Kontrole wewnętrzne 2012: Wystąpienie pokontrolne - kontrola administracyjna w Szkole Podstawowej Nr 2 im. Tkaczy Śląskich w Kamiennej Górze.

W dniach od 11.04.2012 r. do 27.04.2012 r. została przeprowadzona kontrola  administracyjna w Szkole Podstawowej Nr 2 im. Tkaczy Śląskich w Kamiennej Górze  w zakresie wiarygodności sprawozdań finansowych składanych za rok 2011, prawidłowości prowadzenia ewidencji wydatków strukturalnych za rok 2011 oraz realizacji wydatków z tytułu § 3020 (wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń), § 4210 (zakup materiałów i wyposażenia) oraz §4410 (podróże służbowe krajowe) za rok 2011. Kontrolę przeprowadziła:-  inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 15/2012 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z § 15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240), w związku z § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.

W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące  nieprawidłowości w Szkole Podstawowej Nr 2 w Kamiennej Górze:

1. Nieprawidłowe użycie pojęcia „dochodów własnych” w postanowieniach § 5 ust.3  oraz § 22 ust. 1 pkt 19  Regulaminu Organizacyjnego Szkoły Podstawowej Nr 2 w Kamiennej Górze oraz zapisów rozdz.IV pkt.2 lit.e ppkt.5 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Szkole Podstawowej Nr 2 w Kamiennej Górze  niezgodnie z art. 93 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1241), w związku z §1 ust.3 Uchwały  Nr LIV/340/10 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 29 września 2010 r. w sprawie likwidacji rachunków dochodów własnych w jednostkach budżetowych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.

2. Nieprawidłowe wskazanie w Zasadach (polityki) rachunkowości rozdz. “Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczości” Szkoły Podstawowej Nr 2 w Kamiennej Górze  rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 20, poz. 103 z późn. zm.) jako aktu wykonawczego normującego rodzaje, formy, terminy i sposoby sporządzania przez jednostki sektora finansów publicznych sprawozdań:
 Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych (kwartalnych/rocznych);
 Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji (kwartalnych/rocznych);
 RB-ZN sprawozdanie o stanie zobowiązań oraz należności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych
niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych  (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).

3.  Przekroczenie terminów zapłaty, wskazanych w treści dowodów księgowych (właściwie opisane wydatki skalsyfikowane jako wydatki strukturalne, wydatki w § 4210) stosownie do zapisów art. 6 i 7 ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r.  o terminach zapłaty  w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2003 r.  Nr 139, poz. 1323 z późn. zm)., w związku z art. 44 ust. 3 ustawy  z dnia 27 sierpnia 2009 r.  o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240).

W stosunku do niektórych dowodów księgowych, w których nastąpiło przekroczenie terminu zapłaty zostały wystosowane prze kierownictwo jednostki pisma do wystawców faktur o przesunięcie terminu płatności

4.  Nieprawidłowe zapisy zawarte w Zasadach rozliczania delegacji przysługujących pracownikom w Szkole Podstawowej Nr 2 w Kamiennej Górze  w następujących postanowieniach:
 zapis pkt.1 „wydawanie delegacji uzależnione jest od możliwości finansowych szkoły”, niezgodny z postanowieniami art.20 ust.2, w związku z art. 21 ust. 1  i art.22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) odnoszącymi się do druku delegacji jako dowodu księgowego, który wraz z załączonymi do niego dowodami poniesienia przez pracownika określonych kosztów, staje się podstawą rozliczenia kosztów delegacji oraz jest dokumentem potwierdzającym wykonywanie czynności służbowych wynikających z pracowniczego podporządkowania pracodawcy;
 zapis pkt. 2 uzależniający wypłatę należnej diety od sytuacji finansowej szkoły niezgodny z art. 77 5  ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.  Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), w związku z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990  z późn. zm.);
 zapis pkt. 3: “dieta, ze względu na oszczędności, jest wypłacana pracowonikowi, jeżeli   w ofercie szkolenia nie jest zapewniony posiłek (obiad, lunch). W pozostałych przypadkach wypłacane są diety zgodnie z obowiązującymi przepisami” niezgodnie z § 4 ust.2 pkt.2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990  z późn. zm.).
5. Zatwierdzenie do wypłaty dowodów księgowych, w tym w szczególności poleceń wyjazdu służbowego Nr 3209 z dnia 28.02.2011,  Nr 3352  z dnia 03.08.2011 r,  Nr 3356 z dnia 08.08.2011 r. Nr 3357 z dnia 08.08.2011 r., Nr 3371  z dnia 25.08.2011 r. oraz  Nr 3265 z dnia 12.04.2011 r. i 3304 z dnia 02.06.2011 r. dotyczących dyrektora przez niego samego niezgodnie z art. 53 ust.1 ustawy z  dnia 29 sierpnia 2009 r.  o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn.zm.) oraz przestrzeganiem zasad dokonywania rzetelnej kontroli realizowanej przez kierownika jednostki oraz sprawowania nadzoru i ponoszenia odpowiedzialności za całość gospodarki finansowej jednostki, a także sprawowaniem nadzoru nad skutecznością i prawidłowością działania systemu kontroli wewnętrznej.

6.  Niewłaściwa numeracja druków poleceń wyjazdu służbowego wystawianych dla kierownika jednostki – dyrektora placówki oświatowej, pochodząca z Urzędu Miasta w Kamiennej Górze, nie zaś z macierzystej jednostki dyrektora jako dla wewnętrznego druku polecenia wyjazdu służbowego pochodzącego z jednostki z zachowaniem zasad chronologii numeracji oraz zasad rzetelności i kompletności właściwymi dla dowodu księgowego zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U.z 2009 r. Nr 152, poz. 1223  z późn.zm.).

7. Sprawdzenie pod względem formalno – rachunkowych dowodów księgowych (poleceń wyjazdu służbowego - delegacja Nr 3/11/12 z dnia 23.09.2011 r. oraz Nr 28/10/11  z dnia 11.01.2011 r., Nr 39/10/11 z dnia 01.04.2011 r., Nr 34/10/11 z dnia 01.02.2011 r.), dotyczących głównego księgowego przez niego samego, co uniemożliwia dokonywanie rzetelnej wstępnej kontroli realizowanej przez główną księgową, określonej w dyspozycji art. 54 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2009 r. Nr  157, poz. 1240) oraz koliduje z prawidłowym wykonywaniem obowiązków i ponoszeniem odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, a także dokonywaniem wstępnej kontroli w zakresie kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych oraz sprawowaniem nadzoru nad skutecznością i prawidłowością działania systemu kontroli wewnętrznej.

8. Błędna klasyfikacja wydatku z tytułu zakupu obuwia sportowego dla nauczyciela w-f  w § 4210 (zakup materiałów i wyposażenia) niezgodnie z załącznikiem Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 38, poz. 207 z późn.zm.).

9. Brak na sprawdzonych dowodach księgowych dokumentujących wydatki z tytułu zakupu materiałów i wyposażenia (§ 4210) oraz  dowodach dokumentujących wydatki strukturalne  pieczęci lub adnotacji wskazującej formę i datę zapłaty niezgodnie z rozdz. IV pkt.2 lit.e ppkt.5 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Szkole Podstawowej Nr 2 w Kamiennej Górze.

W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Sprostowanie zapisów § 5 ust.3  oraz §22 ust. 1 pkt 19  Regulaminu Organizacyjnego Szkoły Podstawowej Nr 2 w Kamiennej Górze oraz zapisów rozdz. IV pkt.2 lit.e ppkt.5 Instrukcji obiegu  i kontroli dokumentów księgowych w Szkole Podstawowej Nr 2 w Kamiennej Górze, poprze uchylenie pojęcia „dochodów własnych” (likwidacja rachunku dochodów własnych jednostki budżetowej z dniem 31 grudnia 2010 r.)  zgodnie z art. 93 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r.  Nr 157, poz. 1240), w związku z § 1 ust.3 Uchwały  Nr LIV/340/10 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 29 września 2010 r. w sprawie likwidacji rachunków dochodów własnych w jednostkach budżetowych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
Ad.2. Zaktualizowanie postanowień Zasad (polityki) rachunkowości Szkoły Podstawowej Nr 2 w Kamiennej Górze w kwestii dotyczącej wskazania właściwego aktu wykonawczego normujacego swoją trescią zasady sporządzania sprawozdań Rb-Z, Rb- UZ, Rb-N, Rb-UN oraz Rb-ZN tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247).

Wyżej wymienione rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247) weszło w życie z dniem 19 marca 2010 r.
Zgodnie z § 11 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247) „Przepisy niniejszego rozporządzenia mają zastosowanie do sporządzenia sprawozdań za okresy sprawozdawcze, rozpoczynając od sprawozdań kwartalnych za I kwartał  2010 r.”

Ad.3. Przestrzeganie terminów zapłaty, wynikających z treści dowodów księgowych stosownie do zapisów art. 6 i 7 ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r.  o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2003 r. Nr 139, poz. 1323 z późn. zm), w związku z art. 44 ust. 3 ustawy  z dnia 27 sierpnia 2009 r.  o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240).

Ad.4. Sprostowanie zapisów zawartych w Zasadach rozliczania delegacji przysługujących pracownikom w Szkole Podstawowej Nr 2 w Kamiennej Górze tj.:
 zapisów pkt.1 uzależniających wydawanie delegacji od możliwości finansowych szkoły zgodnie z postanowieniami art.20 ust.2, w związku z art. 21 ust. 1 i art.22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) odnoszącymi się do druku delegacji jako dowodu księgowego, który wraz z załączonymi do niego dowodami poniesienia przez pracownika określonych kosztów, staje się podstawą rozliczenia kosztów delegacji oraz jest dokumentem potwierdzającym wykonywanie czynności służbowych wynikających z pracowniczego podporządkowania pracodawcy;
 zapisów pkt. 2 uzależniających wypłatę należnej diety od sytuacji finansowej szkoły  zgodnie z art. 77 5  ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.  Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), w związku z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990  z późn. zm.);
Stosownie do treści art. 775 § 1  ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem należna dieta jest świadczeniem gwarantowanym przez przepisy Kodeksu Pracy i stosownie do uregulowań kodeksowych zawartych w art. 775 §3, w związku  z art. 775§5 wysokości diet ustalone w układach zbiorowych, regulaminach wynagradzania, postanowieniach umów o pracę nie mogą być niższe niż wynikające z treści rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemuw państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990  z późn. zm.).
 zapisów pkt. 3  zgodnie z § 4 ust.2 pkt.2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990  z późn. zm.).

Ad.5. Zatwierdzenie do wypłaty dowodów księgowych, w tym w szczególności poleceń wyjazdu służbowego dotyczących dyrektora z uwzględnieniem upoważnionego zastęcy zgodnie z art. 53 ust.1 ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 r.  o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240  z późn.zm.) oraz przestrzeganiem zasad dokonywania rzetelnej kontroli realizowanej przez kierownika jednostki oraz sprawowania nadzoru i ponoszenia odpowiedzialności za całość gospodarki finansowej jednostki, a także sprawowaniem nadzoru nad skutecznością i prawidłowością działania systemu kontroli wewnętrznej.

Ad.6. Prawidłowe numerowanie druków poleceń wyjazdu służbowego wystawianych dla kierownika jednostki jako wewnętrznych druków poleceń wyjazdu służbowego pochodzących z jednostki z zachowaniem zasad chronologii numeracji oraz zasad rzetelności i kompletności właściwymi dla dowodu księgowego zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U.z 2009 r. Nr 152, poz. 1223  z późn.zm.).

Ad.7. Sprawdzenie pod względem formalno – rachunkowych dowodów księgowych, w tym w szczególności poleceń wyjazdu służbowego dotyczących głównego księgowego, ze szczególnym uwzględnieniem osób zastępujących upoważnionego do dokonywania kontroli formalno- rachunkowej oraz rzetelnym wykonywaniem obowiązków przez głównego księgowego zgodnie z art.54 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr  157,  poz. 1240) oraz sprawowaniem przez niego nadzoru nad skutecznością i prawidłowością działania systemu kontroli wewnętrznej.

Ad.8. Klasyfikowanie wydatku z tytułu zakupu obuwia sportowego dla nauczyciela w-f  w § 4210 (zakup materiałów i wyposażenia) zgodnie z załącznikiem Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 38, poz. 207 z późn.zm.).

Zakup obuwia sportowego dla nauczyciela otrzymany jako świadczenie rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy tj. art. 237 7 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) oraz uregulowań wewnętrznych obowiązujacych w placówce w tym zakresie winnien zostać sklasyfikowany w § 3020 (wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń).
Zgodnie z opisem dotyczącym wydatków sklasyfikowanych w § 3020, zamieszczonym w treści rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 38, poz. 207 z późn.zm.): paragraf ten obejmuje wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze, niezaliczone do wynagrodzeń, w szczególności:
- świadczenia rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (w tym profilaktyczne posiłki i napoje), oraz ekwiwalenty za te świadczenia, a także ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej wykonywane przez pracowników, ekwiwalenty za używanie własnej odzieży  i obuwia roboczego.
Ad.9. Zamieszczanie na dowodach księgowych pieczęci lub adnotacji wskazującej formę i datę zapłaty zgodnie z rozdz. IV pkt.2 lit.e ppkt.5 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Szkole Podstawowej Nr 2 w Kamiennej Górze.

Na podstawie § 31 Regulaminu  kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna  Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10  Burmistrza  Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.