Kontrole wewnętrzne 2017: Kontrola administarcyjna - doraźna w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze
W dniach od 04.09.2017 r. do 20.09.2017 r. została przeprowadzona kontrola administarcyjna- doraźna w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi oraz prawidłowości ustalania, naliczania i wypłacania poszczególnych składników wynagrodzenia oraz dodatkowych świadczeń pracowniczych przysługujących pracownikom Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze w okresie od 01.05.2014 r. do 30.04.2017 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 8/2017 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 z późn.zm.) oraz § 2 ust. 2 oraz § 9 ust. 3 pkt 3, § 9 ust.4, w związku z §15 ust.1 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. oraz Zarządzenia Nr 501/2017 z dnia 30 sierpnia 2017 r. w sprawie przeprowadzenia kontroli doraźnej w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej- doraźnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze:
1. Nieprawidłowe ustalenie wysokości dodatku za wieloletnią pracę dla pracownika zatrudnionego w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze na stanowisku głównej księgowej, w wymiarze ¼ etatu, od daty zawarcia umowy o pracę dnia 03.06.2013 r. ustalając powyższy jako 12% wynagrodzenia zasadniczego tj. uwzględniając i wliczając do okresów pracy uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę niezakończony okres zatrudnienia tj. trwający nadal od dnia 07.08.2006 r. w. niezgodnie z art.31 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406 z późn.zm.), w związku z § 6 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r., poz. 1105).
Skutkiem powyższego nieprawidłowego ustalenia wysokości należnego dodatku za wieloletnią pracę była wypłata w/w składnika wynagrodzenia za pracę w zawyżonej wysokości do dnia rozwiązania stosunku pracy z główną księgową Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze tj. do dnia 26.04.2017 r. niezgodnie z niezgodnie z art.31 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406 z późn.zm.), w związku z § 6 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U z 2012 r. poz. 1105) oraz § 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798).
Uwzględniając okres kontroli tj. od dnia 01.05.2014 r. do 30.04.2017 r. nieprawidłowo naliczono, a następnie nienależnie wypłacono w/w pracownikowi zatrudnionemu w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze dodatek za wieloletnią pracę w kwocie 2 693,67 zł (uwzględniając w wyliczeniach wypłatę za miesiąc kwiecień 2017 r.) niezgodnie z art.31 ust.3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 862 z późn.zm.), w związku z § 6 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz.1105) oraz § 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798).
2. Nieprawidłowe uwzględnienie urlopu bezpłatnego pracownika instytucji kultury do wliczenia do okresów pracy uprawniających do nabycia prawa do dodatku za wieloletnią pracę niezgodnie z § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 1105) oraz nieprawidłowe ustalenie daty nabycia prawa do dodatku za wieloletnią pracę w wyższej stawce i dokonywanie wypłaty niniejszego wydatku niezgodnie z § 6 ust.1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U z 2012 r. poz. 1105), w związku z § 2 ust.5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798).
3. Nieprawidłowe ustalenie i wypłata należnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy dla głównej księgowej Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze, zatrudnionej na ¼ etatu w zaniżonej wysokości 3 051,90 zł (brutto), wynikającej z:
- braku uwzględnienia w podstawie ekwiwalentu dodatku za wieloletnią pracę niezgodnie z § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.);
- nieprawidłowe uwzględnienie w podstawie ekwiwalentu wartości dodatku funkcyjnego w kwocie 230,00 zł niezgodnie z §15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14 z późn.zm.).
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy został naliczony i wypłacony w nieprawidłowej wysokości tj. 3 051 90 zł (brutto) niezgodnie z § 15, w związku z §18 i §19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14 z późn.zm.).
4. Nieprawidłowe ustalenie dnia nabycia prawa do nagrody jubileuszowej dla pracownika zatrudnionego na stanowisku młodszego bibliotekarza w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze oraz nieprawidłowe przyznanie i dokonanie dnia 11.08.2014 r. (lista płac NJ/2014 z dnia 11.08.2014 r.) wypłaty nagrody jubileuszowej z okazji 35-lecia pracy zawodowej w wysokości 200% wynagrodzenia miesięcznego niezgodnie art.31 b ust. 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406 z późn.zm.), w związku z § 7 ust.1 i ust.4 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r., poz. 1105).
Ponadto w trakcie prowadzenia czynności kontrolnych, stwierdzono na podstawie znajdującej się w aktach osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku sprzątaczki w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze odpowiedniej dokumentacji, iż dokonano nieprawidłowego ustalenia dnia nabycia prawa do nagrody jubileuszowej oraz przyznania nagrody jubileuszowej z okazji 25-lecia dnia 31.01.2013 r. niezgodnie z udokumentowanym, znajdującym się w aktach osobowych pracownika okresem uprawniającym do nabycia prawa do w/w nagrody niezgodnie z art.31 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 z późn.zm.), w związku z § 11 rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. z 1999 r. Nr 45, poz. 446 z późn.zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Ustalanie prawa do dodatku za wieloletnią pracę dla pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze na podstawie wszystkich poprzednich zakończonych okresów okresów zatrudnienia oraz innych udowodnionych okresów, jeżeli na podstawie przepisów odrębnych podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze zgodnie z art. 31 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 862), w związku z § 2 ust.1- 4 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798).
Dokonać przeliczenia wypłaconego pracownikowi zatrudnionemu do dnia 26.04.2017 r. na stanowisku głównej księgowej Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze nadpłaconego dodatku za wieloletnią pracę, po czym uwzględniając 3-letni okres przedawnienia roszczenia o zwrot nienależnie pobranego wynagrodzenia za pracę stosownie do zapisów art.291§1 Kodeksu Pracy oraz biorąc pod uwagę dzień zakończenia czynności kontrolnych tj. 20 września 2017 r., pracodawca ma prawo wystąpić do pracownika o dobrowolny zwrot nienależnie pobranego świadczenia w postaci nadpłaconego wynagrodzenia za pracę tj. dodatku za wieloletnią pracę za okres obejmujący wypłatę wynagrodzenia od miesiąca września 2014 r. włącznie (termin wypłaty wynagrodzenia za okres 01.09.2014 r.- 30.09.2014 r. to 08.10.2014 r.) do dnia rozwiązania stosunku pracy z główną księgową MBP w Kamiennej Górze tj. do dnia 26.04.2017 r. tj. łącznie w wysokości 2 413,67 zł wraz z należnymi odsetkami, w przypadku odmowy rozważyć możliwość jej wyegzekwowania na drodze sądowej z zastosowaniem właściwych przepisów prawa w powyższej materii.
Ad.2 Uwzględnianie przy ustalaniu prawa do dodatku za wieloletnią pracę jako okresów uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę wszystkich poprzednich zakończonych okresów zatrudnienia oraz innych udowodnionych okresów, jeżeli na podstawie przepisów odrębnych podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze zgodnie z art. 31 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 862), w związku z § 2 ust.1- 4 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798) oraz dokonywanie wypłaty dodatku za wieloletnią pracę w wyższej stawce w terminach wypłaty wynagrodzenia zgodnie z § 2 ust. 5 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798).
Ad.3. Ustalanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy dla pracownika Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze zatrudnionego w niepełnym etacie, w szczególności prawidłowego ustalenia podstawy wyliczenia ekwiwalentu zgodnie z § 15, w związku z §18 i §19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14 z późn.zm.).
Biorąc pod uwagę fakt, iż ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy głównej księgowej Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze, zatrudnionej na ¼ etatu został naliczony i wypłacony w nieprawidłowej wysokości tj. 3 051 90 zł (brutto), zaś powinien zostać naliczony i wypłacony w kwocie 3 367,20 zł (brutto) zgodnie § 15, w związku z § 18 i § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14 z późn.zm.), pracodawca powinien wypłacić należną kwotę 315,30 zł, stanowiącą różnicę pomiędzy należną wysokością ekwiwalentu wypoczynkowego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy a zaniżoną kwotą wypłaconego ekwiwalentu.
Ad.4. Prawidłowe ustalanie nabycia prawa do nagrody jubileuszowej w określonej wysokości przez pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kamiennej Górze poprzez wliczenie do okresów uprawniających do nagrody jubileuszowej wszystkich poprzednich zakończonych okresów zatrudnienia oraz innych udowodnionych okresów, jeżeli na podstawie przepisów odrębnych podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawienia pracownicze zgodnie z art. 31b ust. 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t j. Dz. U. z 2017 r. poz. 862 z późn.zm.), w związku z § 4 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2015 r. poz. 1798) oraz dokonywanie wypłaty nagrody jubileuszowej niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody zgodnie z § 4 ust.10 w/w rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury.
Ponadto, w związku z ogłoszeniem nowych tekstów jednolitych następujących ustaw:
- dnia 28 kwietnia 2017 r. nowego tekstu jednolitego ustawy dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2017 r. Nr 862);
- dnia 12 października 2016 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 z późn.zm.);
- dnia 7 czerwca 2016 r. nowego tekstu jednolitego ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 800 z późn.zm.)
zaleca się w przypadku dokonywania aktualizacji, zmian aktów prawa wewnętrznego obowiązujących w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kamiennej Górze powoływanie się na nowe teksty jednolite wymienionych aktów prawnych.
Na podstawie § 31 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
