wyżej wymienionych wydatków tj. kwoty 168,00 zł sfinansowanych ze środków własnych. Niniejsze kwoty wpisano jedynie w rubryce „koszt całkowity”.
18. Brak wpisania w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego, część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) w rozliczeniu bieżącego okresu sprawozdawczego w rubryce „koszt całkowity”, kwot dotyczących dotyczących wydatków związanych z: lekcjami regionalnymi – 400,00 zł, przewodnictwem tras- 690,00 zł oraz opieką pedagogiczną na uczestnikami- 940,00 zł. Niniejsze kwoty zostały wykazane jedynie w rubryce określającej źródło ich finansowania tj. pokrycie z wkładu osobowego, tj. lekcje regionalne – 400,00 zł, przewodnictwo tras- 690,00 zł oraz opieka pedagogiczna na uczestnikami- 940,00 zł.
19. Brak wpisania wsprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego, część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) w rozliczeniu bieżącego okresu sprawozdawczego w rubryce „koszt całkowity”, kwot dotyczących dotyczących wydatków związanych z kosztami obsługi zadania tj. II.1. telefon – 25,00 zł oraz II.2. inne koszty administracyjne- 64,89 zł. Niniejsze kwoty zostały wykazane jedynie w rubryce określającej źródło ich finansowania tj. pokrycie z środków finansowych własnych, tj. II.1. telefon – 25,00 zł i II.2. inne koszty administracyjne- 64,89 zł.
20. Nieprawidłowe zakwalifikowanie i uwzględnienie w rozliczeniu zadania publicznego: faktury VAT FS/357/2014 z dnia 18.11.2014 r. usługa transportowa w dniu 18.11.2014 r. na trasie Kamienna Góra -Antonówka – Raszów- Kamienna Góra na łączną kwotę 200,00 zł oraz fa VAT FS 363/2014 z dnia 25.11.2014 r. usługa transportowa w dniu 25.11.2014 r. na trasie Kamienna Góra -Antonówka – Raszów- Antonówka na łączną kwotę 200,00 zł, sfinansowanych w całości ze środków własnych organizacji, w ramach realizacji zadania publicznego Nr 3/V/2014 z dnia 06.05.2014 r. jako dokumentujących według rodzaju koszty z kategorii: nagrody rzeczowe dla uczestników (I.2.) stosownie do zapisów § 2 ust.2 umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r.
Usługa transportowa, nie stanowi kosztu kwalifikowanego w kategorii I.2. nagrody rzeczowe dla uczestników.
21. Nieprawidłowe wpisanie wraporcie kasowym Nr 10/2014 za okres od 01 do 31.01.2014 r. w liczbie porządkowej 21, w odniesieniu do fa VAT S111/F001799/2014 z dnia 24.10.2014 r. w pozycji „rozchód” kwoty należnej do zapłaty wynikającej z wyżej wymienionej faktury jako 29,90 zł, zamiast 29,99 zł niezgodnie z treścią wyżej wymienionego dowodu księgowego, w związku z art. 22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Rzetelne i staranne sporządzanie kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego, polegające w szczególności na kompleksowym wpisywaniu wysokości kwot w (zł) we właściwych rubrykach określających ich źródło finansowania oraz ich koszt całkowity, a także wykazywania wartości danych kosztów zgodnie z danymi wynikającymi z dowodów księgowych stosownie do zapisów art.17 pkt.2 i 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1817 z późn.zm.) oraz właściwymi zapisami umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Ad.2.i Ad.4 Prawidłowe określanie w zaktualizowanym harmonogramie realizacji zadania publicznego, stanowiącym załącznik do umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego oraz w treści sprawozdania końcowego, terminu końcowego realizacji zadania zgodnie z treścią odpowiednich zapisów w/w umowy wskazujących niniejszy termin.
Ad.3, Ad.7, Ad.16, Ad.17, Ad.18, Ad.19. Rzetelne i staranne sporządzanie sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego, w szczególności w zakresie kompleksowego wpisywania w rozliczeniu ze względu na rodzaj kosztów (w zł), wysokości (kwot) dotyczących poszczególnych rodzajów kosztów we właściwych rubrykach określających ich źródło finansowania oraz ich koszt całkowity oraz wykazywania wartości danych kosztów zgodnie z danymi wynikającymi z dowodów księgowych dokumentujących niniejsze wydatki stosownie do zapisów art. 17 pkt.2 i 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1817 z późn.zm.).
Ad.5. i Ad.6. Rzetelne określaniew zestawieniu faktur (rachunków) do sprawozdania końcowego z realizacji zadania danych dotyczących poszczególnych dowodów księgowych, a w szczególności daty zapłaty oraz daty wystawienia dowodu księgowego zgodnie z treścią właściwych dowodów księgowych rozliczanych w ramach danego zadania publicznego.
Ad.8. Zwrot dotacji w kwocie 1 000,00 zł (dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem) jako wynikającej z fa VAT 1031/2014 z dnia 12.12.2015 r. zakup kart do gry, przewodników turystycznych (nagrody dla uczestników) na łączną kwotę 1 043,83 zł, opłaconej po terminie realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. tj. zapłata dokonana dnia 19.12.2014 r. zgodnie z zapisami § 11 ust.1, w związku z § 2 ust.1 umowy Nr 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi począwszy od dnia przekazania dotacji z budżetu Gminy Miejskiej Kamienna Góra na rachunek Zleceniodawcy zadania publicznego o numerze 88 8395 0001 0013 4460 2003 0001 stosownie do zapisów art. 252 ust.6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 z późn.zm.).
Ad.9, Ad.10, Ad.15 Uwzględnianie w rozliczeniu danego zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego dowodów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach realizacji danego zadania publicznego, sfinansowanych ze środków własnych organizacji opłaconych do dnia określonego jako końcowy termin realizacji danego zadania publicznego stosownie do zapisów § 2 ust.1 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Ad.10. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych stosownie do treści art. 5-7 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 684 z późn.zm.).
Ad.11. Prawidłowe i zgodne ze stanem rachunkowym określanie wartości poszczególnych rodzajów kosztów poniesionych w ramach realizacji zadania publicznego oraz umieszczanie niniejszych rodzajów kosztów o prawidłowych wartościach, w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego, zgodnie z danymi wynikającymi z dowodów księgowych dokumentujących niniejsze wydatki oraz stosownie do zapisów art.17 pkt 2 i 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1817 z późn.zm.).
Ad.12 i Ad.13. Sprostowanie adresu nabywcy towaru oraz nazwy nabywcy w dowodach ksiegowych: fa VAT do paragonu FP00090/03/14 z dnia 17.03.2014 r., fa VAT do paragonu FP00111/06/14 z dnia 16.06.2014 r. oraz fa VAT do paragonu FP00189/09/14 z dnia 19.09.2014 r. poprzez wystawienie noty korygującej do wyżej wymienionych faktur zgodnie z art. 106k ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 710), w związku z działem I, rubryka 3, (jednostki terenowe i oddziały), poz. 5 wypisu z KRS 000015749.
Ad.14 i Ad.20 Prawidłowe kwalifikowanie i rozliczanie określonego rodzaju kosztów, określonych w zaktualizowanym kosztorysie, stanowiącym załącznik do umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego zgodnie z jego rodzajem, stosownie do zapisów § 2 ust.2 i 3 umowy na wsparcie realizacji zadania publicznego,
Ad.21. Rzetelne i prawidłowe sporządzanie raportów kasowych jako dowodów księgowych, wolnych od błędów rachunkowych zgodnie z art. 22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn.zm.).
Ponadto informuję, iż w związku z wejściem w życie z dniem 3 września 2016 r. nowego rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300) w stosunku do zadań publicznych realizowanych na podstawie konkursów ofert ogłoszonych po dniu 3 września 2016 r. stosuje się przepisy wyżej wymienionego rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300), zawierające w szczególności wzory ofert, ramowe wzory umów i sprawozdań z wykonania zadania publicznego oraz unormowania w zakresie opisu dowodów księgowych związanych z realizacją zadania publicznego.
Ponadto zaleca się, aby dowody księgowe związane z realizacją zadania publicznego dotyczące zarówno dotacji, jak i innych środków finansowych, były opisywane zgodnie z wymogami określonymi w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości stosownie do ramowego wzoru umowy, stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300).
Jednocześnie biorąc pod uwagę, fakt pokrycia w ramach realizacji zadań publicznych, wykonywanych na podstawie umowy Nr 2/V/2014 oraz umowy Nr 3/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. kosztów z tytułu opieki pedagogicznej, z wkładu osobowego (w tym świadczeń wolontariuszy) zaleca się udokumentowanie niniejszych wydatków poprzez składanie przez wolontariusza/członka organizacji oświadczenia o wykonaniu określonej pracy na rzecz organizacji pozarządowej w ramach realizacji działań wykonywanych w danym zadaniu publicznym. Niniejsze oświadczenie powinno wskazywać m.in. jakie działania zostały przeprowadzone w ramach realizacji danego zadania publicznego, szacowaną wartość wykonanej pracy (wycena wykonanej pracy, składająca się z ilości jednostek wraz rodzajem miary x koszt jednostkowy).
Na podstawie § 9 ust.5 umowy o wsparcie realizacji projektu tj. umowy 2/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. oraz umowy Nr 3/V/2014 z dnia 06 maja 2014 r. zawartej pomiędzy Gminą Miejską Kamienna Góra a Oddziałem Polskiego Towarzystwa Schronisk Młodzieżowych w Kamiennej Górze, Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 9 ust.4 wyżej wymienionych umów, do ich wykonania i powiadomienia o tym Zleceniodawcy.
