Kontrole wewnętrzne 2018: Kontrola administracyjna doraźna w Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej w Kamiennej Górze
W dniach od 11.06.2018 r. do 26.07.2018 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna doraźna w Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej w Kamiennej Górze, z siedzibą przy ul. Okrzei 5 w Kamiennej Górze w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanej organizacji pozarządowej na realizację zadania publicznego pod nazwą: „Organizacja zajęć sportowych piłki nożnej dla dzieci w wieku 4 do 13 lat i udział w turniejach piłki nożnej”- umowa Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 6/2018 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra, w związku z Zarządzeniem Nr 173/2018 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 29 maja 2018 r. w sprawie przeprowadzenia kontroli doraźnej w Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 i § 9 ust.3 pkt 3 i ust.4 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra oraz § 8 w/w umowy o realizację zadania publicznego.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej:
1. Zawarcie przez Kamiennogórską Akademię Piłkarską umowy o prowadzenie rachunku bankowego dnia 14.01.2016 r. z PKO Bankiem Polskim S.A. Oddziałem 1 w Kamiennej Górze z zastosowaniem niewłaściwego sposobu reprezentacji organizacji do składania oświadczeń woli dotyczących praw majątkowych i niemajątkowych Klubu tj. jednoosobowo przez Prezesa Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej niezgodnie z § 29 Statutu Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej.
2. Złożenie sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznegorealizowanego na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. z naruszeniem terminu właściwego do jego złożenia wynikającego z § 9 ust.2 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r.
3. Nieprawidłowe wykazanie w końcowym sprawozdaniu z wykonania zadania publicznego w rubryce 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania zadania publicznego w lp.4. udziału kwoty dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego w zaokrągleniu do jednego miejsca po przecinku tj.16,5% niezgodnie z instrukcją wypełniania sprawozdania końcowego pkt 13, w związku z załącznikiem Nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
4. Nieprawidłowe wykazanie do rozliczenia w korekcie sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego (korekta z dnia 11.06.2018 r.) w części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie wydatków w roku 2017, w kosztach merytorycznych dodatkowej pozycji kosztów tj. pozycja I. 3b- transport- obsługa turnieju w łącznej wartości 6.830,00 zł pokrytej w całości ze środków własnych organizacji niezgodnie z § 2 ust.3 i 4, w związku z § 1 ust.5 oraz § 15 ust.1 wyżej wymienionej umowy o realizację zadania publicznego.
Wyżej wymienione koszty transportu nie były wykazane w ofercie realizacji zadania publicznego, stanowiącej załącznik do umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r., ani w sprawozdaniu końcowym w realizacji zadania publicznego złożonym dnia 20.02.2018 r. Organizacja wykazała niniejsze koszty dopiero w korekcie sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego, złożonej dnia 11.06.2018 r. jako dodatkową pozycję 3b- transport obsługa turnieju w kwocie 6.830,00 zł pokrytej ze środków własnych organizacji.
Ponadto, organizacja nie wnioskowała w okresie realizacji zadania do Zleceniodawcy o dokonanie zmian w kosztorysie realizacji zadania w zakresie uwzględnienia dodatkowych kosztów w postaci kosztów transportu obsługi turnieju, w związku z tym nie wprowadzono żadnych zmian w formie aneksu do treści umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r. stosownie do zapisów § 15 ust. 1 w/w umowy.
5. Nieprawidłowe zsumowanie pod względem rachunkowym w korekcie sprawozdania końcowego z dnia 11.06.2018 r.w części II Sprawozdania z wykonania wydatków, w tabeli 1, w rubryce „Razem” dotyczącej finansowania wydatków ze środków dotacji wpisano kwotę 18.000,00 zł, podczas gdy z wartości liczbowych wykazanych w sprawozdaniu końcowym wynika kwota 18.003,00 zł.
6. Nieprawidłowe wykazanie źródeł finansowania wydatku z tytułu ubezpieczenia klubu, w korekcie sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego, w części 1. Rozliczenie wydatków w roku 2017 w kosztach merytorycznych z poz.I.9 ubezpieczenie klubu jako wartość kosztów ubezpieczenia klubu w kwocie 253,95 zł, w tym 119,33 zł pokryte z dotacji oraz 134,62 zł ze środków własnych Klubu niezgodnie z dowodem źródłowym dokumentującym niniejszy wydatek tj. polisą ubezpieczeniową Nr 18793400-SME816450000 oraz opisem źródeł finansowania zawartym na niniejszym dokumencie, wskazującym jednoznacznie, iż wydatek w całości został pokryty z własnych środków finansowych.
Ponadto, wykazanie jako źródła finansowania w/w wydatku z tytułu ubezpieczenia klubu ze środków dotacji w kwocie 119,33 zł jest niezgodne z § 2 ust.3 oraz § 1 ust.5, w związku z § 15 ust.1 umowy o realizację zadania publicznego.
7. Nieprawidłowe rozliczenie i zakwalifikowanie wydatków w kwocie 130,00 zł wynikających z poz. 2 (kubki sublimacyjne) faktury fa VAT Nr Fa 49/2017 z dnia 30.11.2017 r. pokrytych ze środków dotacji Gminy Miejskiej Kamienna Góra w ramach realizacji zadania publicznego NR 4/V/2017 z dnia 08.05. 2017 r. jako wydatku zgodnego z pozycją kosztorysu I.12 (kalendarze motywacyjne) niezgodnie z zapisami § 2 ust.3, w związku z § 1 ust.5 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r.
Kubki sublimacyjne, nie stanowią kosztu kwalifikowanego w kategorii kosztorysu I.12. kalendarze motywacyjne zgodnie z zaktualizowanym kosztorysem stanowiącym załącznik do umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r.
Biorąc powyższe pod uwagę kwota w wysokości 130,00 zł, wynikająca z poz.2 (kubek sublimacyjny) fa VAT Nr Fa 49/2017 z dnia 30.11.2017 r. Siwka pokryta ze środków dotacji udzielonej na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r. stanowi dotację wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem.
8. Nieprzestrzeganie terminów zapłaty wynikających z dowodów księgowych, odpowiednio opisanych w protokole kontroli SSK.1711.P-6.2018 finansowanych ze środków dotacji udzielonej na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r.niezgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.).
9. Dokonywanie zapłaty za zobowiązania wynikające z dowodów księgowych (oryginałów) odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SSK.1711.P-6.2018 przed sprawdzeniem dowodu księgowego pod względem merytorycznym lub pod względem formalno-rachunkowym lub bez dokonania wyżej wymienionych rodzajów kontroli dowodu księgowego niezgodnie art. 21 ust. 1 pkt.6 oraz art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 z późn.zm.).
10. Nieprzestrzeganie terminów zapłaty wynikających z dowodów księgowych, odpowiednio opisanych w protokole kontroli SSK.1711.P-6.2018 finansowanych ze środków własnych Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. stosownie do zapisów art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 459 ze zm.).
11. Błędne wpisanie w korekcie sprawozdania finansowego z dnia 11.06.2018 r. w zestawieniu faktur (rachunków) daty zapłaty w stosunku do następujących dowodów księgowych:
- fa Nr 05/2017 z dnia 20.02.2017 r. usługa księgowa na łączną kwotę 200,00 zł- data zapłaty oznaczona w poz.8 korekty sprawozdania końcowego jako 03.02.2017r. niezgodnie z dokumentem źródłowym tj. potwierdzeniem przelewu z dnia 19.02.2017 r.;
- fa VAT SPK 5/2017 z dnia 30.11.2017 r. na kwotę 688,80 zł - data zapłaty oznaczona w poz.29 korekty sprawozdania końcowego jako 17.11.2017r. niezgodnie z faktycznym dokonaniem zapłaty w formie przelewu tj. potwierdzenie przelewu z dnia 17.12.2017 r.;
- fa VAT FV/27/17 z dnia 06.07.2017 r. pozaszkolna forma edukacji sportowej na łączną kwotę 1 170,00 zł- data zapłaty oznaczona w poz. 71 jako 06.07.2017 r. niezgodnie z poleceniem przelewu i faktycznym terminem dokonania zapłaty tj. 19.07.2017 r.;
-fa VAT FV/28/17 z dnia 06.07.2017 r. prowadzenie zajęć sportowych i opieki na zawodach na łączną kwotę 685,00 zł – data zapłaty oznaczona w poz. 72 jako 06.07.2017 r. niezgodnie z poleceniem przelewu i faktycznym terminem dokonania zapłaty tj. 19.07.2017 r.;
- fa VAT FV/7/17 z dnia 07.03.2017 r. pozaszkolna forma edukacji sportowej na zawodach na łączną kwotę 1 127,96 zł- data zapłaty oznaczona w poz. 79 jako 07.03.2017 r. niezgodnie z poleceniem przelewu z dnia 14.03.2017 r.;
- fa FV/2/2017 z dnia 24.01.2017 r. prowadzenie zajęć sportowych oraz pozaszkolna forma edukacji sportowej na łączną kwotę 864,97 zł, data zapłaty w poz. 82 jako 24.01.2017 r. niezgodnie z faktyczną zapłatą i poleceniem przelewu z dnia 30.01.2017 r.
- fa FV/33/17 z dnia 10.08.2017 r. pozaszkolna forma edukacji sportowej na łączną kwotę 1 357,00 zł – data zapłaty oznaczona w poz. 93 jako 10.08.2017r. niezgodnie z faktycznie dokonanym przelewem – potwierdzenie przelewu z dnia 23.08.2017 r.
- fa FV/48/17 z dnia 01.12.2017 r. pozaszkolna forma edukacji sportowej na łączną kwotę 1 032,00 zł- data zapłaty oznaczona w poz. 94 jako 08.12.2017 r. niezgodnie z faktycznie dokonanym przelewem – potwierdzenie przelewu z dnia 11.12.2017 r.;
- polisa ubezpieczeniowa z dnia 06.03.2017 r. 187934/00 SME8169450000 na kwotę 253,95 zł- data zapłaty oznaczona w poz.103 jako 06.07.2017 r. niezgodnie z faktycznie dokonanym przelewem 06.03.2017 r.
Ponadto, w trakcie kontroli stwierdzono brak rzetelności w wypełnianiu korekty sprawozdania końcowego (korekta z dnia 11.06.2018 r.), utrudniającej kontrolę wydatkowania środków w ramach zadania publicznego, a liczne nieprawidłowości polegały w szczególności na:
- błędach rachunkowych w sumowaniu poszczególnych rodzajów kosztów;
- błędne oznaczenia kategorii kosztów w stosunku do zapisów umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. np. w umowie wynagrodzenie asystenta trenera, poz. I.13 – w korekcie sprawozdania- poz. I.14, następnie w umowie- praca społeczna członków stowarzyszenia- poz. I.14, a w korekcie sprawozdania- poz. I.15, kolejno w umowie- koordynator projektu- poz. II.2, a w korekcie sprawozdania poz. II.3.
- liczne błędy w zestawieniu rachunków (rachunków) związanych z realizacją zadania publicznego np. nieprawidłowe oznaczanie liczby porządkowej np. powtórzenia numeracji lub pominięcie liczb (np. poz.1,2,3, 5, 5,6) (poz. 47, 48, 49, 48, 48, 49, 50) (poz. 109, 110, 110, 111) lub wprowadzanie liczb z oznaczeniem literowym (np. poz.35, 35a, 36);
- wpisywanie błędnych dat zapłaty dowodów księgowych w stosunku do faktyczne dokonywanych dat potwierdzonych poleceniami przelewu (wyżej opisane przypadki).
12. Błędne wpisanie numeru dowodu księgowego w poz.9, zestawienia rachunków (faktur) do korekty sprawozdania finansowego z dnia 11.06.2018 r. w stosunku do faktury za usługę księgową na łączną kwotę 200,00 zł z dnia 20.07.2017 r. jako Nr 28/2017 niezgodnie z treścią dowodu księgowego, wskazującym Nr 29/2017.
13. Dokonanie zapłaty za faktury wystawione za usługi księgowe w formie przelewu niezgodnie ze sposobem zapłaty oznaczonym w treści niniejszych faktur jako gotówka stosownie do zapisów art. 106j ust. 1 pkt 5 i ust. 2, art. 106k ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn.zm.).
14. Zawarcie umowy Nr 2/2016 o użyczenie lokalu z dnia 10.10.2016 r. oraz umowy użyczenia lokalu Nr 02/X/2017 z dnia 05.10.2017 r. i umowy Nr 11/2017 z dnia 02.10.2017 r., a także umowy Nr 4/2017/2018przez Kamiennogórską Akademią Piłkarską z zastosowaniem niewłaściwego sposobu reprezentacji Klubu niezbędnego do składania oświadczeń woli dotyczących praw i obowiązków majątkowych oraz niemajątkowych Klubu niezgodnie z §29 Statutu Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej tj. jednoosobowo (w przypadku umowy Nr 2/2016 o użyczenie lokalu z dnia 10.10.2016 r., umowy Nr 4/2017/2018 oraz umowy Nr 11/2017 z dnia 02.10.2017 r. wyłącznie przez Prezesa Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej a w przypadku umowy Nr 02/X/2017 z dnia 05.10.2017 r. wyłącznie przez Skarbnika Klubu).
15. Nieprawidłowe uwzględnienie w korekcie sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego (korekta z dnia 11.06.2018 r.) w części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie wydatków w roku 2017, w kosztach merytorycznych poz. I.3. koszty z tytułu wynajęcia sali w okresie od 09.01. 2017 r. do 30.04.2017 r. kwoty 4.000,00 zł oraz w poz. I.3a koszty z tytułu wynajęcia sali w okresie 09.2017 r. do 12.2017 r. kwoty 1.400,00 zł, stanowiącej darowiznę przekazywanąprzez Kamiennogórską Akademię Piłkarską na Rzecz Rady Rodziców na podstawie umowy darowizny zawartej w dniu 10.10.2016 r. z tytułu użytkowania sali gimnastycznej Szkoły oraz aneksu do umowy 02/X/2017 z dnia 05.10.2017 r. z tytułu użytkowania sali gimnastycznej Szkoły niezgodnie z §1 ust.5 oraz §2 ust. 3 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r. o realizację zadania publicznego.
Wpłaty z tytułu darowizny na cele statutowe na rzecz obdarowanego tj. Rady Rodziców nie stanowią kosztów z tytułu wynajęcia sali, w szczególności uwzględniając fakt wyrażenia zgody przez Burmistrza Miasta Kamiennej Góry na nieodpłatne użyczenie sali gimnastycznej.
16. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu korekty sprawozdania końcowego faktury FV ZSO-12/2017-063 z dnia 29.12.2017r.wynajem sali gimnastycznej na łączną kwotę 344,40 zł, pokrytej ze środków własnych Klubu (pozycja I. 3a kosztorysu) ze względu na naruszenie terminu poniesienia wydatków z innych środków finansowych tj. zapłata dnia 11.01.2018 r. (potwierdzenie przelewu) niezgodnie z § 2 ust. 2 pkt 2 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r. tj. do dnia 31.12.2017 r.
17. Dokonanie korekty błędów (przez liczne skreślenia) na dowodzie księgowym tj. fa FV VAT FV/9/Pl/1711 z dnia 09.11.2017 r. zakup strojów sportowych na łączną kwotę 688,52 zł, bez zachowania zasad dokonywania korekty błędów na dowodach księgowych niezgodnie z art. 22 ust.1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 z późn.zm.).
18. Nieprawidłowe rozliczenie na podstawie przedstawionych w trakcie kontroli dowodów księgowych i zawartych na nich opisów, w związku z danymi wynikającymi z zestawienia faktur, rachunków do korekty sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego poz.47 i 48 tj. fa VAT FV/42/PL/1709 z dnia 07.09.2017 r. zakup strojów piłkarskich na łączną kwotę 5.474,46 zł, z tego pokryte ze środków dotacji kwoty w wysokościach: 5.142,65 zł (koszty I.5. zakup strojów ligowych) oraz kwoty 650,81 zł (koszty I.4. zakup koszulek dla uczestników klubu), czyli o kwotę 319,00 zł przewyższającą wartość całkowitą wynikającą z w/w faktury.
Biorąc powyższe pod uwagę kwota 319,00 zł, nie posiadająca pokrycia we wskazanym wyżej dowodzie księgowym fa VAT FV/42/PL/1709 z dnia 07.09.2017 r. zakup strojów piłkarskich tj. stanowi dotację pobraną nienależnie podlega zwrotowi wraz z odsetkami należnymi jak dla zaległości podatkowych.
19. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu kwoty 61,00 zł (I.4. zakup koszulek dla uczestników klubu) jako pokrytej ze środków dotacji na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r. wynikającej z faktury fa VAT FV/11/PL/1701 z dnia 12.01.2017 r. na łączną kwotę 104,00 zł, ze względu na termin dokonania zapłaty i poniesienia wydatków pochodzących ze środków dotacji tj. dnia 14.03.2017 r. niezgodnie z § 2 ust. 2 pkt 1 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r. tj. przed terminem właściwym do poniesienia wydatków pochodzących z dotacji określonym jako od dnia 08.05.2017 r.
Biorąc powyższe pod uwagę kwota w wysokości 61,00 zł, pokryta ze środków dotacji na podstawie umowy o realizację zadania publicznego Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. podlega zwrotowi jako dotacja wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem wraz z odsetkami należnymi jak dla zaległości podatkowych.
20. Naruszenie terminu zapłaty składki na ubezpieczenie społeczne niezgodnie z art.47 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz.963 z późn.zm.) oraz naruszenie terminu zapłaty należnego podatku niezgodnie z art.42 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 z późn. zm.), w stosunku do odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SKK.1711.P-6.2018 rachunków wystawionych do umów zlecenia zawartych przez Kamiennogórską Akademią Piłkarską z trenerami.
21. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu, w korekcie sprawozdania końcowego, w poz.79 kwoty 1.127,96 zł wynikającej z faktury fa VAT FV/7/17 z dnia 07.03.2017 r. pozaszkolna forma edukacji sportowej na zawodach na łączną kwotę 1 127,96 zł jako pokrytej ze środków własnych klubu stosownie do polecenia przelewu potwierdzającego dokonanie zapłaty kwoty 1.080,96 zł (zgodnie z opisem należność z tytułu faktury FV 7/17 pomniejszona o nadpłatę za miesiąc listopad 2016 r.- tytuł potwierdzenia przelewu z dnia 14.03.2017 r.) niezgodnie z § 2 ust. 2 pkt 2 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r.
Jedynie kwota 1.080,96 zł znajdująca udokumentowanie w okresie właściwym dla poniesienia wydatków dla innych środków finansowych (tj. polecenie przelewu z dnia 14.03.2017 r.) może zostać uznana jako poniesiona w w/w właściwym okresie do poniesienia niniejszych wydatków ze środków własnych finansowych zgodnie z § 2 ust. 2 pkt 2 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r. (tj. okres od dnia 09.01.2017 r. do 31.12.2017 r.)
22. Brak udokumentowania zapłaty kwoty 0,39 zł dotyczącej należności z tytułu rachunku Nr 9 z dnia 15.11.2017 r. do umowy zlecenia zawartej w dniu 31.12.2016 r. przez Kamiennogórską Akademię Piłkarską na łączną kwotę 1 429,00 zł (brutto) do wypłaty kwota 1 205,39 zł (netto) pokrytej ze środków własnych klubu (pozycja kosztorysu I.2.wynagrodzenie trenera zespołu ligowego) niezgodniez należnością do wypłaty wynikającą z w/w rachunku Nr 9 z dnia 15.11.2017 r. oraz poleceniem przelewu z dnia 15.11.2017 r. na kwotę 1.205,00 zł.
23. Zawarcie przez Kamiennogórską Akademię Piłkarską umów zlecenia z trenerami, dokumentujących wydatki sklasyfikowane w kosztorysie jako pozycje kosztów I.1.wynagrodzenie trenera zespołu podstawowego oraz I.2. wynagrodzenie trenera zespołu ligowego przez Prezesa Klubu Panią Małgorzatę Mikielewicz jednoosobowo tj. z zastosowaniem niewłaściwego sposobu reprezentacji Klubu niezbędnego do składania oświadczeń woli dotyczących praw i obowiązków majątkowych oraz niemajątkowych Klubu niezgodnie z § 29 Statutu Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej.
24. Błędne wpisanie w korekcie sprawozdania końcowego w zestawieniu rachunków, faktur w poz.100 w stosunku do fa VAT 831/2017 z dnia 19.09.2017 r. zakup aparatu cyfrowego i elementów dodatkowych na łączną kwotę 1 114,00 zł, wartości finansowania ze środków własnych w kwocie 109,60 zł, niezgodnie z dowodem księgowym na łączną sumę 1.114,00 zł oraz finansowaniem niniejszego wydatku ze środków dotacji w kwocie 1.014,40 zł.
25. Nieprawidłowe wykazanie w korekcie sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego, w zestawieniu rachunków, faktur faktury F/05/06/2017 z dnia 05.06.2017 r. zabezpieczenie medyczne imprezy na łączną kwotę 175,00 zł pokrytej ze środków własnych klubu jako dokumentującej wydatki z poz. I.8. ubezpieczenie dzieci niezgodnie z merytoryczną treścią niniejszego dowodu księgowego w związku z § 2 ust. 3 i 4 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r.
Biorąc powyższe pod uwagę, faktura fa VAT Nr 05/06/2016 z dnia 05.06.2017 r. na kwotę 175,00 zł stosownie do opisu na niej zawartym nie dokumentuje kosztów I.8. z tytułu ubezpieczenia dzieci, bo zabezpieczenie medyczne imprezy nie stanowi kosztu kwalifikowanego rodzajowo jako mieszczącego się w kategorii „ubezpieczenie dzieci”.
26. Nieprawidłowe określenie w korekcie sprawozdania końcowego z wykonania zadania realizowanego na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. w poz.102 źródeł finansowania kwoty 310,00 zł dotyczącej polisy ubezpieczeniowej Nr 903012133158 dokumentującej koszty kwalifikowane w poz. I.8 ubezpieczenie dzieci jakpokrytej w kwocie 119,33 zł ze środków dotacji oraz kwoty w wysokości 190,67 zł ze środków własnych klubu niezgodnie z treścią wyżej wymienionego dowodu księgowego oraz opisu źródeł finansowania na nim zawartych, w związku z § 2 ust.3 i 4 oraz § 1 ust. 5 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r.
Opis zawarty na niniejszej polisie ubezpieczeniowej wskazuje, iż kwota w wysokości 310,00 zł został pokryta ze środków własnych Klubu.
Powyższe nieprawidłowości potwierdza fakt zsumowania dowodów księgowych wykazanych w korekcie sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego pokrytych ze środków dotacji na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r. Z niniejszego wynika, iż polisa ubezpieczeniowa na kwotę 310,00 zł została pokryta ze środków dotacji w kwocie 119,33 zł oraz w kwocie 190,67 zł ze środków własnych Klubu. Zsumowanie wydatków dokonane w korekcie sprawozdaniu jako pokrytych ze środków dotacji dokonane zostało błędnie pod względem rachunkowym, ponieważ de facto jest to kwota 18.003,00 zł, zaś w korekcie w kwocie ogółem jest to kwota 18.000,00 zł.
27. Nieprawidłowe zawarcie umowy ubezpieczenia w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. dokumentującej koszty wykazane w poz. I.8. ubezpieczenie dzieci oraz umowy ubezpieczenia dokumentującej koszty wykazane w poz.I.9. ubezpieczenie klubu z zastosowaniem niewłaściwego sposobu reprezentacji Klubu niezbędnego do składania oświadczeń woli dotyczących praw i obowiązków majątkowych oraz niemajątkowych Klubu tj. jednoosobowo przez Wiceprezesa Klubu niezgodnie z § 29 Statutu Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej.
28. Spóźnienie w terminie zapłaty polisy ubezpieczeniowej na łączną kwotę 253,95 zł dokumentującej koszty I.9. ubezpieczenia klubu tj. zapłata dnia 06.03.2017 r. (potwierdzenie przelewu) niezgodnie z terminem zapłaty wynikającym z treści harmonogramu płatności polisy nr 187934/00 SME8169450000, wskazującym termin płatności do dnia 25.02.2017 r.
29. Nieprawidłowe oznaczenie na polisie ubezpieczeniowej Nr 187934/00SME8169450000 potwierdzającej zawarcie umowy ubezpieczenia, dokumentującej koszty I.9. ubezpieczenie klubu, w danych ubezpieczonego adresu siedziby Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej oznaczając niniejszy jakoul. Okrzei 8 niezgodnie z danymi z rejestru Stowarzyszeń Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze, oraz decyzją Nr 1/2015 z dnia 30.11.2015 r. Starosty Kamiennogórskiego o wpisie do ewidencji klubów sportowych prowadzonej przez Starostę Kamiennogórskiego.
30. Nieprawidłowe rozliczenie wydatków z tytułu zakupu znaczników treningowych na łączną kwotę 199,97 zł w całości pokrytych ze środków dotacji na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. (koszty poz. I.10. znaczniki) na podstawie wydruku zamówienia ze strony internetowej nie stanowiącego dowodu księgowego w rozumieniu art. 21 ust. 1ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 ze zm.), w związku z § 6 ust. 1 i 4 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r.
Biorąc ponadto pod uwagę, termin dokonania zapłaty za wyżej wymieniony wydatek tj. znaczniki (pozycja I.10 znaczniki) na łączną kwotę 199,97 zł, sfinansowany ze środków dotacji tj. zapłata dnia 06.03.2017 r. (potwierdzenie przelewu- przelew z rachunku dnia 06.03.2017 r.) należy stwierdzić, iż zapłaty dokonano przed terminem właściwym do poniesienia wydatków środków pochodzących z dotacji niezgodnie z zapisami § 2 ust.2 pkt 1 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. o realizację zadania publicznego.
Powyższe skutkuje uznaniem kwoty 199,97 zł jako dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem oraz powoduje obowiązek jej zwrotu wraz z należnymi odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych.
31. Nieprawidłowe pod względem rachunkowym obliczenie łącznej wartości pracy wykonanej w charakterze asystenta trenera w treści oświadczenia asystenta trenera o wykonanych działaniach w ramach realizacji zadania publicznego pod nazwą „Organizacja zajęć sportowych piłki dla dzieci w wieku 4 do 13 lat i udział w turniejach piłki nożnej” - umowa Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. (koszty I.13. wynagrodzenie asystenta trenera) jako 3.320,02 zł niezgodnie z rachunkowymi obliczeniami tj. koszt jednostkowy- 25,42 zł x 131 godzin pracy wynosi 3.330,02 zł.
32. Zastosowanie nieprawidłowej stawki na oświadczeniach o wykonywaniu pracy w charakterze członka stowarzyszenia (koszty I.14.) tj.koszt jednostkowy wykonywanej pracy tj. 25,42 zł tj. stosując stawkę właściwą dla pracy asystenta trenera niezgodnie z ofertą zadania publicznego wskazująca stawkę za pracę członka stowarzyszenia w kwocie 12,50 zł (tj. 12,50 zł (koszt jednostkowy) x 50 godzin= 625,00 zł) oraz rachunkowymi obliczeniami, podającymi łączną wartość wykonanej pracy w kwocie 625,00 zł.
33. Błędne określenie w korekcie sprawozdania końcowego z dnia 11.06.2018 r. źródła finansowania kosztów z poz. II.2. praca koordynatora oznaczając niniejsze jako środki własne niezgodnie z treścią oświadczenia o nieodpłatnym wykonywaniu pracy w charakterze koordynatora projektu, co skutkowało również nieprawidłowym sumowaniem i ujmowaniem wartości pracy koordynatora projektu w łącznej kwocie środków własnych wykorzystanych w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r.
34. Niezgodność zapisów Uchwały Nr 4/2016 Zarządu Stowarzyszenia Klubu Sportowego Kamiennogórska Akademia Piłkarska z siedzibą w Kamiennej Górze z dnia 06 lutego 2016 r. w sprawie nagradzania za aktywny udział w treningach i turniejach piłki nożnej członków Stowarzyszenia Klubu Sportowego – Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej z siedzibą w Kamiennej Górze, wyłączających obowiązek tworzenia protokołów potwierdzających odbiór nagród, a dopuszczających formę zdjęcia jako potwierdzenie odbioru nagrody z zapisami z § 6 ust. 2 lit. b umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r.
35. Brak opisu nadokumentach księgowych (oryginałach) przedstawionych do kontroli realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. wskazującego, iż dany wydatek został rozliczony w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie w/w umowy oraz opisu wskazującego, z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta (dotacja, środki własne klubu lub inne- poza zadaniem), a także określenia rodzaju kosztu, do którego zakwalifikowano określony wydatek niezgodnie z § 6 ust.4 wyżej wymienionej umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017
W trakcie kontroli przedstawiono poza wyżej wymienionymi oryginałami dokumentów źródłowych, sporządzone kopie tychże dokumentów z załączonym (doklejonym) opisem określającym rodzaj zadania publicznego w ramach, którego rozliczono dane dokumenty, wskazanie, z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta (dotacja lub środki własne klubu) oraz określenie rodzaju kosztu, do którego zakwalifikowano określony wydatek, a także podpisy i sprawdzenie (pod względem formalno-rachunkowym oraz merytorycznym) pod niniejszą informacją osób odpowiedzialnych za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji.
36. Nieprecyzyjne określenie w stosunku do opisanych w treści protokołu kontroli dowodów księgowych na drugostronnie zamieszczonym opisie (doklejonym) źródeł finansowania całości wydatku wynikającego z danego dowodu, w stosunku do części wydatku, który nie były rozliczany w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. (nie zawarto opisu wskazującego, iż dana kwota została rozliczona poza danym zadaniem).
Opis dowodu księgowego powinien wskazywać kompleksowo źródła finansowania danego wydatku wynikającego z poszczególnego dowodu księgowego tj. źródła finansowania w ramach wykonywanego zadania publicznego oraz określenie z jakich środków została opłacona pozostała kwota (środki poza zadaniem), zatem powinien to być jeden opis dla całego dokumentu, na którym zostały wskazane wszystkie źródła.
37. Pobranie dotacji w nadmiernej wysokości, w związku z przekroczeniem dopuszczalnego zwiększenia nie więcej niż 10% wydatku finansowanego z dotacji wykazanego w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego w stosunku do odpowiedniego kosztu określonego w umowie tj.koszt oznaczonych jako I.11. aparat cyfrowy, udokumentowany fa VAT 831/2017 z dnia 19.09.2017 r. zakup aparatu cyfrowego na łączną kwotę 1 114,00 zł pokrytą ze środków dotacji w kwocie 1 014,40 zł oraz kwotą w wysokości 99,60 zł ze środków własnych klubu, w kwocie 24,40 zł zgodnie z § 5 ust. 1 i 2 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. wraz z odsetkami należnymi jak dla zaległości podatkowych.
38. Niewykorzystanie dotacji przez Kamiennogórską Akademię Piłkarską w kwocie 116,33 zł, wynikającejz rozliczenia w korekcie sprawozdania końcowego z wykonania zadania w zestawieniu rachunków, faktur w poz.102 kwoty 119,33 zł, dotyczącej polisy ubezpieczeniowej Nr 903012133158 na łączną kwotę 310,00 zł, jako pokrytej w w/w wysokości 119,33 zł ze środków dotacji niezgodnie z dowodem księgowym, dokumentującym niniejszy wydatek i opisem na nim zawartym.
W trakcie kontroli stwierdzono, iż stosownie do opisu zawartego na niniejszym dowodzie księgowym kwota w wysokości 310,00 zł, została pokryta ze środków własnych organizacji w ramach realizacji zadania publicznego na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r., jako koszt I.8 ubezpieczenie dzieci.
Jednak w korekcie sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego w poz.102 (niezgodnie z treścią źródłowego dowodu księgowego oraz opisu na nim zawartego co do źródeł finansowania) opisano, iż polisa ubezpieczeniowa z dnia 02.06.2017 r. na kwotę 310,00 zł została pokryta w kwocie 119,33 zł ze środków dotacji na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r., zaś kwota w wysokości 190,67 zł została pokryta ze środków własnych.
Powyższe potwierdza fakt zsumowania dowodów księgowych wykazanych w korekcie sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego pokrytych ze środków dotacji na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r. z niego wynika, iż polisa ubezpieczeniowa z dnia 02.06.2017 r. na kwotę 310,00 zł została pokryta ze środków dotacji w kwocie 119,33 zł oraz w kwocie 190,67 zł ze środków własnych Klubu. Zsumowanie jednak wydatków dokonane w sprawozdaniu jako pokrytych ze środków dotacji dokonane zostało błędnie pod względem rachunkowym, ponieważ de facto jest to kwota 18.003,00 zł, zaś w korekcie w kwocie ogółem jest to kwota 18.000,00 zł.
39. Pobranie przez Kamiennogórską Akademię Piłkarską w Kamiennej Górze dotacji w nadmiernej wysokości w związku z niezachowaniem procentowego udziału środków finansowych własnych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji w wysokości nie mniejszej niż 403,88 %, bowiem na podstawie faktycznie poniesionych wydatków ustalono, iż procentowy udział środków własnych finansowych w stosunku do kwoty dotacji wyniósł 390,96 %.
Biorąc powyższe pod uwagę nie zachowano dopuszczalnego udziału procentowego środków własnych w stosunku do kwoty dotacji o 12,92%, zaś uwzględniając zapisy § 3 ust. 9 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. naruszenie postanowień, o których mowa w ust. 5-8 uważa się za pobranie dotacji w nadmiernej wysokości.
Zatem uwzględniając powyższe kwota 2.215,68 zł stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości stosownie do zapisów § 3 ust.7 i 9 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. i podlega zwrotowi wraz należnymi odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych.
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1, Ad.14, Ad.23, Ad.27. Przestrzeganie zasady składania oświadczeń woli dotyczących praw i obowiązków majątkowych oraz niemajątkowych Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej (w szczególności zawierania umów) z zachowaniem zasady właściwego sposobu reprezentowania w zakresie składania oświadczeń woli dotyczących praw majątkowych oraz niemajątkowych Klubu zgodnie z § 29 Statutu Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej.
Zgodnie z § 29 Statutu Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej: „Do ważności oświadczeń woli dotyczących praw i obowiązków majątkowych oraz niemajątkowych Klubu wymagane jest współdziałanie dwóch osób: prezesa lub wiceprezesa oraz sekretarza lub skarbnika.”
Ad.2. Przestrzeganie terminu składania sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego zgodnie z postanowieniami zawartej umowy o realizację zadania publicznego w rozumieniu ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 450), stosownie do zapisów załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300).
Ad.3. Prawidłowe wykazywanie w końcowym sprawozdaniu z wykonania zadania publicznego w rubryce 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania zadania publicznego udziału kwoty dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z pkt 13 instrukcji wypełniania sprawozdania końcowego oraz załącznikiem Nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
Ad.4. Wykazywanie do rozliczenia w korekcie sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego kosztów, które zostały przewidziane w ofercie realizacji zadania publicznego oraz kosztorysie stanowiących integralną część umowy o realizację zadania publicznego lub wprowadzone na podstawie aneksów do umowy stosownie do zapisów załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300).
Ad.5, Ad.11, Ad.12, Ad.24. Staranne i rzetelne sporządzanie sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego w celu wykazywania danych zgodnych ze stanem faktycznym i mającym potwierdzenie w dowodach księgowych, w szczególności poprzez:
- prawidłowe sumowanie pod względem rachunkowym poszczególnych rodzajów kosztów i podawanie właściwej ich łącznej wielkości zgodnie z danymi wynikającymi z dowodów księgowych;
- prawidłowe wpisywanie dat zapłaty w zestawieniu faktur (rachunków) zgodnie z danymi wynikającymi z faktycznym dokonaniem zapłaty;
- prawidłowe oznaczanie kategorii kosztów zgodnie z zapisami kalkulacji przewidywanych kosztów, stanowiącej integralną część umowy o realizację zadania publicznego;
- prawidłowe oznaczanie numeracji w zestawieniu rachunków, faktur;
- prawidłowe wpisywanie numeru dowodu księgowego w zestawieniu faktur, rachunków zgodnie z treścią danego dowodu księgowego;
- prawidłowe wpisywanie kwot finansowania z poszczególnych źródeł zgodnie z opisem zawartym na dowodzie księgowym.
Ad.6. Prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego źródeł finansowania danego rodzaju kosztu zgodnie z opisem zawartym na dowodzie księgowym dokumentującym poszczególny rodzaj wydatku.
Ad.7. Zwrot dotacji w wysokości 130,00 zł dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, w terminie zgodnym z art. 252 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2007 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.) jako wynikającej z faktury fa VAT Nr Fa 49/2017 z dnia 30.11.2017 r. na łączną kwotę 500,00 zł, w tym wyżej wymienionej kwoty 130,00 zł (poz. 2 z w/w faktury- kubek sublimacyjny) pokrytej ze środków dotacji w ramach realizacji zadania publicznego Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r. jako wydatku niezgodnego z pozycją kosztorysu I.12 (kalendarze motywacyjne) stosownie do zapisów § 2 ust.3 i 4, w związku z § 1 ust.5 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi począwszy od dnia przekazania dotacji z budżetu Gminy Miejskiej Kamienna Góra (tj. dnia 26.06.2017 r.) na rachunek Zleceniodawcy zadania publicznego o numerze 88 8395 0001 0013 4460 2003 0001 stosownie do zapisów art. 252 ust.6 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.).
Ad.8. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z dowodów księgowych i dokonywanie wydatków ze środków publicznych w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.).
Ad.9. Dokonywanie sprawdzenia dowodu księgowego pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym przez uprawnione podmioty przed zatwierdzeniem wyżej wymienionego dowodu do zapłaty zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt.6 oraz art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.395 z późn.zm.).
Ad.10., Ad.28. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z dowodów księgowych oraz wcześniej zaciągniętych zobowiązań, finansowanych ze środków własnych organizacji, z uwzględnieniem zapisów art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1025 ze zm.).
Ad.13. Sprostowanie sposobu zapłaty wskazanego na dowodach księgowych wystawionych za usługi księgowe poprzez wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę lub noty korygującej przez nabywcę w zakresie określenia sposobu zapłaty jako przelew zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt 5 i ust. 2, art. 106k ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn.zm.).
Ad.15. Przedstawianie do rozliczeniadowodów źródłowych faktycznie dokumentujących dany rodzaj kosztów przewidzianych w ofercie zadania publicznego oraz w zaktualizowanym kosztorysie (kalkulacji) przewidywanych kosztów w ramach realizacji zadania publicznego zgodnie z § 1 ust.5 oraz § 2 ust. 3 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r. o realizację zadania publicznego.
Ad.16, Ad.21. Przedstawianie do rozliczenia wydatków w ramach umowy z realizację zadania publicznego, z innych środków finansowych ponoszonych wyłącznie w terminie określonym w zapisach umowy o realizację zadania publicznego, o której mowa w art. 16 ust.1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 450) oraz znajdujących potwierdzenie w stosownych dowodach zapłaty.
Ad.17. Dokonywanie korekty błędów na dowodach księgowych z zachowaniem zasad dokonywania niniejszej korekty zgodnie z art. 22 ust.1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395 z późn.zm.).
Ad.18. Zwrot kwoty 319,00 zł jako dotacji pobranej nienależnie w terminie zgodnym z art. 252 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2007 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz.2077 z późn.zm) tj. sumy przewyższającej wartość całkowitą wynikającą z faFV/42/PL/1709 z dnia 07.09.2017 r. zakup strojów piłkarskich na łączną kwotę 5.474,46 zł, rozliczoną w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. jako pokrytej ze środków dotacji w kwotach: 5.142,65 zł (koszty I.5. zakup strojów ligowych) oraz 650,81 zł (koszty I.4. zakup koszulek dla uczestników klubu) wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi po upływie terminów zwrotu określonych w ust. 1 i 2 art. 252 ustawy o finansach publicznych w stosunku do dotacji pobranej nienależnie na rachunek Zleceniodawcy zadania publicznego o numerze 88 8395 0001 0013 4460 2003 0001 stosownie do zapisów art. 252 ust.6 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.).
Ad.19. Zwrot kwoty 61,00 zł jako dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, w terminie zgodnym z art. 252 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2007 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.), wynikającej z faktury fa VAT FV/11/PL/1701 z dnia 12.01.2017 r. na łączną kwotę 104,00 zł, ze względu na termin dokonania zapłaty i poniesienia wydatków pochodzących ze środków dotacji tj. dnia 14.03.2017 r. niezgodnie z § 2 ust. 2 pkt 1 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r. umowy o realizację zadania publicznego tj. przed terminem właściwym do poniesienia wydatków pochodzących z dotacji określonym jako od dnia 08.05.2017 r. wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi począwszy od dnia przekazania dotacji z budżetu Gminy Miejskiej Kamienna Góra (tj. dnia 26.06.2017 r.) na rachunek Zleceniodawcy zadania publicznego o numerze 88 8395 0001 0013 4460 2003 0001 stosownie do zapisów art. 252 ust.6 pkt.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz.2077 z późn.zm.).
Ad.20. Przestrzeganie terminów zapłaty składki na ubezpieczenie społeczne oraz należnego podatku dochodowego od umów zlecenia zawartych z trenerami zgodnie odpowiednioz art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 z późn.zm.) oraz z art.42 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 200 z późn.zm.).
Ad.22. Dokumentowanie zapłaty wydatków pokrytych w ramach realizacji zadania publicznego, pokrytych zarówno ze środków dotacji jak i innych środków finansowych w pełnej kwocie dotyczącej zobowiązania wynikającego z danego dowodu księgowego.
Ad.25. Przedstawianie do rozliczenia z wykonania zadania publicznego dowodów księgowym dokumentujących dany rodzaj kosztu zgodnie z rodzajem danego kosztu określonym w ofercie zadania publicznego oraz zaktualizowanym kosztorysie przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego, stanowiącym integralną część umowy o realizację zadania publicznego, o której mowa w art.16 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 450 z późn.zm.).
Ad.26. Prawidłowe i rzetelne określanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego źródeł finansowania danego wydatku zgodnie z danym dowodem księgowym dokumentującym ten wydatek oraz opisem źródeł finansowania na nim zawartym.
Ad.29. Prawidłowe określanie w treści zawieranej polisy ubezpieczeniowej danych dotyczących ubezpieczonego tj. Kamiennogórskiej Akademii Piłkarskiej, w szczególności w zakresie określenia adresu siedziby organizacji zgodnie z obowiązującym stanem prawnym i faktycznym oraz danymi z rejestru Stowarzyszeń Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze.
Ad.30. Zwrot kwoty 199,97 zł jako dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, w terminie zgodnym z art. 252 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2007 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.), dotyczącej zakupu znaczników treningowych (rodzaj kosztów I.10. znaczniki), potwierdzonego wydrukiem zamówienia ze strony internetowej nie spełniającego wymogów dokumentu księgowego w rozumieniu art. 21 ust. 1ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 ze zm.), w związku z § 6 ust. 1 i 4 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r. oraz terminem poniesienia wydatków pochodzących z dotacji w kwocie 199,97 zł niezgodnie z § 2 ust.2 pkt 1 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. o realizację zadania publicznego tj. zapłata dnia 06.03.2017 r. (potwierdzenie przelewu z dnia 06.03.2017 r.) wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi począwszy od dnia przekazania dotacji z budżetu Gminy Miejskiej Kamienna Góra (tj. dnia 26.06.2017 r.) na rachunek Zleceniodawcy zadania publicznego o numerze 88 8395 0001 0013 4460 2003 0001 stosownie do zapisów art. 252 ust.6 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.).
Ad.31. Rzetelne wyliczanie pod względem rachunkowym w treści oświadczeń asystenta trenera o wykonanych działaniach w ramach realizacji zadania publicznego szacowanej wartości wykonanej pracy zgodnie z iloczynem wynikającym z ilości jednostek wraz rodzajem miary i kosztem jednostkowym.
Ad.32. Stosowanie właściwej stawki tj. kosztu jednostkowego wykonywanej pracy wskazanej na oświadczeniach o wykonywaniu pracy w charakterze członka stowarzyszenia zgodnie ze stawką wynikającą z oferty zadania publicznego oraz zaktualizowanego kosztorysu, stanowiącego integralną część umowy o realizację zadania publicznego, o której mowa w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 450 z późn.zm.).
Ad.33. Prawidłowe określanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego źródła finansowania danego wydatku zgodnie z rzeczywistą treścią dowodu źródłowego dokumentującego dany rodzaj wydatku.
Ad.34. Przestrzeganie i realizowanie obowiązku prowadzenia przez Zleceniobiorcę zadania publicznego protokołów przekazania nagród oraz rzeczy zakupionych w ramach dotacji, wraz z zachowaniem przez niniejszy protokół elementów określonych w postanowieniach umowy o realizację zadania publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem faktu, iż akty prawa wewnętrznego (uchwały) podejmowane przez uprawnione organy stowarzyszenia nie mogą wyłączać wyżej określonego obowiązku wynikającego z uregulowań szczególnych, w tym zakresie tj. postanowień zawartej umowy o realizację zadania publicznego.
Ad.35. Dokonywanie opisu oryginałów dowodów księgowych, stanowiących dokumentację finansowo- księgową związaną z realizacją zadania publicznego, dotyczących zarówno dotacji, jak i innych środków finansowych zgodnie z wymogami określonymi w art.21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.395 z późn.zm.) oraz zapisami zawartej umowy o realizację zadana publicznego, o której mowa w art.16 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz.450 z późn.zm.).
Ad.36. Kompleksowe określanie w opisie zawartym na dowodach księgowych, związanych z realizacją zadania publicznego źródeł finansowania całości wydatku wynikającego z danego dowodu, w szczególności w stosunku do części wydatku, który nie były rozliczany w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy (środki poza zadaniem). (jeden opis dla całego dokumentu, na którym zostały wskazane wszystkie źródła.)
Ad.37. Zwrot dotacji pobranej w nadmiernej wysokości w kwocie 24,40 zł, w terminie zgodnym z art. 252 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.), w związku z przekroczeniem dopuszczalnego zwiększenia nie więcej niż 10% wydatku finansowanego z dotacji wykazanego w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego w stosunku do odpowiedniego kosztu określonego w umowie tj.koszt oznaczonych jako I.11. aparat cyfrowy, udokumentowany fa VAT 831/2017 z dnia 19.09.2017 r. zakup aparatu cyfrowego na łączną kwotę 1 114,00 zł pokrytą ze środków dotacji w kwocie 1 014,40 zł oraz kwotą w wysokości 99,60 zł ze środków własnych klubu zgodnie z § 5 ust. 1 i 2 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi po upływie terminów zwrotu określonych w ust. 1 i 2 art. 252 ustawy o finansach publicznych w stosunku do dotacji pobranej nadmiernie na rachunek Zleceniodawcy zadania publicznego o numerze 88 8395 0001 0013 4460 2003 0001 stosownie do zapisów art. 252 ust.6 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.).
Ad.38. Zwrot kwoty 116,33 zł jako dotacji niewykorzystanej, wynikającej z błędnego wykazania do rozliczenia w poz.102 zestawienia faktur, rachunków do korekty sprawozdania z wykonania zadania publicznego polisy ubezpieczeniowej Nr 903012133158 na łączną kwotę 310,00 zł, jako pokrytej w wysokości 119,33 zł ze środków dotacji niezgodnie z opisem zawartym na niniejszym dowodzie księgowym wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi począwszy od dnia następujacego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu niewykorzystanej kwoty dotacji tj. od dnia 16.01.2018 r. stosownie do zapisów § 10 ust. 2 i 4 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. o realizację zadania publicznego oraz zgodnie z art.251 ust.3 i 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2007 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 207 r. poz. 2077 r.)
W trakcie kontroli stwierdzono, iż stosownie do opisu zawartego na niniejszym dowodzie księgowym kwota w wysokości 310,00 zł, została pokryta ze środków własnych organizacji w ramach realizacji zadania publicznego na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r., jako koszt I.8 ubezpieczenie dzieci.
Jednak w korekcie sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego w poz.102 (niezgodnie z treścią źródłowego dowodu księgowego oraz opisu na nim zawartego co do źródeł finansowania) opisano, iż polisa ubezpieczeniowa z dnia 02.06.2017 r. na kwotę 310,00 zł została pokryta w kwocie 119,33 zł ze środków dotacji na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r., zaś kwota w wysokości 190,67 zł została pokryta ze środków własnych.
Powyższe potwierdza fakt zsumowania dowodów księgowych wykazanych w korekcie sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego pokrytych ze środków dotacji na podstawie umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08.05.2017 r. z niego wynika, iż polisa ubezpieczeniowa z dnia 02.06.2017 r. na kwotę 310,00 zł została pokryta ze środków dotacji w kwocie 119,33 zł oraz w kwocie 190,67 zł ze środków własnych Klubu. Zsumowanie jednak wydatków dokonane w sprawozdaniu jako pokrytych ze środków dotacji dokonane zostało błędnie pod względem rachunkowym, ponieważ de facto jest to kwota 18.003,00 zł, zaś w korekcie w kwocie ogółem jest to kwota 18.000,00 zł.
Ad.39. Zwrot kwoty 2.215,68 zł jako dotacji nadmiernie pobranej, w związku z niezachowaniem procentowego udziału środków finansowych własnych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji w wysokości nie mniejszej niż 403,88 % wynikającej z zapisów § 3 ust. 7 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017r. tj. procentowy udział środków własnych finansowych w stosunku do kwoty dotacji wyniósł 390,96 %.
Biorąc powyższe pod uwagę nie zachowano dopuszczalnego udziału procentowego środków własnych o 12,92%, zaś uwzględniając zapisy § 3 ust.9 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. naruszenie postanowień, o których mowa w ust. 5-8 uważa się za pobranie dotacji w nadmiernej wysokości.
Zatem uwzględniając powyższe kwota 2.215,68 zł stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości stosownie do zapisów § 3 ust.7 i 9 umowy Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r.i podlega zwrotowi w terminie zgodnym z art. 252 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.), wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi po upływie terminów zwrotu określonych w ust. 1 i 2 art. 252 ustawy o finansach publicznych w stosunku do dotacji pobranej nadmiernie na rachunek Zleceniodawcy zadania publicznego o numerze 88 8395 0001 0013 4460 2003 0001 stosownie do zapisów art. 252 ust.6 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.).
Na podstawie § 8 ust. 5 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego tj. umowa Nr 4/V/2017 z dnia 08 maja 2017 r. Zleceniobiorca zadania publicznego jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego do wykonania i powiadomienia Burmistrza Miasta Kamienna Góra o sposobie wykonania wyżej wymienionych wniosków.
