Kontrole wewnętrzne 2017: Kontrola administracyjna w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze
W dniach od 22.03.2017 r. do 07.04.2017 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, wiarygodności sprawozdań składanych za rok 2016 oraz realizacji wydatków z tytułu wynagrodzeń pracowników instytucji kultury w roku 2016, z uwzględnieniem kontroli sprawdzającej. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 4/2017 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 oraz § 9 ust.3 pkt 4 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze:
1. Nieprawidłowe określenie w zapisach §10 pkt 1 i §12 pkt 1 Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze, wprowadzonego Zarządzeniem Nr 4/2014 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze z dnia 12 marca 2014 r. 7-dniowego terminu na otrzymanie i podpisanie przez pracownika umowy o pracę oraz 7-dniowego terminu dla pracodawcy w zakresie potwierdzenia na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę, a także 7-dniowego terminu do zapoznania pracownika z regulaminem pracy niezgodnie z zapisami art. 29 § 2 ustawy z dnia 24 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. 2016 r., poz. 1666 z późn.zm.), zmienionymi na podstawie art. 1 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Kodeks Pracy (Dz. U. z 2016 r. poz.910).
2. Nieprawidłowe określenie w zapisach § 4 ust.2 Regulaminu Wynagradzania Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze, wprowadzonego na podstawie Zarządzenia Nr 9/2015 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze z dnia 30 listopada 2015 r. minimalnej wysokości wynagrodzenia zasadniczego pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy poprzezodesłanie do zapisów nieobowiązującego § 3 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz.1105), a ponadto powtórzenie w zakresie określenia minimalnej wysokości wynagrodzenia w postanowieniach § 4 ust.1wyżej wymienionego Regulaminu wynagradzania.
3. Sfinansowanie przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Kamiennej Górze wkładu własnego w kwocie 5 446,00 zł do programu „Kraszewski. Komputery do bibliotek 2016” z dotacji podmiotowej, przekazanej instytucji kultury na podstawie umowy Nr 20/I/2016 z dnia 27 stycznia 2016 roku niezgodnie z art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz.406).
4. Brak na liście płac za miesiąc październik 2016 r. daty dokonania sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym oraz daty sprawdzenia pod względem merytorycznym niezgodnie z § 9 ust.1 i 2 Instrukcji obiegu dokumentów w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze, wprowadzonej na podstawie Zarządzenia Nr 6/2016 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze z dnia 6 września 2016 r.
5. Przekazanie przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Kamiennej Górze sprawozdania Rb-Wsa o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostkę sektora finansów publicznych za rok 2016 oraz korekty sprawozdania, odbiorcy sprawozdania w formie pisemnej tj. w formie (niewłaściwej) niezgodnej z § 11 ust. 2, w związku z § 4 załącznika Nr 40 (instrukcja sporządzania sprawozdań Rb-Wsa i Rb-Wsb o wydatkach strukturalnych) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1015 z późn.zm.), w związku z § 1, ust.2 pkt 5 oraz § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 marca 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz.459).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Sprostowanie zapisów §10 pkt 1 i §12 pkt 1 Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze w zakresie określenia terminu na otrzymanie i podpisanie przez pracownika umowy o pracę oraz terminu dla pracodawcy w zakresie potwierdzenia na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę, a także terminu do zapoznania pracownika z regulaminem pracy zgodnie z zapisami z art. 29 § 2 ustawy z dnia 24 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. 2016 r., poz. 1666 z późn.zm.), zmienionymi na podstawie art. 1 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – zmienionymi na podstawie art. 1 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Kodeks Pracy (Dz. U. z 2016 r. poz.910).
Ad.2. Sprostowanie zapisów § 4 ust.1 i 2 Regulaminu Wynagradzania Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze w zakresie określenia minimalnej wysokości wynagrodzenia zasadniczego pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy zgodnie z art.31 ust.1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 406 z późn.zm.), w związku z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798).
Ad.3. Przestrzeganie właściwej formy przekazywania środków finansowych przeznaczonych na finansowanie wydatków inwestycyjnych lub wydatków na realizację zadań i programów dla instytucji kultury w formie dotacji celowej zgodnie z art.28 ust. 3 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz.406), w związku z art. 127 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 z późn.zm.).
Ad.4. Przestrzeganie zasady umieszczania daty dokonania sprawdzenia listy płac pod względem formalnymi rachunkowym oraz merytorycznym zgodnie z § 9 ust.1 i 2 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze, wprowadzonej na podstawie Zarządzenia Nr 6/2016 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze z dnia 6 września 2016 r.
Ad.5. Przekazywanie odbiorcy sprawozdania Rb-Wsa-rocznego o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostkę sektora finansów publicznych oraz korekt wyżej wymienionego sprawozdania w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą odbiorcy,sporządzonego na arkuszu kalkulacyjnymzgodnie z § 11 ust. 2, w związku z § 4 załącznika Nr 40 (instrukcja sporządzania sprawozdań Rb-Wsa i Rb-Wsb o wydatkach strukturalnych) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1015 z późn.zm.), w związku z § 1, ust.2 pkt 5, w związku z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 marca 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz.459).
Ponadto, w trakcie kontroli stwierdzono, iż w planie finansowym Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze na rok 2016 nie zaplanowano wydatków z tytułu szkoleń. Na podstawie sprawozdania finansowego Miejskiej Biblioteki Publicznej za rok 2016 stwierdzono, iż nie wydatkowano żadnych środków na szkolenia.
Wyżej wymieniona sytuacja dotycząca braku planowania i wydatkowania środków finansowych na szkolenia została stosownie opisana w treści protokołu kontroli SKK.1711.P-3.2017 z dnia 10.04.2017 r.
Z powyższego wynika, iż w latach 2012-2016 na szkolenia pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze wydatkowano jedynie kwotę 250,23 zł w roku 2014 r.
Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, iż brak planowania i wydatkowania środków finansowych w Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze na szkolenia pracowników uniemożliwia i potwierdza brak realizacji Standardu kontroli zarządczej z obszaru „Środowisko wewnętrzne” 2. Kompetencje zawodowe, ogłoszonego w Komunikacie Nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2009 r. Nr 15, poz. 84) i przyjętych wraz z pozostałymi standardami do stosowania w MBP na podstawie Regulaminu kontroli zarządczej w odniesieniu do zidentyfikowanego na rok 2016 ryzyka dotyczącego działań związanych z działalnością biblioteki oraz określeniem kategorii ryzyka, dotyczącego zasobów ludzkich oraz kompetencji personelu biblioteki (odpowiedzialności i rzetelności podczas wykonywania zadań).
W związku z powyższym należy podjąć działania zmierzające do faktycznego planowania oraz rzeczywistego wykorzystywania środków finansowych na szkolenia pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze.
W związku z ogłoszeniem nowych tekstów jednolitych niżej wymienionych aktów prawnych:
- dnia 18 listopada 2016 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 z późn.zm.);
- dnia 28 czerwca 2016 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz.922);
- dnia 12 października 2016 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 z późn.zm.);
- dnia 24 listopada 2014 r. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwienia nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz.1632);
- dnia 12 kwietnia 2016 r. ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 487);
- dnia 04 marca 2015 r. ustawy z dnia 9 listopada 1995 r. o ochronie zdrowia, przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz.298);
-dnia 7 czerwca 2016 r. ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz U. z 2016 r. poz. 1800)
zaleca się w przypadku dokonywania zmian w dokumentacji wewnętrznej jednostki, powoływanie się na nowe teksty jednolite niniejszych ustaw.
Na podstawie § 31 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
