Kontrole wewnętrzne 2018: Kontrola administracyjna w Zespole Szkół w Kamiennej Górze
W dniach od 08.11.2018 r. do 30.11.2018 r. (protokół kontroli SSK.1711.P-10.2018 podpisano dnia 11.12.2018 r.) została przeprowadzona kontrola administracyjna w Zespole Szkół w Kamiennej Górze w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, wiarygodności sprawozdań składanych za rok 2017 oraz realizacji wydatków z tytułu wynagrodzeń bezosobowych (§ 4170), wydatków z tytułu podróży służbowych krajowych (§ 4410), wydatków z tytułu szkoleń (§ 4700) oraz wydatków z tytułu zakupu usług pozostałych (§ 4300) w roku 2017. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta Kamienna Góra Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 9/2018 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Zespole Szkół w Kamiennej Górze:
1. Nieprawidłowe powołanie się w podstawach prawnych Statutu Zespołu Szkół w Kamiennej Górze narozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu przeprowadzania sprawdzianu, egzaminu gimnazjalnego i egzaminu maturalnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 959) tj. akt wykonawczy, który został uchylony z dniem 01.01.2017 r.
Ponadto, w podstawach prawnych wyżej wymienionego Statutu Zespołu Szkół w Kamiennej Górze wskazano rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej w sprawie szczegółowych warunków przechodzenia ucznia ze szkoły do szkoły publicznej lub szkoły niepublicznej o uprawnieniach szkoły publicznej jednego typu do szkoły publicznej innego typu albo do szkoły publicznej tego samego typu, z pominięciem określenia daty wydania aktu prawnego oraz metryki aktu tj. wskazania publikatora niezgodnie z § 158 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie Zasad techniki prawodawczej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 283 ze zm.).
2. Nieprawidłowe zapisy§ 17 ust.4 Regulaminu Pracy Zespołu Szkół w Kamiennej Górze wskazujące, iż regulacja prawna w zakresie udzielania urlopu wychowawczego zawarta jest w art. 187 Kodeksu pracy niezgodnie z art.186 do 1868a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 z późn.zm.).
3. Brak wskazania w zapisach§ 21 ust.3 Regulaminu Pracy Zespołu Szkół w Kamiennej Górze wśród dowodów usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy oświadczenia pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopii zaświadczenia lekarskiego,o którym mowa w art.55 ust.1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, albo kopii zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem - w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2013 r. poz. 1457), lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem niezgodnie z §3 pkt 3a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1632).
4. Nieprawidłowe wprowadzenie zmianydo planu finansowego Zespołu Szkół w Kamiennej Górze na rok 2017 w dz. 801, rozdz. 80110, w § 4300 jako obowiązujących od dnia 28.02.2017 r. niezgodnie z Zarządzeniem Nr 299/2017 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 31 marca 2017 r. w sprawie wprowadzenia zmian w budżecie miasta Kamienna Góra na rok 2017 oraz zestawieniem tabelarycznym zmian do pisma FB.3014.36.2017 z dnia 31.03.2017 r., w związku z § 12 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz.1542).
5. Nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku do dnia 28 lutego 2017 r. Zespołu Szkół w Kamiennej Górze w dz. 801, rozdz. 80110, § 4300 (zakup usług pozostałych) planu wydatków po zmianach w kwocie 38.687,00 zł oraz nieprawidłowe wykazanie niniejszej wysokości w ewidencji księgowej konta 980-01-801-80110-4300 według stanu na dzień 28.02.2017 r. (również jako 38.687,00 zł) oraz planu po zmianach w rozdz. 80110 razem jako kwotę 2.515.000,00 zł, a następnie Planu (po zmianach) (we wszystkich działach i rozdziałach klasyfikacji budżetowej) w łącznej kwocie 2.654.050,00 zł niezgodnie ze zmianami wprowadzonymi do planu wydatków na podstawie Zarządzenia Nr 269A/2017 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 28 lutego 2017 r. w sprawie wprowadzenia zmian w budżecie miasta Kamienna Góra na rok 2017, w związku z Zarządzeniem Nr 299/2017 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 31 marca 2017 r. w sprawie wprowadzenia zmian w budżecie miasta Kamienna Góra na rok 2017, § 12 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz.1542) oraz stosownie do § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1015 z późn.zm.).
6. Nieprawidłowe sporządzenie i wykazanie w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych za rok 2017 złożonym przez Zespół Szkół w Kamiennej Górze w części X. zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy, łącznej wartości udzielonych zamówień (zamówienia których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy) w zaokrągleniu do pełnych złotych tj. jako 141.317,00 zł niezgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2016 r. poz. 2038) oraz odrębną ewidencją prowadzoną przez jednostkę w celu sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych, wykazującą łączną wartość udzielonych zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty z art. 4 pkt 8 ustawy) tj. w kwocie 141.316,60 zł.
7. Nieprzekazanie przez Zespół Szkół w Kamiennej Górze kwoty 100.273,00 zł jako wysokości wymaganej do kwoty stanowiącej co najmniej 75 % równowartości odpisów (tzw. I rata) na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w ustawowym terminie wynikającym z treści art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz.2191 z późn.zm.).
8. Naruszenie terminu właściwego do uregulowania zobowiązańz tytułu należnych składek, odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SSK.1711.P-9.2018:
- na ubezpieczenie społeczne niezgodnie z art. 47 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 z późn.zm.), wykazanych odpowiednio w wierszu E4.2. zobowiązania wymagalne pozostałe, grupa IV, w kwartalnych sprawozdaniach Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według stanu na koniec I, II, III i IV kwartału 2017 r.;
- na ubezpieczenie zdrowotne niezgodnie z art. 87 ust.1 pkt.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1938 z późn.zm.), wykazanych odpowiednio w wierszu E4.2. zobowiązania wymagalne pozostałe, grupa IV, w kwartalnych sprawozdaniach Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według stanu na koniec IV kwartału 2017 r.
oraz naruszenie terminu właściwego do uregulowania zobowiązań z tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych niezgodnie z art. 38 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 z późn.zm.), wykazanych w wierszu E4.2. zobowiązania wymagalne pozostałe, w grupie I sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według stanu na koniec IV kwartału 2017 r.
9. Naruszenie terminu właściwego do przekazania należnego podatku dochodowego z tytułu wynagrodzenia w kwocie 122,00 zł, wynikającego z umowy o dzieło Nr 1/2017 z dnia 27.07.2017 r. niezgodnie z art.42 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r . o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 z późn. zm.).
10. Zapłata zobowiązań wynikających z dowodów księgowych dokumentujących wydatki sklasyfikowane w § 4700, § 4300 odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli Nr ewiden. SSK.1711.P-9.2018 po terminach płatności wskazanych w wyżej wymienionych dowodach niezgodnie z art.44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.), w związku z art. 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 684 z późn.zm.).
11. Nieprawidłowa klasyfikacja budżetowa wydatków z tytułu naprawy, regeneracji i konserwacji sprzętu biurowego (drukarki, ksero) wykazana na fakturach: fa Nr 50/2017 z dnia 01.06.2017 r. usługa naprawy, regeneracji i konserwacji sprzętu na łączną kwotę 1.193,10 zł orazfa VAT 91/2017 z dnia 02.10.2017 r. usługa naprawy i regeneracji kserokopiarki w bibliotece na łączną kwotę 688,80 zł w § 4300 (zakup usług pozostałych) niezgodnie z załącznikiem Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 z późn.zm.).
12. Naruszenie terminu płatności zobowiązania, wynikającego z noty księgowej Nr 62/COJGM/2017 z dnia 05.09.2017 r. wystawionej przez Centrum Obsługi Jednostek Gminy Miejskiej Kamienna Góra z tytułu realizacji zadań wymienionych w § 1 Porozumienia Nr 1/I/2017 z dnia 10.01.2017 r. dotyczących pokrycia całkowitych kosztów BHP, obsługi prawnej i PKZP na łączną kwotę 804,61 zł za miesiąc wrzesień 2017 r. niezgodnie z § 3 ust.1 Porozumienia Nr 1/I/2017 z dnia 10.01.2017 r., w związku z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Aktualizacja podstaw prawnych Statutu Zespołu Szkół w Kamiennej Górze poprzez powołanie się na obowiązujący akt wykonawczy tj. rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 grudnia 2016 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu przeprowadzania sprawdzianu, egzaminu gimnazjalnego i egzaminu maturalnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 2223), obowiązujący od dnia 01 stycznia 2017 r.
Ponadto, przestrzeganie zasad prawidłowego oznaczania metryki aktu prawnego powoływanego w podstawach prawnych Statutu Zespołu Szkół w Kamiennej Górze zgodnie z § 158 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie Zasad techniki prawodawczej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 283 ze zm.).
Ad.2. Sprostowanie zapisów § 17 ust. 4 Regulaminu Pracy Zespołu Szkół w Kamiennej Górze w zakresie wskazania właściwych przepisów prawa normujących zasady udzielania urlopu wychowawczego zgodnie z art.186 do 1868a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn.zm.).
Ad.3. Uzupełnienie zapisów § 21 ust.3 Regulaminu Pracy Zespołu Szkół w Kamiennej Górze o wskazanie wśród dowodów usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy: oświadczenia pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopii zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art.55 ust.1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, albo kopii zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem - w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2013 r. poz. 1457), lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem zgodnie z §3 pkt 3a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1632).
Ad.4. Prawidłowe wprowadzanie zmian do planu finansowego Zespołu Szkół w Kamiennej Górze, zgodnie ze stosownym Zarządzeniem Burmistrza Miasta Kamienna Góra lub Uchwałą Rady Miasta Kamienna Góra w sprawie wprowadzenia zmian w budżecie miasta Kamienna Góra oraz na podstawie zawiadomienia organu wykonawczego o dokonanych zmianach planów dochodów i wydatków, w związku z § 12 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz.1542).
Ad.5. Prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych Zespołu Szkół w Kamiennej Górze kwot planu wydatków po zmianach oraz wysokości wydatków planowanych w ewidencji księgowej konta 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych” zgodnie ze zmianami wprowadzonymi do planu wydatków na podstawie Zarządzeń Burmistrza Miasta Kamienna Góra lub Uchwał Rady Miasta Kamienna Góra w sprawie wprowadzenia zmian w budżecie miasta Kamienna Góra oraz stosownie do zawiadomienia organu wykonawczego o dokonanych zmianach planów dochodów i wydatków, w związku z § 12 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz.1542), a także w związku z powyższym rzetelne i prawidłowe sporządzanie sprawozdań budżetowych stosownie do § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 109 z późn.zm.).
Ad.6. Prawidłowe wykazywanie w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych Zespołu Szkół w Kamiennej Górze, w części X. zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy (zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy) w złotych i groszach zgodnie z odrębną ewidencją księgową prowadzoną przez jednostkę w celu sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych oraz załącznikiem do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2016 r. poz. 2038).
Ad.7. Przestrzeganie przez Zespół Szkół w Kamiennej Górze terminu odprowadzania należnej kwoty stanowiącej co najmniej 75% równowartości odpisów (tzw. I rata) na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.1316 z późn.zm.).
Ad.8. Bezwzględne przestrzeganie terminów płatności składek na ubezpieczenie społeczne zgodnie z art. 47 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 z późn.zm.) oraz terminów płatności składek na ubezpieczenie zdrowotne zgodnie z art. 87 ust.1 pkt.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1510 z późn.zm.), a także terminu właściwego do uregulowania zobowiązań z tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych zgodnie z art.38 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.1509 z późn.zm.).
Ad.9. Przestrzeganie terminu właściwego do przekazania należnego podatku dochodowego z tytułu wynagrodzenia, wynikającego z umowy o dzieło zgodnie z art.42 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 z późn. zm.).
Ad.10. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z zaciągniętych zobowiązań zgodnie z art.44 ust 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.), w związku z art. 8 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz.684 z późn.zm.).
Ad.11. Prawidłowe klasyfikowanie wydatków z tytułu napraw, konserwacji sprzętu administracyjno- biurowego w § 4270 (zakup usług remontowych) zgodnie z załącznikiem Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 z późn.zm.).
Paragraf 4270 obejmuje wydatki na zakup usług remontowych (z wyjątkiem wydatków na zakup usług świadczonych przez osoby fizyczne, objętych paragrafami: 401 do 403, 405, 406, 408 do 410 i 417 oraz 434), w szczególności:
➢ usługi obce o charakterze przemysłowym, polegające głównie na przywracaniu wartości użytkowej wyrobów przemysłowych, między innymi usługi konserwacyjne i naprawcze wyrobów przemysłowych, np. maszyn, środków transportu, urządzeń i sprzętu;
➢ usługi budowlano – montażowe, w zakresie remontów i konserwacji pomieszczeń i budynków, a także koszty zleconego opracowania dokumentacji typowej oraz zleconego opracowania założeń projektowych;
➢ usługi w zakresie remontów dróg.
Ad.12. Przestrzeganie przez Zespół Szkół w Kamiennej Górze terminów płatności zobowiązań wynikających z not księgowych wystawianych przez Centrum Obsługi Jednostek Gminy Miejskiej Kamienna Góra z tytułu realizacji zadań wymienionych w § 1 Porozumienia Nr 1//I/2017 z dnia 10 stycznia 2017 r. dotyczących pokrycia kosztów BHP, obsługi prawnej i PKZP zgodnie z § 3 wymienionego wyżej porozumienia, w związku z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.).
Na podstawie § 31 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
