Kontrole wewnętrzne 2020: Wystąpienie pokontrolne z kontroli dotacji w Klubie CONTENDER
W dniach od 12.11.2020 r. do 03.12.2020 r. została przeprowadzona kontrola doraźna w Klubie Sportowym „CONTENDER” Kamienna Góra z siedzibą w Kamiennej Górze, przy ul. Jeleniogórskiej 30A w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanej organizacji pozarządowej na realizację zadania publicznego pod nazwą: „Szkolenie i udział w zawodach sportowych mieszkańców Gminy Miejskiej Kamienna Góra w zakresie sportów walki”- umowa Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 11/2020 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 896 z późn.zm.), w związku z § 8 wyżej wymienionej umowy o realizację zadania publicznego, Zarządzenia Nr 355/2020 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 30 października 2020 r. w sprawie przeprowadzenia kontroli doraźnej w Klubie Sportowym „CONTENDER” Kamienna Góra oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli doraźnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Klubie Sportowym „CONTENDER” Kamienna Góra:
1. Nieprawidłowe wskazanie w zapisach § 12 pkt 7 Statutu Klubu Sportowego „CONTENDER” Kamienna Góra w ramach celów realizowanych przez Klub uprawianie sportu kwalifikowanego, organizowanie i prowadzenia współzawodnictwa sportowego w ramach sportu kwalifikowanego w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o sporcie kwalifikowanym niezgodnie z art. 93 pkt 2 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2016 r. poz.176 z późn.zm.).
Zgodnie z wyżej wymienionym art. 93 pkt 2 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 176 z późn.zm.) ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o sporcie kwalifikowanym (Dz. U. z 2005 r. Nr 155, poz. 1298 z późn.zm.) zawierająca definicję sportu kwalifikowanego została uchylona z dniem 16 października 2010 r.
Wyżej wymieniona nieprawidłowość wystąpiła, pomimo zalecenia pokontrolnego zawartego w pkt 1 wystąpienia pokontrolnego SKK.1711.W-10.2017 z dnia 13 grudnia 2017 r. (data doręczenia 18.12.2017 r.) oraz w pkt 1 wystąpienia pokontrolnego SSK.1711.W-3.2019 z dnia 17 maja 2019 r. (data doręczenia 21.05.2019 r.) i zobowiązaniu Prezesa Klubu Sportowego „CONTENDER” zawartego w odpowiedzi na w/w wystąpienia pokontrolne w zakresie usunięcia wszelkich nieprawidłowości zgodnie z zaleceniami, w tym wyżej opisanych.
2. Nieprawidłowe powołanie się w zapisach Polityki rachunkowości Klubu Sportowego „CONTENDER” na nieobowiązujący akt wykonawczy regulujący zasady powadzenia rachunkowości w klubie tj. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1539).
Wyżej wymienione rozporządzenie zostało uchylone z dniem 05 września 2014 r. na podstawie art.1 pkt 13 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1100).
Wyżej wymieniona nieprawidłowość wystąpiła, pomimo zalecenia pokontrolnego zawartego w wystąpieniu pokontrolnym SKK.1711.W-10.2017 z dnia 13 grudnia 2017 r. (data doręczenia 18.12.2017 r.) oraz w pkt 2 wystąpienia pokontrolnego SSK.1711.W-3.2019 z dnia 17 maja 2019 r. (data doręczenia 21.05.2019 r.) i zobowiązaniu Prezesa Klubu Sportowego „CONTENDER” zawartego w odpowiedzi na w/w wystąpienia pokontrolne w zakresie usunięcia wszelkich nieprawidłowości zgodnie z zaleceniami, w tym wyżej opisanych.
3. Brak wskazania w zapisach Polityki rachunkowości Klubu Sportowego „CONTENDER” Kamienna Góra w stosunku do ksiąg rachunkowych prowadzonych przy pomocy formy komputerowej:
1) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
2) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów niezgodnie z art.10 ust.1 pkt 3 lit. c oraz art.10 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), w związku z art.10 i 10a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 450 ze zm.).
4. Błędne zsumowanie w kalkulacji przewidywanych kosztów zadania, stanowiącej integralną część umowyNr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. o realizację zadania publicznego poszczególnych kosztów, składających się na koszty obsługi zadania publicznego, podając błędną kwotę kosztu całkowitego razem jako 2.000,00 zł niezgodnie z danymi rachunkowymi tworzącymi niniejszą kwotę tj. 1.500,00 zł – księgowość oraz 1.000,00 zł -utrzymanie i obsługa lokalu– razem 2.500,00 zł.
5. Nieprawidłowe wskazanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. w rubryce „okres za jaki jest składane sprawozdanie” początkowej daty w/w okresu jako 15.03.2019 r. niezgodnie z zapisami § 2 ust.1 umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r.
6. Nieprawidłowe określenie w części: „Rozliczenie ze względu na źródło finansowania zadania publicznego” sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego, realizowanego na podstawie umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. (analogicznie w ofercie realizacji zadania publicznego do w/w umowy) procentowego udziału wkładu osobowego i wkładu rzeczowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji jako 0% tj. bez podania tej wartości z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku niezgodnie z zapisami załącznika Nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 kwietnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania zadania publicznego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
7. Nieprawidłowe wskazanie w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego w zestawieniu faktur, rachunków w poz. 1. koszty merytoryczne dotyczącej faktury FV/17/PL/1902 z dnia 20.02.2019 r. na łączną kwotę 1.702,40 zł, iż kwota 500,00 zł została pokryta ze środków własnych Klubu niezgodnie z opisem zamieszczonym drugostronnie na dowodzie księgowym wskazującym, iż całość została pokryta ze środków własnych.
Uwzględniając powyższe nieprawidłowo wykazano w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. w części II sprawozdanie z wykonania wydatków, w części „wydatki faktycznie poniesione” w stosunku do wydatków merytorycznych I.1. sprzęt sportowy kwotę 500,00 zł jako pokrytą ze środków własnych Klubu niezgodnie z samymi dowodami księgowymi dokumentującymi niniejsze wydatki na kwotę 1.702,40 zł oraz opisem zamieszczonym na dowodzie księgowym, wskazującym proporcje i źródła finansowania wydatku stosownie do zapisów załącznika Nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy Polityki Społecznej z dnia 25 kwietnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania zadania publicznego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
8. Zapłata niżej wymienionych faktur tj.: fa VAT FV/8/PL/1905 z dnia 30.05.2019 r. zakup sprzętu sportowego (Rękawice MMA) na łączną kwotę 1.792,00 zł, fa VAT FA/59/2019 z dnia 30.10.2019 r. usługi księgowe za miesiąc grudzień na łączną kwotę 150,00 zł, fa VAT FA/115/2019 z dnia 26.02.2019 r. usługi księgowe dotyczące miesiąca stycznia 2019 r. na łączną kwotę 150,00 zł, fa VAT FA 181/2019 z dnia 27.03.2019 r. usługi księgowe dotyczące miesiąca lutego 2019 r. na łączną kwotę 150,00 zł, fa VAT FA/241/2019 z dnia 29.04.2019 r. usługi księgowe dotyczące miesiąca marca 2019 r. na łączną kwotę 150,00 zł, fa VAT FA/302/2019 z dnia 28.05.2019 r. usługi księgowe dotyczące miesiąca kwietnia 2019 r. na łączną kwotę 150,00 zł, fa VAT FA/365/2019 z dnia 21.06.2019 r. usługi księgowe dotyczące miesiąca maja 2019 r. na łączną kwotę 150,00 zł, fa VAT nr FA/426/2019 z dnia 24.07.2019 r. usługi księgowe dotyczące miesiąca czerwca 2019 r. na łączną kwotę 150,00 zł, fa VAT nr FA/487/2019 z dnia 27.08.2019 r. usługi księgowe dotyczące miesiąca lipca 2019 r. na łączną kwotę 150,00 zł, fa VAT Nr FA/546/2019 z dnia 27.09.2019 r. usługi księgowe dotyczące miesiąca sierpnia 2019 r., fa VAT Nr FA/601/2019 z dnia 23.10.2019 r. usługi księgowe dotyczące miesiąca września 2019 r. na łączną kwotę 150,00 zł, fa VAT 5029/K/2019 z dnia 05.11.2019 r. zakup węgla kamiennego na opał na łączną kwotę 877,47 zł, fa VAT Nr FV/SB/003174/2019 z dnia 29.05.2019 r. opłata za wodę i odprowadzanie ścieków na łączną kwotę 285,31 zł, z naruszeniem terminów wynikających z zaciągniętych zobowiązań niezgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz.869 z zm.) w związku z art. 7 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 118 ze zm.).
9. Nieprawidłowe wpisanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. w części II sprawozdanie z wykonania wydatków, w części „wydatki faktycznie poniesione” w stosunku do wydatków merytorycznych I.1. sprzęt sportowy kwoty 38.000,00 zł jako pokrytej ze środków dotacji niezgodnie z samymi dowodami księgowymi dokumentującymi niniejsze wydatki na kwotę 37.998,69 zł oraz rzetelnym wypełnianiem sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego stosownie do zapisów załącznika Nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 kwietnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania zadania publicznego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
10. Brak przedstawienia i udokumentowania wydatku wskazanego w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, w zestawieniu faktur, rachunków pod poz. 22 koszty merytoryczne jako fa Nr 17/2019 z dnia 12.10.2019 r. na kwotę 540,00 zł w całości pokrytego ze środków dotacji (koszty I.2. zawody) niezgodnie z § 6 ust. 1 i 3 umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r.
Na podstawie dokumentacji źródłowej (faktury, listy płac, umowy) okazanej w trakcie niniejszej kontroli nie przedstawiono i nie doręczono dowodu księgowego opisanego w sprawozdaniu jako fa Nr 17/2019 z dnia 12.10.2019 r. na kwotę 540,00 zł w całości pokrytego ze środków dotacji (koszty I.2. zawody), jak i również nie stwierdzono pokrycia niniejszego wydatku na podstawie danych z wyciągu bankowego rachunku bieżącego Klubu i potwierdzeń realizacji przelewu.
Powyższe zatem skutkuje stwierdzeniem, iż kwota 540,00 zł stanowi kwotę dotacji niewykorzystaną i podlega obowiązkowi zwrotu wraz z należnymi odsetkami liczonymi począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji stosownie do zapisów § 10 ust.2-4 umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. (tj. od dnia 16.01.2020 r.)
11. Nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. w części II sprawozdanie z wykonania wydatków, w części „wydatki faktycznie poniesione” w stosunku do wydatków merytorycznych I.2.zawody kwoty 3.000,00 zł jako pokrytej ze środków dotacji niezgodnie z samymi dowodami księgowymi dokumentującymi niniejsze wydatki wymienionymi w zestawieniu faktur, rachunków do sprawozdania końcowego na kwotę 3.001,31 zł oraz rzetelnym wypełnianiem sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego stosownie do zapisów załącznika Nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 kwietnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania zadania publicznego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
12. Brak sporządzenia aneksu (porozumienia zmieniającego) do umowy o pracę z dnia 15.03.2016 r. dotyczącego zmiany wynagrodzenia zasadniczego do kwoty 281,25 zł (w związku ze wzrostem kwoty minimalnego wynagrodzenia w roku 2019 r. do kwoty 2.250,00 zł tj. przy 1/8 etatu – 281,25 zł) niezgodnie z art. 29 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksy Pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.108 ze zm.).
13. Wypłata wynagrodzenia dla trenera instruktora Klubu Sportowego „CONTENDER” Kamienna Góra za miesiąc styczeń, kwiecień, maj, sierpień, wrzesień 2019 r. z naruszeniem terminu wynikającego z art.85 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksy Pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.108 ze zm.).
14. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. wydatku z tytułu wynagrodzenia trenera, pokrytego ze środków własnych Klubu wynikającego z listy płac E/2019/01 z dnia 30.01.2019 r. za okres 01.01.2019 r. do 31.01.2019 r. na łączną kwotę 242,69 zł (do wypłaty) jako wydatku dotyczącego okresu niezgodnego z początkowym terminem realizacji zadania publicznego tj. od dnia 01.02.2018 r. stosownie do zapisów § 2 ust.1 oraz § 2 ust. 4 umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r.
Zgodnie z zapisami § 2 ust.1 umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. termin realizacji zadania publicznego ustala się od dnia 01.02.2019 r. do 31.12.2019 r. Ponadto Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykorzystania środków, o których mowa w § 3 ust.1 (dotacja) i 4 (środki własne) zgodnie z celem na jaki je uzyskał, i na warunkach określonych w niniejszej umowie.
Zaś postanowienia umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. w sposób niebudzący wątpliwości wskazują, iż termin realizacji zadania publicznego rozpoczyna się od dnia 01.02.2019 r. zaś przedmiotowy dowód dotyczy wypłaty wynagrodzenia dla trenera na miesiąc styczeń 2019 r. Zgodnie z powyższym wiążące dla stron stają się postanowienia zawartej umowy o realizację zadania publicznego i nie można uznać do rozliczenia dokumentów dotyczących okresu sprzed początkowego terminu realizacji zadania, jeżeli nawet zostały zapłacone już w terminie właściwym do wykorzystania innych środków finansowych (tu środki własne Klubu).
15. Dokonanie wypłaty wynagrodzenia dla trenera oraz zapisu w księgach rachunkowych: za miesiąc marzec 2019 r. - wypłata dnia 06.03.2019 r. zaś lista płac wystawiona dnia 29.03.2019 r., za miesiąc lipiec 2019 r.- wypłata dnia 03.07.2019 r., a lista płac wystawiona dnia 31.07.2019 r., za miesiąc październik 2019 r.- wypłata dnia 28.10.2019 r., a lista płac sporządzona dnia 31.10.2019 r., za miesiąc grudzień 2019 r.- wypłata dnia 05.12.2019 r., a lista płac sporządzona dnia 31.12.2019 r. de facto bez dowodu księgowego, stwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej niezgodnie z art.20 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
16. Brak zamieszczeniana listach płac za miesiące od stycznia do grudnia 2019 r. jako dowodach księgowych daty sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym oraz merytorycznym oraz podpisów osób odpowiedzialnych za niniejsze wskazania niezgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 oraz art. 22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), w związku § 6 ust. 1 i 4 umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. o realizację zadania publicznego.
17. Zapłata składek na ubezpieczenie społecznez tytułu wynagrodzenia instruktora-trenera Klubu Sportowego „CONTENDER” Kamienna Góra za miesiące: lipiec, sierpień 2019 r. z naruszeniem terminu właściwego do zapłaty składki na ubezpieczenie społeczne niezgodnie z art.47 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).
18. Brak zamieszczenia narozliczeniach wyjazdu służbowego jako dowodach księgowych przedstawionych do rozliczenia zadania publicznego, daty sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym oraz merytorycznym oraz podpisów osób odpowiedzialnych za niniejsze wskazania niezgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 oraz art. 22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.) oraz podpisu i daty przedłożenia do rozliczenia niniejszego rachunku kosztów podróży przez delegowanego, w związku § 6 ust. 1 i 4 umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. o realizację zadania publicznego.
19. Wypłata należnościz tytułu wyjazdu służbowego – podróży zagranicznej z dnia 11.02.2019 r. Nr 1/2019, rozliczonego dnia 11.02.2019 r. dnia 03.07.2019 r. tj. z nieuzasadnioną zwłoką w wypłacie stosownie do zapisów art. 455 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz. U. z 2019r. poz. 1145 z późn.zm.).
Dokonywanie wypłaty przysługujących należności z tytułu podróży służbowej powinno być dokonywane niezwłocznie, czyli bez zbędnej zwłoki (w terminie realnym, mającym na względzie okoliczności miejsca i czasu) stosownie do zapisów art. 455 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1025 z późn.zm.) (por. Sąd Najwyższy w wyrokach z 13 grudnia 2006 r., sygn. akt II CSK 293/06, LEX nr 453147 i 30 czerwca 2011 r. (sygn. akt III CSK 282/10, LEX Nr 898707)
20. Nieprawidłowe naliczanie i uwzględnianie w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. kwoty 6,00 zł jako ryczałtu za dojazdy wykazanego w części krajowej rozliczenia polecenia wyjazdu służbowego za granicę: Nr 1/2019 z dnia 11.02.2019 r., odbytego samochodem osobowym stosownie do zapisów § 9 ust.1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz.167 ze zm.).
21. Brak wpisania w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, w części zestawienie faktur, rachunków, w stosunku do poz.11-13 dotyczących rozliczeń podróży służbowej tj. delegacja Nr 3/2019, delegacja Nr 4/2019 oraz delegacja nr 5/2019 pełnych dat wystawienia niniejszych dokumentów księgowych, posługując się jedynie oznaczeniem roku tj. „2019” niezgodnie z treścią samych dowodów księgowych, w związku z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
22. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu zadania publicznego, wykonywanego na podstawie umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. wydatków z tytułu FA/59/2019 z dnia 30.01.2018 r. usługi księgowe za miesiąc grudzień 2018 r. na łączną kwotę 150,00 zł oraz fa VAT FA/115/2019 z dnia 26.02.2019 r. usługi księgowe za miesiąc styczeń 2019 r. na łączną kwotę 150,00 zł, pokrytych ze środków własnych Klubu jako dowodów dotyczących okresu niezgodnego z początkowym terminem realizacji zadania publicznego tj. od dnia 01.02.2019 r. stosownie do zapisów § 2 ust.1 oraz § 2 ust. 4 umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r.
Zgodnie z zapisami § 2 ust.1 umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. termin realizacji zadania publicznego ustala się od dnia 01.02.2019 r. do 31.12.2019 r. Ponadto Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykorzystania środków, o których mowa w § 3 ust.1 (dotacja) i 4 (środki własne) zgodnie z celem na jaki je uzyskała, i na warunkach określonych w niniejszej umowie.
Zaś postanowienia umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. w sposób niebudzący wątpliwości wskazują, iż termin realizacji zadania publicznego rozpoczyna się od dnia 01.02.2019 r. zaś przedmiotowe faktury dotyczą usług księgowych na miesiąc grudzień 2018 r. i styczeń 2019 r. Zgodnie z powyższym wiążące dla stron stają się postanowienia zawartej umowy o realizację zadania publicznego i nie można uznać do rozliczenia dokumentów dotyczących okresu sprzed początkowego terminu realizacji zadania, jeżeli nawet zostały zapłacone już w terminie właściwym do wykorzystania innych środków finansowych (tu środki własne Klubu).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Sprostowanie zapisów Statutu Klubu Sportowego „CONTENDER” Kamienna Góra poprzez uchylenie postanowień § 12 pkt 7 dotyczących wskazania realizacji celów właściwych dla Klubu w zakresie uprawiania sportu kwalifikowanego, organizowania i prowadzenia współzawodnictwa sportowego kwalifikowanego stosownie do przepisów ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o sporcie kwalifikowanym zgodnie z art. 93 pkt 2 ustawy z dnia 25 czerwca 2005 r. o sporcie (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1263 z późn.zm.).
Ad.2. Sprostowanie zapisówPolityki rachunkowości Klubu Sportowego „CONTENDER” Kamienna Góra w zakresie uchylenia nieobowiązującego aktu wykonawczego tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1539).
Wyżej wymienione rozporządzenie zostało uchylone z dniem 05 września 2014 r. na podstawie art.1 pkt 13 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1100).
Ad.3. Uzupełnienie zapisów Polityki rachunkowości Klubu Sportowego „CONTENDER” Kamienna Góra w zakresie wymagań dotyczących ksiąg rachunkowych prowadzonych przy pomocy formy komputerowej o:
1) opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
2) system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiący podstawę dokonanych w nich zapisów niezgodnie z art.10 ust.1 pkt 3 lit. c oraz art.10 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), w związku z art.10 i 10a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r. poz. 1057 ze zm.).
Ad.4. Prawidłowe i rzetelne określanie w zaktualizowanym kosztorysie-kalkulacji przewidywanych kosztów, stanowiących integralną część umowy o realizację zadania publicznego, wartości poszczególnych rodzajów kosztów w rubryce „koszt całkowity” zgodnie z wysokością poszczególnych kosztów i kosztem jednostkowym stosownie do zapisów załącznika Nr 3 dorozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.5. Prawidłowe oznaczaniew sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego w rubryce „okres za jaki jest składane sprawozdanie” początkowej daty w/w okresu zgodnie z zapisami umowy o realizację zadania publicznego, określającymi termin realizacji zadania publicznego stosownie do zapisów załącznika Nr 3 i Nr 5 dorozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.6. Prawidłowe określanie w części: „Rozliczenie ze względu na źródło finansowania zadania publicznego” sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego procentowego udziału wkładu osobowego i wkładu rzeczowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z zapisami załącznika Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.7, Ad.9 i Ad.11. Prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego w zestawieniu faktur, rachunków proporcji i źródeł pokrycia danych wydatków zgodnie z opisem zamieszczonym na dowodach księgowych stosownie do zapisów załącznika Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.8. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz.869 z zm.) w związku z art. 7 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 118 ze zm.).
Ad.10. Zwrot kwoty 540,00 zł jako dotacji niewykorzystanej w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. ze względu na brak dowodu księgowego dokumentującego wydatek na niniejszą kwotę oraz brak potwierdzenia pokrycia w/w wydatku, wraz z należnymi odsetkami liczonymi począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji stosownie do zapisów § 6 ust. 1 i § 10 ust.2-4 umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. (tj. od dnia 16.01.2020 r.)
Zwrotu dotacji niewykorzystanej w kwocie 540,00 zł należy dokonać na konto Zleceniodawcy zadania publicznego tj. Gminy Miejskiej Kamienna Góra na numer rachunku bankowego: 97 1020 5226 0000 6202 0627 0351 wraz z należnymi odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych zgodnie z § 10 ust. 3-4 umowy Nr 15/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. o realizację zadania publicznego, w związku z art. 252 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz.869 ze zm.) tj. liczonymi od dnia 16.01.2020. r. do dnia dokonania zwrotu.
Powyższe znajduje potwierdzenie w wyroku WSA w Olsztynie z dnia 21 marca 2018 r. I SA/Ol 85/18: „Odnosząc się do wydatków, co do których strona nie dysponowała dowodem zapłaty, wskazać należy, że ze stanu sprawy wynika, że kontrolującym udostępniono do weryfikacji faktury, nie okazano zaś dokumentu potwierdzającego dokonania zapłaty, co stanowiło podstawę uznania przez organy, że nie można mówić o poniesieniu wydatku. Przypomnieć w związku z tym należy, że w wydanym w sprawie wyroku tutejszy Sąd, odnosząc się do tej kwestii, wyraził stanowisko, że w świetle przepisów ustawy o rachunkowości wymagane jest nie tylko bieżące księgowanie zdarzeń powodujących koszt, ale także wskazywanie i przechowywanie dokumentacji potwierdzających te zdarzenia. Wymienione przepisy stanowią podstawę prawną nakładającą na stronę obowiązek posiadania dokumentów księgowych stanowiących dowód nie tylko poniesienia właściwych kosztów, ale również dowód ich sfinansowania ze środków udzielonej dotacji…. Jest ona (strona) zatem obowiązana wykazać stosowanymi zapisami w księgach, rzetelnymi dowodami (fakturami, rachunkami, dowodami wewnętrznymi w dopuszczalnych przepisami przypadkach) rodzaj i wysokość wydatków, w powiązaniu z dowodami zapłaty. W świetle zatem wskazanego wyżej obowiązku ewidencjonowania wydatków na podstawie rzetelnych dowodów księgowych i przechowywania tych dowodów, nie może być uznana za trafną argumentację skargi, że w sytuacji nieprzedstawienia dowodu zapłaty, dowodem poniesienia wydatku jest sam fakt posiadania określonych dóbr (wyposażenie). Niedopuszczalne jest bowiem finansowanie przez jednostkę samorządu terytorialnego wydatków, których dokonanie nie zostało należycie udokumentowane, pomimo spoczywających w tym zakresie obowiązków na dotowanym.”
Ad.12. Przestrzeganie zasady sporządzania aneksu (porozumienia zmieniającego) do umowy o pracę w sytuacji wzrostu wynagrodzenia zasadniczego, w związku ze wzrostem wynagrodzenia minimalnego zgodnie z art. 29 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.).
Ad.13. Przestrzeganie terminów wypłaty wynagrodzenia dla trenera-instruktora Klubu Sportowego „CONTENDER” Kamienna Góra zgodnie z postanowieniami zawartej umowy o pracę, w związku z art.85 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksy Pracy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz.1320 ze zm.).
Ad.14 i Ad.22. Przestrzeganie zasady uwzględniania w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie zawartej umowy o realizację zadania publicznego wydatków pokrytych z innych środków finansowych mieszczących się w terminie realizacji zadania publicznego, określonym w zapisach umowy o realizację zadania publicznego, zawartej stosownie do zapisów załącznika Nr 3 dorozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.15. Dokonywanie wypłaty wynagrodzenia i zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z art. 20 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
Ad.16. Zamieszczanie na listach płac jako dowodach księgowych rozliczanych w ramach realizacji zadania publicznego daty sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym oraz merytorycznym oraz podpisów osób odpowiedzialnych za niniejsze wskazania niezgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 oraz art. 22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
Ad.17. Przestrzeganie terminów zapłaty składek na ubezpieczenie społeczneod wynagrodzenia instruktora-trenera Klubu Sportowego „CONTENDER” Kamienna Góra zgodnie z terminem określonym w art.47 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.).
Ad.18. Zamieszczanie narozliczeniach wyjazdu służbowego jako dowodach księgowych przedstawianych do rozliczenia zadania publicznego, daty sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym oraz merytorycznym oraz podpisów osób odpowiedzialnych za niniejsze wskazania oraz podpisu i daty przedłożenia do rozliczenia niniejszego rachunku kosztów podróży przez delegowanego zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 oraz art. 22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
Ad.19. Dokonywanie wypłaty należności z tytułu podróży służbowej niezwłocznie (tj. w terminie realnym, mającym na względzie okoliczności miejsca i czasu) po przedłożeniu do rozliczenia rachunku kosztów podróży przez delegowanego stosownie do zapisów art. 455 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn.zm.)
Ad.20. Naliczanie ryczałtu za dojazdy miejscowe w części krajowej podróży zagranicznej, odbywanej samochodem osobowym zgodnie z zapisami § 9 ust.1 i 2, w związku z § 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz.167 ze zm.).
Ad.21. Precyzyjne i rzetelne wypełnianie sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego poprzez kompletne wpisywanie danych zgodnych z dowodami księgowymi stosownie do art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
Na podstawie § 8 ust.5 umowy Nr 20/III/2019/SP z dnia 12 marca 2019 r. o realizację zadania publicznego zawartych pomiędzy Gminą Miejską Kamienna Góra a Klubem Sportowym „CONTENDER” w Kamiennej Górze, Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 8 ust.4 wyżej wymienionej umowy, do ich wykonania i powiadomienia o sposobie ich wykonania Zleceniodawcy.
