Kontrole wewnętrzne 2016: Kontrola administracyjna w Oddziale Polskiego Towarzystwa Schronisk Młodzieżowych z siedzibą w Kamiennej Górze
W dniach od 08.07.2016 r. do 31.08.2016 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Oddziale Polskiego Towarzystwa Schronisk Młodzieżowych z siedzibą w Kamiennej Górze, przy ul. Sienkiewicza 6a w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanej organizacji pozarządowej na wsparcie realizacji zadania publicznego pod nazwą: „Promowanie zdrowego stylu życia poprzez realizację programów z bogatą ofertą zagospodarowania czasu wolnego oraz rozwijania zainteresowań dzieci i młodzieży z Kamiennej Góry” - umowa Nr 8/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. oraz „Cykl imprez turystyczno- krajoznawczych dla młodzieży szkolnej z terenu Gminy Miejskiej Kamienna Góra”- umowa Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 6/2016 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.885 z późn.zm.), w związku z § 9 wyżej wymienionych umów o wsparcie realizacji zadania publicznego tj. umowy Nr 8/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. oraz umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Oddziale Polskiego Towarzystwa Schronisk Młodzieżowych w Kamiennej Górze:
1. Nieprawidłowe wpisanie w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 8/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. w tabeli 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) źródła sfinansowania kosztów wymienionych w pkt 5. koszt zajęć edukacyjnych jako sfinansowanych z dotacji w kwocie 200,00 zł, niezgodnie z opisem zawartym na dowodach księgowych dokumentujących niniejsze wydatki oraz danymi wynikającymi z treści niniejszego sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego.
2. Nieprawidłowe podanie w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 8/V/2015 z dnia 12.05.2015 r., w rozliczeniu ze względu na rodzaj kosztów (w zł) w stosunku do kosztów I.4. przejazdy uczestników wycieczek wartości kosztów przejazdu sfinansowaną ze środków własnych organizacji tj. jako kwotę 1 350,00 zł niezgodnie z wartością wynikającą ze sprawdzonych dowodów księgowych dokumentujących wydatki z tytułu przejazdu uczestników wycieczek, pokryte ze środków własnych organizacji w ramach zadania publicznego o łącznej wartości 1 850,00 zł.
3. Nieprawidłowe rozliczenie kwoty 500,00 zł pokrytej ze środków dotacji jako zapłaty należności wynikającej zfaktury VAT 1064/2015 z dnia 15.12.2015 r. zakup kart do gry, przewodników turystycznych (nagrody dla uczestników) na łączną kwotę 523,09 zł, po upływie terminu realizacji danego zadania publicznego tj. zapłata dokonana dnia 21.12.2015 r., a termin realizacji zadania publicznego do dnia 18.12.2015 r. niezgodnie z zapisami § 11 ust.1, w związku z §2 ust.1 umowy Nr 8/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Ponadto biorąc pod uwagę, termin dokonania zapłaty za wyżej wymienioną fakturę fa VAT 1064/2015 z dnia 15.12.2015 r. zakup kart do gry, przewodników turystycznych (nagrody dla uczestników) na łączną kwotę 523,09 zł, w tym w kwocie 23,09 zł sfinansowaną ze środków własnych tj. zapłata dnia 21.12.2015 r. zapłaty dokonano po upływie końcowego terminu realizacji zadania określonego na dzień 18.12.2015 r. niezgodnie z zapisami z §2 ust.1 umowy Nr 8/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
4. Brak określenia w opisie zawartym na dowodach księgowych finansowanych ze środków własnych organizacji, odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SKK.1711.P-5.2016, zadania publicznego (umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego- umowa Nr 8/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. i umowa Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r.), którego finansowany wydatek dotyczy, a jedynie umieszczenie ogólnego stwierdzenia wskazującego, iż niniejsze koszty zostały pokryte ze środków własnych organizacji, niezgodnie z zapisami załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25), zawierającymi dane dotyczące opisu dowodu księgowego w ramach realizacji zadania publicznego.
5. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 8/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. kwoty w wysokości 366,08 zł (pozycja I.2. kosztorysu – nagrody dla uczestników) jako należności pokrytej ze środków własnych organizacji w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 8/V/2012 z dnia 12 maja 2015 r., wynikającej z fa VAT Nr 820/2015 z dnia 15.12.2015 r. jako zapłaconej po terminie realizacji zadania publicznego tj. zapłata dokonana dnia 21.12.2015 r., a termin realizacji zadania publicznego do dnia 18.12.2015 r. niezgodnie z zapisami z §2 ust.1 umowy Nr 8/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
6. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 8/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. kwoty w wysokości 450,00 zł (pozycja I.2. kosztorysu – nagrody dla uczestników) jako należności pokrytej ze środków własnych organizacji w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 8/V/2012 z dnia 12 maja 2015 r., wynikającej zfa VAT Nr 388/2015 z dnia 17.12.2015 r. zakup kubków z nadrukiem jako zapłaconej po terminie realizacji zadania publicznego tj. zapłata dokonana dnia 21.12.2015 r., a termin realizacji zadania publicznego do 18.12.2015 r. niezgodnie z zapisami z §2 ust.1 umowy Nr 8/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
7. Nieprawidłowe określenie w treści dowodów księgowych: fa FP02061/08/15 z dnia 25.08.2015 r. oraz fa VAT FP01396/06/15 z dnia 08.06.2015 r. oraz faVAT FP02913/12/15 z dnia 19.12.2015 r. na doładowanie telefonu nazwy nabywcy towaru oznaczając niniejszą jako „Zarząd Oddziału PTSH” niezgodnie z art. 106e ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011, Nr 177, poz. 1054 z późn.zm.), w związku z działem I, rubryka 3, (jednostki terenowe i oddziały), poz. 5 wypisu z KRS 000015749.
8. Nieprawidłowe zsumowaniew oświadczeniu Zarządu Oddziału Polskiego Towarzystwa Schronisk Młodzieżowych w Kamiennej Górze z dnia 23 czerwca 2016 r. liczby godzin tj. 316,5 godzin sprawowanej opieki pedagogicznej nad uczestnikami (koszty I.7) przez stawkę w wysokości 20,00 zł, podając łączną wartość na 6.490,00 zł.
Uwzględniając powyższe w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego – umowa Nr 8/V/2015 z dnia 12.05.2015 r. nieprawidłowo podano w tabeli 1. rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) wysokość kosztów I.7. opieka pedagogiczna na uczestnikami sfinansowanych z wkładu własnego, w tym z pracy wolontariuszy jako 6 490,00 zł, jaki również nieprawidłowo określono kwotę ogółem kosztów pokrytych z wkładu własnego, w tym z pracy wolontariuszy jako: 9 570,00 zł, a winno być 9 335,00 zł.
9. Brak wskazania w kosztorysie ze względu na rodzaj kosztów, stanowiącym załącznik do umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. w stosunku do kosztów merytorycznych z pkt.6 – zajęcia edukacyjne kwotowej wysokości tych kosztów tj. 85,00 zł w rubryce „koszt całkowity (w zł)”, a jedynie podanie jej w rubryce określającej źródło ich finansowania tj. jako finansowane ze środków własnych, środków z innych źródeł.
10. Błędne wpisanie w zaktualizowanej kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego, w 1. kosztorysie ze względu na rodzaj kosztów, stanowiącym integralną część do umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. w stosunku do kosztów obsługi, iż koszty II.2. inne koszty administracyjne pokryte ze środków własnych zostały w kwocie 60,00 zł, zaś w kosztach całkowitych wpisano kwotę 90,00 zł.
Biorąc powyższe pod uwagę tj. uwzględniając koszty II.2. w kwocie 90,00 zł należy stwierdzić, iż błędnie zsumowano wysokość kosztów pokrytych ze środków własnych organizacji na kwotę 1 430,00 zł. Zgodnie z poszczególnymi wysokościami rodzajów kosztów suma ich powinna wynieść 1 510,00 zł. Uwzględniając powyższe nieprawidłowo podano kwotę (w zł) ogółem jako 6 750,00 zł, zaś winna ona wynieść z kosztami pokrytymi ze środków własnych w kwocie 1 510,00 zł- 6.830,00 zł.
11. Błędne podanie w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania, wykonywanego na podstawie umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł), w rozliczeniu bieżącego okresu sprawozdawczego – za okres realizacji zadania publicznego (w zł) - w stosunku do kosztów I.2. nagrody rzeczowe dla uczestników kwotę sfinansowaną ze środków własnych jako 380,40 zł niezgodnie z wysokością wynikającą ze sprawdzonych dowodów księgowych tj. 365,90 zł.
12. Brak wpisania w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania, wykonywanego na podstawie umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r., część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) w rozliczeniu bieżącego okresu sprawozdawczego – za okres realizacji zadania publicznego (w zł), w stosunku do kosztów I.4. dyplomy kwoty finansowania ze środków własnych w wysokości 56,00 zł, niniejszą kwotę wpisano w rubryce koszt całkowity w stosunku do kosztów I.4.- 56,00 zł.
13. Nieprawidłowe rozliczenie kwoty 364,50 zł pokrytej ze środków dotacji (umowa o wsparcie realizacji zadania publicznego Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r.) jako zapłaty należności wynikającej zfakturyVAT 1065/2015 z dnia 15.12.2015 r. zakup przewodników turystycznych, albumów (nagrody dla uczestników) na łączną kwotę 428,40 zł, po upływie terminu realizacji danego zadania publicznego tj. zapłata dokonana dnia 21.12.2015 r., a termin realizacji zadania publicznego do dnia 18.12.2015 r. niezgodnie z zapisami § 11 ust.1, w związku z §2 ust.1 umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Ponadto biorąc pod uwagę, termin dokonania zapłaty za niniejszą fakturę fa VAT 1065/2015 z dnia 15.12.2015 r. zakup przewodników turystycznych, albumów (nagrody dla uczestników) na łączną kwotę 428,40 zł, w tym w kwocie 63,90 zł sfinansowaną ze środków własnych tj. zapłata dnia 21.12. 2015 r. (wyciąg bankowy za 2015/12 z dnia 02.01.2016 r.) została dokonana po upływie końcowego terminu realizacji zadania określonego na dzień 18.12.2015 r. niezgodnie z zapisami §2 ust.1 umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
14. Nieprawidłowe rozliczenie kwoty 285,50 zł, pokrytej ze środków dotacji (umowa o wsparcie realizacji zadania publicznego Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r.) jako zapłaty należności wynikającej z faktury fa VAT Nr 387/2015 z dnia 17.12.2015 r. zakup statuetek i pucharów na łączną kwotę 285,50 zł, po upływie terminu realizacji danego zadania publicznego tj. zapłata dokonana dnia 21.12.2015 r., a termin realizacji zadania publicznego do dnia 18.12.2015 r. niezgodnie z zapisami § 11 ust.1, w związku z §2 ust.1 umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
15. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. kwoty w wysokości 25,00 zł (pozycja II.1. kosztorysu- telefon) jako należności pokrytej ze środków własnych organizacji, wynikającej z fa FP02913/12/15 z dnia 19.12. 2015 r. za doładowanie telefonu w łącznej kwocie 50,00 zł, jako zapłaconej po terminie realizacji zadania publicznego tj. zapłata dokonana dnia 21.12.2015 r., a termin realizacji zadania publicznego do dnia 18.12.2015 r. niezgodnie z zapisami z §2 ust.1 umowy Nr 8/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego.
16. Nieprawidłowe uwzględnienie w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. jako dowodu księgowego dokumentującego koszty obsługi zadania II.2.paragonu z dnia 13.10.2015 r. wystawionego przez firmę za zakup tuszu do poduszki w pieczątce na łączną kwotę 9,00 zł jako pokrytego ze środków własnych organizacji w ramach realizacji zadania publicznego umowa Nr 10/V/2015 z dnia 12.05.2015 r. niezgodnie z zapisami art. 21 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.), w związku z postanowieniami § 6 ust.1 umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r.
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1., Ad.2., Ad.11 i Ad.12 Rzetelne i staranne sporządzanie sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego, w szczególności w zakresie kompleksowego wpisywania w rozliczeniu ze względu na rodzaj kosztów (w zł), wysokości (kwot) dotyczących poszczególnych rodzajów kosztów we właściwych rubrykach określających ich źródło finansowania oraz ich koszt całkowity oraz wykazywania wartości danych kosztów zgodnie z danymi wynikającymi z dowodów księgowych dokumentujących niniejsze wydatki stosownie do zapisów art. 17 pkt.2 i 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 239).
Ad.3. Zwrot dotacji w kwocie 500,00 zł (dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem) jako wynikającej z fa VAT 1064/2015 z dnia 15.12.2015 r. zakup kart do gry, przewodników turystycznych (nagrody dla uczestników) na łączną kwotę 523,09 zł, opłaconej po terminie realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 8/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. tj. zapłata dokonana dnia 21.12.2015 r. zgodnie z zapisami § 11 ust.1, w związku z §2 ust.1 umowy Nr 8/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi począwszy od dnia przekazania dotacji z budżetu Gminy Miejskiej Kamienna Góra na rachunek Zleceniodawcy zadania publicznego o numerze 88 8395 0001 0013 4460 2003 0001 stosownie do zapisów art. 252 ust.6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn.zm.).
Ponadto, uwzględnianie w rozliczeniu zadania publicznego dowodów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach realizacji danego zadania publicznego, sfinansowanych ze środków własnych organizacji opłaconych do dnia określonego jako końcowy termin realizacji danego zadania publicznego stosownie do zapisów § 2 ust.1 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Ad.4. Umieszczanie na wszystkich dowodach księgowych związanych z realizacją zadania publicznego, w szczególności tych finansowanych ze środków własnych organizacji precyzyjnego opisu na dowodach księgowych zgodnie z zapisami załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
Ponadto informuję, iż w związku z wejściem w życie z dniem 3 września 2016 r. nowego rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300) w stosunku do zadań publicznych realizowanych na podstawie konkursów ofert ogłoszonych po dniu 3 września 2016 r. stosuje się przepisy wyżej wymienionego rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300), zawierające w szczególności wzory ofert, ramowe wzory umów i sprawozdań z wykonania zadania publicznego oraz unormowania w zakresie opisu dowodów księgowych związanych z realizacją zadania publicznego.
Ad.5, Ad.6 i Ad.15 Uwzględnianie w rozliczeniu danego zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego dowodów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach realizacji danego zadania publicznego, sfinansowanych ze środków własnych organizacji opłaconych do dnia określonego jako końcowy termin realizacji danego zadania publicznego stosownie do zapisów § 2 ust.1 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Ad.7. Sprostowanie nazwy nabywcy towaru w dowodach ksiegowych fa FP02061/08/15 z dnia 25.08. 2015 r. oraz fa VAT FP01396/06/15 z dnia 08.06.2015 r. oraz faVAT FP02913/12/15 z dnia 19.12.2015 r. poprzez wystawienie noty korygującej do wyżej wymienionych faktur zgodnie z art. 106k ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2016, poz. 710), w związku z działem I, rubryka 3, (jednostki terenowe i oddziały), poz. 5 wypisu z KRS 000015749.
Ad.8. Rzetelne i zgodne ze stanem rachunkowym określanie wartości poszczególnych rodzajów kosztów poniesionych w ramach realizacji zadania publicznego oraz umieszczanie niniejszych rodzajów kosztów o prawidłowych wartościach, w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego, zgodnie z danymi wynikającymi z dowodów księgowych dokumentujących niniejsze wydatki oraz stosownie do zapisów art. 17 pkt.2 i 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 239).
Ad.9.i Ad.10. Rzetelne wykazywanie w kosztorysie ze względu na rodzaj kosztów, stanowiącym załącznik do umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego wysokości (kwot) dotyczących poszczególnych rodzajów kosztów we właściwych rubrykach określających ich źródło finansowania oraz ich koszt całkowity oraz wykazywania wartości danych kosztów zgodnie ze stanem faktycznym oraz stosownie do zapisów art.17 pkt.2 i 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 239).
Ad.13. Zwrot dotacji w kwocie 364,50 zł (dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem) jako wynikającej zfakturyVAT 1065/2015 z dnia 15.12.2015 r. zakup przewodników turystycznych, albumów (nagrody dla uczestników) na łączną kwotę 428,40 zł, zapłaconej po terminie realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. tj. zapłata dokonana dnia 21.12.2015 r. zgodnie z zapisami § 11 ust.1, w związku z §2 ust.1 umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi począwszy od dnia przekazania dotacji z budżetu Gminy Miejskiej Kamienna Góra na rachunek Zleceniodawcy zadania publicznego o numerze 88 8395 0001 0013 4460 2003 0001 stosownie do zapisów art. 252 ust.6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn.zm.).
Ponadto, uwzględnianie w rozliczeniu zadania publicznego dowodów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach realizacji danego zadania publicznego, sfinansowanych ze środków własnych organizacji opłaconych do dnia określonego jako końcowy termin realizacji danego zadania publicznego stosownie do zapisów § 2 ust.1 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Ad.14. Zwrot dotacji w kwocie 285,50 zł (dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem) jako należności wynikającej z faktury fa VAT Nr 387/2015 z dnia 17.12.2015 r. zakup statuetek i pucharów na łączną kwotę 285,50 zł, zapłaconej po terminie realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. tj. zapłata dokonana dnia 21.12.2015 r. zgodnie z zapisami § 11 ust.1, w związku z §2 ust.1 umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi począwszy od dnia przekazania dotacji z budżetu Gminy Miejskiej Kamienna Góra, na rachunek Zleceniodawcy zadania publicznego o numerze 88 8395 0001 0013 4460 2003 0001 stosownie do zapisów art. 252 ust.6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn.zm.).
Ad.16. Uwzględnianie w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego dokumentów dotyczących wydatków poniesionych na dane zadania publiczne, spełniających wymogi dowodu księgowego zgodnie z zapisami art. 21 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn.zm.), w związku z postanowieniami § 6 ust.1 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Ponadto, zaleca się, aby dokumenty księgowe związane z realizacją danego zadania publicznego zawierały dodatkowo informację: czy zakup lub usługa podlega procedurze zamówień publicznych (należy wskazać zastosowany tryb) lub w przypadku, gdy zakup/usługa nie podlega procedurze zamówień publicznych w opisie dowodu księgowego, adnotację „nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. z późn.zm.- art. 4 pkt 8” wraz z pieczęcią i podpisem osoby upoważnionej stosownie do zapisów umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.
Jednocześnie biorąc pod uwagę, fakt pokrycia w ramach realizacji zadań publicznych, wykonywanych na podstawie umowy Nr 8/V/2012 oraz umowy Nr 10/V/2012 z dnia 12 maja 2015 r. kosztów z tytułu opieki pedagogicznej, z wkładu osobowego (w tym świadczeń wolontariuszy) zaleca się udokumentowanie niniejszych wydatków poprzez składanie przez wolontariusza/członka organizacji oświadczenia o wykonaniu określonej pracy na rzecz organizacji pozarządowej w ramach realizacji działań wykonywanych w danym zadaniu publicznym. Niniejsze oświadczenie powinno wskazywać m.in. jakie działania zostały przeprowadzone w ramach realizacji danego zadania publicznego, szacowaną wartość wykonanej pracy (wycena wykonanej pracy, składająca się z ilości jednostek wraz rodzajem miary x koszt jednostkowy).
Na podstawie § 9 ust.5 umowy o wsparcie realizacji projektu tj. umowy 8/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. oraz umowy Nr 10/V/2015 z dnia 12 maja 2015 r. zawartej pomiędzy Gminą Miejską Kamienna Góra a Oddziałem Polskiego Towarzystwa Schronisk Młodzieżowych w Kamiennej Górze, Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 9 ust.4 wyżej wymienionych umów, do ich wykonania i powiadomienia o tym Zleceniodawcy.
