Kontrole wewnętrzne 2012: Wystąpienie pokontrolne - Miejska Biblioteka Publiczna w Kamiennej Górze

W dniach od 14.06.2012 r. do 04.07.2012 r. została przeprowadzona kontrola  administracyjna w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze w zakresie zgodności działalności  z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, rachunkowości i realizacji planu finansowego oraz wiarygodności sprawozdań finansowych za rok 2011. Kontrolę przeprowadziła:-  inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 17/2012 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240), w związku z § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.

W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące  nieprawidłowości w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze:

1. Nieprawidłowe zapisy zawarte w Statucie Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze uchwalonym na podstawie Uchwały Nr V/19/11 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 26 stycznia 2011 r. w sprawie nadania statutu Miejskiej Bibliotece Publicznej tj.:

-         zapisy § 6 ust. 1 przewidujące utworzenie stanowiska zastępcy dyrektora nie określają precyzyjnie liczby zastępców oraz trybu ich powołania i odwołania niezgodnie z postanowieniami art.15 ust. 8 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu        i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z art.1 pkt. 12 ustawy z dnia 31 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o organizowaniu działalności kulturalnej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2011 r. Nr 207, poz. 1230);

-         zapisy § 5 ust.2 niniejszego Statutu nie zawierają kompleksowego uregulowania kwestii związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy z dyrektorem instytucji kultury ze względu na regułę powoływania dyrektora na czas określony wskazanych w art.15 ust.1, 5-7 oraz art.16 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej ( t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406)nieprecyzyjne określenie w § 10 Statutu rodzajów dotacji, które mogą być przekazywane przez organizatora niezgodnie z art.28 ust.3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406).

2. Brak uregulowania w Regulaminie Pracy Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze obligatoryjnego elementu wskazanego w treści art.104¹ § 1 pkt.4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. 1998 r. Nr 21, poz.94 z późn. zm.) tj. określenia pory nocnej.

3. Nieprawidłowe określenie w Zasadach (polityki) rachunkowości Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze iż, podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji kultury zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem dotacji w wysokości ustalonej przez organizatora wraz ze wskazaniem elementów planu działalności niezgodnie z art. 27 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z art.1 pkt. 19 ustawy z dnia 31 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o organizowaniu działalności kulturalnej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2011 r. Nr 207, poz. 123).

4. Brak określenia w Zakładowym Planie kont Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze zespołu kont pozabilansowych, w tym konta 950 „Wydatki strukturalne” niezgodnie z art. 10 ust.1 pkt.3 lit. a, w związku z art.10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm.) oraz określenia ewidencji analitycznej o numerach odpowiadających kodom zgodnym z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 44, poz.255 z późn. zm.).

Ponadto zaleca się zaktualizowanie zapisów Zarządzenia Nr 5/2011 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze z dnia 01 marca 2011 r. w sprawie  aktualizacji ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych poprzez wskazanie właściwej nazwy sprawozdania składanego przez instytucję kultury w zakresie  poniesionych wydatków strukturalnych zgodnie z § 3 pkt.30, w związku z § 4 pkt.5 lit.c rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 20, poz. 103  z późn. zm.).

5. Brak w postanowieniach § 7 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz w zapisach  § 1 pkt.3 Instrukcji kasowej Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze zapisów normujących rozliczenia bezgotówkowe tj. wskazania elektronicznego polecenia przelewu jako stosowanej formy udokumentowania obrotu bezgotówkowego (system usług Bankowości Internetowej SBI- COPRO) niezgodnie z art. 10 ust.1, w związku z art.10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152,poz.1223 z późn. zm.).

6. Sporządzenie sprawozdania Rb-WSa z tytułu poniesionych wydatków strukturalnych przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Kamiennej Górze w roku 2011 jako sprawozdania  jednostkowego w tysiącach złotych niezgodnie z § 8 ust.1 pkt.1, w związku z § 9 ust.1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz stosownie do zapisów konta 950 „Wydatki strukturalne” za rok 2011.

7. Nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniu kwartalnym Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji za IV kwartał 2011 r. jako „zobowiązań wymagalnych” z tytułu dostaw towarów i usług (wiersz E4.1.) w kwocie 3 405,86 zł niezgodnie z załącznikiem Nr 9 (instrukcja sporządzania sprawozdań) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).

8. Nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniu kwartalnym Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji za IV kwartał 2011 r. pożyczek mieszkaniowych z Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych jako „zobowiązań wymagalnych pozostałych” w wierszu E4.2. oraz zaliczek pobranych na podatek dochodowy z tytułu wynagrodzeń za miesiąc grudzień 2011 r. niezgodnie z załącznikiem Nr 9 (instrukcja sporządzania sprawozdań) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).

9.  Nieprawidłowe pokrycie należności wynikającej z faktury Nr CVF-2011/197 z dnia 06.08.  2011 r. ze środków zgromadzonych na rachunku Zakładowego Funduszu  Świadczeń Socjalnych oraz nieprawidłowe przeksięgowanie wyżej wymienionych środków poprzez powtórne pobranie ich z rachunku ZFŚS niezgodnie z art.12 ust.1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2012 r. Nr 592) oraz w związku  z  powyższym nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniu RB-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec III kwartału 2011 r. w  wierszu N3.gotówka i depozyty, N3.3.depozyty na żądanie  w kolumnie „banki” stanu środków pieniężnych na rachunku bankowym jednostki niezgodnie             z wyciągiem bankowym z dnia 30.09.2011 r. Nr 2011/09.

10. Błędne wykazanie w rachunku zysków i strat Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze za rok 2011 wartości dotacji podmiotowej przekazanej przez organizatora instytucji kultury na realizację celów statutowych w części D rachunku zysków i start (w wierszu D.II. Dotacje) niezgodnie z art.4 ust.2, art.6 oraz art.50 ust.1, w związku z załącznikiem Nr 1 do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm.) oraz brak wykazania w poz. B koszty działalności operacyjnej, w wierszu B.I. Amortyzacja – kosztów amortyzacji niezgodnie z art.6 ust.1 w związku z art. 32 ust.1 wyżej wymienionej ustawy o rachunkowości.

W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:

Ad.1. Sprostowanie zapisów Statutu Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze uchwalonego na podstawie Uchwały Nr V/19/11 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 26 stycznia 2010 r. w  następującym zakresie tj.:

-         w § 6 ust. 1 precyzyjne określenie liczby zastępców dyrektora oraz trybu ich powołania i odwołania zgodnie  z postanowieniami art.15 ust. 8 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406),w związku z art.1 pkt. 12 ustawy z dnia 31 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy  o organizowaniu działalności kulturalnej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2011 r. Nr 207, poz. 1230);

-         w § 5 pkt.2 kompleksowe uregulowanie kwestii związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy z dyrektorem instytucji kultury ze względu na regułę powoływania dyrektora na czas określony wskazaną w art.15 ust.1, 5-7 oraz art.16 ustawy  z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturlanej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406);

-         w §10 precyzyjne określenie rodzajów dotacji, które mogą być przekazywane przez organizatora  instytucji kultury (dotacje podmiotowe na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych, w tym na utrzymanie i remonty obiektów, dotacje celowe na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji czy dotacji celowej na realizację wskazanych zadań i programów) zgodnie z art.28 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406).

Ad.2. Uzupełnienie postanowień Regulaminu Pracy MBP w Kamiennej Górze o obligatoryjne elementy wskazane w treści art.104¹ § 1 pkt.4 Kodeksu Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94  z późn. zm.) tj. o określenie pory nocnej.

Ad.3. Sprostowanie postanowień Zasad (polityki) rachunkowości Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze dotyczących sporządzania planu finansowego instytucji kultury zgodnie z art. 27 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), w związku z art.1 pkt. 19 ustawy z dnia 31 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o organizowaniu działalności kulturalnej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2011 r. Nr 207, poz. 123).

Stosownie do art. 27 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu  i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406): ”Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora. 4. Instytucja kultury sporządza plan finansowy zgodnie z przepisami ustawy   z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm).”

Ad.4. Zaktualizowanie i uzupełnienie zapisów Zakładowego Planu Kont Miejskiej Biblioteki Publicznej  w zakresie dotyczącym wprowadzenia zespołu kont pozabilansowych, w tym konta 950 „Wydatki strukturalne” zgodnie z art. 10 ust.1 pkt.3 lit. a, w związku z art.10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm.) oraz określenie ewidencji analitycznej o numerach odpowiadających kodom zgodnym z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 44, poz.255  z późn. zm.).

Ad.5. Uzupełnienie postanowień §7 Instrukcji obiegi i kontroli dokumentów księgowych określających rodzaje dowodów bankowych oraz zapisów §1 pkt.3 Instrukcji kasowej Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze o wskazanie elektronicznego polecenia przelewu (system usług Bankowości Internetowej (SBI- COPRO)) jako stosowanej formy udokumentowania obrotu bezgotówkowego zgodnie z art.10 ust.1 w związku z art.10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r.  o rachunkowości ( t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223  z późn. zm.).

Ad.6. Sporządzenie sprawozdania Rb-WSa z tytułu poniesionych wydatków strukturalnych przez  jednostkę sektora finansów jako sprawozdania jednostkowego w złotych zgodnie z postanowieniami

§ 8 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 20, poz. 103  z późn.zm.) oraz § 9 ust.1 i 2 wskazanego rozporządzenia oraz zgodnie z zapisami ewidencji księgowej konta 950 „Wydatki strukturalne”.

Zgodnie z § 8 ust. 1 wyżej wymienionego rozporządzenia sprawozdania:

  1)   jednostkowe sporządza się w złotych i groszach stosownie do zasad obowiązujących przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, z wyjątkiem sprawozdań jednostkowych placówek, które sporządza się w walucie, w której prowadzona jest rachunkowość;