Kontrole wewnętrzne 2020: Kontrola administracyjna Przedszkolu Publicznym Nr 2 w Kamiennej Górze
W dniach od 02.03.2020 r. do 20.03.2020 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna Przedszkolu Publicznym Nr 2 w Kamiennej Górze, z siedzibą przy ul. Lubawskiej 8 w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi oraz realizacji wydatków z tytułu wynagrodzeń bezosobowych (§ 4170), zakupu usług pozostałych (§ 4300) oraz zakupu usług zdrowotnych (§ 4280) w roku 2019. Protokół kontroli Nr ewiden.1711.W-2.2020 ze względu na ogłoszony stan epidemii z powodu COVID-19 na obszarze Rzeczpospolitej Polskiej oraz procedur postępowania wprowadzonych na podstawie Zarządzenia Nr 83/2020 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 13 marca 2020 r. w sprawie podjęcia działań w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 i wywołanej nim choroby zakaźnej został doręczony i podpisany przez kierownika jednostki kontrolowanej dnia 13 maja 2020 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta Kamienna Góra Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 2/2020 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz.869 z późn.zm.), w związku § 2 ust.2 i 3 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Przedszkolu Publicznym Nr 2 w Kamiennej Górze :
1. Nieprawidłowe powołanie się w § 5 załącznika do Zarządzenia Nr 5 z dnia 20 grudnia 2010 r. Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 2 w sprawie zasad funkcjonowania procedur kontroli zarządczej w Przedszkolu Publicznym Nr 2 w Kamiennej Górze na rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 maja 2018 r. w sprawie szczegółowych kryteriów i trybu dokonywania oceny pracy nauczycieli, zakresu informacji zawartych w karcie oceny pracy, składu i sposobu powoływania zespołu oceniającego oraz trybu postępowania odwoławczego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1133), tj. na akt prawny, który został uchylony z dniem 1 września 2019 r.
Od dnia 01 września 2019 r. aktem wykonawczym regulującym niniejszą materię jest rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 19 sierpnia 2019 r. w sprawie trybu dokonywania oceny pracy nauczycieli, w tym nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze, szczegółowego zakresu informacji zawartych w karcie oceny pracy, składu i sposobu powoływania zespołu oceniającego oraz szczegółowego trybu postępowania odwoławczego (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1625).
2. Brak uwzględnienia i wykazaniaw Zakładowym Planie kont stanowiącym załącznik Nr 3 do Zasad (polityki) rachunkowości Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze, wprowadzonych na podstawie Zarządzenia Nr 1/2017 Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze z dnia 10 stycznia 2017r. (aktualizowanego kolejnymi Zarządzeniami) opisu i zasad funkcjonowania konta 640 „Rozliczenie międzyokresowe kosztów”, pomimo dokonywania zapisów księgowych na wyżej wymienionym koncie w roku 2019 niezgodnie z art. 8 ust. 1 i art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.a, w związku z art. 4 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 351 ze zm.).
3.Nieterminowe przekazanie równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy z tytułu odpisu na ZFŚS (tj. kwoty stanowiącej co najmniej 75% równowartości odpisów) w ustawowym terminie do 31.05.2019 r. oraz pozostałej wartości odpisu w terminie do 30 września 2019 r. niezgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 z późn. zm.).
4. Zapłata składek na ubezpieczenie społeczne odpowiednio w kwocie: 20.917,00 zł oraz w kwocie 17.627,19 zł z naruszeniem terminu zapłaty składek na ubezpieczenie społeczne od wynagrodzeń wypłacanych pracownikom jednostki niezgodnie z art. 47 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 300 z późn.zm.), składki na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 10.225,98 zł oraz w kwocie 54,72 zł z naruszeniem terminu zapłaty składek na ubezpieczenie zdrowotne niezgodnie z art. 87 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1938 z późn.zm.), a także zapłataskładki na Fundusz Pracy w kwocie 2.216,53 zł z naruszeniem ustawowego terminu właściwego do odprowadzenia składek na Fundusz Pracy niezgodnie z art. 107 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1482 z późn.zm.).
5. Zapłata zobowiązań, wynikających z dowodów księgowych odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SSK.1711.P-2.2020, wykazanych w sprawozdaniu kwartalnym Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych według stanu na koniec IV kwartału 2019 r. w wierszu E4.1. zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług, grupie „przedsiębiorstwa niefinansowe” na kwotę 17.206,29 zł oraz w wierszu E4.1. zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług, w grupie „gospodarstwa domowe” na kwotę 2.749,86 zł z naruszeniem terminów płatności wynikających z dowodów księgowych niezgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.).
6. Zapłata zobowiązań wynikających z fa VAT Nr 1057/MPR/2019 z dnia 02.07.2019 r. …….. koszty badania lekarskiego na łączną kwotę 65,00 zł (dow. ks. 381/07/2019/B) oraz fa VAT Nr 1943/MPR/2019 z dnia 10.12.2019 r. ……………...koszty badania lekarskiego na łączną kwotę 50,00 zł (dow. ks. 690/12/2019/B), dotyczących wydatków z § 4280 (zakup usług zdrowotnych) oraz zobowiązań wynikających z dowodów księgowych, dokumentujących wydatki z § 4300 (zakup usług pozostałych), odpowiednio opisanych w treści protokołu SSK.1711.P-2.2020 z naruszeniem terminów wynikających z treści w/w dowodów księgowych niezgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.).
7. Zapłata składki na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu wynagrodzenia z umowy zlecenia Nr 2/2018 zawartej dnia 03.09.2018 r. pomiędzy Przedszkolem Publicznym Nr 2 w Kamiennej Górze a Panem ………………... za miesiąc marzec 2019 r. w kwocie 27,78 zł, za miesiąc czerwiec 2019 r. w kwocie 23,81 zł, z naruszeniem terminu określonego w art. 87 ust.1, w związku z art.66 ust.1 lit.e ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1938 z późn.zm.) oraz zapłata zaliczki na podatek dochodowy z tytułu wyżej wymienionej umowy zlecenia Nr 2/2018 za miesiąc marzec 2019 r. w kwocie 21,00 zł oraz za miesiąc czerwiec 2019 r. w kwocie 18,00 zł z naruszeniem terminu określonego w art. 42 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.).
Zapłata składki na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu umowy zlecenia Nr 2/08/2019 zawartej dnia 27.08.2019 r. pomiędzy Przedszkolem Publicznym Nr 2 w Kamiennej Górze a Panem…………………... za miesiąc październik 2019 r. w kwocie 30,24 zł z naruszeniem terminu określonego w art. 87 ust.1, w związku z art.66 ust.1 lit.e ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1938 z późn.zm.).
8. Zapłata składki na ubezpieczenie zdrowotne z wynagrodzenia z umowy zlecenia Nr 1/2018 zawartej dnia 03.09.2018 r. pomiędzy Przedszkolem Publicznym Nr 2 w Kamiennej Górze a Panem …………………... za miesiąc marzec 2019 r. w kwocie 27,78 zł, za miesiąc czerwiec 2019 r. w kwocie 23,81 zł z naruszeniem terminu określonego w art. 87 ust.1, w związku z art.66 ust.1 lit.e ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1938 z późn.zm.) oraz zapłata zaliczki na podatek dochodowy z tytułu wyżej wymienionej umowy zlecenia Nr 1/2018 za miesiąc marzec 2019 r. w kwocie 21,00 zł, za miesiąc czerwiec 2019 r. w kwocie 18,00 zł z naruszeniem terminu określonego w art. 42 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.).
9. Zapłata składki na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu umowy zlecenia Nr 1/08/2019 zawartej dnia 27.08.2019 r. pomiędzy Przedszkolem Publicznym Nr 2 w Kamiennej Górze a Panem …………………... za miesiąc październik 2019 r. w kwocie 33,12 zł z naruszeniem terminu określonego w art. 87 ust.1, w związku z art.66 ust.1 lit.e ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1938 z późn.zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Sprostowanie zapisów § 5 załącznika do Zarządzenia Nr 5 z dnia 20 grudnia 2010 r. Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 2 w sprawie zasad funkcjonowania procedur kontroli zarządczej Procedurach kontroli zarządczej Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze poprzez powołanie się na obowiązujący akt wykonawczy tj. rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 19 sierpnia 2019 r. w sprawie trybu dokonywania oceny pracy nauczycieli, w tym nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze, szczegółowego zakresu informacji zawartych w karcie oceny pracy, składu i sposobu powoływania zespołu oceniającego oraz szczegółowego trybu postępowania odwoławczego (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1625).
Ad.2.Uzupełnienie zapisów Zakładowego Planu kont, stanowiącego załącznik Nr 3 do Zasad (polityki) rachunkowości Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze o wprowadzenie i opis zasad funkcjonowania konta 640 „Rozliczenie międzyokresowe kosztów” zgodnie z art. 8 ust. 1 i art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.a, w związku z art. 4 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 351).
Ad.3. Przestrzeganie ustawowego terminu przekazywania równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy z tytułu odpisu na ZFŚS (tj. kwoty stanowiącej co najmniej 75% równowartości odpisów) w ustawowym terminie do 31 maja danego roku oraz pozostałej wartości odpisu w terminie do 30 września zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1352 z późn. zm.).
Ad.4. Bezwzględne przestrzeganie terminu płatności składek na ubezpieczenie społeczne zgodnie z art. 47 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 266 z późn.zm.), składki na ubezpieczenie zdrowotne zgodnie z art. 87 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1938 z późn.zm.), a także terminu właściwego do odprowadzenia składek na Fundusz Pracy zgodnie z art. 107 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1482 z późn.zm.).
Ad.5 i Ad.6. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.).
Ad.7, Ad.8 i Ad.9. Bezwzględne przestrzeganie terminu płatności składki na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu zawartych umów zlecenia zgodnie z art. 87 ust.1, w związku z art.66 ust.1 lit.e ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1938 z późn.zm.) oraz przestrzeganie terminu zapłaty zaliczki na podatek dochodowy z tytułu zawartych umów zlecenia zgodnie z art. 42 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.).
Ponadto, w związku z opisaną w protokole kontroli SSK.1711.P-2.2020 sytuacją polegającą na omyłkowym wykazaniu wplanie wydatków budżetowych Przedszkola Publicznego Nr 2 w Kamiennej Górze na rok 2019 wydatków w dz. 801, rozdz. 80104, § 4430 Różne opłaty i składki w kwocie 76.607,00 zł oraz w § 4440 odpis na ZFŚS w kwocie 300,00 zł (podobnie w projekcie planu wydatków budżetowych na rok 2019 – wydruk z dnia 21.12.2018 r.), skorygowaną na podstawie wniosku PP NR 2/3/01/2019/COJ z dnia 31 stycznia 2019 r. oraz Zarządzenia Nr 47/2019 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 31 stycznia 2019 r. w sprawie wprowadzenia zmian w budżecie miasta Kamienna Góra na rok 2019- polegającąna zmniejszeniu planowanych wydatków w dz. 801, rozdz. 80104, § 4430- tj. plan przed zmianami 76.607,00 zł- zmniejszenie o kwotę 76.207,00 zł- plan po zmianach 400,00 zł oraz w dz. 801, rozdz. 80104, § 4440- plan przed zmianami 300,00 zł, zwiększenie o kwotę 76.307,00 zł- plan po zmianach 76.607,00 zł, zaleca się:
- dokonywanie szczegółowej i wnikliwej analizy projektów i planów finansowych jednostki, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości planowanych wydatków w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej zgodnie z zasadami sporządzania projektu planu finansowego wynikającymi z zapisów Zarządzenia Burmistrza Miasta Kamienna Góra w sprawie opracowania materiałów planistycznych do budżetu miasta Kamienna Góra na dany rok budżetowy, w związku z § 8 ust.5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1718 ze zm.).
Na podstawie § 29 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra, wprowadzonego Zarządzeniem Nr 1/2020 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 03 stycznia 2020 r. kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o realizacji poszczególnych zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym, w tym o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach uniemożliwiających ich wykonanie.
